Varausten opas

Varaukset-osio kokoaa yhteen kolme eri työkalua, joihin pääset käsiksi yläreunassa olevien välilehtien kautta:

• Majoitukset — huoneiden siivouksen ja varaustilanteen tila sinä päivänä, jonka olet valinnut
• Varaukset (oletus) — luettelo kaikista majoituskohteen varauksista, mukana suodattimet ja hakutoiminto
• Asiakkaat — haku majoituskohteessa aiemmin majoittuneiden vieraiden historiatietoihin

Tämä välilehti näyttää jokaisen huoneen ja majoituksen tilan tiettynä valittuna päivänä. Yläreunasta löydät päivämäärän valitsimen (oletuksena kuluva päivä).

Jokaisesta yksittäisestä huoneesta näytetään seuraavat tiedot:

• Huoneen nimi tai numero
• Varaustilanteen tila: vapaa, varattu, saapumassa tai lähdössä
• Siivouksen tämänhetkinen tila
• Vieraan nimi (jos huone on varattu)

Kosketa haluamaasi huonetta, kun haluat nähdä sen tarkemmat tiedot ja vaihtaa sen tilaa.

Osastotaulut

Jokaisessa huoneessa on myös kuvake, joka kertoo tilanteen yhdellä silmäyksellä, ilman lukemista: luuta, kun on siivottavaa — se menee kaiken muun edelle, koska se on ainoa asia, jolle pitää tehdä jotain — vihreä valintamerkki, kun huone on vapaa ja siivottu, vuode, kun se on varattu, ja nuolet saapumiselle, lähdölle ja saman päivän vaihdolle, kieltomerkki, kun se on suljettu myynniltä, ja työkalut, kun se on pysäytetty työn takia.

Jokaisella huoneella on kaksi tekstikenttää: toiseen kirjoittaa siivousvastaava, toiseen vastaanotto. Vaihdettava lamppu tai lisävuode ei kaipaa vastausta — sen pitää vain näkyä, kunnes joku hoitaa sen. Jokaisen muistiinpanon alla ovat aina kirjoituspäivä ja kellonaika.

Säännöt ovat yksinkertaiset:

• Oman muistiinpanosi kirjoitat, muokkaat ja poistat milloin haluat.
• Valmis-merkinnän voi tehdä kuka tahansa, joka näkee muistiinpanon, myös sen kirjoittaja: jos huomautat jostakin ja hoidat sen sitten itse, suljet asian poistamatta riviä, ja jälki tehdystä säilyy.

«Älä häiritse» ja saapumisaika

Kun vieras pyytää, ettei häntä häiritä, avaa huoneen kortti ja napauta "Älä häiritse" tänään. Huoneen korttiin ilmestyy tumma merkki «Älä häiritse», joka näkyy myös luetteloa vieritettäessä, ja kerroshoitaja näkee sen omalla kortillaan: huone jää pois siivouskierrokselta. Jos vieras muuttaa mieltään, samassa arkissa vaihtoehdoksi tulee Poista "Älä häiritse".

Se on voimassa vain tänään: huomenna huone palaa kierrokselle itsestään, eikä kenenkään tarvitse poistaa sitä. Saapumispäivänä vieraan rivillä näkyy myös hänen ilmoittamansa saapumisaika kellokuvakkeen vieressä.

Jokaisella majoituksella on yksi neljästä siivoustilasta. Huoneen nimen alla oleva rivi näyttää sen, ja sen perässä sen henkilön nimen, jolle siivous on tänään määritetty, jos sellainen on:

Huoneen kortissa neljän painikkeen rivi valitsee tilan yhdellä napautuksella. Sen alla on «Määritä…», jolla valitset tämän päivän siivoojan käyttäjistä, joilla on rooli Siivousvastaava: määritys on voimassa vain tänään — huomenna huone on määritettävä uudelleen — ja «Ei mitään» poistaa sen. Jos kenelläkään käyttäjällä ei ole tätä roolia, arkki kertoo sen ja näyttää, mistä sellaisen voi lisätä.

Luettelossa näkyvät kaikki majoituskohteen varaukset. Jokaisessa yksittäisessä kortissa esitetään seuraavat tiedot:

• Vieraan nimi
• Sisään- ja uloskirjautumisen päivämäärät
• Varaukselle osoitettu huone
• OTA-kanava omalla erottuvalla värillään
• Varauksen tila

Kosketa haluamaasi korttia, kun haluat avata kyseisen varauksen täydelliset tiedot näytölle.

Varausten luettelo tarjoaa käyttöösi useita erilaisia suodattimia, joita voi myös vapaasti yhdistellä keskenään:

Oleskelu jaksolla

Arkilla «Suodattimet», ennen kohtaa «Saapumispäivä», on osio «Oleskelu jaksolla». Painikkeet «Alkaen» ja «Päättyen» avaavat saman kalenterin, jossa valitset alun ja lopun yhdessä. Suodatin pitää vieraat, jotka nukkuvat täällä vähintään yhden yön päivien välillä, vaikka saapuisivat aiemmin tai lähtisivät myöhemmin: se vastaa kysymykseen «kuka on talossa sillä viikolla?».

Se ei ole sama kuin «Saapumispäivä» ja «Lähtöpäivä», jotka pitävät vain välillä saapuvat tai lähtevät. Kun olet valinnut «Käytä», suodatin näkyy luettelon alaosan merkkien joukossa nimellä «Oleskelu jaksolla» päivämäärineen, ja se poistetaan ristillään kuten muutkin.

Tyyppi ja ateriapalvelu

Arkilla «Suodattimet», juuri ennen kohtaa «Oleskelu jaksolla», on kaksi osiota napautettavine painikkeineen: «Tyyppi» ja «Ateriapalvelu». Voit valita yhden tai useamman: kun tyyppejä on valittu useita, luettelo pitää varaukset, joissa on mikä tahansa valituista, ja sama pätee ateriapalveluihin. Painikkeet näyttävät vain kohteesi omat huonetyypit ja todella myydyt ateriapalvelut; osiota, jossa olisi vain yksi vaihtoehto, ei näytetä.

Tyyppi katsoo varauksen majoituksia: varaus, jossa on kaksi eri tyyppistä majoitusta, löytyy kummallakin. Kun painat «Käytä», suodatin näkyy näytön alareunan ruutujen joukossa nimellä «Tyyppi» tai «Ateriapalvelu» arvon kanssa, ja sen poistaa omasta rastistaan kuten muutkin. Se pätee myös toimintoon «Vie luettelo»: tiedosto sisältää vain suodatetut varaukset.

Luettelon vienti ja tulostus

«Vie luettelo» yläpalkissa (tai kolmen pisteen valikossa, kun palkissa ei ole tilaa) avaa arkin, jossa on neljä vaihtoehtoa: CSV, Excel, PDF ja «Tulosta». Vienti sisältää täsmälleen näkemäsi varaukset aktiivisilla suodattimilla — haku mukaan lukien — ja tuloksen kaikki rivit, ei vain näytettyä sivua.

Summat ovat majoituskohteen valuutassa, ja valuutan koodi on sarakkeen otsikossa. Palvelin valmistelee tiedoston, ja se avautuu laitteen jakovalikkoon: sieltä tallennat tai lähetät sen. Yli 10 000 varauksen vienti ei käynnisty, vaan pyytää rajaamaan suodattimia, esimerkiksi lyhyempään jaksoon.

Useiden varausten valitseminen

Pitkä painallus varauksen kohdalla tai yläpalkin painike «Valitse» (tai kolmen pisteen valikko) ottaa monivalinnan käyttöön. Jokaisessa kortissa näkyy valintaruutu, ja napautus rastittaa sen varauksen avaamisen sijaan; valinta säilyy sivua vaihdettaessa. Alareunaan ilmestyy palkki, joka laskee valitut — esimerkiksi «5 valittu» — ja jossa on kolme painiketta:

Tarrat kuuluvat yhteen kohteeseen: jos kohteita on useita, valitse ensin yksi luettelon yläpuolella olevasta valitsimesta, muuten arkki näyttää vain ilmoituksen «Tarrat kuuluvat yhteen kohteeseen. Valitse tietty kohde suodattaaksesi tarran mukaan.». Joukkoperuutusta tai joukkosisäänkirjausta ei tarkoituksella ole: ne tehdään varaus kerrallaan, varauksen kortilta.

Kun kosketat jotakin varausta, avautuvat näytölle sen täydelliset tiedot: vieraan tiedot, päivämäärät, huone, ateriapalvelu, kokonaissummat ja tehdyt maksut, OTA-kanava sekä varauksen tila.

Toiminnot suoria varauksia varten

• Päivämäärien muuttaminen, huoneen vaihto, ateriapalvelun vaihto
• Peruuttaminen
• Veloitusten ja käsirahojen hallinta
• Sisäänkirjautuminen / uloskirjautuminen

Toiminnot OTA-varauksia varten

• Päivämäärien muuttaminen (vain pidentäminen — eli öiden lisääminen)
• Tietojen katselu
• Saapumatta jääminen, ennenaikainen uloskirjautuminen

Portaalien varauksia ei peruuteta täältä

Portaalista tullut varaus voidaan avata, lukea ja pidentää (lisätä öitä), mutta sitä ei voi peruuttaa eikä lyhentää sovelluksesta: peruutus tehdään portaalissa, ja se synkronoituu automaattisesti. Suorat varaukset — Puhelin, Toimisto, Walk-IN, Sähköposti, Suoraan / verkkosivu, Kanta-asiakas, Booking Engine — peruutetaan normaalisti.

Asiakkaat-välilehden avulla voit tehdä hakuja kaikkien niiden vieraiden historiatiedoista, jotka ovat joskus aiemmin majoittuneet kyseisessä majoituskohteessa.

Kun hakukenttä on tyhjä, luettelo näyttää viimeisimmät asiakkaat. Löytääksesi jonkun muun hae sukunimellä tai puhelinnumerolla ja vahvista. Napauta asiakasta avataksesi hänen koko korttinsa.

Nimen alla vihreä merkki laskee täällä tehdyt käynnit: «1 käynti» kerran käyneelle ja kahdesta ylöspäin «Kanta-asiakas · 3 käyntiä». Vezpa laskee sen itse historiasta: mitään ei tarvitse asettaa tai merkitä käsin.

Merkin vieressä näkyvät myös tähti «VIP» VIP-asiakkaiksi merkityillä sekä heidän värilliset tarransa.

Asiakkaiden suodatus

Hakukentän alla on rivi suodattimia:

• «VIP» — vain VIP-asiakkaiksi merkityt.
• «Kanta-asiakas» — vain ne, joilla on vähintään kaksi käyntiä.
• «Tarra» — valikko vierastarroista; «Kaikki» poistaa suodattimen. Se näkyy, kun vähintään yksi tarra on olemassa.
• «Kansalaisuus» — kirjoita maa; «Kaikki» poistaa suodattimen.

Suodattimet toimivat viimeisimmissä asiakkaissa (enintään muutama sata), eivät koko arkistossa: kauan sitten käyneen asiakkaan löydät hakemalla sukunimellä tai puhelinnumerolla.

Miten asiakas merkitään VIP-asiakkaaksi ja miten hänelle lisätään tarroja, kerrotaan Asiakashistorian oppaassa.

Kun kosketat jotakin asiakasta, avautuu täydellinen historia hänen oleskeluistaan: eli aikajärjestyksessä oleva luettelo, jossa näkyvät jokaisesta yksittäisestä oleskelusta päivämäärät, huone, kanava ja kokonaissumma.

Se on hyödyllinen erityisesti näissä tilanteissa:

• Kanta-asiakkaiden tunnistaminen entistä helpommin
• Mieltymysten tarkistaminen (suosikkihuone, ateriapalvelu)
• Aiempien maksujen historian tarkastaminen

Kosketa Varaukset-välilehdellä olevaa painiketta + (eli FAB-painiketta oikeassa alakulmassa), kun haluat luoda kokonaan uuden varauksen.

1. Valitse päivämäärät
   Valitse sisään- ja uloskirjautuminen päivämäärävalitsimesta.
2. Tarkista saatavuus
   Järjestelmä tarkistaa automaattisesti sen, mitkä huoneet ovat kyseisenä ajankohtana vapaina.
3. Täytä vieraan tiedot
   Automaattinen täydennys hakee historiasta: jos vieras on majoittunut kohteessa jo aiemmin, hänen tietonsa täytetään valmiiksi. Lomakkeessa on myös «Kanava» (Puhelin, Toimisto, Walk-IN, Sähköposti, Suoraan / verkkosivu tai Kanta-asiakas) ja «Vieraan kieli». «Vieraan kieli» määrää, millä kielellä sähköpostit ja viestit lähtevät, ja tarjoaa kaikki kielet: ensin majoituksesi kieli, sitten muut aakkosjärjestyksessä: kun valintana on «Automaattinen», Vezpa käyttää ensin kieltä, jolla vieras varasi portaalissa, sitten hänen maansa kieltä ja lopuksi majoituskohteen kieltä. Jos sähköpostia ei ole kyseisellä kielellä, se lähtee englanniksi.
4. Valitse huone ja ateriapalvelu
   Valitse huone sekä haluamasi ateriapalvelun tyyppi. Jos huoneen saapuminen tai lähtö on noina päivinä suljettu (hinnaston «Saapumis- ja lähtöpäivät»), näkyy oranssi merkintä «Saapuminen suljettu» tai «Lähtö suljettu»: varata voi silti, se on varoitus, ei esto.
5. Vahvista
   Varaus luodaan järjestelmään ja kalenteri päivittyy heti sen mukaisesti.

Jos varaus syntyy ilman majoitusta

Voi käydä niin, että juuri luotu varaus jää ilman osoitettavissa olevaa fyysistä majoitusta: silloin löydät sen kalenterin Poikkeukset-riviltä. Sinun ei tarvitse huomata sitä itse — ilmoitus lähtee heti Johtajalle, Avustajalle ja Käyttäjälle (vastaanottoon) sähköpostilla kunkin omalla kielellä ja suoralla linkillä varaukseen sekä push-ilmoituksena. Sama pätee, kun varauksen jättää kattamatta OTA-kanavalta tullut muutos tai lisätty huone. Yksityiskohdat löytyvät Kalenteri-oppaasta.

Välittömän varauksen lisäksi voit luoda myös kaupallisen ehdotuksen — eli tarjouksen, jolla on määräpäivä, johon mennessä asiakkaan on vahvistettava se ja suoritettava maksu.

Miten se toimii

1. Luo varaus aivan tavalliseen tapaan
   Valitse päivämäärät, huone ja ateriapalvelu sekä täytä asiakkaan tiedot.
2. Kosketa kohtaa "Luo ehdotus"
   Kosketa vahvistuspainikkeen alapuolella olevaa painiketta Luo ehdotus sen sijaan, että koskettaisit kohtaa "Vahvista varaus".
3. Valitse eräpäivä
   Näytölle avautuu valitsin, jossa ilmoitat, mihin mennessä asiakkaan on vahvistettava. Oletuksena järjestelmä ehdottaa sisäänkirjautumista edeltävää päivää.
4. Vahvista
   Varaus luodaan asetetulla eräpäivällä. Huone pysyy varattuna ja lukittuna aina eräpäivään saakka.

Mitä eräpäivänä tapahtuu

• Eräpäivänä asiakas saa muistutussähköpostin, jossa on mukana linkki maksamista varten.
• Eräpäivän jälkeen varaus peruutetaan automaattisesti: kokonaissummat nollataan, huone vapautetaan ja asiakkaalle ilmoitetaan asiasta sähköpostitse.

Jos hinta muuttuu myöhemmin (päivät, ateriat, poistettu majoitusyksikkö, uudelleen laskettu vero), eräpäivään mennessä pyydetty summa päivittyy itsestään saman erotuksen verran. Ennakkomaksussa säilyy sama prosenttiosuus oleskelusta.

Jokaista eräpäivää edeltävänä päivänä kello 11 majoituskohteen paikallista aikaa johtaja ja avustaja saavat ilmoituksen, jossa on vieraan nimi, summa ja peruste; sitä napauttamalla varaus avautuu. Kun maksu on saapunut tai varaus on joka tapauksessa vahvistettu, napauta eräpäivän riviä ja valitse «Poista eräpäivä»: varaus säilyy, eikä eräpäivästä enää muistuteta. Maksua ei kirjata sieltä: saatu maksu kirjataan talletuksena.

Yhteenvetosivu asiakkaalle

Asiakas saa linkin vahvistussivulle, jolla hän voi katsella varauksensa yhteenvetoa niin, että tarjouksen eräpäivä näkyy hyvin selvästi maksupainikkeessa (esimerkiksi "Suorita maksu viimeistään maanantaina 15-06-2026"). Koko kulku on täsmälleen samanlainen kuin Booking Enginen puolella.

Kun vieras on luettelossa ”Estetyt vieraat”

Jos kirjoittamasi sähköposti tai puhelinnumero on kohteen luettelossa ”Estetyt vieraat”, vahvistuksen tai tarjouksen yhteydessä näkyy varoitus ”Estetty vieras”, jossa on löydetty sähköposti tai puhelinnumero ja syy. Voit sulkea sen ja lopettaa tai jatkaa: ”Jatka silti” ja sitten toisessa ikkunassa ”Kyllä, vahvista varaus”. Varaus luodaan vasta toisen vahvistuksen jälkeen.

Asiakashistorian kautta voit luoda uuden varauksen niin, että vieraan tiedot on jo täytetty valmiiksi, eikä sinun tarvitse syöttää niitä kaikkia uudelleen käsin.

Miten edetä

1. Etsi asiakas
   Siirry Asiakkaat-välilehdelle ja etsi vieras sukunimen tai puhelinnumeron perusteella.
2. Avaa tarkemmat tiedot
   Kosketa asiakkaan nimeä, niin näet hänen koko profiilinsa.
3. Kosketa kohtaa "Uusi varaus tälle vieraalle"
   Järjestelmä tarkistaa automaattisesti rekisteröintitietojen täydellisyyden oman majoituskohteesi maan mukaan.
4. Valitse päivämäärät ja vahvista
   Valitse sisään- ja uloskirjautuminen sekä huone aivan tavalliseen tapaan. Etunimi, sukunimi, asiakirja, yhteystiedot ja kaikki muut henkilötiedot on jo täytetty valmiiksi.

Tietojen tarkistus

Ennen kuin voit jatkaa eteenpäin, järjestelmä varmistaa, että kaikki oman maasi osalta pakolliset kentät on täytetty. Vaatimukset vaihtelevat paikallisen lainsäädännön mukaan:

• Italia: sukunimi, etunimi, syntymäaika, syntymäpaikka, kansalaisuus, asiakirjan tyyppi, asiakirjan numero
• Saksa/Itävalta: sukunimi, etunimi, syntymäaika, kansallisuus, asuinpaikka, asiakirjan numero
• Ranska/Portugali: sukunimi, etunimi, syntymäaika, syntymäpaikka, kansallisuus, asuinpaikka, asiakirjan numero
• Muut maat: omat erityisvaatimuksensa paikallisen lainsäädännön mukaisesti

Jos joitakin tietoja puuttuu, näytölle tulee ilmoitus, jossa luetellaan kaikki puuttuvat kentät. Voit kuitenkin jatkaa varauksen tekemistä — ne puuttuvat tiedot voidaan täydentää myöhemmin siinä vaiheessa, kun vieras rekisteröidään.

Varausten määrä ja loppusumma lasketaan koko suodatetusta tuloksesta, ei sivusta jota katsot. Useammalla sivulla summa on siis suurempi kuin näkyvien korttien summa: näin kuuluukin. Kun vaihdat suodatinta, molemmat muuttuvat.

Varauksia ja majoituksia voi tarkastella useammallakin eri roolilla, mutta niitä voi muokata ainoastaan sellaisella roolilla, joka on operatiivinen.

Revenue-roolilla osio on vain luku -tilassa: painike «Uusi varaus» ei tule näkyviin, eikä majoituksen kortissa näytetä muokkaustoimintoja. Tämä on tietoinen valinta — kyseisen roolin tehtävänä on lukea kysyntää ja hallita hintoja, ei liikutella varausten suunnittelunäkymää.

Listassa jokaisessa varauksessa on merkintä huoneesta. Jos majoitusta ei ole määritetty, merkinnästä tulee varoitus: varoituskuvake ja teksti «Huonetta ei ole määritetty» punaisella, numeron tilalla. Kuvake ja teksti kertovat saman kuin väri, joten sen tunnistaa erottamatta punaista.

Näin huomaat korjattavan varauksen avaamatta sitä. Korjataksesi avaa varaus ja käytä painiketta «Määritä huone».