Asiakashistorian opas

Asiakashistoria on se keskitetty arkisto, johon kootaan kaikki ne majoittujat, jotka ovat yöpyneet sinun majoituskohteessasi. Joka kerta, kun majoittuja suorittaa sisäänkirjautumisen, hänen omat tietonsa tallentuvat automaattisesti tähän historiaan, niin että ne ovat aina heti käden ulottuvilla myös tulevia oleskeluja varten.

Mistä asiakashistoria löytyy

Napauta sovelluksen navigointipalkista Varaukset ja valitse sen jälkeen Asiakkaat-välilehti. Näyttöön avautuu hakunäkymä, jossa on tekstikenttä, johon voit kirjoittaa haluamasi hakuehdot.

Hakuehdot

Voit etsiä majoittujaa useiden eri hakuehtojen avulla. Haku on joustava ja yhdistelevä: sinun riittää kirjoittaa vain osa tiedosta, jotta saat tuloksia näkyviin.

Miten tuloksia luetaan

Tulokset näytetään korttien muodostamana listana. Jokaisessa kortissa näkyy majoittujan etu- ja sukunimi, hänen sähköpostiosoitteensa (jos se on saatavilla) sekä aiempien oleskelujen määrä sinun majoituskohteessasi. Napauta korttia, niin pääset avaamaan asiakkaan täydellisen profiilin.

Kun napautat asiakasta hakutuloksissa, hänen täydellinen profiilinsa avautuu näkyviin. Tämä näkymä kokoaa yhteen kaikki ne tiedot, jotka ovat kertyneet oleskelujen kuluessa, ja tarjoaa näin kattavan kokonaiskuvan majoittujasta.

Henkilötiedot

Profiilin yläosassa näkyvät majoittujan henkilötiedot, jotka on kerätty aiempien rekisteröintien yhteydessä:

• Etu- ja sukunimi — majoittujan tärkeimmät perustiedot
• Syntymäaika — sisältää myös iän ja horoskooppimerkin
• Syntymäpaikka ja kansalaisuus — kaupunki, maakunta ja valtio
• Henkilöllisyystodistus — tyyppi, numero ja voimassaolon päättymispäivä
• Sähköposti ja puhelin — yhteystiedot suoraa yhteydenpitoa ja viestintää varten
• Kotiosoite — katuosoite, kaupunki, postinumero ja valtio

Oleskeluhistoria

Henkilötietojen alapuolelta löydät täydellisen luettelon kaikista majoittujan oleskeluista sinun majoituskohteessasi, järjestettynä uusimmasta vanhimpaan. Jokaisesta yksittäisestä oleskelusta näkyvät seuraavat tiedot:

Napauta jotakin yksittäistä oleskelua, niin saat avattua sen täydelliset tiedot ja näet samalla kaikki siihen liittyvät veloitukset, maksut ja muistiinpanot.

Vihreä käyntimerkki

Hakutuloksissa nimen alla ja asiakaskortin yläosassa näkyy vihreä merkki, joka kertoo henkilön käynnit majoituspaikassasi: ensimmäisellä kerralla «1 käynti» ja kahdesta ylöspäin «Kanta-asiakas · 3 käyntiä». Se lasketaan itsestään, eikä mitään tarvitse asettaa: mukaan lasketaan henkilön varaukset, joita ei ole peruttu ja jotka ovat jo alkaneet, ja henkilö tunnistetaan historian kautta eli myös häneen liitetyt aiemmat varaukset mukaan lukien. Tuleva varaus ei lasketa, ennen kuin vieras saapuu.

Sama tieto näkyy myös varauksen kortilla: jos päävieras on jo käynyt luonasi, näet «Kanta-asiakas · 2 aiempaa käyntiä», ja siellä riittää yksikin aiempi käynti. Asia on kuvattu varauksen oppaassa.

VIP ja vieraan tarrat

Vihreän majoituskertatarran alla asiakaskortissa on painike «VIP»: napauta sitä kytkeäksesi sen päälle ja napauta uudelleen kytkeäksesi sen pois. Se koskee henkilön koko historiaa: myös myöhemmät varaukset, jotka luovat jokaisesta majoituksesta uuden kortin, näkevät sen päällä. Tähti näkyy myös asiakasluettelossa ja vieraan varauksen kortissa.

Vieressä ovat vieraan värilliset tarrat: mieltymykset, jotka haluat muistaa, esimerkiksi «ylä kerros» tai «lisätyyny». Tarran x poistaa sen; «Tarra» plusmerkillä avaa arkin, jossa valitset olemassa olevan tarran tai luot uuden kohdasta «Uusi tarra»: enintään 30 merkin nimi, väri ja «Lisää». Myös tarrat koskevat koko historiaa, ja kun poistat yhden, se poistuu kaikista henkilöön liitetyistä korteista.

Asiakasluettelossa näkyvät tyhjällä haulla viimeisimmät asiakkaat, ja luettelon yläpuolella ovat suodattimet «VIP», «Kanta-asiakas», «Tarra» ja «Kansalaisuus». Yksityiskohdat ovat varausten oppaassa.

«VIP»:n kytkeminen päälle tai pois sekä tarrojen lisääminen tai poistaminen edellyttää samaa oikeutta kuin varausten kirjoittaminen: joka avaa kortin ilman tätä oikeutta, näkee tähden ja tarrat mutta ei voi muuttaa niitä.

Syntymäpäivä

Jos syntymäaika on tiedossa, järjestelmä korostaa majoittujan syntymäpäivän. Kun majoittuja on majoituskohteessa juuri syntymäpäivänään, Johto-sivulle ilmestyy erityinen ilmoitus, jotta ehdit valmistella hänelle pienen lahjan tai onnitteluviestin — pieni ele, joka tekee eron.

Muistiinpanot ja muistot

Asiakasprofiili voi sisältää myös henkilökohtaisia muistiinpanoja, jotka majoituskohteen henkilökunta on lisännyt sinne. Käytä muistiinpanoja esimerkiksi seuraavien asioiden kirjaamiseen:

• Majoittujan omat mieltymykset (huone ylemmässä kerroksessa, kaukana hissistä, ylimääräinen tyyny)
• Mahdolliset allergiat tai ruoka-aineiden yliherkkyydet
• Toistuvasti esitetyt erityiset toiveet ja pyynnöt
• Mahdolliset ongelmat, joita on ilmennyt aiemmin

Uusi varaus tälle majoittujalle

Profiilin alaosassa on painike "Uusi varaus tälle majoittujalle". Kun napautat sitä, järjestelmä toimii näin:

1. Tarkistaa tietojen täydellisyyden
   Se tarkistaa, että kaikki ne pakolliset kentät, joita rekisteröinti sinun maassasi edellyttää, on täytetty (vaatimukset vaihtelevat maittain: Italiassa tarvitaan henkilöllisyystodistus, kun taas Irlannissa riittävät pelkkä sukunimi ja kansalaisuus).
2. Näyttää tarkistuksen tuloksen
   Jos kaikki tiedot ovat kunnossa, näyttöön tulee vihreä vahvistusviesti. Jos jokin kenttä puuttuu, ilmoitus kertoo sinulle tarkalleen, mitkä tiedot puuttuvat — voit silti halutessasi jatkaa valitsemalla "Varaa silti".
3. Avaa varauksen luonnin
   Uusi varaus -näkymä avautuu, ja kaikki majoittujan tiedot on jo täytetty siihen valmiiksi: etunimi, sukunimi, henkilöllisyystodistus, yhteystiedot, kansalaisuus ja kotipaikka. Sinun ei tarvitse syöttää mitään uudelleen.

Yleinen tietosuoja-asetus (EU-asetus 2016/679, tunnetaan nimellä GDPR) takaa jokaiselle henkilölle oikeuden tulla unohdetuksi: majoittuja voi milloin tahansa pyytää, että hänen omat henkilötietonsa poistetaan sinun arkistostasi.

Vezpa PMS antaa sinun täyttää tämän pyynnön yksinkertaisella ja turvallisella tavalla, suoraan oman sovelluksesi kautta.

Näin etenet tietojen poistossa

1. Siirry kohtaan Varaukset > Asiakkaat ja etsi sieltä se majoittuja, joka on esittänyt pyynnön
2. Napauta hänen nimeään, niin pääset avaamaan hänen täydellisen profiilinsa
3. Vieritä sivu aivan alas asti ja napauta painiketta Poista GDPR-tiedot
4. Lue yhteenveto siitä, mitä kaikkea poistetaan, ja napauta Vahvista poisto

Mitä tietoja poistetaan

Tämä toimenpide poistaa järjestelmästä kaikki majoittujaa koskevat henkilötiedot:

• Etu- ja sukunimi — korvataan nimettömällä eli anonyymillä tunnisteella
• Syntymäaika ja -paikka — poistetaan järjestelmästä kokonaan
• Henkilöllisyystodistus — tyyppi, numero ja voimassaolon päättymispäivä poistetaan
• Sähköposti ja puhelin — poistetaan asiakkaan profiilista
• Kotiosoite — poistetaan niin ikään kokonaan
• Henkilökohtaiset muistiinpanot — kaikki asiakasta koskevat merkinnät poistetaan lopullisesti

Mitä tietoja järjestelmään jää

Jotta kirjanpito- ja tilastotietojen johdonmukaisuus voidaan varmistaa, jotkin anonymisoidut tiedot säilytetään järjestelmässä:

• Tilastotiedot — oleskelujen määrä, kokonaissummat ja varauskanavat (ilman viittausta majoittujan nimeen)
• Pakolliset ilmoitukset — Questuralle (Italian poliisiviranomainen) tai ISTATille jo lähetetyt ilmoitukset jäävät viranomaisten omiin arkistoihin, aivan kuten laki edellyttää
• Kirjanpitotiedot — laaditut laskut ja kuitit säilytetään verotukseen liittyvien velvoitteiden vuoksi