Programska oprema za mali hotel v Sloveniji 2026: kaj zares potrebujete

Paolo Vezzola

Ustanovitelj · Vezpa PMS · Profil →

Hotel z 12 ali 25 sobami ni več penzion, ni pa niti hotelska veriga: ima recepcijo, nima pa revenue managerja; ima sobarice, nima pa oddelka za informatiko. Ta vodnik pregleda, kaj mora programska oprema delati v majhnem slovenskem hotelu, katerim obveznostim se ni mogoče izogniti in kaj od tega Vezpa danes dela – in česa ne.

V čem se majhen hotel razlikuje od apartmaja

Pri apartmajih je vsaka enota samostojen izdelek: lastne fotografije, lastna cena, lasten koledar. V hotelu pa prodajate tipe sob – „dvoposteljna z zakonsko posteljo“, „twin superior“, „družinska soba“ – in gost z Booking.coma ali Expedie ne rezervira sobe 104, temveč tip. Konkretno sobo dodelite vi, po možnosti tako, da v koledarju ne ostanejo osamljene noči, ki jih ni mogoče prodati.

Druga razlika je ekipa. Receptor, vodja čiščenja in lastnik gledajo v isti sistem, a ne potrebujejo videti istih stvari: sobarica ne potrebuje cen, recepcija pa ne sme spreminjati nastavitev kanalov.

Tu so še dodatne storitve: zajtrk, bar, minibar, parkirišče. Če jih vodite na papirju ali v ločeni blagajni, ob odjavi vedno ostane isto vprašanje: je vse prišlo na račun?

Kaj mora znati hotelski PMS

Tipi sob in koledar rezervacij

Koledar mora z enim pogledom pokazati, kdo prihaja, kdo ostaja in kdo odhaja, po tipu in po sobi. V Vezpi imajo tipi sob skupno ceno, rezervacije pa s potegom premikate iz sobe v sobo. Če s kanala pride rezervacija, ki ne gre v eno prosto sobo, se znajde v ločeni vrstici „Izjeme“ in dobite obvestilo – ne izgine potihoma.

Channel manager

Majhen hotel običajno prodaja na Booking.comu, Expedii in vse pogosteje na Airbnbju. Channel manager mora po vsaki rezervaciji takoj zmanjšati razpoložljivost na vseh kanalih in omogočiti, da ceno vpišete samo enkrat. Vezpa se sinhronizira z več kot 60 kanali; podrobnosti so v našem vodniku za channel manager.

Lasten rezervacijski sistem

Vsaka neposredna rezervacija je prihranjena provizija. Rezervacijski sistem Vezpe postavite na svojo spletno stran, s plačilom s kartico prek Stripa; na plačila se zaračuna 0,5 %, na rezervacije s portalov nič. Kako zgraditi neposredni kanal, opisuje članek o direktnih rezervacijah.

Recepcija, dodatne storitve in blagajna

Pred prihodom gost dobi povezavo za spletno prijavo, zato na recepciji ostane le preverjanje. Bar, zajtrk ali minibar lahko bremenite na sobo, ob odjavi pa stanje vidite na enem mestu. Pomembno: blagajna v Vezpi ni davčna blagajna in računov ne potrjuje pri FURS. Davčno potrjen račun še naprej izdajate s svojim programom za izdajo računov.

Ekipa in čiščenje

Vezpa ima vloge: vodja, pomočnik, revenue manager, gospodinja in opazovalec. Pogled za čiščenje je na voljo od paketa Smart+, število uporabnikov pa je 3, 5 ali 10, odvisno od paketa. Sobarice na telefonu vidijo, katere sobe se danes sprostijo in v katere prihajajo gostje.

Cene

Večina majhnih hotelov dela s sezonskimi cenami in minimalnim bivanjem. Če želite to avtomatizirati, paket Pro vključuje motor za revenue management (RMS), ki predlaga in uporablja cene glede na zasedenost in trg; vsaka samodejna sprememba se zabeleži in jo je mogoče razveljaviti.

Obveznosti v Sloveniji: RNO, eTurizem, takse

Nastanitveni obrat mora biti vpisan v Register nastanitvenih obratov (RNO) pri AJPES, voditi knjigo gostov s podatki iz uradnega identifikacijskega dokumenta in podatke o gostih poslati prek eTurizma najpozneje v 12 urah po prihodu (ZPPreb-1); če čas odhoda ob prihodu ni znan, se odhod sporoči v 12 urah po odhodu.

Turistično in promocijsko takso Vezpa obračuna na noč in osebo po pravilih, ki jih nastavite, z oprostitvami; zneske po občinah zbira vodnik po turistični taksi. DDV na nastanitev (9,5 %) in davčno potrjevanje računov ostaneta naloga vašega programa za račune in računovodje.

Koliko stane

Cene Vezpe so javne in odvisne od števila sob: Smart 39 € na mesec (do 8 sob), Smart+ 59 € (do 15 sob), Pro 89 € (do 25 sob). Nad 25 sobami se dogovorimo za paket po meri. Vse je na strani s cenami.

Za sezonske hotele – ob morju ali v gorskih središčih – je uporabno sezonsko zaprtje: označite obdobje od 3 do 6 mesecev, v katerem rezervacija ni mogoča na nobenem kanalu, za mesečne naročnine, ki se začnejo med zaprtjem, pa plačate 30 % cene.

Pogosta vprašanja

Ali zadostuje program za apartmaje za majhen hotel?

Le če upravlja tipe sob. V hotelu kanali prodajajo tip, konkretno sobo pa dodeli recepcija. Če program vsako sobo vodi kot ločen izdelek, morate na Booking vsako sobo naložiti posebej in izgubite prožnost dodeljevanja.

Ali Vezpa pošilja podatke o gostih v eTurizem?

Še ne: samodejno pošiljanje v eTurizem je v razvoju. Vezpa zbira podatke iz spletne prijave, poročanje v 12 urah po prihodu pa zaenkrat opravite sami.

Ali Vezpa izdaja davčno potrjene račune?

Ne. Blagajna v Vezpi vodi bremenitve na sobo in stanje, ni pa davčna blagajna in ne pošilja podatkov FURS. Račun izdate s svojim programom za davčno potrjevanje.

Kaj, če imam več sob, kot je meja paketa?

Nič se ne blokira: sobe lahko dodajate, cena pa se uskladi ob naslednjem podaljšanju. Nad 25 sobami pripravimo ponudbo po meri.

Viri in opombe. Zakon o prijavi prebivališča (ZPPreb-1), 39. in 40. člen; Pravilnik o prijavi in odjavi gostov; obvestila AJPES o eTurizmu (ajpes.si); zloženka policije o prijavi gosta (policija.si). Rok 12 ur preverite v veljavnem besedilu zakona na pisrs.si. Funkcije Vezpe po stanju oktobra 2026.