Skrinjica za ključe in kode za dostop: self check-in v apartmajih in sobah

Paolo Vezzola

Ustanovitelj · Vezpa PMS · Profil →

Pozen let na Brnik, gneča na avtocesti, gost, ki ne ve, kdaj bo prispel: kdor ne more biti prisoten ob vsakem prihodu, prej ali slej namesti skrinjico za ključe. Skrinjica je preprosta. Koda ni: komu jo pošljete, kdaj in kaj ste pred tem preverili. Ta vodnik povzema slovenska pravila in metodo, s katero koda odide sama, a samo pravemu gostu.

Kaj pravijo slovenska pravila

Skrinjice za ključe ne prepoveduje noben slovenski predpis. Pravila, ki določajo, kako organizirati self check-in, so pravila o prijavi gostov: nastanitveni obrat vodi knjigo gostov, podatke vanjo prepiše iz gostovega uradnega identifikacijskega dokumenta in jih prek aplikacije eTurizem pri AJPES pošlje najpozneje v 12 urah po prihodu (Zakon o prijavi prebivališča, ZPPreb-1). Podatke iz knjige gostov hranite do konca koledarskega leta in jih leto zatem izbrišete.

Self check-in mora torej še vedno omogočiti, da točni podatki iz dokumenta pravočasno pridejo do vas. Viri, ki smo jih pregledali, opisujejo, da podatke vnese nastanitelj ali pooblaščena oseba; posebnih pravil za prihod brez nastanitelja nismo našli. Za konkretne zahteve se obrnite na policijo ali AJPES.

Metoda: najprej preverjanje, potem koda

1. Spletna prijava nekaj dni pred prihodom: gost vpiše podatke in, če to zahtevate, fotografijo dokumenta.
2. Vaše preverjanje: podatke primerjate z dokumenti in po potrebi opravite kratek videoklic.
3. Odobritev: šele takrat gost postane „upravičen“ do kode.
4. Pošiljanje na dan prihoda: koda pride zjutraj na dan prijave, ne tedne prej.
5. Občasna menjava kode, z obvestilom tistim, ki so staro že prejeli in še niso odpotovali.

Ročno je ta metoda krhka: dovolj je eno sporočilo, poslano prezgodaj, napačnemu gostu ali s staro kodo. Prav ta del se splača avtomatizirati.

Kako to dela Vezpa

Od 15. oktobra 2026 Vezpa upravlja naprave za dostop: skrinjice za ključe in ključavnice s kodo.

1. Vpišete naprave

V Konfiguraciji, v skupini „Soba“, je stran „Naprave za dostop“ (vidi jo samo vodja). Za vsako napravo vpišete ime (na primer „Skrinjica 3“), opis, kodo in povezane enote: ena skrinjica lahko služi več enotam, ena enota pa ima lahko več naprav (skrinjico in vhodna vrata). Koda je shranjena šifrirano. Danes so naprave tipa „brez povezave“, s stalno kodo, ki jo vpišete sami: pametne ključavnice, povezane v splet, še niso integrirane.

2. Gost se prijavi prek spleta

Povezava za prijavo je zaščitena s PIN-om, ki potuje skupaj s povezavo. Fotografijo dokumenta lahko zahtevate kot neobvezno ali obvezno: fotografije so shranjene šifrirano in se izbrišejo sedem dni po odhodu.

3. Odobrite prijavo

Na kartici rezervacije okvir „Ključi“ pokaže, kje ste. Ko gost dokonča spletno prijavo, se prikaže gumb „Odobri prijavo“. To ni prijava ob prihodu: odobrite lahko tudi več dni prej. Če pa prijavo ob prihodu opravite iz rezervacije, velja tudi kot odobritev.

4. Koda odide sama

Avtomatizacija „Kode za dostop“ pošlje sporočilo s poljem „Koda za dostop (po odobritvi)“:

• samo za rezervacije z odobreno prijavo; pred odobritvijo polje ostane prazno, tudi če ga vstavite v drugo sporočilo;
• na dan prihoda ob izbrani uri (privzeto ob 8.00); če odobrite pozneje tisti dan, odide takoj;
• enkrat na rezervacijo; z več napravami gost prebere na primer „Skrinjica 3: 1123, Vhod: 9876“;
• v jeziku gosta; gost, ki je rezerviral prek portala z naslovom za posredovanje, sporočilo prejme v klepetu portala.

Kot druge prednastavljene avtomatizacije se začne izklopljena in z že napisanim besedilom: vklopite jo, ko vpišete naprave.

5. Menjava kode, ne da bi kdo ostal brez nje

Koda se ne kopira na rezervacije: prebere se z naprave v trenutku pošiljanja, zato kdor sporočilo prejme po menjavi, prejme novo kodo. Ko shranite drugačno kodo, vam Vezpa pove, koliko gostov s še nezaključenim bivanjem je prejelo staro, da veste, koga obvestiti.

Spletna prijava in avtomatizacije so vključene v vse pakete, od 39 € na mesec. Če oddajate na več portalih, preberite tudi vodnik za gostitelje na Airbnbju.

Pogosta vprašanja

Ali smem v Sloveniji goste sprejeti s skrinjico za ključe?

Skrinjica ni prepovedana, vendar morate podatke gosta prepisati iz uradnega identifikacijskega dokumenta in jih prek eTurizma sporočiti v 12 urah po prihodu. Self check-in organizirajte tako, da podatke dobite pravočasno, za konkretne zahteve pa vprašajte policijo ali AJPES.

Kdaj je najbolje poslati kodo skrinjice?

Na dan prihoda in šele potem, ko ste preverili podatke gosta. Če jo pošljete s potrditvijo rezervacije, jo tedne prej izročite nekomu, ki ga še niste identificirali, morda celo pred menjavo kode.

Kaj se zgodi, če v Vezpi spremenim kodo skrinjice?

Naslednja pošiljanja takoj uporabijo novo kodo, ker se koda prebere z naprave v trenutku pošiljanja. Ob shranjevanju vam Vezpa pove, koliko gostov s trenutnim ali prihodnjim bivanjem je prejelo staro, da jih lahko obvestite.

Ali se Vezpa poveže s pametnimi ključavnicami?

Še ne: naprave za dostop so brez povezave, s stalno kodo, ki jo vpišete sami, kot pri mehanskih skrinjicah in ključavnicah s kodo. Model že predvideva druge vrste naprav, a ključavnice, povezane v splet, še niso integrirane.

Viri in opombe. Zakon o prijavi prebivališča (ZPPreb-1), 39. in 40. člen; Pravilnik o prijavi in odjavi gostov; zloženka policije o prijavi gosta; obvestilo AJPES o eTurizmu. Pravil, ki bi izrecno urejala skrinjice za ključe, nismo našli; veljavno besedilo zakona preverite na pisrs.si. Funkcije Vezpe po stanju oktobra 2026.