Ohjelmisto B&B:lle ja majatalolle: huoneet, vieraat ja kanavat yhdessä

Paolo Vezzola

Perustaja · Vezpa PMS · Profiili →

B&B, majatalo ja aamiaismajoitus ovat pienen hotellin ja kotimajoituksen välissä: muutama huone, usein samassa talossa omistajan kanssa, joskus yhteinen keittiö tai sauna, ja lähes aina yksi tai kaksi ihmistä hoitamassa kaiken. Velvoitteet ovat majoitusliikkeen, mutta aika on yksityisyrittäjän. Tässä oppaassa käydään läpi, mitä ohjelmiston pitää osata ja miten valitset maksamatta suurhotellin ominaisuuksista.

Mikä on B&B tai majatalo Suomessa

Suomen laissa ei ole erillistä «B&B»-luokkaa. Kun tarjoat kalustettuja huoneita lyhytaikaiseen majoitukseen, kyse on majoitustoiminnasta, ja siihen sovelletaan lakia majoitus- ja ravitsemistoiminnasta (308/2006) ja terveydensuojelulakia. Terveydensuojelulain 13 §:n mukaan majoitustoiminnasta tehdään kirjallinen ilmoitus kunnan terveydensuojeluviranomaiselle viimeistään 30 vuorokautta ennen toiminnan aloittamista. Kunnat ovat ohjeissaan todenneet, että velvoite voi koskea myös ei-ammattimaista majoitusta, kun se tapahtuu erikseen majoitukseen varatussa tilassa. Ilmoituksen käsittelystä peritään yleensä maksu.

Mitä ohjelmiston pitää osata

Huonekohtainen kalenteri kanavien kanssa

Kun neljä tai kuusi huonetta on Booking.comissa, Airbnbissa ja ehkä Expediassa, todellinen riski on tuplavaraus. Ohjelmiston pitää päivittää saatavuus ja hinnat kaikkiin kanaviin samasta kalenterista heti, kun varaus tulee jostain niistä tai omalta sivustolta. Jos huoneet ovat samanlaisia, ne kannattaa myydä yhtenä huonetyyppinä; jos ne eroavat (oma kylpyhuone, parveke, saunallinen huone), jokainen on oma tyyppinsä.

Sisäänkirjautuminen ilman jonoa

Majatalossa ei yleensä ole koko päivän auki olevaa vastaanottoa. Verkkosisäänkirjautuminen, jonka vieras täyttää ennen saapumista, säästää passien kopioinnilta ovella. Matkustajailmoituksen tiedot kertyvät samalla, ja ne säilytetään vuoden. Jos vieras saapuu myöhään, avainsäilö auttaa: siitä on oma oppaansa avainsäilöistä ja ovikoodeista.

Viestit vieraille

Vahvistus, saapumisohjeet, aukioloajat, pyyntö täyttää verkkosisäänkirjautuminen, maksumuistutus: viestit ovat aina samat. Ohjelmisto, joka lähettää ne itse vieraan kielellä, on arvokkaampi kuin moni edistynyt ominaisuus. Suomalaisessa majatalossa vieraat tulevat Saksasta, Ranskasta, Japanista ja Kiinasta, ja jokainen ymmärtää viestin paremmin omalla kielellään.

Siivous ja aamiainen

Jos joku auttaa siivouksessa, hänen pitää nähdä päivän lähtijät ja saapujat ilman pääsyä hintoihin ja vieraiden tietoihin. Aamiainen, sauna tai polkupyörien vuokra kirjataan huoneen laskulle.

Hinnat, minimiyöpymiset ja sesongit

Pienessä majatalossa yksi tyhjä yö viikonlopun keskellä maksaa enemmän kuin luulisi. Ohjelmiston pitää antaa asettaa hinnat sesongin mukaan, minimiyöpyminen esimerkiksi juhannukselle tai ruskaviikoille ja eri hinta yhdelle ja kahdelle hengelle. Hinnat päivitetään kerran, ja kanavat seuraavat. Jos vieras peruu, vapautuva yö palaa myyntiin kaikissa kanavissa ilman, että sinun tarvitsee muistaa sitä.

Suorat varaukset ja vakiovieraat

Majataloon palataan. Kun vieras varaa toisella kerralla suoraan sivustoltasi, säästät kanavan provision ja saat yhteyden, jota portaali ei anna. Tarvitset varausmoottorin, joka näyttää saman saatavuuden kuin kalenteri ja ottaa vastaan ennakkomaksun tai kortin takuuksi. Myös puhelimitse tai sähköpostilla tulleet varaukset kirjataan samaan kalenteriin, jotta ne sulkevat yön kaikista kanavista.

Sesonkikäyttö

Moni majatalo Lapissa tai saaristossa on auki vain osan vuodesta. Ohjelmiston pitää pystyä sulkemaan pitkät jaksot kanavilla yhdellä toimenpiteellä ja avaamaan ne taas, kun kausi alkaa, ilman että jokainen huone suljetaan erikseen.

Yhteiset tilat ja talon säännöt

Majatalossa vieraat jakavat usein keittiön, oleskelutilan tai saunan. Talon säännöt, saunavuorot ja hiljaiset tunnit kannattaa lähettää etukäteen samassa viestissä kuin saapumisohjeet, jotta niitä ei tarvitse selittää jokaiselle erikseen ovella. Kun ohjeet ovat valmiina vieraan kielellä, myös myöhään saapuva vieras tietää, mistä löytää avaimen ja milloin aamiainen tarjoillaan.

Mitä et tarvitse

Majatalo ei tarvitse hotelliketjun järjestelmää: ei kokousmyyntiä, ei ravintolan pöytävarauksia, ei puhelinvaihteen liitäntöjä. Ne maksetaan kuukausihinnassa ja tekevät arjesta raskaampaa. Parempi on sovellus, jota käytät puhelimella sisäänkirjautumisen ja kauppareissun välissä, ja tuki, joka vastaa, kun tarvitset sitä.

Näin Vezpa sen tekee

Vezpassa B&B tai majatalo määritetään tyypiksi «Hotelli / B&B huonetyypeillä»: samanlaiset huoneet ryhmitellään huonetyypiksi, erilaiset jäävät omiksi tyypeikseen, ja jokaisella huoneella on oma numeronsa kalenterissa. Jos vuokraat vain yhtä yksikköä, sopiva tyyppi on «Yksittäiset majoitustilat». Kaikissa paketeissa on:

• channel manager, jossa on yli 60 kanavaa, ja oma varausmoottori ilman varauskohtaista provisiota (verkkomaksuista Vezpan osuus 0,5 % Stripen omien maksujen lisäksi);
• verkkosisäänkirjautuminen PIN-koodilla ja halutessasi kuva henkilöllisyystodistuksesta; tiedot tallentuvat matkustajarekisteriin;
• automaattiset sähköpostit vieraan kielellä sekä valmiit viestit, jotka voit lähettää sähköpostilla tai WhatsAppilla;
• lisäpalvelujen kirjaus huoneen laskulle;
• saatavuuden esto valituille huoneille koko jaksoksi: jo myydyt yöt jäävät ennalleen ja vain vapaat suljetaan, joten talvitauon voi sulkea yhdellä kertaa.

Smart-paketti, 39 euroa kuukaudessa, kattaa enintään 8 huonetta, mikä riittää lähes jokaiselle majatalolle. Henkilökunnan ja siivouksen hallinta kuuluu Smart+-pakettiin (59 euroa). Kaikki tiedot ovat hinnastossa, ja hinnoittelun perusteista kerrotaan sesonkihinnoittelun oppaassa.

Usein kysytyt kysymykset

Tarvitaanko B&B:lle lupa Suomessa?

Erillistä lupaa ei yleensä tarvita, mutta majoitustoiminnasta on tehtävä ilmoitus kunnan terveydensuojeluviranomaiselle viimeistään 30 vuorokautta ennen aloittamista. Aamiaisen tarjoaminen voi edellyttää ilmoitusta elintarvikevalvonnalle. Tarkista käytäntö omasta kunnastasi.

Koskeeko matkustajailmoitus pientä majataloa?

Kyllä. Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta koskee majoitusliikkeitä niiden koosta riippumatta, joten matkustajailmoituksen tiedot kerätään ja säilytetään vuoden myös muutaman huoneen majatalossa.

Tarvitsenko ohjelmiston, jos minulla on vain kolme huonetta?

Jos myyt useammassa kanavassa, kyllä: synkronoitu kalenteri estää tuplavaraukset, ja automaattiset viestit vähentävät päivittäistä työtä. Pienellä huonemäärällä on tärkeää, että kuukausihinta on kohtuullinen eikä kanavista peritä erikseen.

Voinko hoitaa majataloa pelkällä puhelimella?

Kyllä, jos ohjelmisto toimii sovelluksena eikä vain tietokoneen selaimessa. Vezpa toimii iOS-, Android- ja Windows-laitteilla, joten voit tarkistaa saapujat, vastata viesteihin ja hyväksyä sisäänkirjautumisen myös kaupan kassajonossa.

Minkä majoitustyypin valitsen Vezpassa?

«Hotelli / B&B huonetyypeillä»: ryhmittelet samanlaiset huoneet huonetyypiksi ja jätät erilaiset omikseen. Jos vuokraat vain yhtä yksikköä, valitse «Yksittäiset majoitustilat».

Lähteet ja huomautukset. Terveydensuojelulaki (763/1994) 13 §, Finlex; laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta (308/2006); arvonlisäverokannat Verohallinto. Kuntien käytännöt vaihtelevat. Vezpan hinnat ja ominaisuudet lokakuun 2026 tilanteen mukaan, hinnat sisältävät ALV:n.