Paras PMS majoitusliikkeille ja huoneistomajoitukselle Suomessa 2026

Paolo Vezzola

Perustaja · Vezpa PMS · Profiili →

Suomessa pientä hotellia, B&B:tä, lomamökkiä, lomahuoneistoa tai cottage-majoitusta hallinnoivalle yrittäjälle tarjolla on ainutlaatuinen yhdistelmä velvollisuuksia: matkustajailmoitus jokaisesta yli yön yöpyneestä asiakkaasta, rekisteri säilytettävä vähintään vuoden lain 308/2006 mukaan, ulkomaalaisten tietojen luovuttaminen poliisille pyynnöstä; ALV 13,5 % majoituspalveluista (nousi 10 prosentista 14 prosenttiin 1. tammikuuta 2025 ja laski 13,5 prosenttiin 1. tammikuuta 2026); verohallinnon sähköiset ilmoitukset OmaVerossa (MyTax); suomalaisille yrityksille tuttu Finvoice-verkkolaskutusstandardi; ja Booking.com, joka on käytännössä välttämätön kaikkialla Suomessa. PMS-järjestelmä (Property Management System), joka ei tue näitä Suomen erityispiirteitä, pakottaa sinut tekemään kaiken manuaalisesti — ja siinä tapauksessa on parempi pysyä Excelissä. Tässä oppaassa selitän, mitä ominaisuuksia PMS:llä täytyy olla, jotta se toimii Suomessa, mitkä ovat todelliset hinnat ja miten välttää suurten kansainvälisten toimittajien sudenkuopat.

Mikä on PMS ja mitä sen tulisi tehdä sinulle

Property Management System on ohjelmisto, joka hallinnoi majoitusliikkeen päivittäisiä toimintoja: varauksia, kalenteria, hintoja, asiakkaita, laskutusta, sisäänkirjautumista ja uloskirjautumista. Pienelle hotellille tai majoitusliikkeelle Suomessa PMS:n tulee tarjota vähintään:

• Selkeä varaussuunnittelija: kalenteri, joka näyttää yhdellä silmäyksellä, mitkä huoneet ovat vapaina ja varattuja
• Channel manager: automaattinen synkronointi Booking.comin, Airbnb:n, Expedian, Vrbo:n ja Agodan kanssa ilman manuaalisia päivityksiä
• Varausmoduuli: mahdollisuus vastaanottaa suoria varauksia omalta verkkosivulta ilman komissiota
• Matkustajailmoituksen hallinta: automaattinen rekisteri vieraista OCR-tunnistuksella henkilöllisyystodistuksesta tai passista, lain 308/2006 mukaan
• Tietojen luovuttaminen poliisille: mahdollisuus antaa matkustajarekisterin tiedot ulkomaalaisten osalta poliisille pyynnöstä
• Maksut: integrointi Nets/Nordea/OP/Handelsbanken POS, Stripe, pankkikortit ja Apple Pay / Google Pay, MobilePay
• Finvoice-verkkolaskutus: suomalaisten yritysten (B2B) ja julkisten hankintojen (B2G) vaatima sähköinen laskutusstandardi
• ALV 13,5 % / 25,5 %: alennetun verokannan oikea soveltaminen majoitus- ja aamiaispalveluihin sekä yleisen verokannan lisäpalveluihin

On olemassa erinomaisia PMS-järjestelmiä yhdessä näistä alueista, mutta heikkoja toisissa. Yleisin esimerkki: kansainväliset toimittajat (Cloudbeds, Mews, SiteMinder, Hostaway) ovat vahvoja channel managerissa, mutta täysin sivuuttavat matkustajailmoituksen, Finvoicen ja suomalaisen lainsäädännön erityispiirteet, pakottaen sinut työskentelemään manuaalisesti kaikissa näissä tapauksissa.

Suomen markkinan erityispiirteet

Matkustajailmoitus (laki 308/2006)

Suomi vaatii kaikilta majoitusliikkeiltä matkustajailmoituksen pitämistä lain majoitus- ja ravitsemistoiminnasta (308/2006) perusteella. Jokainen asiakas, joka yöpyy liikkeessä, on rekisteröitävä: nimi, syntymäaika, kansalaisuus, henkilöllisyystodistuksen numero (tai passi ulkomaalaisille), osoite, sisäänkirjautumispäivä ja uloskirjautumispäivä. Matkustajailmoitus säilytetään vähintään yksi vuosi ja on luovutettava poliisille pyynnöstä.

Toisin kuin monissa muissa EU-maissa (Italia Alloggiati Web, Kroatia eVisitor, Slovenia eTurizem), Suomessa ei ole keskitettyä sähköistä järjestelmää, jonne matkustajailmoitus on päivittäin raportoitava. Vaatimus on, että rekisteri on olemassa ja saatavilla, mikä voi olla paperilla tai sähköisesti — sähköinen muoto on käytännössä pakollinen, kun vieraita on enemmän kuin muutama viikossa.

Monet pienet omistajat pitävät matkustajailmoitusta paperilla tai Excel-tiedostossa tietokoneella — mikä on laillista, mutta hankalaa ja luo ongelmia kontrollissa. Digitaalinen rekisteri PMS:n kautta automatisoi prosessin täysin ja tuottaa vientitiedoston pyynnöstä viranomaisille.

ALV 13,5 % majoituspalveluista

1. tammikuuta 2025 alkaen majoituspalveluihin sovellettava alennettu ALV-kanta nousi Suomessa 10 prosentista 14 prosenttiin, ja 1. tammikuuta 2026 se laski 13,5 prosenttiin. Tämä oli osa pääministeri Orpon hallituksen sopeuttamispakettia vuoden 2024 syksyllä, ja se on ollut merkittävä muutos koko majoitusalalle. Käytännössä:

• 13,5 % (1.1.2026 alkaen; 14 % vuonna 2025) majoituspalveluista hotelleissa, mökeissä, lomahuoneistoissa (ml. aamiainen, jos sisältyy huoneen hintaan)
• 13,5 % (14 % vuonna 2025) ravintolapalveluista, myös erikseen myydystä aamiaisesta
• 25,5 % lisäpalveluista (pysäköinti, pesula, pyörävuokraus, wellness erikseen, liikennepalvelut)

PMS:n on sovellettava oikeaa verokantaa jokaisella laskurivillä, muuten ALV-ilmoitus on virheellinen. Useimmat kansainväliset PMS-järjestelmät tuntevat vain yhden kannan maata kohden ja soveltavat väärää kantaa lisäpalveluihin. Vuoden 2025 alun ALV-muutos yllätti monet PMS-toimittajat, jotka eivät päivittäneet järjestelmiään ajoissa — mikä aiheutti väärin laskettuja laskuja ja raportointivirheitä koko alkuvuoden ajan.

Finvoice-verkkolaskutus

Suomessa on laajasti käytössä Finvoice-verkkolaskutusstandardi, joka on pohjoismaiden edistynein sähköinen laskutusstandardi ja eurooppalaisen EN 16931 -standardin kanssa yhteensopiva. Finvoice on välttämätön julkisten hankintojen (B2G) osalta lain 241/2019 mukaan: jokaisen suomalaisen valtion- tai kunnallishallinnon kanssa laskutettavan yrityksen on lähetettävä laskut Finvoice-muodossa.

Majoitusliikkeille, jotka palvelevat yritysasiakkaita (kokous- ja liikematkustajia), Finvoice on käytännössä pakollinen. Ilman Finvoice-tukea et voi toimittaa laskuja sähköisesti suomalaisille yritysasiakkaille, mikä rajoittaa huomattavasti markkinoitasi. Kansainväliset PMS-järjestelmät harvoin tukevat Finvoicea suoraan, ja jos tukevat, on usein kyse kalliista lisämoduulista.

Verohallinto MyTax

Suomen Verohallinto käyttää MyTax-palvelua (OmaVero) veronmaksuun ja ilmoituksiin. ALV-ilmoitukset ja vuosittaiset veroilmoitukset tehdään sähköisesti MyTaxin kautta. Vaikka ei ole reaaliaikaista kassapäätteen integrointia Finlandissa (toisin kuin Kreikassa myDATA tai Unkarissa NAV Online Számla), Verohallinto odottaa tarkkoja ja ajantasaisia tietoja jokaisesta ALV-ilmoituksesta.

PMS:n on tuettava ALV-tietojen vientiä muodossa, joka voidaan helposti ladata MyTaxiin kuukausittain. Useimmat paikalliset kirjanpitosovellukset (Netvisor, Procountor, Fennoa, Talenom) tarjoavat suoran integraation MyTaxiin, ja PMS:n olisi pystyttävä viemään tiedot näihin järjestelmiin ilman manuaalista uudelleenkirjoittamista.

PMS-järjestelmien todelliset hinnat Suomessa

PMS-toimittajien verkkosivuilla ilmoitetut hinnat ovat harvoin lopullisia. Alla realistinen kuva pienelle hotellille, jossa on 5 huonetta, tai 5 huoneiston hallinnointiin Suomessa:

Suuret kansainväliset toimittajat näyttävät "starting prices", jotka pätevät vain muutamalle huoneelle ja perusmoduuleille. Heti kun aktivoit koko channel managerin, varausmoduulin, POS-järjestelmän ja raportit, lasku kaksin- tai kolminkertaistuu. Varo myös suorien varausten komissioita: jotkut PMS-järjestelmät veloittavat 2-3 % jokaisesta varauksesta, joka kulkee heidän järjestelmänsä kautta, mikä vilkkaan kesäkauden aikana voi tarkoittaa satoja euroja kuukaudessa.

Mitä kansainvälisistä PMS-järjestelmistä usein puuttuu

1. Matkustajailmoitus ja poliisipyyntöjen valmistelu

Cloudbeds, Mews, SiteMinder, Hostaway ja useimmat kansainväliset PMS-järjestelmät antavat sinun syöttää asiakastietoja, mutta eivät tunne suomalaista erityispiirrettä: ei kenttärakennetta lain 308/2006 mukaan, ei OCR-tukea suomalaiselle henkilöllisyystodistukselle ja passille, ei vientimuotoa poliisipyynnöille, ei säilytysaikaa suomalaisen lainsäädännön mukaan. Tuloksena rekisteröit PMS:ssä, joka ei tiedä, että se on matkustajailmoitus, ja kontrollissa jäät kiinni.

2. ALV 13,5 % päivitetty oikein

Monet kansainväliset PMS-järjestelmät eivät päivittäneet suomalaista ALV-kantaa tammikuussa 2025, kun se nousi 10 prosentista 14 prosenttiin, ja sama riski toistui tammikuussa 2026, kun kanta laski 13,5 prosenttiin. Tuloksena oli, että vuoden alun laskut tulostuivat väärillä verokannoilla ja oli tehtävä manuaalisia korjauksia ALV-ilmoituksiin. Hyvä suomalaispainotteinen PMS päivittää verokannat automaattisesti ja varoittaa muutoksista etukäteen.

3. Finvoice-verkkolaskutus

Finvoice on käytännössä pakollinen yritysasiakkaiden kanssa toimimiselle Suomessa, ja kansainväliset PMS-järjestelmät lähettävät "invoices" PDF-muodossa, jotka eivät ole voimassa olevia sähköisiä laskuja. Tuloksena jokainen yritysasiakkaan lasku on laadittava erikseen suomalaisessa kirjanpito-ohjelmassa (Netvisor, Procountor, Fennoa), mikä kaksinkertaistaa työn ja luo riskin ristiriitoihin PMS:n ja kirjanpitojärjestelmän välillä.

4. Paikalliset maksutavat

Suomessa dominoivia maksupalveluita ovat Nets, OP:n, Nordean ja Handelsbankenin POS-palvelut sekä MobilePay ja Siirto-mobiilimaksu. Ne tukevat korttimaksuja, Apple Payta, Google Payta ja reaaliaikaisia pankkisiirtoja. Kansainväliset PMS-järjestelmät, jotka tukevat vain Stripeä tai PayPalia, menettävät merkittävän osan suorista varauksista, erityisesti suomalaisilta asiakkailta. Suomen markkinoille suunnatun PMS:n on tuettava pohjoismaisia maksutapoja natiivisti.

Vertailukriteerit pienelle omistajalle

Jos hallinnoit pientä hotellia, huoneistomajoitusta tai B&B:tä, jossa on 1-15 yksikköä Suomessa, nämä ovat kuusi kriteeriä, jotka todella merkitsevät PMS:n valinnassa:

1. Laskun lopullinen hinta, ei aloitushinta. Kysy aina tarjousta, joka sisältää kaikki tarvittavat moduulit (channel manager, varausmoduuli, matkustajailmoitus, Finvoice) tarkalle yksikkömäärällesi.
2. Natiivi integrointi Booking.comin ja Airbnb:n kanssa ilman lisäkustannuksia ja komissioita.
3. Matkustajailmoitus OCR-tunnistuksella ja digitaalisella allekirjoituksella — ei pelkkä lomake kentillä.
4. ALV 13,5 % automaattisesti oikein sovellettu alkaen 1.1.2026 (14 % vuonna 2025), ja tuki erikseen 25,5 % lisäpalveluihin.
5. Finvoice-verkkolaskutus natiivisti tai suora integrointi Netvisorin / Procountorin / Fennoan kanssa.
6. Asiakastuki suomeksi: kun ongelma ilmenee, haluat puhua jonkun kanssa, joka ymmärtää kielesi ja suomalaisen lainsäädännön.

Miksi Vezpa on suunniteltu Suomelle

Vezpa on PMS, joka on suunniteltu erityisesti Euroopan markkinoille täydellä tuella Suomelle. Käytännössä tämä tarkoittaa:

• Matkustajailmoitus ja -rekisteri: online check-in, henkilöllisyystodistuksen ja passin MRZ-tunnistus ja rekisterin vienti PDF-, Excel- tai CSV-muotoon poliisipyyntöjä varten
• ALV-erittely jokaisella laskurivillä: majoituksen alennettu kanta (13,5 % 1.1.2026 alkaen) ja lisäpalvelujen 25,5 %
• Finvoice-verkkolaskutus ja integraatiot Netvisoriin, Procountoriin, Fennoaan ja Talenomiin: työn alla
• Channel Manager Booking.comin, Airbnb:n, Expedian, Vrbo:n ja Agodan kanssa mukana, ilman lisäkustannuksia
• Stripe integroituna natiivisti online-maksuihin kortilla sekä Apple Paylla ja Google Paylla; Nets-, OP-, Nordea- ja MobilePay-integraatiot: työn alla
• Verohallinto MyTax (OmaVero) -vienti ALV-ilmoitusta varten: työn alla
• Asiakastuki suomeksi sähköpostitse, chatissa ja puhelimitse

Lue myös: mitä pienen hotellin ohjelmiston pitää osata, ohjelmisto B&B:lle ja majatalolle ja channel manager Airbnbille ja Booking.comille.

Usein kysytyt kysymykset

Toimiiko Vezpa myös maatilamajoitukselle ja mökkivuokraukselle?

Kyllä. Vezpa tukee maatilamajoitusta, mökkiä vuokralle, lomahuoneistoja, B&B-yrityksiä, pieniä hotelleja ja asuntoja lyhytaikaisessa vuokrauksessa. Aloittaessasi valitset rakenteen: hotelli tai B&B huonetyypeillä, useampi mökki tai huoneisto omalla hallinnalla kullekin yksikölle, tai yksittäinen yksikkö.

Voinko tuoda varauksia toisesta PMS:stä?

Varausten, asiakkaiden ja laskujen tuonti toisesta PMS-järjestelmästä (Cloudbeds, Hotellinx, Sonet Hotel, Smoobu, Hostaway, Mews): työn alla. Kun yhdistät Bookingin tai Airbnb:n, Vezpa tuo huoneet kuvineen automaattisesti (hinnat asetat itse), ja uudet varaukset portaaleista saapuvat suoraan kalenteriin.

Onko Vezpalla vähimmäishuonemäärää?

Ei. Vezpa toimii yhdestä yksiköstä (yksittäinen huoneisto) alkaen. Hinta alkaa 39 €/kk (Smart-paketti: enintään 8 huonetta tai 3 huoneistoa) ja skaalautuu yksiköiden lukumäärän mukaan.

Tukeeko Vezpa ALV 0 %:n pienyrityssääntöä?

Kyllä. Suomessa pienyritykset, joiden vuotuinen liikevaihto on alle 20 000 € (2025 alkaen, nostettu 15 000 eurosta), ovat vapautettuja ALV-velvollisuudesta. Vezpassa voit asettaa majoituksen ALV-kannaksi 0 %, jolloin laskut laaditaan ilman ALV:tä. Varoitus liikevaihtorajan lähestymisestä: työn alla.

Yhteenveto

PMS:n valinta Suomessa päätetään kolmessa kohdassa: matkustajailmoituksen oikea toteutus, ALV 13,5 %:n automaattinen soveltaminen (ja tarkka päivittäminen vuosien 2025 ja 2026 muutosten jälkeen) ja Finvoice-verkkolaskutuksen integrointi. Jos yksi näistä kolmesta puuttuu, teet päivittäin manuaalista työtä, jonka PMS:n olisi juuri pitänyt ratkaista.

Jos valitset PMS:n ensimmäistä kertaa, aloita ilmaisella kokeilujaksolla, yhdistä Booking.com, syötä muutamia todellisia varauksia ja näe, toimiiko prosessi sujuvasti. Ero hyvän ja heikon PMS:n välillä tulee näkyviin vasta toisessa ja kolmannessa varauspyynnössä, kun rutiini alkaa eikä enää ole kärsivällisyyttä manuaaliseen työhön.

Huomautus: tiedot kilpailijoiden tuotteista perustuvat julkaisuhetkellä julkisesti saatavilla oleviin lähteisiin; osto­päätöksissä tarkista aina tiedot toimittajan virallisilta verkkosivuilta.