Ohjelmisto pienelle hotellille Suomessa: mitä sen pitää osata 2026
Kymmenen tai kolmenkymmenen huoneen hotellissa samat ihmiset hoitavat vastaanoton, hinnat, sähköpostit ja siivouslistan. Hotelliohjelmisto (PMS, property management system) on olemassa siksi, että toistuva työ katoaisi. Jos ohjelmisto tuo mukanaan toisen järjestelmän, jota pitää päivittää käsin, se ei ole tehnyt tehtäväänsä. Tämä opas käy läpi, mitä pienen hotellin ohjelmiston pitää osata Suomessa vuonna 2026 ja mitä kysyä ennen kuin allekirjoitat mitään.
- Ytimessä on varauskalenteri: huonetyypit, huoneet ja huoneen vaihto kesken majoituksen.
- Channel managerin pitää olla samassa ohjelmistossa, ei erillinen palvelu, jota synkronoidaan.
- Matkustajailmoituksen tiedot kannattaa kerätä verkossa ennen saapumista.
- Siivous, lisäpalvelut ja käyttäjäroolit kuuluvat arkeen: jos ohjelmisto ei näe niitä, ne jäävät paperille.
1. Varauskalenteri, huonetyypit ja ateriat
Hotelli myy huoneita tyypeittäin (kahden hengen huone, perhehuone, sviitti) mutta majoittaa vieraat tiettyyn huoneeseen. Kalenterin pitää näyttää molemmat yhtä aikaa: montako kahden hengen huonetta on vapaana tänä yönä ja kuka nukkuu huoneessa 104. Lisäksi tarvitaan ateriapaketit (pelkkä majoitus, aamiainen, puolihoito, täysihoito) omine hintoineen, mahdollisuus siirtää vieras toiseen huoneeseen kesken majoituksen ja paikka varauksille, joille ei löydy huonetta, jotta ne eivät katoa näkyvistä.
2. Channel manager samassa järjestelmässä
Booking.comin, Expedian ja Airbnbin pitää saada saatavuus ja hinnat samasta kalenterista, johon kirjaat myös suorat varaukset. Erillinen channel manager, joka on kytketty PMS:ään rajapinnalla, on yksi kohta lisää, jossa tiedot voivat erkaantua. Kysy myyjältä, montako kanavaa on käytettävissä, voiko kanavakohtaista hintaa korottaa prosentilla ja mitä tapahtuu päivälle, jolle ei ole asetettu hintaa. Oikea vastaus on, että päivä suljetaan kanavilla eikä sitä myydä nollalla eurolla. Kanavien liittämisestä kerrotaan tarkemmin channel manageria käsittelevässä oppaassa.
3. Suorat varaukset ja maksut
Jokainen omalta sivustolta tullut varaus säästää kanavan provision, joka on tyypillisesti 15–18 %. Varausmoottorin pitää lukea samaa saatavuutta kuin kalenteri, periä ennakkomaksu tai tallentaa kortti takuuksi ja lähettää maksulinkki loppusummasta. Taustaa löytyy suoria varauksia käsittelevästä artikkelista.
4. Sisäänkirjautuminen ja matkustajailmoitus
Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta (308/2006) velvoittaa majoitusliikkeen pitämään matkustajailmoituksia, ja ulkomaalaisten matkustajien tiedot luovutetaan poliisille. Suomessa ei ole Italian tai Kroatian tapaista päivittäistä sähköistä ilmoitusjärjestelmää, mutta tiedot pitää kerätä oikein ja säilyttää vuoden. Paras tapa on verkkosisäänkirjautuminen: vieras täyttää tiedot ennen saapumista, eikä vastaanotossa tarvitse kopioida passeja. Velvoitteista lisää matkustajailmoitusta käsittelevässä oppaassa.
5. Siivous, lisäpalvelut ja henkilökunta
- Siivous: kerroshoitajan pitää nähdä päivän lähtijät, jatkajat ja saapujat sekä merkitä huoneet valmiiksi ilman pääsyä hintoihin.
- Lisäpalvelut: aamiainen, sauna, parkki tai myöhäinen uloskirjautuminen kirjataan huoneen laskulle ja maksetaan lähtiessä.
- Roolit: vastaanotossa työskentelevän ei tarvitse nähdä tuottoraportteja, eikä siivoojan tarvitse nähdä vieraiden henkilötietoja. Jokaisella on omat tunnukset, ei yhteistä salasanaa.
6. Hinnat ja sesongit
Helsingin messuviikot, Lapin joulusesonki ja kesän tapahtumat vaativat sesonkihinnoittelua, minimiyöpymisiä ja viime hetken sääntöjä. Pienikin hotelli hyötyy säännöistä, jotka perustuvat omaan myyntihistoriaan. Aiheesta on erillinen opas majoituksen hinnoittelusta ja sesongeista.
7. Pilvipalvelu, sovellus ja mitä et tarvitse
Pieni hotelli ei tarvitse omaa palvelinta eikä vastaanoton tietokonetta, jolle ohjelmisto on asennettu. Pilvipalvelu toimii yhtä hyvin vastaanotossa, puhelimessa käytävällä ja kotona illalla, kun haluat tarkistaa huomisen saapujat. Kysy kuitenkin, missä tiedot säilytetään, saako jokainen työntekijä omat tunnukset ja toimiiko sovellus myös puhelimella eikä vain selaimessa.
Yhtä tärkeää on tietää, mitä et tarvitse. Ketjuhotelleille tehdyt järjestelmät sisältävät kokousmyynnin, ravintolan pöytävaraukset, puhelinvaihteen liitännät ja raportteja, joita kukaan ei lue. Ne nostavat kuukausihintaa ja tekevät arjesta raskaampaa. Pienelle hotellille paras ohjelmisto on se, jonka henkilökunta oppii päivässä ja jota käytetään oikeasti joka päivä.
Muistilista esittelytilaisuuteen
| Alue | Kysymys |
|---|---|
| Kalenteri | Voinko siirtää vieraan toiseen huoneeseen kesken majoituksen tekemättä uutta varausta? |
| Kanavat | Onko channel manager samaa ohjelmistoa? Mitä tapahtuu päivälle, jolla ei ole hintaa? |
| Vieraat | Voiko vieras täyttää tiedot verkossa ennen saapumista? Missä tiedot säilytetään? |
| Henkilökunta | Saako siivooja omat tunnukset ilman pääsyä hintoihin? |
| Kustannukset | Mitä maksan kuukaudessa, mitä hintaan sisältyy, onko aloitus- tai lopetusmaksua? |
Näin Vezpa sen tekee
Vezpa on syntynyt oikeassa majoitusliikkeessä, ja se on tehty ihmisille, jotka johtavat paikkaa itse. Hotellille tämä tarkoittaa käytännössä:
- Varauskalenteri huonetyypeillä ja neljällä ateriavaihtoehdolla, huoneen ja päivien vaihto suoraan varauskortilta sekä erillinen poikkeusrivi varauksille, joille ei löydy huonetta.
- Integroitu channel manager, jossa on yli 60 kanavaa (Booking.com, Expedia, Airbnb ja muut) ja kanavakohtainen korotus. Päivä, jolla ei ole hintaa, suljetaan kanavilla eikä sitä myydä.
- Oma varausmoottori ilman varauskohtaista provisiota. Verkkomaksut kulkevat Stripen kautta: Vezpan osuus on 0,5 %, ja Stripen omat korttimaksut tulevat sen päälle. Ennakkomaksu tai kortti takuuksi sekä maksulinkki loppusummalle.
- Verkkosisäänkirjautuminen PIN-koodilla ja vieraiden tiedot matkustajarekisteriin. Vezpa ei lähetä tietoja viranomaisille Suomessa, koska täällä ei ole siihen tarkoitettua järjestelmää.
- Automaattiset sähköpostit vieraan kielellä: varausvahvistus, ohjeet ennen saapumista ja kiitos lähdön jälkeen.
- Roolit assistentille, kerroshoitajalle ja tarkkailijalle sekä siivouksen hallinta Smart+-paketista alkaen; tuotonhallinta (RMS) Pro-paketissa.
Paketit alkavat 39 eurosta kuukaudessa (Smart: enintään 8 huonetta ja 3 huoneistoa). Smart+ maksaa 59 euroa ja kattaa 15 huonetta, Pro 89 euroa ja 25 huonetta. Kaikki tiedot ovat hinnastossa.
Kokeile valmista hotellia selaimessa
Huonetyypit, kanavat, verkkosisäänkirjautuminen ja siivouslista. Ei rekisteröitymistä.
Kokeile selaimessa →Usein kysytyt kysymykset
- Paljonko pienen hotellin ohjelmisto maksaa?
- Se riippuu huoneiden määrästä ja siitä, mitä hintaan sisältyy. Vertaa kuukausihintaa kokonaisuutena: joissain hinnoissa ei ole mukana channel manageria tai varausmoottoria, ja ne laskutetaan erikseen. Vezpassa paketit maksavat 39–89 euroa kuukaudessa huoneiden määrän mukaan, ja channel manager sisältyy kaikkiin.
- Tarvitsenko erillisen channel managerin?
- Mieluummin et. Ohjelmistoon sisältyvä channel manager lukee samaa kalenteria kuin suorat varaukset, eikä sitä tarvitse täsmäyttää käsin. Kaksi toisiinsa kytkettyä järjestelmää on yksi kohta lisää, jossa saatavuus ja hinnat voivat erota.
- Pitääkö matkustajailmoitus lähettää poliisille sähköisesti?
- Suomessa ei ole päivittäistä sähköistä ilmoitusjärjestelmää. Matkustajailmoitukset säilytetään, ja ulkomaalaisten tiedot luovutetaan poliisille lain 308/2006 mukaisesti. Tarkista ajantasaiset menettelyt paikalliselta poliisilta.
- Kauanko uuteen ohjelmistoon siirtyminen kestää?
- Huoneiden, huonetyyppien ja hintojen määrittäminen vie yleensä muutaman tunnin. Herkin vaihe on kanavien liittäminen: se kannattaa tehdä vasta, kun tulevat varaukset ovat jo uudessa kalenterissa, jotta samaa huonetta ei myydä kahdesti.
Lähteet ja huomautukset. Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta (308/2006), Finlex. Kanavien provisiot ovat suuntaa antavia ja vaihtelevat sopimuksen mukaan. Vezpan hinnat ja ominaisuudet lokakuun 2026 tilanteen mukaan, hinnat sisältävät ALV:n.