Avainsäilö ja ovikoodit: itsenäinen sisäänkirjautuminen ilman riskejä

Paolo Vezzola

Perustaja · Vezpa PMS · Profiili →

Avainsäilö eli avainboksi on yleisin ratkaisu, kun et voi olla paikalla jokaisessa saapumisessa: vieras tulee yöjunalla Rovaniemelle, näppäilee neljä numeroa ja ottaa avaimet. Hankala osa ei ole itse säilö vaan koodi: kenelle se lähetetään, milloin ja mitä ennen sitä on tarkistettu. Tämä opas kokoaa yhteen, mitä Suomen säännöt edellyttävät vieraiden tiedoista, ja käytännön tavan lähettää koodit ilman riskejä ja ilman käsityötä.

Mitä säännöt sanovat

Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta (308/2006) velvoittaa majoitusliikkeen pitämään matkustajailmoituksia. Ilmoitukseen merkitään muun muassa nimi, syntymäaika, kansalaisuus ja ulkomaalaisilta matkustusasiakirjan numero, ja ulkomaalaisten matkustajien tiedot luovutetaan poliisille. Ilmoitukset säilytetään vuoden ajan. Laki ei kiellä avainsäilöä eikä koodilukkoa, mutta se ei myöskään tee poikkeusta vain siksi, ettei vastaanottoa ole: tiedot pitää saada kerättyä joka vieraalta.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että itsepalvelu toimii, kun tiedot kerätään verkossa ennen saapumista. Jos vieras saapuu ennen kuin olet saanut tiedot, olet tilanteessa, jossa avaimet ovat jo luovutettu mutta ilmoitus puuttuu. Juuri siksi koodia ei kannata lähettää ennen tarkistusta.

Muista myös tietosuoja. Kuva passista tai henkilökortista on henkilötieto, jota ei pidä säilyttää sähköpostissa tai puhelimen kuvagalleriassa. Pyydä vain se, mitä tarvitset, säilytä se suojatusti ja poista se, kun sitä ei enää tarvita.

Menetelmä: ensin tarkistus, sitten koodi

1. Verkkosisäänkirjautuminen muutamaa päivää ennen: vieras täyttää matkustajailmoituksen tiedot ja halutessasi kuvan henkilöllisyystodistuksesta.
2. Ylläpitäjän tarkistus: vertaat tietoja ja asiakirjoja ja tarvittaessa soitat lyhyen videopuhelun.
3. Hyväksyntä: vasta nyt vieras on oikeutettu saamaan koodin.
4. Lähetys saapumispäivänä: koodi tulee sisäänkirjautumispäivän aamuna, ei viikkoja aiemmin.
5. Koodin vaihto säännöllisesti, ja ilmoitus niille, jotka ovat jo saaneet vanhan koodin mutta eivät ole vielä lähteneet.

Käsin tehtynä menetelmä on hauras: riittää yksi liian aikaisin lähetetty viesti, väärä vastaanottaja tai vanha koodi. Juuri tämä osa kannattaa automatisoida.

Avainsäilön valinta ja sijoitus

Mekaaninen numerosäilö on halvin ja varmin vaihtoehto: siinä ei ole paristoja, jotka loppuvat pakkasella, eikä verkkoyhteyttä, joka katkeaa. Valitse malli, joka kestää Suomen talven, ja sijoita se paikkaan, jossa numerot näkyvät myös pimeällä. Lapin tammikuussa iltapäivä on pimeä, ja vieras etsii säilöä otsalampun valossa. Kerro viestissä tarkasti, missä säilö on, ja liitä mukaan kuva.

Pidä varalla toinen avainsarja ja puhelinnumero, johon vieras voi soittaa, jos koodi ei toimi. Vaihda koodi säännöllisesti, esimerkiksi kuukausittain tai jokaisen pitkän majoituksen jälkeen, ja aina, kun epäilet koodin levinneen. Kirjaa itsellesi, milloin koodi on vaihdettu: se helpottaa selvittämistä, jos jotain katoaa.

Näin Vezpa sen tekee

Lokakuusta 2026 Vezpa hallinnoi kulkulaitteita: majoitusten avainsäilöjä ja koodilukkoja.

1. Rekisteröit laitteet

Kohdassa Asetukset, majoitusten alla, on sivu «Kulkulaitteet». Jokaiselle laitteelle annetaan nimi (esimerkiksi «Boksi 6»), kuvaus, koodi ja siihen liitetyt majoitukset. Yksi avainsäilö voi palvella useaa huoneistoa, ja yhdellä huoneistolla voi olla useita laitteita, esimerkiksi säilö ja ulko-ovi. Koodi tallennetaan salattuna. Laitteet ovat tällä hetkellä «offline»-tyyppiä eli kiinteällä koodilla, jonka kirjoitat itse: verkkoon kytkettyjä älylukkoja ei ole vielä integroitu.

2. Vieras kirjautuu verkossa

Sisäänkirjautumislinkki on suojattu PIN-koodilla, joka kulkee linkin mukana. Voit pyytää kuvan henkilöllisyystodistuksesta vapaaehtoisena tai pakollisena. Kuvat säilytetään salattuina ja poistetaan seitsemän päivää lähdön jälkeen.

3. Hyväksyt sisäänkirjautumisen

Varauskortin ruutu «Avaimet» kertoo, missä vaiheessa ollaan. Kun vieras on täyttänyt verkkosisäänkirjautumisen, näkyviin tulee painike «Hyväksy sisäänkirjautuminen». Hyväksyntä ei ole saapumiskirjaus: voit hyväksyä jo päiviä etukäteen. Jos taas kirjaat vieraan saapuneeksi varauskortilta, se lasketaan myös hyväksynnäksi.

4. Koodi lähtee itsestään

Automaatio «Kulkukoodit» lähettää viestin kentällä {codice_accesso}:

• vain varauksille, joiden sisäänkirjautuminen on hyväksytty; ennen hyväksyntää kenttä on tyhjä, vaikka lisäisit sen toiseen viestiin;
• saapumispäivänä valitsemaasi aikaan (oletuksena kello 8.00); jos hyväksyt myöhemmin samana päivänä, viesti lähtee heti;
• vain kerran varausta kohden; useammalla laitteella vieras lukee esimerkiksi «Boksi 6: 1123, Ulko-ovi: 9876»;
• vieraan kielellä; jos vieras on varannut portaalin kautta välityssähköpostilla, viesti menee portaalin chattiin.

Kuten muutkin valmiit automaatiot, tämä on aluksi pois päältä ja teksti on valmiiksi kirjoitettu: kytket sen päälle, kun laitteet on rekisteröity.

5. Vaihdat koodin menettämättä ketään

Koodia ei kopioida varauksiin, vaan se luetaan laitteesta lähetyshetkellä. Vaihdon jälkeen viestin saava vieras saa siis uuden koodin. Kun tallennat uuden koodin, Vezpa kertoo, montako vierasta, joiden majoitus ei ole vielä päättynyt, on jo saanut vanhan, joten tiedät keille ilmoittaa.

Verkkosisäänkirjautuminen ja automaatiot sisältyvät kaikkiin paketteihin Smart-paketista alkaen, 39 euroa kuukaudessa. Vuokrauksen verotuksesta kerrotaan lyhytvuokrausta käsittelevässä oppaassa.

Usein kysytyt kysymykset

Onko avainsäilö sallittu Suomessa?

Mikään laki ei kiellä avainsäilöä tai koodilukkoa. Majoittajan on kuitenkin kerättävä matkustajailmoituksen tiedot lain 308/2006 mukaisesti, myös ilman vastaanottoa. Taloyhtiössä säilön kiinnittämiseen tarvitaan yleensä hallituksen lupa.

Milloin avainsäilön koodi kannattaa lähettää?

Saapumispäivänä ja vasta kun olet tarkistanut vieraan tiedot. Koodin lähettäminen varausvahvistuksen mukana tarkoittaa, että se annetaan viikkoja etukäteen henkilölle, jota et ole vielä tunnistanut, ja ehkä ennen koodin vaihtoa.

Mitä tapahtuu, jos vaihdan koodin Vezpassa?

Seuraavat viestit käyttävät heti uutta koodia, koska koodi luetaan laitteesta lähetyshetkellä. Tallennettaessa Vezpa kertoo, montako vierasta, joiden majoitus on käynnissä tai tulossa, on jo saanut vanhan koodin.

Toimiiko Vezpa älylukkojen kanssa?

Ei vielä: kulkulaitteet ovat offline-tyyppiä, eli niissä on kiinteä koodi, jonka kirjoitat itse, kuten mekaanisissa avainsäilöissä ja koodilukoissa. Malli on valmis muille laitetyypeille, mutta verkkoon kytkettyjä lukkoja ei ole vielä integroitu.

Lähteet ja huomautukset. Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta (308/2006), Finlex. Menettelyistä kannattaa kysyä paikalliselta poliisilta. Vezpan ominaisuudet lokakuun 2026 tilanteen mukaan.