SIBA / Boletim de alojamento: registar hóspedes estrangeiros passo a passo

Paolo Vezzola

Fundador · Vezpa PMS · Perfil →

Se geres um alojamento local, uma guest house, uma unidade de turismo rural ou um pequeno hotel em Portugal e recebes hóspedes estrangeiros, a lei obriga-te a comunicar cada um deles ao SIBA (Sistema de Informação de Boletins de Alojamento) no prazo de três dias úteis após a chegada, e de novo após a saída. É uma obrigação que existe desde a Lei 23/2007 e que se manteve em vigor mesmo após a extinção do SEF em outubro de 2023. Ainda assim, muitos anfitriões continuam a enviar os boletins à mão no site siba.ssi.gov.pt ou a ignorar completamente a obrigação, com coimas de 100 € a 2.000 € consoante o número de boletins em falta. Neste guia explico o que é o SIBA, quem é abrangido, que dados enviar, o que mudou após a extinção do SEF, e como automatizar o envio através de um PMS.

O que é o SIBA

O SIBA é a plataforma eletrónica onde os estabelecimentos hoteleiros, o alojamento local e qualquer pessoa que aloje estrangeiros a título oneroso comunicam a entrada e a saída de cada hóspede estrangeiro, através do boletim de alojamento. Foi criado pela Portaria n.º 287/2007, de 16 de março; o modelo de boletim foi aprovado pela Portaria n.º 415/2008, e a obrigação está nos artigos 15.º e 16.º da Lei 23/2007 (Lei de Estrangeiros).

O endereço oficial é siba.ssi.gov.pt (abre num novo separador). O antigo siba.sef.pt já não é o endereço do serviço: abre-o e és reencaminhado para o novo. Por isso, quem pesquisa «SIBA SEF» ou «SIBA SEF login» chega ao mesmo portal — o nome do sistema manteve-se, mudou quem o gere.

Comunicação ao SEF no alojamento local: o que mudou

O SEF (Serviço de Estrangeiros e Fronteiras) foi extinto a 29 de outubro de 2023. As competências policiais passaram para a PSP, a GNR e a PJ, as administrativas para a AIMA e o IRN, e as bases de dados policiais e de fronteiras, incluindo o SIBA, para a UCFE, que funciona sob o secretário-geral do Sistema de Segurança Interna. Para o anfitrião, o resultado prático é este:

A Portaria n.º 321/2023, de 27 de outubro, adaptou as portarias do SIBA e do boletim de alojamento a esta reestruturação. Não é preciso nenhum registo novo na AIMA: a inscrição do alojamento continua a fazer-se no próprio portal SIBA.

Quem é abrangido pela obrigação

A obrigação aplica-se, de modo geral, aos estabelecimentos que proporcionam alojamento a título oneroso, profissional ou particular:

• Hotéis, pousadas, hotéis-apartamento, aparthotéis
• Estabelecimentos de alojamento local (apartamentos, moradias, quartos)
• Guest houses, residenciais, pensões
• Turismo rural, turismo de habitação, agro-turismo
• Parques de campismo e caravanismo
• Pousadas da juventude, casas de retiro
• Hospedeiros particulares através de Airbnb, Booking.com, Vrbo

Segundo as perguntas frequentes do SIBA, a inscrição é obrigatória para quem disponibiliza alojamento temporário a cidadãos estrangeiros, a título oneroso, mesmo que a atividade seja ocasional — estadias com data de entrada e de saída, incluindo o arrendamento sazonal e o alojamento de estudantes ou profissionais em mobilidade. Não se aplica ao arrendamento habitacional de longa duração para residência permanente, nem a amigos ou familiares alojados de graça.

A obrigação diz respeito apenas aos hóspedes estrangeiros, ou seja, qualquer pessoa que não tenha a nacionalidade portuguesa. Isto inclui também cidadãos da União Europeia (espanhóis, alemães, italianos, franceses, belgas, etc.) — não apenas nacionais de países terceiros. Este é um ponto que confunde muitos anfitriões: em Portugal, um alemão ou um francês são considerados "estrangeiros" para efeitos de comunicação SIBA e têm de ser reportados tal como um brasileiro ou um americano.

Registo de hóspedes e ficha de registo: o que recolher e de quem

A «ficha de registo de hóspedes» que a lei exige é o boletim de alojamento: um por cada hóspede estrangeiro, de qualquer idade — bebés incluídos — e por cada elemento de um casal ou grupo. O boletim deve ser preenchido e assinado pelo próprio hóspede; as exceções são o cônjuge e os menores que o acompanham (assina um dos pais) e os membros de grupos de viagem (assina o responsável). Os hóspedes com nacionalidade portuguesa não são comunicados.

Estes são os campos que o SIBA pede para cada hóspede (especificação oficial dos modos de envio):

O alojamento não aparece em cada boletim: é identificado pelo NIF/NIPC e pelo número de estabelecimento atribuído na inscrição (o primeiro estabelecimento de um NIF recebe o n.º 0). Os documentos aceites são o passaporte, o bilhete de identidade ou cartão de cidadão e os restantes previstos na Lei de Estrangeiros; para menores sem documento próprio aceita-se a certidão de nascimento ou o averbamento no passaporte dos pais. O documento só pode ficar retido com o consentimento do hóspede. Os boletins são conservados durante um ano a contar da comunicação da saída (art. 15.º, n.º 5).

Passo a passo: inscrever o alojamento e enviar os boletins

1. Inscrição. Em siba.ssi.gov.pt (abre num novo separador), entra em «Área Reservada» → «Inscrição» e preenche o formulário: NIF, CAE, tipologia e classificação, morada (primeiro o código postal) e e-mail de contacto. Para as tipologias «Alojamento Local/Apartamento», «Moradia» ou «Estabelecimento de Hospedagem», o número de RNAL é obrigatório.
2. Escolhe o modo de envio no próprio formulário: inserção direta na página, upload de ficheiros ou Web Services. Depois não o podes mudar sozinho (só por pedido para [email protected]), por isso escolhe já o que vais usar.
3. Recebe os dados de autenticação. Depois de validada a inscrição, chega por e-mail um ofício com a chave de ativação. NIF + número de estabelecimento + chave de ativação são o teu login.
4. Envia a entrada. Em «Autenticar» → «Boletins de Alojamento»: cria uma lista de envio e um boletim por hóspede (inserção direta) ou carrega o ficheiro XML gerado pelo teu programa (upload). Faz isto até 3 dias úteis depois da chegada.
5. Envia a saída com a data de saída, também até 3 dias úteis depois da partida.
6. Guarda o comprovativo. Cada envio aceite gera um ofício comprovativo, que podes consultar mais tarde em «Consulta de Ofícios Emitidos». Um ficheiro com erros é rejeitado e o portal mostra a causa: corriges e voltas a enviar.

Prazos do SIBA

O prazo conta-se por dias inteiros a partir da data do alojamento ou da saída, independentemente da hora a que o registo foi feito. O envio por fax já não é aceite.

Coimas em caso de incumprimento

A falta de comunicação do alojamento ou da saída é uma contraordenação prevista no artigo 203.º da Lei 23/2007. A coima depende do número de boletins (ou de cidadãos) em falta:

A coima é aplicada pelo conselho diretivo da AIMA (art. 207.º). Os valores podem ser agravados nos termos do regime geral das contraordenações e podem juntar-se sanções acessórias. As perguntas frequentes do SIBA lembram ainda que não comunicar pode, em casos graves, configurar o crime de auxílio à permanência ilegal (art. 183.º, prisão de 1 a 4 anos quando há intenção lucrativa).

Como funciona hoje (em modo manual)

O processo manual que muitos pequenos anfitriões ainda utilizam:

1. O hóspede chega, entregas-lhe o formulário de boletim de alojamento, que ele preenche à mão e assina.
2. No fim do dia ou no dia seguinte, entras no siba.ssi.gov.pt com as tuas credenciais (criadas quando inscreveste o alojamento) e introduzes manualmente cada campo do boletim.
3. O sistema gera um ofício comprovativo do envio, que podes consultar e imprimir mais tarde.
4. Repetes o processo para cada hóspede estrangeiro, incluindo menores.

Cada boletim exige ler o documento, escrever cada campo à mão no portal e esperar pela confirmação. Num alojamento com várias unidades e muitos hóspedes estrangeiros, são várias comunicações por dia — de entrada e de saída — que se acumulam ao longo do ano.

A isto somam-se os problemas típicos: erros de transcrição (nome mal escrito, data invertida, país errado) que tornam o boletim não conforme, esquecimentos (hóspede que chegou de noite e esqueceste-te de comunicar no dia seguinte), e o stress de ter que manter o prazo de 3 dias sempre em mente.

Como funciona realmente a automatização via PMS

No Vezpa hoje: os passos 1–3 abaixo (check-in online, leitura do documento, boletim no formato oficial) já funcionam; o envio direto ao SIBA e o registo do comprovativo (passos 4–5) estão em desenvolvimento — estamos a trabalhar nisso. Até lá, o boletim preparado comunica-se no siba.ssi.gov.pt.

A automatização do SIBA assenta em três componentes: (a) recolha automática dos dados do hóspede via OCR do documento de identificação, (b) geração automática do XML conforme as especificações técnicas do SIBA, e (c) envio direto à plataforma siba.ssi.gov.pt via API.

O fluxo automatizado é o seguinte:

Com os dados recolhidos no check-in online e o boletim gerado no formato oficial, desaparece a transcrição à mão (e os erros que traz); com o envio direto, desaparece também o risco de esquecer um prazo. No Vezpa, lembra-te, o envio direto ainda está em desenvolvimento.

Os 4 erros mais frequentes

1. Esquecer as crianças menores

O erro clássico: a família com dois filhos pequenos, e só os pais são comunicados. Os menores têm de ser comunicados individualmente ao SIBA, cada um com o seu próprio boletim, seja qual for a idade (o boletim do menor é assinado por um dos pais).

2. Considerar os cidadãos da UE como "não estrangeiros"

Muitos anfitriões pensam erroneamente que um alemão, um italiano ou um espanhol não precisa de ser comunicado porque é "europeu como nós". Errado. O artigo 15.º da Lei 23/2007 inclui expressamente «os nacionais dos outros Estados membros da União Europeia»: conta a nacionalidade, não a origem.

3. Enviar fora do prazo de 3 dias

O prazo legal é de três dias úteis após a chegada (e outros três após a saída). Muitos anfitriões enviam os boletins apenas no fim do mês ou quando se lembram, o que tecnicamente é uma infração mesmo que os dados sejam corretos. Um PMS com envio automático elimina este risco por completo.

4. Esquecer a comunicação da saída

A obrigação não acaba no check-in: a saída de cada hóspede estrangeiro também tem de ser comunicada, no prazo de três dias úteis (art. 16.º, n.º 2). Quem só envia a entrada fica com boletins incompletos. Um PMS que conhece a data de check-out pode preparar a comunicação de saída sozinho.

Quanto trabalho representa

Para estimar o teu caso, conta primeiro quantos boletins tens de enviar. Exemplo de cálculo para um alojamento local em Lisboa com 3 apartamentos, ocupação média de 75%, 2 hóspedes por reserva e 70% de hóspedes estrangeiros (valores do exemplo: usa os teus):

• 3 unidades × 0,75 × 2 hóspedes × 0,7 = cerca de 3 boletins de entrada por dia, mais as respetivas comunicações de saída.
• Multiplica pelos minutos que demoras hoje em cada boletim no portal e tens o tempo que gastas por dia; ao ano, multiplica por 365.

A isto soma-se o que não se mede em minutos: boletins em atraso numa fiscalização, coimas que podem chegar aos 2.000 € e um check-in mais lento à chegada do hóspede.

Perguntas frequentes

O SEF ainda existe? A quem comunico agora os hóspedes estrangeiros?

O SEF foi extinto a 29 de outubro de 2023. Os boletins de alojamento continuam a ser comunicados no mesmo sistema, o SIBA, que hoje é gerido pela Unidade de Coordenação de Fronteiras e Estrangeiros (UCFE) do Sistema de Segurança Interna. O portal oficial é siba.ssi.gov.pt e o contacto de apoio é [email protected].

Qual é o endereço do SIBA para fazer login?

O portal é https://siba.ssi.gov.pt. O login faz-se em "Área Reservada" → "Autenticar", com o NIF, o número de estabelecimento e a chave de ativação que recebeste por e-mail depois da inscrição. O antigo endereço siba.sef.pt redireciona para o novo.

Tenho de comunicar também hóspedes portugueses?

Não. Comunicam-se os cidadãos estrangeiros, ou seja, todos os que não têm nacionalidade portuguesa, incluindo cidadãos da União Europeia. Os hóspedes com nacionalidade portuguesa não entram no SIBA.

E se o hóspede ficar apenas uma noite?

A obrigação aplica-se a qualquer alojamento temporário pago, com data de entrada e de saída, mesmo de uma só noite e mesmo que a atividade seja ocasional.

O que acontece se não enviar dentro dos 3 dias úteis?

A falta de comunicação é contraordenação (art. 203.º da Lei 23/2007): 100 € a 500 € para 1 a 10 boletins, 200 € a 900 € para 11 a 50 e 400 € a 2.000 € acima disso. Se o atraso for por negligência, os limites mínimo e máximo da coima são reduzidos para um quarto.

O Airbnb ou o Booking comunicam o SIBA por mim?

Não. A lei põe a obrigação em quem explora o alojamento ou faculta alojamento pago a cidadãos estrangeiros. As plataformas não fazem a comunicação ao SIBA em teu nome.

Como envio os boletins a partir de um programa (PMS) em vez de os escrever no portal?

O SIBA tem três modos de envio: inserção direta na página, upload de ficheiros e Web Services. O modo escolhe-se no formulário de inscrição; para o mudar depois, pede-se por e-mail para [email protected] indicando NIF, nome e número do estabelecimento e o motivo. Os ficheiros seguem o formato XML definido pelo SIBA (BAL.XSD).

Com a extinção do SEF, preciso de me registar na AIMA?

Não. A inscrição do estabelecimento faz-se no próprio portal SIBA, e não na AIMA. Se perdeste a chave de ativação ou mudou a entidade exploradora, pede uma nova para [email protected] com o NIF, o nome e o número do estabelecimento.

Conclusão

O SIBA é uma obrigação portuguesa histórica que se mantém em vigor após a extinção do SEF: o portal mudou para siba.ssi.gov.pt e passou para a UCFE, mas quem comunica, o quê e em que prazo ficou igual. Com os dados recolhidos no check-in online e o boletim gerado automaticamente, o SIBA deixa de ser trabalho de transcrição; com o envio direto, deixa também de ser uma questão de prazos.

O conselho é escolher um PMS que (a) tenha OCR do cartão de cidadão e passaporte, (b) gere o XML conforme a especificação técnica do SIBA, (c) envie diretamente via API à plataforma siba.ssi.gov.pt, (d) guarde o comprovativo de envio no histórico de cada hóspede. Estes quatro pontos são essenciais — falta um e continuas com trabalho manual ou com risco legal.

Aviso: este guia tem caráter meramente informativo e não substitui aconselhamento jurídico. Os valores exatos das coimas e os procedimentos operacionais podem variar ao longo do tempo e em função da autoridade competente. Fontes principais: Lei n.º 23/2007, artigos 15.º, 16.º, 203.º e 207.º (texto consolidado); Portarias n.º 287/2007, 415/2008 e 321/2023; portal SIBA (siba.ssi.gov.pt: perguntas frequentes, modos de envio, manual do utilizador e contactos), consultado a 3 de novembro de 2026. Para a tua situação específica escreve para [email protected] ou consulta um advogado.