Caixa de chaves e códigos de acesso automáticos para o self check-in
A caixa de chaves com código é a solução mais comum para quem não pode estar em todas as chegadas: o hóspede chega às onze da noite, marca quatro algarismos e tira as chaves. O ponto delicado não é a caixa, é o código: a quem o mandas, quando e depois de verificar o quê. Este guia junta as regras sobre os dados dos hóspedes a um método prático para enviar os códigos sem riscos e sem o fazer à mão.
- Mesmo sem estares à porta, continuas obrigado a recolher os dados dos hóspedes estrangeiros e a enviar o boletim.
- O self check-in que funciona é o verificado: dados e documento antes da chegada, verificação tua, depois o código.
- O código envia-se no dia da chegada, não com a confirmação da reserva.
- Instalar a caixa na fachada ou em partes comuns pode depender do condomínio e da câmara.
As regras, em breve
A Lei n.º 23/2007 obriga quem aloja hóspedes estrangeiros, incluindo cidadãos da União Europeia, a comunicá-los através do boletim de alojamento no SIBA, com os dados do documento de identificação. O self check-in não te dispensa de pedir esse documento e de confirmar que corresponde à pessoa: só muda o momento em que o fazes. Não conheço uma regra nacional que proíba as caixas de chaves; a instalação em partes comuns do prédio pode precisar de acordo do condomínio, e algumas câmaras regulam o que se instala na via pública.
O método: verificar primeiro, entregar depois
- Check-in online uns dias antes: o hóspede introduz os dados e, se pedires, a foto do documento.
- Verificação tua: comparas dados e documento e, se for preciso, fazes uma videochamada curta.
- Aprovação: só então o hóspede fica «habilitado» a receber o código.
- Envio no dia da chegada: o código chega na manhã do check-in, não semanas antes.
- Mudança periódica do código, avisando quem já o recebeu e ainda não saiu.
Feito à mão, este método é frágil: basta uma mensagem enviada cedo demais, à pessoa errada ou com o código antigo. É exatamente a parte que convém automatizar.
Como o Vezpa o faz
Desde 15 de outubro de 2026 o Vezpa gere os dispositivos de acesso: as caixas de chaves e as fechaduras com código dos teus alojamentos.
1. Registas os dispositivos
Na Configuração, junto dos alojamentos, encontras «Dispositivos de acesso». Para cada um indicas um nome (por exemplo «Caixa 6»), uma descrição, o código e os alojamentos que abre: uma caixa pode servir vários alojamentos e um alojamento pode ter vários dispositivos (a caixa e a porta do prédio). O código fica guardado cifrado. Hoje os dispositivos são do tipo «offline», com um código fixo escrito por ti: as fechaduras ligadas à internet ainda não estão integradas.
2. O hóspede faz o check-in online
A ligação do check-in está protegida por um PIN que viaja junto com a ligação. Podes pedir a foto do documento como opcional ou obrigatória: as fotos ficam guardadas cifradas e são apagadas sete dias depois da saída.
3. Aprovas o check-in
Na ficha da reserva, o quadro «Chaves» diz-te em que ponto estás. Quando o hóspede completou o check-in online aparece o botão «Aprovar check-in». Não é o check-in de chegada: podes aprovar dias antes. Se fizeres o check-in de chegada na ficha, conta também como aprovação.
4. O código sai sozinho
A automação «Códigos de acesso» envia a mensagem com o campo {codice_accesso}:
- só para as reservas com check-in aprovado; antes da aprovação o campo fica vazio, mesmo que o ponhas noutra mensagem;
- no dia da chegada à hora escolhida (por defeito às 8:00); se aprovares mais tarde nesse dia, sai logo;
- uma única vez por reserva; com vários dispositivos o hóspede lê, por exemplo, «Caixa 6: 1123, Porta: 9876»;
- na língua do hóspede; a quem reservou num portal com um email de reencaminhamento, chega no chat do portal.
Como as outras automações predefinidas, nasce desligada e com o texto já escrito: ligas quando tiveres registado os dispositivos.
5. Mudas o código sem perder ninguém
O código não é copiado para as reservas: lê-se do dispositivo no momento do envio, por isso quem recebe a mensagem depois da mudança recebe o código novo. Ao gravar um código diferente, o Vezpa diz-te quantos hóspedes com uma estadia por terminar já receberam o antigo, para saberes a quem avisar.
O check-in online e as automações estão incluídos em todos os planos, desde o Smart a 39 € por mês. Para receber mais reservas sem comissões, vê o guia das reservas diretas.
Check-in aprovado, código a caminho
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Experimentar no navegador →Perguntas frequentes
- O self check-in com caixa de chaves é permitido em Portugal?
- Não conheço uma regra nacional que o proíba, mas os hóspedes estrangeiros têm de ser comunicados no boletim de alojamento com os dados do documento, e a instalação da caixa pode depender do condomínio e do município. Confirma o regulamento do teu concelho.
- Quando convém enviar o código da caixa?
- No dia da chegada e só depois de verificares os dados do hóspede. Enviá-lo com a confirmação da reserva é entregá-lo semanas antes a alguém que ainda não identificaste, e talvez antes de uma mudança de código.
- O que acontece se mudar o código no Vezpa?
- Os envios seguintes usam o código novo, porque o código se lê do dispositivo no momento do envio. Ao gravar, o Vezpa diz-te quantos hóspedes com estadia em curso ou futura já receberam o código antigo, para os poderes avisar.
- O Vezpa liga-se a fechaduras inteligentes?
- Hoje não: os dispositivos de acesso são do tipo offline, com um código fixo escrito por ti, como as caixas mecânicas e as fechaduras de código. O modelo já prevê outros tipos, mas as fechaduras ligadas à internet ainda não estão integradas.
Fontes e advertências. Lei n.º 23/2007 (regime jurídico de estrangeiros) e portal do SIBA (siba.ssi.gov.pt); Decreto-Lei n.º 128/2014 (alojamento local), com as alterações posteriores. As regras municipais e de condomínio variam: confirma-as antes de instalar uma caixa. Funções do Vezpa em vigor em outubro de 2026.