Κλειδοθήκη και κωδικοί πρόσβασης: self check-in σε διαμερίσματα και ενοικιαζόμενα δωμάτια

Paolo Vezzola

Ιδρυτής · Vezpa PMS · Προφίλ →

Αργοπορημένη πτήση στο Ηράκλειο, καθυστέρηση στο πλοίο, επισκέπτης που δεν ξέρει πότε θα φτάσει: όποιος δεν μπορεί να είναι παρών σε κάθε άφιξη, αργά ή γρήγορα βάζει κλειδοθήκη. Η κλειδοθήκη είναι απλή. Ο κωδικός όχι: σε ποιον τον στέλνεις, πότε και τι έχεις ελέγξει πριν. Ο οδηγός αυτός συγκεντρώνει τους κανόνες στην Ελλάδα και μια μέθοδο με την οποία ο κωδικός φεύγει μόνος του, αλλά μόνο στον σωστό επισκέπτη.

Τι ισχύει στην Ελλάδα

Δεν βρήκαμε ελληνική διάταξη που να απαγορεύει την κλειδοθήκη ή να ρυθμίζει ρητά το self check-in. Αυτό δεν σημαίνει ότι όλα επιτρέπονται: ο πάροχος καταλύματος παραμένει υπεύθυνος να γνωρίζει ποιος διαμένει, να κρατά σωστά τα στοιχεία των επισκεπτών και να τα δίνει όταν τα ζητήσουν οι αρχές. Γι’ αυτό το «τυφλό» self check-in – ο επισκέπτης φτάνει, ανοίγει την κλειδοθήκη και κανείς δεν έχει δει το έγγραφό του – είναι ρίσκο.

Για τη βραχυχρόνια μίσθωση, από την 1η Οκτωβρίου 2025 ισχύουν οι ελάχιστες προδιαγραφές του ν. 5170/2025 (εγκύκλιος 19231/2025): μεταξύ άλλων ασφάλιση αστικής ευθύνης και πυροσβεστήρας. Δεν αφορούν την κλειδοθήκη, αλλά αφορούν το ακίνητο που ο επισκέπτης θα βρει χωρίς εσένα. Ο αριθμός ΑΜΑ πρέπει να εμφανίζεται σε κάθε αγγελία· περισσότερα στον οδηγό για το Μητρώο Ακινήτων Βραχυχρόνιας Διαμονής.

Η μέθοδος: πρώτα έλεγχος, μετά κωδικός

1. Online check-in λίγες ημέρες πριν την άφιξη: ο επισκέπτης συμπληρώνει τα στοιχεία του και, αν το ζητήσεις, φωτογραφία του εγγράφου.
2. Ο δικός σου έλεγχος: συγκρίνεις στοιχεία και έγγραφα και, αν χρειαστεί, κάνεις μια σύντομη βιντεοκλήση.
3. Έγκριση: μόνο τότε ο επισκέπτης γίνεται «δικαιούχος» του κωδικού.
4. Αποστολή την ημέρα της άφιξης: ο κωδικός φτάνει το πρωί της ημέρας check-in, όχι εβδομάδες νωρίτερα.
5. Περιοδική αλλαγή του κωδικού, ειδοποιώντας όσους έχουν ήδη πάρει τον παλιό και δεν έχουν φύγει ακόμη.

Με το χέρι η μέθοδος είναι εύθραυστη: αρκεί ένα μήνυμα που φεύγει νωρίς, σε λάθος επισκέπτη ή με τον παλιό κωδικό. Αυτό ακριβώς το κομμάτι αξίζει να αυτοματοποιηθεί.

Πώς το κάνει η Vezpa

Από τις 15 Οκτωβρίου 2026 η Vezpa διαχειρίζεται τις συσκευές πρόσβασης: τις κλειδοθήκες και τις κλειδαριές με κωδικό των καταλυμάτων.

1. Καταχωρίζεις τις συσκευές

Στη Διαμόρφωση, στην ομάδα «Δωμάτια», υπάρχει η σελίδα «Συσκευές πρόσβασης» (τη βλέπει μόνο ο διευθυντής). Για κάθε συσκευή γράφεις όνομα (π.χ. «Θυρίδα 3»), περιγραφή, κωδικό και τα καταλύματα που εξυπηρετεί: μία κλειδοθήκη μπορεί να εξυπηρετεί πολλά καταλύματα και ένα κατάλυμα μπορεί να έχει πολλές συσκευές (την κλειδοθήκη και την εξώπορτα). Ο κωδικός αποθηκεύεται κρυπτογραφημένος. Σήμερα οι συσκευές είναι τύπου «εκτός σύνδεσης», με σταθερό κωδικό που γράφεις εσύ: οι έξυπνες κλειδαριές με σύνδεση στο διαδίκτυο δεν έχουν ακόμη ενσωματωθεί.

2. Ο επισκέπτης κάνει online check-in

Ο σύνδεσμος του check-in προστατεύεται με PIN που ταξιδεύει μαζί του. Μπορείς να ζητήσεις φωτογραφία του εγγράφου ως προαιρετική ή υποχρεωτική: οι φωτογραφίες αποθηκεύονται κρυπτογραφημένες και διαγράφονται επτά ημέρες μετά την αναχώρηση.

3. Εγκρίνεις το check-in

Στην καρτέλα της κράτησης το πλαίσιο «Κλειδιά» δείχνει σε ποιο σημείο βρίσκεσαι. Όταν ο επισκέπτης ολοκληρώσει το online check-in, εμφανίζεται το κουμπί «Έγκριση check-in». Δεν είναι το check-in της άφιξης: μπορείς να εγκρίνεις και μέρες νωρίτερα. Αν όμως κάνεις το check-in άφιξης από την κράτηση, μετράει και ως έγκριση.

4. Ο κωδικός φεύγει μόνος του

Ο αυτοματισμός «Κωδικοί πρόσβασης» στέλνει το μήνυμα με το πεδίο «Κωδικός πρόσβασης (μετά την έγκριση)»:

• μόνο για κρατήσεις με εγκεκριμένο check-in· πριν την έγκριση το πεδίο μένει κενό, ακόμη κι αν το βάλεις σε άλλο μήνυμα·
• την ημέρα της άφιξης την ώρα που επιλέγεις (προεπιλογή 8:00)· αν εγκρίνεις αργότερα εκείνη την ημέρα, φεύγει αμέσως·
• μία φορά ανά κράτηση· με πολλές συσκευές ο επισκέπτης διαβάζει π.χ. «Θυρίδα 3: 1123, Είσοδος: 9876»·
• στη γλώσσα του επισκέπτη· όποιος έκλεισε από πλατφόρμα με διεύθυνση email προώθησης, παίρνει το μήνυμα στη συνομιλία της πλατφόρμας.

Όπως οι άλλοι έτοιμοι αυτοματισμοί, ξεκινά απενεργοποιημένος και με το κείμενο ήδη γραμμένο: τον ενεργοποιείς όταν έχεις καταχωρίσει τις συσκευές.

5. Αλλάζεις κωδικό χωρίς να μείνει κανείς απέξω

Ο κωδικός δεν αντιγράφεται στις κρατήσεις: διαβάζεται από τη συσκευή τη στιγμή της αποστολής, οπότε όποιος λάβει μήνυμα μετά την αλλαγή, παίρνει τον νέο. Όταν αποθηκεύεις διαφορετικό κωδικό, η Vezpa σου λέει πόσοι επισκέπτες με διαμονή που δεν έχει τελειώσει έχουν πάρει τον παλιό, για να ξέρεις ποιους να ειδοποιήσεις.

Το online check-in και οι αυτοματισμοί περιλαμβάνονται σε όλα τα πακέτα, από 39 € τον μήνα. Αν διαχειρίζεσαι πολλά καταλύματα, διάβασε και τον οδηγό για τη διαχείριση βραχυχρόνιων μισθώσεων.

Συχνές ερωτήσεις

Επιτρέπεται στην Ελλάδα το self check-in με κλειδοθήκη;

Δεν βρήκαμε διάταξη που να το απαγορεύει ή να το ρυθμίζει ρητά. Παραμένεις όμως υπεύθυνος για τα στοιχεία των επισκεπτών και, στη βραχυχρόνια μίσθωση, για τις ελάχιστες προδιαγραφές του ακινήτου. Για τις λεπτομέρειες ρώτα την τοπική αστυνομία ή τον λογιστή σου.

Πότε είναι καλύτερα να στείλω τον κωδικό της κλειδοθήκης;

Την ημέρα της άφιξης και μόνο αφού ελέγξεις τα στοιχεία του επισκέπτη. Αν τον στείλεις με την επιβεβαίωση της κράτησης, τον δίνεις εβδομάδες νωρίτερα σε κάποιον που δεν έχεις ακόμη ταυτοποιήσει, ίσως και πριν από μια αλλαγή κωδικού.

Τι γίνεται αν αλλάξω τον κωδικό της κλειδοθήκης στη Vezpa;

Οι επόμενες αποστολές χρησιμοποιούν αμέσως τον νέο κωδικό, γιατί διαβάζεται από τη συσκευή τη στιγμή της αποστολής. Κατά την αποθήκευση η Vezpa σου λέει πόσοι επισκέπτες με τρέχουσα ή μελλοντική διαμονή έχουν πάρει τον παλιό, για να τους ειδοποιήσεις.

Συνδέεται η Vezpa με έξυπνες κλειδαριές;

Όχι ακόμη: οι συσκευές πρόσβασης είναι εκτός σύνδεσης, με σταθερό κωδικό που γράφεις εσύ, όπως οι μηχανικές κλειδοθήκες και οι κλειδαριές με κωδικό. Το μοντέλο προβλέπει ήδη άλλους τύπους συσκευών, αλλά οι κλειδαριές με σύνδεση στο διαδίκτυο δεν έχουν ενσωματωθεί.

Πηγές και επιφυλάξεις. Άρθρο 111 ν. 4446/2016 (βραχυχρόνια μίσθωση)· ν. 5170/2025 και εγκύκλιος 19231/19.09.2025 για τις προδιαγραφές από 1/10/2025 (π.χ. Πρώτο Θέμα). Δεν βρήκαμε ελληνική διάταξη ειδικά για τις κλειδοθήκες· το πλαίσιο αλλάζει συχνά, έλεγξε το ισχύον ΦΕΚ. Λειτουργίες της Vezpa όπως ισχύουν τον Οκτώβριο του 2026.