Ποιο είναι το καλύτερο PMS για μικρά ξενοδοχεία και καταλύματα στην Ελλάδα (2026)
Ένα μικρό ξενοδοχείο ή ένα σπίτι με ενοικιαζόμενα δωμάτια στην Ελλάδα δεν χρειάζεται το ίδιο λογισμικό με μια αλυσίδα 300 δωματίων. Χρειάζεται ένα σύστημα που να γλιτώνει ώρες κάθε εβδομάδα στο καλοκαίρι: να μην κλείνει το ίδιο δωμάτιο δύο φορές, να βγάζει σωστά το τέλος ανθεκτικότητας, να δίνει στον λογιστή καθαρά στοιχεία για το myDATA. Αυτός ο οδηγός είναι γραμμένος για τον ιδιοκτήτη ή διαχειριστή που διαλέγει PMS (ή αλλάζει το παλιό του ξενοδοχειακό πρόγραμμα) και θέλει να ξέρει τι να ρωτήσει.
Τι είναι ένα PMS (σύστημα διαχείρισης καταλύματος)
Το PMS (Property Management System) είναι το ξενοδοχειακό πρόγραμμα που κρατά σε ένα σημείο κρατήσεις, πλάνο δωματίων, τιμές, επισκέπτες, πληρωμές και λογαριασμούς. Για ένα μικρό κατάλυμα, ένα σύγχρονο PMS περιλαμβάνει συνήθως και:
- Channel manager: στέλνει τιμές και διαθεσιμότητα στο Booking.com, στο Airbnb και στις άλλες πλατφόρμες και φέρνει πίσω τις κρατήσεις, ώστε να μη γίνονται διπλές κρατήσεις.
- Μηχανή κρατήσεων (booking engine): απευθείας κρατήσεις από τη δική σου ιστοσελίδα, χωρίς προμήθεια πλατφόρμας.
- Online check-in: ο επισκέπτης συμπληρώνει τα στοιχεία του πριν φτάσει.
- Τιμολόγηση και πληρωμές: λογαριασμός ανά κράτηση, πληρωμή με κάρτα, εγγύηση κάρτας.
Οι ελληνικές υποχρεώσεις που πρέπει να «χωρούν» στο PMS
Ένα διεθνές PMS μπορεί να είναι εξαιρετικό στο πλάνο κρατήσεων και να μη γνωρίζει τίποτα για την ελληνική φορολογία. Πριν διαλέξεις, έλεγξε πώς χειρίζεται τις παρακάτω υποχρεώσεις — είτε μόνο του είτε με τη βοήθεια άλλου προγράμματος.
| Υποχρέωση | Τι ισχύει | Τι να ζητήσεις από το PMS |
|---|---|---|
| myDATA – ηλεκτρονικά βιβλία | Τα παραστατικά της επιχείρησης (αποδείξεις, τιμολόγια) διαβιβάζονται στο myDATA της ΑΑΔΕ. Για τις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων και με το Δημόσιο, η ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσω παρόχου έγινε υποχρεωτική σε δύο περιόδους μέσα στο 2026 (απόφαση Α.1128/2025). | Είτε να διαβιβάζει το ίδιο, είτε να δίνει τα στοιχεία κάθε λογαριασμού στο πρόγραμμα τιμολόγησης ή στον πάροχό σου χωρίς διπλή πληκτρολόγηση. |
| Μητρώο ΑΜΑ (βραχυχρόνια μίσθωση) | Κάθε ακίνητο βραχυχρόνιας μίσθωσης εγγράφεται στο Μητρώο Ακινήτων Βραχυχρόνιας Διαμονής της ΑΑΔΕ και παίρνει ΑΜΑ, που αναρτάται σε εμφανές σημείο σε κάθε αγγελία. Για κάθε μίσθωση υποβάλλεται Δήλωση Βραχυχρόνιας Διαμονής έως τις 20 του επόμενου μήνα από την αναχώρηση. | Να κρατά ανά ακίνητο τα στοιχεία που ζητά η δήλωση (ημερομηνίες, μίσθωμα, κανάλι) και να τα βρίσκεις γρήγορα. |
| Τέλος ανθεκτικότητας στην κλιματική κρίση | Ανά δωμάτιο ή διαμέρισμα και ανά διανυκτέρευση: ξενοδοχεία 2–15 € (Απρ–Οκτ) και 0,50–4 € (Νοε–Μαρ) ανάλογα με τα αστέρια, ενοικιαζόμενα δωμάτια 2 € / 0,50 €, βραχυχρόνια μίσθωση 8 € / 2 €, μονοκατοικίες βραχυχρόνιας μίσθωσης άνω των 80 τ.μ. και βίλες 15 € / 4 € (άρθρο 44 Ν. 5177/2025). Εκδίδεται ειδικό στοιχείο – απόδειξη είσπραξης και η απόδοση γίνεται με μηνιαία δήλωση. | Σωστό ποσό ανά κατηγορία και εποχή, κρατήσεις που περνούν από Οκτώβριο σε Νοέμβριο, σύνοψη ανά περίοδο για τη δήλωση. |
| ΦΠΑ 13% στη διαμονή | Η διάθεση καταλύματος από επιχείρηση υπάγεται σε ΦΠΑ 13%. Οι ιδιώτες με έως δύο ακίνητα βραχυχρόνιας μίσθωσης δεν χρεώνουν ΦΠΑ. Το τέλος ανθεκτικότητας δεν επιβαρύνεται με ΦΠΑ. | Συντελεστής ανά γραμμή λογαριασμού (διαμονή, extra), ώστε τα ποσά να συμφωνούν με το myDATA. |
| Διασύνδεση POS με ταμειακά συστήματα | Η ΑΑΔΕ έχει ορίσει (απόφαση Α.1155/2023) τη διασύνδεση των τερματικών POS με τα ταμειακά συστήματα και τα ERP. | Αν εισπράττεις με κάρτα στη ρεσεψιόν, ρώτα τον λογιστή σου αν η υποχρέωση αφορά την επιχείρησή σου και πώς συνδέεται με το σύστημα που θα επιλέξεις. |
| Ψηφιακή κάρτα εργασίας | Από 1/3/2025 υποχρεωτική για τις επιχειρήσεις υπηρεσιών διαμονής (ΚΑΔ 55, πλην 55.90.13), σύμφωνα με την Υ.Α. 44485/2024. Δηλώνεται στο ΕΡΓΑΝΗ. | Δεν είναι δουλειά του PMS. Αν έχεις προσωπικό, χρειάζεσαι το αντίστοιχο σύστημα για το ΕΡΓΑΝΗ, ανεξάρτητα από το PMS. |
Πηγές: άρθρο 44 Ν. 5177/2025, απόφαση Α.1129/2025 για την ηλεκτρονική τιμολόγηση, βραχυχρόνια μίσθωση ακινήτων (gov.gr / ΑΑΔΕ), ψηφιακή κάρτα εργασίας, συνοπτικός οδηγός. Για λεπτομέρειες: τέλος ανθεκτικότητας 2026 ανά κατηγορία, οδηγός για το Μητρώο ΑΜΑ, ΦΠΑ καταλυμάτων.
Λίστα ελέγχου: 10 ερωτήσεις πριν διαλέξεις PMS
- Πόσο θα πληρώνω τον μήνα για τα δικά μου δωμάτια, με όλα μέσα; Ζήτα την τιμή για τον ακριβή αριθμό μονάδων σου, με channel manager και μηχανή κρατήσεων, και ρώτα αν υπάρχει προμήθεια ανά κράτηση.
- Ποια κανάλια συνδέει; Booking.com και Airbnb είναι το ελάχιστο· έλεγξε και Expedia, Vrbo ή όποιο άλλο κανάλι σου φέρνει κρατήσεις.
- Πώς υπολογίζει το τέλος ανθεκτικότητας; Ανά δωμάτιο, ανά κατηγορία, με αλλαγή ποσού την 1η Νοεμβρίου και την 1η Απριλίου.
- Πώς φτάνουν τα παραστατικά στο myDATA; Το στέλνει το ίδιο ή μέσω ποιου προγράμματος; Τι μένει να κάνει ο λογιστής;
- Βοηθά με το ΑΜΑ; Βρίσκεις εύκολα τα στοιχεία κάθε μίσθωσης για τη Δήλωση Βραχυχρόνιας Διαμονής;
- Έχει online check-in στα ελληνικά και σε ξένες γλώσσες; Οι επισκέπτες σου μιλούν πολλές γλώσσες.
- Πώς εισπράττω; Πληρωμή με κάρτα στην κράτηση, εγγύηση κάρτας, προκαταβολή.
- Δουλεύει από το κινητό; Σε ένα μικρό κατάλυμα η ρεσεψιόν είναι συχνά το τηλέφωνό σου.
- Μπορώ να φύγω με τα δεδομένα μου; Ρώτα πριν υπογράψεις αν μπορείς να εξαγάγεις κρατήσεις και επισκέπτες, και αν υπάρχει δέσμευση ετήσιου συμβολαίου.
- Μπορώ να το δοκιμάσω με τις δικές μου κρατήσεις; Μια δοκιμή με πραγματικά δωμάτια και ένα συνδεδεμένο κανάλι λέει περισσότερα από κάθε παρουσίαση.
Ενσωματώσεις: με τι πρέπει να «μιλάει» το PMS
Όταν λέμε ενσωμάτωση με PMS εννοούμε ότι ένα άλλο σύστημα ανταλλάσσει δεδομένα με το PMS αυτόματα, χωρίς αντιγραφή με το χέρι. Για ένα μικρό ελληνικό κατάλυμα οι σημαντικές είναι:
| Ενσωμάτωση | Τι κερδίζεις | Τι να ρωτήσεις |
|---|---|---|
| Πλατφόρμες κρατήσεων (OTA) | Τιμές και διαθεσιμότητα παντού από ένα σημείο, κρατήσεις μέσα στο πλάνο, τέλος στις διπλές κρατήσεις. | Συνδέεται άμεσα ή μέσω channel manager; Πόσο γρήγορα ενημερώνεται η διαθεσιμότητα; |
| Πληρωμές | Χρέωση ή εγγύηση κάρτας στην κράτηση, πληρωμή του υπολοίπου με σύνδεσμο. | Ποιος πάροχος πληρωμών; Ποιο το κόστος ανά συναλλαγή; |
| Τιμολόγηση – myDATA | Τα στοιχεία του λογαριασμού περνούν στο παραστατικό χωρίς ξαναγράψιμο. | Διαβιβάζει το ίδιο; Αν όχι, με ποιο πρόγραμμα ή πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης συνεργάζεται; |
| Κλειδοθήκες και κλειδαριές | Ο επισκέπτης παίρνει τον κωδικό πρόσβασης αυτόματα, χωρίς να τον περιμένεις. | Στέλνει τον κωδικό μόνο αφού ολοκληρωθεί το check-in; |
| Δυναμική τιμολόγηση (RMS) | Τιμές που ακολουθούν τη ζήτηση αντί για σταθερό τιμοκατάλογο όλη τη σεζόν. | Είναι μέσα στο PMS ή εξωτερικό εργαλείο με επιπλέον συνδρομή; |
Τι κάνει το Vezpa στην Ελλάδα σήμερα (και τι όχι)
Το Vezpa είναι PMS για μικρά ξενοδοχεία, B&B, ενοικιαζόμενα δωμάτια και διαμερίσματα, με εφαρμογή στα ελληνικά για Android, iOS και Windows. Για να μπορείς να το συγκρίνεις τίμια, ορίστε τι κάνει και τι όχι:
| Λειτουργία | Vezpa |
|---|---|
| Πλάνο κρατήσεων, τιμές ανά ημέρα, κλείσιμο δωματίων | Ναι |
| Channel manager: Booking.com, Airbnb, Expedia, Vrbo, Agoda και άλλα κανάλια | Ναι, ενσωματωμένος |
| Μηχανή κρατήσεων για τη δική σου ιστοσελίδα, στα ελληνικά | Ναι, με πληρωμή ή εγγύηση κάρτας μέσω Stripe |
| Online check-in και στοιχεία επισκεπτών | Ναι, σε πολλές γλώσσες |
| Κωδικοί κλειδοθήκης στον επισκέπτη | Ναι, αυτόματα μετά την έγκριση του check-in |
| Τέλος ανθεκτικότητας ανά δωμάτιο και εποχή | Ναι: ορίζεις τα ποσά της κατηγορίας σου και το Vezpa το υπολογίζει σε κάθε κράτηση, με σύνοψη ανά περίοδο |
| Τιμολόγια με ΦΠΑ ανά γραμμή (13% προρυθμισμένο για την Ελλάδα) | Ναι, με αποστολή στον πελάτη με email |
| Δυναμική τιμολόγηση (RMS) | Ναι, ως πρόσθετο στα πλάνα Smart και Smart+, μέσα στο Pro |
| Διαβίβαση παραστατικών στο myDATA | Όχι ακόμη — την κάνει το πρόγραμμα τιμολόγησης ή ο λογιστής σου |
| Ειδικό στοιχείο – απόδειξη είσπραξης τέλους ανθεκτικότητας | Όχι — εκδίδεται από το σύστημα με το οποίο διαβιβάζεις στο myDATA |
| Δήλωση Βραχυχρόνιας Διαμονής (ΑΜΑ) | Όχι — υποβάλλεται στην εφαρμογή της ΑΑΔΕ |
| Διασύνδεση με POS ελληνικών τραπεζών, Viva Wallet | Όχι |
Συχνές ερωτήσεις
Ποιο είναι το καλύτερο PMS για μικρά ξενοδοχεία στην Ελλάδα;
Δεν υπάρχει ένα PMS που να είναι το καλύτερο για όλους. Για ένα μικρό ξενοδοχείο ή ενοικιαζόμενα δωμάτια στην Ελλάδα, καλύτερο είναι εκείνο που ενώνει σε ένα σύστημα το πλάνο κρατήσεων, το channel manager και τη μηχανή κρατήσεων, υπολογίζει σωστά το τέλος ανθεκτικότητας ανά κατηγορία, δένει με τον τρόπο που διαβιβάζεις τα παραστατικά στο myDATA, έχει σταθερό μηνιαίο κόστος και λειτουργεί στα ελληνικά. Δοκίμασε τουλάχιστον δύο με τις δικές σου κρατήσεις πριν αποφασίσεις.
Πρέπει το PMS να στέλνει τα παραστατικά στο myDATA;
Τα παραστατικά της επιχείρησης πρέπει να φτάνουν στα ηλεκτρονικά βιβλία (myDATA) της ΑΑΔΕ, αλλά δεν είναι υποχρεωτικό να τα στέλνει το ίδιο το PMS. Μπορεί να τα στέλνει το πρόγραμμα τιμολόγησης ή ο πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης που ήδη χρησιμοποιείς. Αυτό που μετράει είναι να μην πληκτρολογείς δύο φορές τα ίδια στοιχεία. Ρώτα τον λογιστή σου ποια λύση ταιριάζει στην επιχείρησή σου.
Τι σημαίνει «ενσωμάτωση με PMS»;
Σημαίνει ότι ένα άλλο σύστημα ανταλλάσσει δεδομένα με το PMS αυτόματα, χωρίς αντιγραφή με το χέρι: οι πλατφόρμες κρατήσεων (Booking.com, Airbnb, Expedia) στέλνουν κρατήσεις και παίρνουν τιμές και διαθεσιμότητα, ο πάροχος πληρωμών χρεώνει την κάρτα, το πρόγραμμα τιμολόγησης παίρνει τα στοιχεία του λογαριασμού, η κλειδοθήκη ή η κλειδαριά παίρνει τον κωδικό του επισκέπτη. Πριν διαλέξεις PMS, γράψε ποια συστήματα έχεις ήδη και ρώτα για το καθένα αν συνδέεται και πώς.
Χρειάζομαι PMS για ένα ή δύο διαμερίσματα στο Airbnb;
Με ένα ακίνητο σε μία μόνο πλατφόρμα, το ημερολόγιο της πλατφόρμας συχνά αρκεί. Το PMS αρχίζει να αξίζει όταν πουλάς σε δύο ή περισσότερα κανάλια (π.χ. Airbnb και Booking.com) και θέλεις να μην κινδυνεύεις με διπλές κρατήσεις, όταν δέχεσαι απευθείας κρατήσεις ή όταν θέλεις να υπολογίζεται αυτόματα το τέλος ανθεκτικότητας και να στέλνονται τα μηνύματα στους επισκέπτες.
Το Vezpa στέλνει τα παραστατικά στο myDATA;
Όχι, όχι ακόμη. Το Vezpa εκδίδει τιμολόγια με αρίθμηση και ΦΠΑ ανά γραμμή και τα στέλνει στον πελάτη με email, αλλά δεν τα διαβιβάζει στο myDATA της ΑΑΔΕ και δεν εκδίδει το ειδικό στοιχείο του τέλους ανθεκτικότητας. Αυτά τα κάνει το πρόγραμμα τιμολόγησης ή ο λογιστής σου. Το λέμε καθαρά για να το ξέρεις πριν το δοκιμάσεις.
Το Vezpa κάνει τη Δήλωση Βραχυχρόνιας Διαμονής για το ΑΜΑ;
Όχι. Τη Δήλωση Βραχυχρόνιας Διαμονής την υποβάλλεις στην εφαρμογή της ΑΑΔΕ, έως τις 20 του επόμενου μήνα από την αναχώρηση του επισκέπτη. Το Vezpa σε βοηθά με τα στοιχεία της κράτησης (ημερομηνίες, ποσά, κανάλι) που χρειάζεσαι για να τη συμπληρώσεις.
Συμπέρασμα
Για ένα μικρό ξενοδοχείο ή ενοικιαζόμενα στην Ελλάδα, το καλύτερο PMS δεν είναι αυτό με τις περισσότερες λειτουργίες αλλά αυτό που κλείνει τις δικές σου τρύπες: διπλές κρατήσεις, τέλος ανθεκτικότητας, στοιχεία για το myDATA και τον λογιστή. Γράψε ποια συστήματα έχεις ήδη, πέρασε τη λίστα ελέγχου με δύο ή τρεις υποψήφιους και δοκίμασέ τους με πραγματικές κρατήσεις πριν από τη σεζόν.