Λογισμικό διαχείρισης καταλυμάτων: το PMS που δουλεύει στη θέση σου

Paolo Vezzola

Ιδρυτής · Vezpa PMS · Προφίλ →

Όποιος διαχειρίζεται ένα κατάλυμα, έναν ξενώνα ή ενοικιαζόμενα δωμάτια το ξέρει: ο χρόνος δεν χάνεται στα δωμάτια, χάνεται στο Booking, στο Airbnb, στο τέλος κλιματικής κρίσης και στη δήλωση των στοιχείων των επισκεπτών. Ένα λογισμικό διαχείρισης υπάρχει ακριβώς για να σου τα βγάλει αυτά από τη μέση.

Τα 4 πραγματικά προβλήματα ενός μικρού καταλύματος

Όποιος διαχειρίζεται λίγα δωμάτια το ξέρει: η πιο κουραστική δουλειά δεν είναι το στρώσιμο των κρεβατιών, είναι να κρατήσεις όλα τα υπόλοιπα μαζί. Τέσσερις μπελάδες επιστρέφουν συνέχεια.

1. Οι διπλές κρατήσεις ανάμεσα στις πλατφόρμες. Έχεις το ίδιο δωμάτιο στο Booking, στο Airbnb και ίσως στη δική σου ιστοσελίδα. Έρχεται μια κράτηση στο Airbnb στις 11 το βράδυ, αλλά στο Booking εκείνη η νύχτα φαίνεται ακόμα ελεύθερη. Αν δεν κλείσεις γρήγορα τη διαθεσιμότητα, κάποιος την κρατάει και βρίσκεσαι με δύο επισκέπτες για ένα κρεβάτι. Τότε πρέπει να μετακινήσεις κάποιον, να ζητήσεις συγγνώμη, μερικές φορές να πληρώσεις από την τσέπη σου άλλο κατάλυμα. Μία μόνο διπλή κράτηση σού καίει το κέρδος εβδομάδων.

2. Η διπλή καταχώρηση τιμών και διαθεσιμότητας. Θέλεις να ανεβάσεις την τιμή για το τριήμερο του Πάσχα; Πρέπει να μπεις στο extranet του Booking, μετά στο Airbnb, μετά να διορθώσεις και τη δική σου ιστοσελίδα. Τρεις φορές το ίδιο πράγμα, και αρκεί να ξεχάσεις μία για να πουλήσεις στη μισή τιμή ή να μείνεις ακάλυπτος.

3. Οι νόμιμες υποχρεώσεις. Για κάθε επισκέπτη υπάρχει η δήλωση στοιχείων επισκεπτών προς τις αρμόδιες αρχές, η μηνιαία απόδοση του τέλους ανθεκτικότητας κλιματικής κρίσης στην ΑΑΔΕ και η διαβίβαση των παραστατικών στο myDATA. Το τέλος κλιματικής κρίσης μάλιστα αλλάζει ανά κατηγορία καταλύματος και ανά εποχή (υψηλή Απρίλιο-Οκτώβριο, χαμηλή Νοέμβριο-Μάρτιο). Όλα αυτά με το χέρι είναι μια χαμένη ώρα κάθε φορά και κίνδυνος προστίμου αν κάνεις λάθος ή ξεχάσεις.

4. Το χειροκίνητο check-in. Περιμένεις τον επισκέπτη με το έγγραφο στο χέρι, το αντιγράφεις, βγάζεις φωτοτυπία την ταυτότητα. Αν αργήσει ή έρθουν όλοι μαζί Κυριακή βράδυ, το απόγευμά σου φεύγει έτσι.

Τι κάνει ένα λογισμικό σαν το Vezpa, στην πράξη

Ένα καλό λογισμικό διαχείρισης καταλύματος δεν είναι ένα ακόμα πρόγραμμα να μάθεις: είναι αυτό που κάνει να εξαφανιστούν οι τέσσερις μπελάδες παραπάνω. Να τι σημαίνει, σημείο προς σημείο.

Ένα ημερολόγιο για όλα τα OTA

Όλες οι κρατήσεις — Booking, Airbnb, η ιστοσελίδα σου, οι απευθείας τηλεφωνικές — καταλήγουν σε ένα μόνο ημερολόγιο. Το ανοίγεις από το κινητό και σε τρία δευτερόλεπτα ξέρεις ποιος έρχεται σήμερα, ποια δωμάτια είναι ελεύθερα, ποιος φεύγει αύριο. Τέλος τα χαρτιά, τέλος οι τρεις ανοιχτές καρτέλες.

Αυτόματος συγχρονισμός με Booking και Airbnb

Όταν έρχεται μια κράτηση σε ένα κανάλι, το Vezpa κλείνει αμέσως εκείνο το δωμάτιο σε όλα τα άλλα. Και όταν αλλάζεις τιμή ή διαθεσιμότητα το κάνεις μία φορά μόνο: το σύστημα το διαβιβάζει σε Booking, Airbnb, Expedia, Vrbo, Agoda και πάνω από 60 κανάλια. Οι διπλές κρατήσεις και η διπλή καταχώρηση εξαφανίζονται μαζί.

Online check-in πριν την άφιξη

Ο επισκέπτης λαμβάνει έναν σύνδεσμο, καταχωρεί τα στοιχεία του και φωτογραφίζει το έγγραφό του από το σπίτι, πριν καν ξεκινήσει. Όταν φτάσει, είναι όλα έτοιμα: του δίνεις το κλειδί και τέλος. Η Κυριακή το βράδυ με πέντε αφίξεις μαζί γίνεται διαχειρίσιμη.

Δήλωση επισκεπτών και τέλος κλιματικής κρίσης αυτόματα

Τα στοιχεία που καταχωρεί ο επισκέπτης στο check-in χρησιμοποιούνται για τη δήλωση των στοιχείων των επισκεπτών προς τις αρμόδιες αρχές, χωρίς να ανοίγεις χωριστά πύλες. Το τέλος ανθεκτικότητας κλιματικής κρίσης υπολογίζεται μόνο του, ανά διανυκτέρευση, με τη σωστή κατηγορία καταλύματος και την εποχή. Τα παραστατικά για τη φιλοξενία διαβιβάζονται στο myDATA της ΑΑΔΕ τη στιγμή της έκδοσης.

Μηχανή κρατήσεων στη δική σου ιστοσελίδα και εφαρμογή κινητού

Το Vezpa σου δίνει μια μηχανή κρατήσεων για να βάλεις στην ιστοσελίδα σου: ο επισκέπτης κρατάει απευθείας από σένα, με πληρωμή μέσω Stripe. Στις κρατήσεις που έρχονται από τις πλατφόρμες δεν υπάρχει κανένα ποσοστό επί των κρατήσεων OTA — το 0% προμηθειών μένει όλο δικό σου. Στη δική σου μηχανή κρατήσεων υπάρχει μόνο 0,2%, ένα τίποτα μπροστά στο 15-18% που ζητούν οι πλατφόρμες. Και όλα διαχειρίζονται από τη φυσική εφαρμογή κινητού (iOS και Android) καθώς και από desktop Windows και macOS.

Γιατί ένα μικρό κατάλυμα δεν χρειάζεται PMS ξενοδοχείου

Τα μεγάλα διεθνή PMS είναι φτιαγμένα για ξενοδοχεία 50 δωματίων με συνεχώς επανδρωμένη ρεσεψιόν: τιμές κατόπιν προσφοράς, onboarding εβδομάδων με αποκλειστικό σύμβουλο, modules που δεν θα χρησιμοποιήσεις ποτέ. Για ένα κατάλυμα με τέσσερα δωμάτια είναι σαν να αγοράζεις φορτηγό για να πας για ψώνια. Το Vezpa γεννήθηκε από την αντίθετη πλευρά: σχεδιασμένο για τις μικρές δομές, με δημόσια τιμή από 39 € τον μήνα, ενεργοποίηση self-service σε λίγα λεπτά και κανέναν πωλητή να συναντήσεις. Εγγράφεσαι, ρυθμίζεις δωμάτια και τιμές μόνος σου, συνδέεις τα κανάλια και ξεκινάς. Αν θες να καταλάβεις πού στέκεται απέναντι στα μεγάλα ονόματα, διάβασε τον οδηγό για το καλύτερο PMS στην Ελλάδα.

Συχνές ερωτήσεις

Πρέπει να έχω ήδη λογαριασμό Booking ή Airbnb;

Ναι, και τους κρατάς όλους. Το Vezpa συνδέεται στους υπάρχοντες λογαριασμούς σου: η επανασύνδεση του Booking.com είναι ακαριαία, τα άλλα κανάλια (Airbnb, Expedia, Vrbo, Agoda) ενεργοποιούνται αυτόνομα από τον πίνακα. Οι μελλοντικές κρατήσεις έρχονται αμέσως στο ενιαίο ημερολόγιο· δεν χρειάζεται να αλλάξεις τίποτα στον τρόπο που πουλάς σήμερα.

Πόσο κοστίζει;

Οι τιμές είναι δημόσιες: τρία πλάνα στα 39 €, 59 € και 89 € τον μήνα, ανάλογα με τον αριθμό δωματίων και διαμερισμάτων. Όλα περιλαμβάνονται — channel manager, μηχανή κρατήσεων, δήλωση επισκεπτών, τέλος κλιματικής κρίσης, myDATA, εφαρμογή κινητού — χωρίς κρυφά modules επί πληρωμή. Δοκιμάζεις δωρεάν για 14 ημέρες, χωρίς πιστωτική κάρτα, και ακυρώνεις όποτε θες.

Λειτουργεί και με λίγα διαμερίσματα, όχι μόνο δωμάτια;

Ναι. Το Vezpa διαχειρίζεται αδιάκριτα δωμάτια ενός καταλύματος, ενοικιαζόμενα δωμάτια και διαμερίσματα. Αν έχεις πολλές μονάδες μπορείς να αναθέσεις διαφορετικό διαχειριστή σε κάθε μία και να τα ελέγχεις όλα από έναν πίνακα, ακόμη κι αν έχεις μόνο δύο ή τρία διαμερίσματα.

Κι αν χρειαστώ βοήθεια;

Η υποστήριξη απαντά εντός 12 ωρών, και το προτιμώμενο κανάλι είναι το WhatsApp: γράφεις σαν σε άνθρωπο και σου απαντά μια ομάδα που ξέρει τι σημαίνει ελληνική γραφειοκρατία γιατί τη διαχειρίζεται κάθε μέρα. Καμία υποχρεωτική κλήση, κανένα ticket που γυρνάει στο κενό.