Anleitung Buchungsdetails

Der Bildschirm heißt «Buchung» und behandelt eine Buchung: die Rechnung, die Zahlungen, die Zimmer mit ihren Gästen, die Änderungen. Es gibt keinen Menüeintrag dafür: Sie öffnen ihn, indem Sie die Buchung antippen, wo immer Sie ihr begegnen.

• Im Kalender, durch Antippen des farbigen Balkens einer Buchung.
• In Bereiche, auf der Registerkarte Zimmer oder in der Liste Buchungen.
• In der Übersicht: die Listen der Anreisen, Abreisen und Anwesenden, das Feld der Fristen und die letzten Nachrichten.
• In einem Kundenprofil, in der Geschichte seiner Aufenthalte.

„Geschäftlich“: Geschäftsreisen

Oben in der Karte, neben dem Kanal, steht der Chip „Geschäftlich“ mit dem Aktentaschen-Symbol: Er kennzeichnet Geschäftsreisen und Buchungen auf den Namen eines Unternehmens. Ein Tippen schaltet ihn ein, ein weiteres aus. Er ist nur eine Markierung: Die „Kurtaxe“ wird wie bei jedem anderen Gast berechnet, auch wenn ein Unternehmen die Rechnung bezahlt. Bei Portalbuchungen schaltet er sich von selbst ein, wenn der Kanal die Rechnungsdaten eines Unternehmens übermittelt (zum Beispiel eine Geschäftsbuchung von Booking.com), und nur beim Eingang der Buchung: Eine spätere Änderung über den Kanal überschreibt Ihre Entscheidung nicht. Für einen Gast, der wirklich befreit ist, siehe die Anleitung zur Kurtaxe.

Der Verlauf des Aufenthalts

Oben in der Buchung zeigt eine Reihe von Etappen, wo der Aufenthalt steht: «Bestätigt» → «Check-in» mit dem Anreisedatum → «Im Haus» → «Check-out» mit dem Abreisedatum. Erledigte Etappen haben ein Häkchen, die aktuelle einen Punkt. Zu «Im Haus» wechselt der Aufenthalt, wenn du «Gast angekommen» drückst; sind alle Etappen abgehakt, ist der Gast abgereist. Der Stand ist der des Zimmers, von dem aus du die Buchung geöffnet hast: In einer Buchung mit zwei Zimmern kann eines schon bezogen sein und das andere noch nicht. Ein Nichterscheinen hat keine Etappen: Es erscheint nur der Chip «Nichterscheinen». Bei stornierten Buchungen und bei «Auf Anfrage» gibt es keinen Verlauf: Ihre gewohnten Hinweisfelder bleiben.

«Stammgast»: der Gast, der wiederkommt

War der Hauptgast schon einmal bei dir, erscheint unter dem Verlauf ein grünes Abzeichen «Stammgast · N frühere Aufenthalte». Es zählt seine vergangenen, nicht stornierten Buchungen, erkannt über die Kundenhistorie, ohne die gerade geöffnete. Man stellt es nicht von Hand ein: Es erscheint und aktualisiert sich von selbst.

Daneben können auch der Stern «VIP» und die farbigen Etiketten des Hauptgasts erscheinen. Das sind Gast-Etiketten, nicht die Etiketten der Buchung: Sie begleiten die Person von einem Aufenthalt zum nächsten und werden über ihren Eintrag in der Kundenhistorie verwaltet (Seite «Gastdetails», Schaltflächen «VIP» und «Etikett»). Die Zeile erscheint, sobald mindestens eines dieser drei Dinge vorhanden ist.

Oben auf der Karte liegt ein farbiges Band mit zwei Zahlen: im dunklen Feld die Buchungssumme, darunter, in großer Schrift, der Saldo.

Der Saldo ist das Eingenommene minus das Einzunehmende: die Buchungssumme plus Gebühren, minus die erfassten Anzahlungen. Die Kurtaxe hat ihren eigenen Saldo, getrennt gehalten; die Zahl oben addiert die beiden, und der Pfeil unter dem Betrag öffnet die Aufschlüsselung, in der Sie sie getrennt sehen.

Gebühren und Anzahlungen

Tippen Sie den Saldo an, und «Was möchten Sie erfassen?» geht auf, mit genau zwei Wegen:

Rabatte werden nicht von hier erfasst: ein Preis wird korrigiert, indem Sie ihn in der Zimmerkarte antippen (siehe Die Zimmer und die Gäste), und die Rabatte der Preisliste stehen in der Einrichtung des Zimmers.

Der Saldo rechnet sich nach jedem Eintrag neu, und die Summe ebenso. Nutzt Ihre Unterkunft automatische Gebühren (siehe den Leitfaden Katalog), erhält jedes Zimmer eine, wenn sein Preis die Schwelle überschreitet, und verliert sie, wenn er darunter fällt. Buchungen der OTA-Kanäle erhalten sie nicht, außer Sie haben beim Artikel anders gewählt.

Jede Gebühr der Buchung gehört zu einer von zwei Rechnungen: «Aufenthalt» oder «Extras». Der Aufenthalt ist die Rechnung, die auf den steuerlichen Beleg der Unterkunft kommt (Rechnung oder E-Rechnung). Die Extras sind eine eigene Rechnung mit eigenem Saldo und eigenen Zahlungen, gedruckt als «Extras-Rechnung»: ein nicht steuerlicher Beleg.

Gibt es Extras, erscheinen unter dem Saldo oben in der Karte zwei Zeilen: der Saldo des Aufenthalts und der Saldo der Extras. Der große Saldo bleibt der Gesamtbetrag: auch Zahlungslinks und E-Mails an den Gast zählen Aufenthalt und Extras zusammen.

Wohin eine neue Gebühr geht

Eine Gebühr von einer Rechnung in die andere verschieben

Im Blatt «Extras» sind die bereits erfassten Gebühren in zwei Abschnitte geteilt, «Aufenthalt» und «Extras». Halten Sie eine Zeile gedrückt, um die Mehrfachauswahl zu starten, wählen Sie die weiteren und tippen Sie dann «Zum Aufenthalt verschieben» oder «Zu den Extras verschieben». Im Kopf des Abschnitts «Extras» bringt «Alles zum Aufenthalt zusammenführen» alle Extras auf einmal zum Aufenthalt: der Fall des Gastes, der alles auf einer einzigen Rechnung möchte. War eine Zeile als «Bezahlt» markiert, folgt ihr die Zahlung in die neue Rechnung.

Zahlungen, separate Rechnungen und Druck

• In «Neue Anzahlung» erscheint, wenn die Buchung Extras hat, «Zahlung auf»: wählen Sie «Aufenthalt» (vorausgewählt) oder «Extras».
• Separate Rechnungen (der Teil der Rechnung, der auf jemand anderen ausgestellt wird) nehmen nur Zeilen des Aufenthalts an: ein Extra muss zuerst zum Aufenthalt verschoben werden.
• Die «Extras-Rechnung» drucken Sie über das Menü ⋮ → «Drucken», als A5 oder als 80-mm-Bon. Der Eintrag ist nur da, wenn die Buchung Extras hat.

Unter dem Saldo kann das Feld «Zahlungen» erscheinen. Es zeigt sich nur, wenn mindestens eines von drei Dingen zutrifft: eine Karte ist als Garantie gespeichert, es gibt eine Anzahlung einzuziehen, es gibt einen Restbetrag. Bei einer bereits bezahlten Buchung ohne Karte wird das Feld überhaupt nicht gezeichnet, und das ist kein Fehler.

Eine Karte als Garantie ist kein kassiertes Geld

Bis Sie sie belasten, wird nichts genommen. Belasten können Sie sie ab dem Tag des Check-in, und für einen Teil des Betrags, wenn Sie wollen: das Feld beginnt beim vollen Betrag und nimmt jede Zahl über null und nicht höher als diesen.

Wenn Sie sie nie nutzen, wird die Karte dreißig Tage nach dem Abreisedatum von selbst freigegeben: ein nächtlicher Lauf tut das, bei Unterkünften mit verbundenem Stripe. Vorher können Sie sie jederzeit mit «Karte freigeben» lösen.

Die Schadenskaution ist etwas anderes als die Anzahlung: sie deckt Schäden, hat ihre eigene Obergrenze, und Sie belasten sie nur, wenn ein Schaden entstanden ist.

Am Tag vor jeder Frist, um 11 Uhr Ortszeit der Unterkunft, erhalten Hoteldirektor und Assistent eine Benachrichtigung mit dem Namen des Gastes, dem Betrag und dem Grund; ein Tippen darauf öffnet die Buchung. Ist die Zahlung eingegangen oder die Buchung trotzdem bestätigt, tippen Sie auf die Zeile der Frist und wählen «Frist entfernen»: Die Buchung bleibt bestehen, und an die Frist wird nicht mehr erinnert. Die Zahlung wird dort nicht erfasst: Ein Zahlungseingang wird als Anzahlung erfasst.

Zwei verschiedene Dinge verlassen diese Karte, von zwei verschiedenen Stellen:

• «Buchungsbestätigung senden» — unter den Buchungsdaten (dem Feld mit dem Namen des Gastes). Sie sendet die Seite mit den Aufenthaltsdetails und dem Online-Check-in. Am meisten zählt sie bei Buchungen, die Sie von Hand erfassen und die keine automatische E-Mail bekommen.
• «Zahlungsanfrage senden» — im Feld «Zahlungen». Sie sendet den Link, mit dem der Gast zahlt.

Beide öffnen dasselbe Blatt, das zuerst sagt, was hinausgehen wird, und dann fragt, von wo. Die Kanäle, in der Reihenfolge, in der Sie sie finden:

1. WhatsApp — öffnet den Chat mit dem Text schon geschrieben, an die Nummer des Gastes. Hat die Buchung keine Telefonnummer, ist die Zeile aus und sagt warum.
2. «E-Mail» — geht wirklich von unseren Servern hinaus, mit dem Namen Ihrer Unterkunft als Absender. Ohne E-Mail auf der Buchung ist die Zeile aus.
3. «Link kopieren» — kopiert den Text in die Zwischenablage, zum Einfügen, wohin Sie wollen. Dieser ist immer verfügbar.

Verkauft Ihre Booking Engine in mehr als einer Sprache, trägt das Blatt unten auch die Auswahl der Sprache der Nachricht.

Die Auswahl geht von der Sprache des Gastes aus, die Sie auch oben auf der Karte sehen, neben dem Kanal. Mit dem Hinweis «auto» hat Vezpa sie bestimmt: aus der auf dem Portal verwendeten Sprache, dann aus dem Land des Gastes, dann aus der Sprache der Unterkunft. Gibt es eine E-Mail in dieser Sprache nicht, geht sie auf Englisch hinaus. Tippen Sie darauf, um eine zu wählen: ab da gilt sie auch für die automatischen E-Mails. Wählen Sie «Automatisch», geht es zurück zur Ableitung.

Die Zeile, die sagt, ob es schon hinausging

Unter jeder der zwei Schaltflächen — und noch einmal oben im Blatt, bevor Sie einen Kanal wählen — steht eine Zeile mit dem Datum des letzten Male. Die Wörter wechseln, und der Unterschied zählt:

Bei einer Buchung von einem Portal, das die Adresse des Gastes verbirgt, geht die E-Mail trotzdem hinaus und landet im Chat des Portals: dieser Kanal leitet sie weiter.

Nachrichtenvorlagen

Unter den Buchungsdaten gibt es außerdem „Nachricht senden“: für Nachrichten, die weder die Bestätigung noch die Zahlungsaufforderung sind und die Sie bereit haben möchten, ohne sie jedes Mal neu zu schreiben, zum Beispiel für Gäste, die den Online-Check-in noch nicht gemacht haben.

1. Wählen Sie die Nachricht unter Ihren eigenen oder den Vorschlägen: „Erinnerung Online-Check-in“ ist schon fertig und sofort nutzbar.
2. Der Text erscheint bereits ausgefüllt mit dem Namen des Gastes, den Daten, der Unterkunft und den Links dieser Buchung, in der Sprache des Gastes, wenn Sie ihn in dieser Sprache geschrieben haben.
3. Passen Sie ihn an, falls nötig: Die Änderung gilt nur für diese Nachricht.
4. Wählen Sie WhatsApp, „E-Mail“ oder „Text kopieren“, wie bei der Bestätigung.

Die Nachrichten schreiben Sie unter Unterkunft → Gäste & Kommunikation → „Nachrichtenvorlagen“ oder über „Vorlagen verwalten“ am Ende der Liste. Jede Nachricht bekommt einen Namen und einen Text in einer oder mehreren Sprachen; mit „Feld einfügen“ fügen Sie die Daten ein, die sich von selbst ausfüllen, dieselben wie bei den Automatisierungen. Eine Sprache genügt: Spricht der Gast eine andere, wird Englisch verwendet, dann Italienisch, dann die erste, die Sie geschrieben haben.

Unterhaltung

Daneben finden Sie „Unterhaltung“: Es öffnet eine Seite mit allem, was zwischen Ihnen und diesem Gast gelaufen ist, wie in einem Chat, von der ältesten bis zur neuesten Nachricht. Sie steht den Rollen Hoteldirektor und Assistent zur Verfügung.

• Links die Nachrichten des Gastes aus dem Chat der Portale (Booking.com, Airbnb…), gekennzeichnet mit „Im Portal-Chat erhalten“.
• Rechts alles, was von Vezpa gesendet wurde: E-Mails, für WhatsApp vorbereitete Nachrichten, kopierte Texte, automatische E-Mails mit dem Namen der Automatisierung und Antworten im Portal-Chat. Eine im Portal-Chat zugestellte Nachricht erscheint nur einmal.
• Jede Nachricht zeigt Datum und Uhrzeit, den Status (zum Beispiel „Per E-Mail gesendet“, „Für WhatsApp vorbereitet“ oder „Nicht gesendet“), das Symbol des Kanals und das Portal.

Unten auf der Seite gibt es für jeden Portal-Chat eine Schaltfläche, etwa „Im Airbnb-Chat antworten“, die den Chat öffnet, um dem Gast zu antworten, und „Nachricht senden“, um eine Ihrer Nachrichtenvorlagen zu senden. Ziehen Sie die Seite nach unten, um sie zu aktualisieren.

• Bei WhatsApp ist der Text der vorbereitete: Wenn Sie ihn vor dem Senden auf dem Telefon geändert haben, steht die endgültige Fassung in Ihrem Chat.
• Bei Automatisierungen sehen Sie den Namen, nicht den Text. Der Text fehlt auch bei Nachrichten, die vor dieser Funktion gesendet wurden.
• Anders als in der Zeile unter den Schaltflächen erscheinen hier auch fehlgeschlagene Sendungen, als „Nicht gesendet“.

Online-Check-in

Der Link zum Online-Check-in, den Vezpa verschickt (Automatisierungen, Nachrichtenvorlagen, Sendungen aus dieser Buchung), ist ein einziger Link für die ganze Buchung: Der Gast öffnet ihn und gelangt direkt zum Formular des ersten zu registrierenden Gastes.

Unter den Buchungsdaten zeigt das Feld „Online-Check-in“:

• wie viele Gäste ihre Daten bereits eingegeben haben, zum Beispiel „2 von 3 registriert“;
• „Link senden“, das das Blatt der Nachrichtenvorlagen öffnet, und „Link kopieren“, das den Link kopiert, zum Einfügen, wo Sie möchten.

Im Online-Check-in sieht der Gast das Hauptfoto Ihrer Booking Engine als Hintergrund, eine Übersicht mit Anreise, Abreise und registrierten Gästen und oben eine Registerkarte pro Gast: Ein Tippen wechselt von einem zum anderen. Ist ein Gast gespeichert, zeigt seine Karte den Namen statt „Gast N“, und das Formular springt von selbst zum nächsten Gast. Am Ende listet eine Übersicht „Check-in abgeschlossen“ alle Gäste auf, mit unscharfen Miniaturen der gesendeten Ausweisfotos: Sie sind nicht lesbar und dienen nur dazu, zu erkennen, welches Foto gesendet wurde.

„Schlüssel“: die Zugangscodes

Hat das Zimmer einen Schlüsseltresor unter „Zugangsgeräte“ („Konfiguration“), erscheint unter dem Online-Check-in das Feld „Schlüssel“ mit dem Code. Hat der Gast den Online-Check-in abgeschlossen, prüfen Sie die Daten und tippen Sie auf „Check-in genehmigen“: Die Automatisierung „Zugangscodes (Check-in genehmigt)“ sendet die Codes am Anreisetag zur gewählten Uhrzeit (standardmäßig 8 Uhr) oder sofort, wenn Sie an diesem Tag später genehmigen.

• Das ist nicht die Schaltfläche „Check-in“ bei Ankunft: Sie können Tage vorher genehmigen, und der Gast gilt nicht als angereist. Tippen Sie auf „Check-in“, ohne genehmigt zu haben, zählt das ebenfalls als Genehmigung.
• Mit „Genehmigung zurücknehmen“ nehmen Sie die Genehmigung zurück, solange die Codes nicht hinausgegangen sind. Sie werden in jedem Fall nur einmal pro Buchung gesendet.
• Sind sie hinausgegangen, zeigt das Feld es mit Datum und Uhrzeit.

Weiter unten gibt es eine Karte pro Zimmer der Buchung. Der Kopf trägt die Nummer, den Namen, die Verpflegung, wie viele Gäste dort schlafen und die Summe für dieses Zimmer. Öffnen Sie sie, und Sie bekommen:

• «Zimmer» und «Verpflegung», die zwei Beträge. Bei Buchungen aus direkten Kanälen können Sie sie antippen und korrigieren; bei Buchungen von einem Portal nicht.
• Die Tage mit einer anderen Verpflegung als der Haupt-Verpflegung, wenn es welche gibt.
• Die Extras, die auf diesem Zimmer schon verkauft sind, mit der Menge, die Sie ändern können.
• Die Kurtaxe für dieses Zimmer.
• Die Gästeliste, und unten «Hinzufügen», um einen weiteren einzutragen.

Die Schaltfläche «Gast angekommen»

Am Anreisetag zeigt die Karte des Zimmers die Schaltfläche «Gast angekommen», den Zwilling von «Check-out». Sie zu drücken erfasst, dass der Gast angekommen ist, und bringt den Balken dieses Zimmers im Kalender von «Heute Anreise» auf «Im Haus». Es ist eine andere Handlung als der Online-Check-in weiter unten: sie sendet keine Meldung an die Behörden.

Eine Zeile unter der Schaltfläche fasst alles zusammen, was sie tut. Sie schließt auch den Link zum Online-Check-in: Ab dann kann der Gast seine Angaben nicht mehr ändern. Wenn Sie sie versehentlich gedrückt haben, erscheint am selben Tag «Wiederherstellen»: Es macht den Check-in rückgängig und löscht die Ankunftszeit. Hat das Zimmer eine Schlüsselbox, gilt der Check-in auch als Freigabe des Online-Check-ins: Ist die Versandzeit der Codes schon vorbei, werden sie sofort gesendet.

Die Farbe neben einem Gastnamen

Jeder Gast hat einen farbigen Kreis. Es gibt vier Farben, und sie sagen verschiedene Dinge:

Tippen Sie einen Gast an, um seine Registrierung zu öffnen. Wer noch keinen Namen hat, erscheint als «Hauptgast zu registrieren» oder «Gast zu registrieren».

Registrierte und erwartete, Kategorie für Kategorie

Im Kopf der Karte, neben der Verpflegung, sind die Zahlen aufgeteilt in «Erwachsene», «Jugendliche» und «Kleinkinder» — so heißen sie in der App — und jede Kategorie trägt zwei Zahlen: registrierte und erwartete Gäste. 2/1 Jugendliche heißt zwei registrierte Gäste dieser Altersgruppe, wo einer angegeben war; 0/1 Kleinkinder, keiner registriert, wo einer angegeben war.

• Die Farbe markiert das Ziel, nicht das Fehlende. Eine vollständige Kategorie wird grün; eine unvollständige bleibt neutral, in derselben Farbe wie der Rest der Zeile. Es gibt keine Alarmfarbe für eine fehlende Registrierung: Sie suchen das Fehlen von Grün, nicht eine Hervorhebung. Der ganze Satz — «registrierte und erwartete Anzahl stimmen nicht überein» — steht in der Meldung, die Sie durch langes Drücken der Kategorie bekommen, und in der unterstützenden Vorlesung.
• Kleinkinder zählen zu den zu registrierenden Gästen.
• Wo sie sich widersprechen, gewinnen die Dokumente: die Kategorie eines registrierten Gastes kommt aus seinem Geburtsdatum, nicht aus dem, was bei der Buchung angegeben wurde.

Das Alter jedes Kindes

Eine Buchung gibt Erwachsene und Kinder an, und für jedes Kind sein Alter: dieses Alter — keine Wahl von Hand — entscheidet, ob es in den Zählungen oben als «Kleinkinder» oder als «Jugendliche» zählt, nach den für dieses Zimmer gesetzten Schwellen, und der Preis folgt ihm ebenso. Unter den Zählungen bekommen Sie das angegebene Alter jedes Kindes: eine Zahl von Jahren, «Unter 1 Jahr», oder «Alter nicht angegeben», wenn es fehlt.

Einen Gast hinzufügen: Erwachsener, oder Kind mit seinem Alter

Die Schaltfläche «Hinzufügen» am Ende der Gästeliste öffnet das Blatt «Gast hinzufügen», und es gibt zwei Wahlmöglichkeiten: «Erwachsener», oder «Kind» mit einer Altersauswahl. Das Alter beginnt beim höchsten, das auf diesem Zimmer noch als Kind zählt, und der gezeigte Betrag ändert sich mit dem Alter, das Sie wählen: ein Kleinkind und ein Jugendlicher sind nicht denselben Zuschlag wert. Sie wählen die Altersgruppe nicht — Vezpa rechnet sie aus dem Alter aus, mit den Schwellen dieses Zimmers.

Der Betrag, den das Blatt für das gewählte Alter zeigt, ist der berechnete, nicht ein Mittel über die Altersgruppen. Das Alter wird auch auf den gerade angelegten Gast geschrieben, sodass seine Gruppe bekannt ist, bevor jemand ein Dokument registriert; sobald das Dokument kommt, entscheidet das Geburtsdatum.

Was an die Behörden hinausgeht

In italienischen Unterkünften gehen die Polizeimeldungen von selbst hinaus, mehrmals am Tag. Für ein Zimmer gehen sie hinaus, sobald der Hauptgast der Buchung als registriert gilt, und dorthin führen zwei Wege: der Online-Check-in, den der Gast ausfüllt, oder die Registrierung, die Sie in der App machen, indem Sie seine Karte öffnen und speichern. Einer von beiden genügt. Mit keinem von beiden geht für dieses Zimmer nichts hinaus.

Wurde die Buchung einem Behördensystem schon gemeldet, zeigt ein Feld weiter unten den Status dieser Meldungen, mit dem Namen des Systems: eine Zeile für die Anreise und eine für die Abreise, jede mit ihrem eigenen Status.

Von hier können Sie keine neue Meldung starten, aber eine gescheiterte lässt sich reparieren: auf Zeilen in gescheitertem oder wiederholendem Zustand finden der Hoteldirektor und der Assistent daneben eine Schaltfläche «Erneut versuchen», die diese Meldung erneut sendet. Die anderen fünf Rollen bekommen die Schaltfläche nicht, während die Information ganz bleibt: den Status jeder Meldung kann jeder lesen, und das rote Symbol, das bei langem Drücken den Grund des Scheiterns zeigt, wie das System ihn gemeldet hat, erscheint für jede Rolle — auf genau diesen gescheiterten oder wiederholenden Zeilen, und nur wenn ein Grund zurückkam. Erfolgreiche Zeilen tragen keine Schaltfläche, weil es nichts zu wiederholen gibt.

Über den Ankunftsnotizen liegt das Feld der Etiketten: die farbigen Schilder, die der Hoteldirektor der Unterkunft in der Konfiguration einrichtet (siehe die Anleitung Konfiguration).

Auf Telefon und Tablet ist es eine Schublade: geschlossen zeigt sie nur das Wort «Etiketten», wenn für diese Buchung keines eingeschaltet ist, oder die Chips der eingeschalteten; ein Tippen auf den Kopf öffnet sie und zeigt jedes verfügbare Etikett. Am Computer, mit breitem Fenster, gibt es keine Schublade: die ganze Liste ist immer sichtbar und immer antippbar.

So oder so ist die Gebärde dieselbe: ein Etikett antippen schaltet es ein oder aus, ganz ohne Bestätigung.

Dieselben Etiketten zeigen sich auch in der Buchungsliste, als Chips auf den Zeilen und als Filter («Nach Etikett filtern»).

Unten auf der Karte steht «Bearbeiten», und sie öffnet die Liste dessen, was sich ändern lässt:

Die Vorschau

Die drei Änderungen, die den Preis berühren, zeigen vor der Bestätigung eine Übersicht mit dem aktuellen und dem neuen Datum, den hinzugefügten Tagen mit ihrem Preis, der aktuellen Summe und der Differenz, die Sie anwenden wollen. Die Differenz lässt sich vor der Bestätigung von Hand korrigieren. Bis Sie bestätigen, wird nichts geschrieben.

Bei einer Buchung mit mehr als einem Zimmer werden Sie vor der Vorschau gefragt, ob die Änderung für dieses Zimmer oder für alle gilt.

Wenn eine Datumsänderung die Buchung ohne Zimmer lässt

Lässt eine Datumsänderung die Buchung mit Nächten ohne physisches Zimmer, erscheint beim Speichern sofort ein Hinweisfenster. Es erscheint bei jedem Speichern, das so endet, auch wenn der E-Mail-Hinweis schon früher hinausgegangen war: wer gerade gespeichert hat, muss wissen, wie es ausgegangen ist. Siehe Zimmer nicht zugeordnet.

Das Symbol ⋮ oben rechts sammelt alles, was nicht auf der Seite steht:

Der Verlauf als Zeitleiste

«Buchungsverlauf» öffnet sich über das Menü ⋮ (an einem sehr breiten Computerbildschirm kann er in einer Spalte der Buchung stehen). Er ist eine Zeitleiste: Die Einträge sind nach Tag gruppiert, der Tag steht einmal oben in der Gruppe, bei jedem Eintrag nur noch die Uhrzeit. Jeder Eintrag sitzt auf einer senkrechten Linie mit einem farbigen Symbol für die Art der Aktion: Anlage, Änderung von Daten, Verpflegung oder Unterkunft, Ankunft des Gastes («Gast angekommen»), Abreise, Nichterscheinen, Stornierung, Zahlungen, Belastungen, Notizen und Etiketten. Unter jedem Eintrag stehen weiterhin, wer ihn ausgeführt hat, der Kanal und die Werte vorher → nachher.

Der Gast sagt, er habe schon alles auf dem Portal bezahlt, Ihre Notiz sagt, die Kurtaxe werde bei der Abreise eingezogen. Der Eintrag «Mit dem Portal abgleichen» fragt das Portal nach seinen eigenen Zahlen und stellt sie neben Ihre, damit der Streit auf Daten endet statt auf zwei Erinnerungen.

Weichen die Zahlen voneinander ab, erscheint «Vom Portal aktualisieren»; es lädt die Buchung erneut vom Portal und richtet die Summen auf demselben Weg neu aus, den eine frisch angekommene Buchung nimmt. Es ist dem Hoteldirektor vorbehalten: andere Rollen sehen die Schaltfläche nicht.

Das Portal sendet eine Buchung nur erneut, solange der Aufenthalt noch nicht vorbei ist: ist er vorbei, antwortet «Vom Portal aktualisieren», dass es nichts mehr zu laden gibt, und das ist kein Fehler. Die Zahlen von jenem Moment stehen im Extranet des Portals.

Der Eintrag erscheint unter zwei Bedingungen, nicht einer: die Buchung muss von Booking.com oder Airbnb kommen — den einzigen Portalen, die angeben, was sie Ihnen zahlen — und Ihre Rolle muss Hoteldirektor oder Assistent sein. Mit jeder anderen Rolle wird der Eintrag überhaupt nicht gezeigt: ein sichtbarer Befehl, der dann «nicht erlaubt» antwortet, ist schlimmer als ein fehlender.

Eine Buchung kann völlig gültig sein und doch noch kein physisches Zimmer haben: das geschieht, wenn sie von einem Portal oder von Ihrer eigenen Seite kommt, während die freien Einheiten ausgegangen sind, oder nach einer Datumsänderung. Es ist kein Fehler der Software, es ist übrige Arbeit.

• Eine Nacht genügt. Der Hinweis leuchtet auf, auch wenn das Zimmer für eine einzige Nacht des Aufenthalts fehlt, nicht erst, wenn es durchgehend fehlt.
• Im Kopf der Zimmerkarte erscheint neben den anderen Angaben in Rot, mit Warnsymbol, der Vermerk «Zimmer nicht zugeordnet»: die Farbe ist nicht der einzige Hinweis, Symbol und Text sagen dasselbe. Die Zimmernummer bleibt, wo sie ist.
• Öffnen Sie die Karte, und oben bekommen Sie ein rotes Feld mit der Erklärung und der Schaltfläche «Zimmer zuordnen», die zum selben Bildschirm führt wie «Zimmer wechseln».
• Für nur lesende Rollen ist die Schaltfläche nicht da: der Hinweis bleibt, die Handlung nicht.

Wenn es geschieht, gehen auch ein E-Mail-Hinweis und eine Benachrichtigung an den Hoteldirektor, den Assistenten und den Benutzer an der Rezeption: beim Anlegen der Buchung, bei einer Datumsänderung, bei einer Änderung vom Portal, und wenn ein Zimmer hinzukommt.

• Der Gast hat mit der Karte als Garantie bezahlt, aber der Saldo sinkt nicht. Eine als Garantie gehaltene Karte ist kein kassiertes Geld: er sinkt, wenn Sie «Vorautorisierung belasten» drücken.
• Ich sehe das Feld «Zahlungen» nicht. Es existiert nur, wenn es eine gespeicherte Karte, eine Anzahlung einzuziehen oder einen Restbetrag gibt. Ist keines der drei da, gibt es nichts zu zeigen.
• Ich finde «Vorautorisierung belasten» nicht, oder sie antwortet nicht. Sie funktioniert ab dem Tag des Check-in. Vorher ist die Schaltfläche sichtbar, aber träge.
• Ich habe eine Anzahlung erfasst, und es hat nie nach der Zahlungsart gefragt. Das ist richtig: das Blatt der Anzahlung fragt nur nach dem Betrag.
• Ich kann bei einer Portalbuchung keine Nächte entfernen. Die Nächte, die der Kanal übermittelt hat, sind geschützt: diese Änderung macht man auf dem Portal.
• Ich sehe die Schaltfläche «Check-out» nicht. Sie erscheint am Abreisetag. Um einen Gast früher abreisen zu lassen, nehmen Sie «Vorzeitiger Check-Out» in «Bearbeiten».
• Ich kann die Buchung nicht stornieren. Entweder kommt sie von einem Portal (dort stornieren), oder es sind Anzahlungen erfasst: dann bietet die App das Nichterscheinen an, das die Rechnung behält.
• Der Eintrag «Nichterscheinen» ist deaktiviert. Dieses Zimmer kommt von einem Portal: regeln Sie den Fall mit dem Kanal.
• Ich sehe «Mit dem Portal abgleichen» nicht. Zwei Möglichkeiten: die Buchung kommt nicht von Booking.com oder Airbnb, oder Ihre Rolle ist weder Hoteldirektor noch Assistent.
• Ich sehe «Mit dem Portal abgleichen», aber nicht «Vom Portal aktualisieren». Entweder stimmen die Zahlen, oder Ihre Rolle ist nicht Hoteldirektor.
• Ich habe ein Nichterscheinen markiert, und kein Hinweis auf ein fehlendes Zimmer kam. Das ist Absicht: ein Nichterscheinen ist Ihre eigene Gebärde, keine Lücke zum Melden.
• Eine Meldung an ein Behördensystem ist gescheitert. Ist Ihre Rolle Hoteldirektor oder Assistent, trägt diese Zeile eine Schaltfläche «Erneut versuchen». Mit den anderen Rollen ist die Schaltfläche nicht da, und ein neuer Versuch muss bei jemandem erbeten werden, der die Erlaubnis hat; den Grund, wenn das System einen gemeldet hat, bekommen Sie trotzdem vom roten Symbol daneben, lange gedrückt.
• Bei der italienischen Polizei zeigt sich für ein Zimmer nichts. Prüfen Sie, ob der Hauptgast der Buchung als registriert gilt: der Online-Check-in, den er gemacht hat, genügt, und die Registrierung, die Sie machen, indem Sie seine Karte öffnen und speichern, auch. Mit keinem von beiden geht für dieses Zimmer nichts hinaus.
• Die Gästezählung sagt 2/1 auf einer Kategorie. Zwei Personen dieser Altersgruppe sind aufgetaucht, wo eine angegeben war. Die Gruppe kommt aus den Dokumenten, und der Überschuss wird gezeigt statt verborgen.
• Ich sehe «Alter nicht angegeben» statt einer Zahl. Diese Buchung trägt für dieses Kind kein Alter: es passiert bei älteren Buchungen und bei solchen von einem Portal, das ein einzelnes Kind pro Zimmer sendet, ohne Angabe des Alters. Es ist kein Fehler: es ist ein Datum, das die App nicht erfindet, und es bleibt für diese Buchung so.