Anleitung Buchungen

Der Punkt Bereiche der Navigationsleiste fasst drei Werkzeuge zusammen, die Sie mit den Tabs oben wechseln:

• Zimmer — der Stand jedes Zimmers für einen einzigen Tag, den Sie oben wählen: Belegung, Reinigung, Notizen des Gastes und der Abteilungen.
• Buchungen — die ganze Liste, mit Suche, Filtern, Sortierung und einer Summe dessen, was das Ergebnis wert ist.
• Kunden — die Suche in der Geschichte der Leute, die schon bei Ihnen gewohnt haben.

Wo Bereiche in der Leiste sitzt, hängt von Ihrer Rolle ab: Preise erscheint nur, wer sie sehen darf, und ohne diesen Punkt rückt Bereiche um eine Stelle vor. Es gilt der Name, nicht die Stelle.

Was eine Buchungskarte sagt

Jede Zeile der Liste ist eine Karte, und sie trägt immer dasselbe in derselben Reihenfolge:

Auf der Karte	Was es bedeutet
Name des Gastes und Status	Der Status ist «Bestätigt», «Laufend», «Zukünftig», «Vergangen», «Abgeschlossen», «Storniert» oder «Nichterscheinen», jeder mit seiner Farbe
Kanal und Gesamtbetrag	Der Kanal trägt die Farbe des Portals, von dem die Buchung kam
Anreise, Abreise, Nächte	Die zwei Daten links übereinander, die Zahl der Nächte rechts
Zimmer	Bis zu drei Chips mit dem Zimmernamen; fehlt das Zimmer, nimmt der rote Hinweis ihren Platz
«Erstellt am»	Wann die Buchung eingegangen ist
«Geändert am»	Erscheint nur, wenn sich nach dem Anlegen wirklich etwas geändert hat

Diese zwei Daten unten sind dieselben, nach denen die Liste sortiert werden kann: früher standen sie nirgends, und die Liste war nach einem Wert sortiert, den niemand sehen konnte. Das Feld hinter «Geändert am» bewegt sich bei jeder Änderung — Preis, Daten des Gastes, Notizen, Verpflegung, Zahlungen, Belastungen und getrennte Konten eingeschlossen — nicht nur bei einer Änderung von Daten oder Zimmern.

Die Summe über der Liste

Das Feld über den Karten zählt die Buchungen und addiert den «Gesamt» über das ganze gefilterte Ergebnis, nicht über die Seite, die Sie ansehen. Die Liste kommt in Seiten von dreißig Karten, bei mehreren Seiten ist die Summe also höher als das, was Sie sehen: das ist richtig. Ändern Sie einen Filter, ändern sich beide Zahlen.

Die Summe ist die Bruttosumme, also was die Kunden zahlen: bei Portalbuchungen steckt die Provision darin. Stornierte Buchungen haben die Summen auf null und blähen sie nicht auf.

Suchen

Das Feld oben in der Liste sucht im Namen des Gastes, in der Telefonnummer und in der E-Mail: schreiben und abschicken, denn die Suche läuft, wenn Sie sie senden, und nicht während Sie tippen. Sie übergeht Akzente und Groß- und Kleinschreibung, wenn die genaue Form nichts findet, also findet «Muller» auch «Müller».

Das Feld behält, was Sie geschrieben haben, wenn Sie den Tab verlassen und zurückkommen: es war der einzige Befehl, der Zeilen verstecken konnte, ohne eine Spur zu lassen, und eine durch eine vergessene Suche gefilterte Liste sah aus wie eine leere Liste.

Filtern

Die Filter leben an zwei verschiedenen Stellen, und es hilft zu wissen, welche Sie brauchen:

Wo	Was er filtert
Die Reihe der Chips unter dem Suchfeld	Den Status, eine Kategorie auf einmal: «Alle», «Laufend», «Zukünftig», «Vergangen», «Storniert», «Nichterscheinen»
«Filter», in der oberen Leiste	Den Kanal (gern mehrere auf einmal) und drei Zeiträume: «Anreisedatum», «Abreisedatum», «Erstellungsdatum»

Das Filterblatt hat Reset, um alle zu leeren, und «Anwenden», um zu bestätigen: bis Sie «Anwenden» antippen, ändert sich die Liste nicht.

Am Rechner sitzt «Filter» in der oberen Leiste; am Telefon hat die Leiste keinen Platz und der Punkt landet im Drei-Punkte-Menü, zusammen mit «Aktualisieren» und «Anleitung».

Hat die Unterkunft mehr als eine Einheit, die Sie erreichen, erscheint über den Status-Chips eine Auswahlliste, um eine einzige zu behalten.

Aufenthalt im Zeitraum

Im Blatt «Filter», vor «Anreisedatum», steht der Abschnitt «Aufenthalt im Zeitraum». Die beiden Tasten «Von» und «Bis» öffnen denselben Kalender, in dem Sie Anfang und Ende zusammen wählen. Der Filter behält, wer mindestens eine Nacht zwischen den beiden Daten hier schläft, auch wenn er früher anreist oder später abreist: er beantwortet die Frage «wer ist in dieser Woche im Haus?».

Das ist nicht dasselbe wie «Anreisedatum» und «Abreisedatum»: die behalten nur, wer innerhalb des Zeitraums anreist oder abreist, und lassen den Gast weg, der am Vortag angereist ist und die ganze Woche bleibt. Nach «Anwenden» erscheint der Filter unter den Chips unten am Bildschirm als «Aufenthalt im Zeitraum», mit seinen Daten, und sein Kreuz wirft ihn ab wie die anderen.

Typ und Verpflegung

Im Blatt «Filter», direkt vor «Aufenthalt im Zeitraum», stehen zwei Abschnitte mit Chips zum Antippen: «Typ» und «Verpflegung». Sie können einen oder mehrere einschalten: Mit mehreren Typen behält die Liste die Buchungen mit irgendeinem der gewählten, und dasselbe gilt für die Verpflegung. Die Chips zeigen nur die Zimmertypen Ihrer Unterkunft und die Verpflegungsarten, die Sie tatsächlich verkauft haben; ein Abschnitt mit nur einem Eintrag erscheint nicht.

Der Typ schaut auf die Zimmer der Buchung: Eine Buchung mit zwei Zimmern unterschiedlichen Typs erscheint bei beiden. Nach «Anwenden» steht der Filter unter den Chips unten auf dem Bildschirm als «Typ» oder «Verpflegung» mit dem Wert, und Sie entfernen ihn wie die anderen mit seinem Kreuz. Er gilt auch für «Liste exportieren»: Die Datei enthält nur die gefilterten Buchungen.

Sehen und abwerfen, was an ist

Unten am Bildschirm trägt jeder eingeschaltete Filter seinen eigenen Chip mit einem Kreuz: «Suchen», «Kanal», «Anreise», «Abreise», «Erstellungsdatum». Das Kreuz antippen wirft diesen Filter ab, und nur diesen. Auch die Suche zählt als Filter: solange sie an ist, sagt es das Trichtersymbol, und der Chip «Suchen» lässt Sie sie abwerfen, ohne zum Feld zurückzugehen.

Sortieren

«Sortieren nach» sitzt auf jeder Plattform im Drei-Punkte-Menü, Rechner eingeschlossen: es ist der einzige Punkt der Leiste, der nie in der Zeile Platz findet.

Punkt	Natürliche Richtung
«Am nächsten an heute» (der Standard)	Von der heute nächsten, vorwärts und rückwärts zusammen. Hat keine Richtung zum Umkehren
«Letzte Änderung»	«Neueste zuerst»
«Erstellungsdatum»	«Neueste zuerst»
«Anreisedatum»	«Älteste zuerst»
«Abreisedatum»	«Älteste zuerst»

Neben dem gewählten Punkt steht, welche Richtung an ist, und «Reihenfolge umkehren» dreht sie. Die Richtung, die Sie lesen, ist die, die der Server als angewandt meldet, keine Vermutung der App.

Die Liste exportieren und drucken

«Liste exportieren», in der oberen Leiste (oder im Drei-Punkte-Menü, wenn die Leiste keinen Platz hat), öffnet ein Blatt mit vier Einträgen: CSV, Excel, PDF und «Drucken». Exportiert werden genau die Buchungen, die Sie sehen, mit den aktiven Filtern — Suche eingeschlossen — und allen Zeilen des Ergebnisses, nicht nur der Seite mit dreißig, die auf dem Bildschirm steht.

Eintrag	Was Sie bekommen
CSV	Eine Textdatei mit dem Semikolon als Trennzeichen
Excel	Ein Blatt mit echten Daten und Beträgen: sie lassen sich ohne Umwandlung sortieren und summieren
PDF	Eine Tabelle auf A4-Seiten im Querformat, bereit zum Ablegen oder Versenden
«Drucken»	Dasselbe PDF, direkt im Druckdialog geöffnet

Die Beträge stehen in der Währung der Unterkunft, mit dem Kürzel in der Spaltenüberschrift. Die Datei bereitet der Server vor, und sie öffnet sich im Teilen-Menü des Geräts: von dort speichern oder versenden Sie sie. Über 10.000 Buchungen startet der Export nicht und bittet Sie, die Filter einzuschränken, zum Beispiel auf einen kürzeren Zeitraum.

Mehrere Buchungen auswählen

Ein langes Drücken auf eine Buchung oder die Schaltfläche «Auswählen» in der oberen Leiste (oder im Drei-Punkte-Menü) schaltet die Mehrfachauswahl ein. Jede Karte zeigt ein Kästchen, und ein Tippen hakt es ab, statt die Buchung zu öffnen; die Auswahl bleibt auch beim Seitenwechsel erhalten. Unten erscheint eine Leiste, die die Auswahl zählt — zum Beispiel «5 ausgewählt» — mit drei Schaltflächen:

Schaltfläche	Was sie tut
«Etikett»	Öffnet die Liste der Etiketten: Neben jedem setzt «Hinzufügen» es auf alle ausgewählten Buchungen, «Entfernen» nimmt es wieder ab. Die Änderung landet im Verlauf jeder Buchung. Buchungen einer anderen Unterkunft werden übersprungen, und die Meldung am Ende sagt, wie viele.
«Liste exportieren»	Dasselbe Blatt wie oben — CSV, Excel, PDF, «Drucken» — aber nur mit den ausgewählten Buchungen
Das Kreuz («Abbrechen»)	Beendet die Auswahl und entfernt alle Häkchen

Etiketten gehören zu einer Unterkunft: Haben Sie mehrere, wählen Sie zuerst eine in der Auswahl über den Status-Chips, sonst zeigt das Blatt nur den Hinweis «Etiketten gehören zu einer Unterkunft. Wählen Sie eine bestimmte Unterkunft aus, um nach Etikett zu filtern.». Stornierungen oder Check-ins in Serie gibt es absichtlich nicht: Die erledigt man eine Buchung nach der anderen, aus ihrer Karte.

Eine Buchung anlegen

Die runde Taste unten rechts öffnet «Neue Buchung». Der Weg ist dieser:

1. Die Daten
   Den Zeitraum mit «Buchungsdaten auswählen» wählen und «Weiter» antippen.
2. Die Prüfung
   Vezpa prüft, ob an diesen Daten Platz ist. Ist keiner, sagt es das und öffnet den Kalender wieder auf den Daten, die Sie gewählt hatten, damit Sie sie ein wenig verschieben können statt neu anzufangen.
3. «Kundendaten»
   Das Feld «Name *» ist das einzige verpflichtende, und dort arbeitet die Vervollständigung: ab drei Buchstaben sucht sie unter den schon erfassten Gästen, und ab zwei Ziffern merkt sie von selbst, dass Sie eine Telefonnummer tippen. Einen Vorschlag wählen, und Name, Telefon und E-Mail füllen sich selbst, zusammen mit dem «Vermerk», den Sie zu diesem Gast geschrieben hatten. Darunter stehen «Ankunftszeit», der «Kanal» (Telefon, Agentur, Walk-IN, E-Mail, Direkt / Website oder Stammgast), die «Sprache des Gastes», die Notizen und der Abschnitt «Frist». Die «Sprache des Gastes» bestimmt, in welcher Sprache E-Mails und Nachrichten hinausgehen, und bietet alle Sprachen an: zuerst die Sprache Ihrer Unterkunft, danach die übrigen in alphabetischer Reihenfolge. Bleibt sie auf «Automatisch», nimmt Vezpa die Sprache, in der der Gast auf dem Portal gebucht hat, dann die seines Landes, dann die der Unterkunft. Gibt es eine E-Mail in dieser Sprache nicht, geht sie auf Englisch hinaus.
4. «Verfügbare Zimmer»
   Das Zimmer wählen, und die Verpflegung, «Erwachsene», «Kinder» (mit dem Alter jedes einzelnen), die Extras und der Preis öffnen sich, änderbar mit «Preis bearbeiten». Ist für das Zimmer an diesen Daten die Anreise oder Abreise gesperrt (die «An- und Abreisetage» in den Tarifen), erscheint das orange Etikett «Anreise gesperrt» oder «Abreise gesperrt»: Buchen lässt es sich trotzdem, es ist ein Hinweis, keine Sperre.
5. «Zimmer hinzufügen»
   Das ist der Schritt, der am häufigsten vergessen wird. Bis Sie ihn antippen, ist das Zimmer eingestellt, gehört aber nicht zur Buchung.
6. «Buchung bestätigen»
   Die Farbe der Taste sagt, wo Sie stehen.

Farbe der Taste	Was fehlt
Rot, aus	Kein Zimmer gewählt und keines hinzugefügt
Orange, mit dem Dreieck	Ein Zimmer ist eingestellt, aber nicht hinzugefügt: antippen, und Vezpa fragt nach «Hinzufügen und bestätigen» oder «Ohne Hinzufügen bestätigen»
Grün	Sie können bestätigen (der Name des Gastes bleibt verpflichtend)

Mehrere Zimmer in derselben Buchung werden eines nach dem anderen hinzugefügt: die schon hinzugefügten verlassen die Liste der verfügbaren und werden im Warenkorb oben rechts gezählt.

Angebot erstellen

Unter der Bestätigungstaste steht «Angebot erstellen»: statt gleich zu bestätigen, hält es das Zimmer und schickt dem Gast ein Angebot mit einem Datum, bis zu dem er entscheiden soll.

• Das angebotene Datum liegt vier Tage entfernt. Es wird gekürzt, wenn es nach dem Tag vor der Anreise liegen würde, und es ist nie früher als morgen.
• Die Sprache des Gastes wird im selben Blatt gewählt, und die E-Mail geht in dieser Sprache hinaus.
• Verlangt die Unterkunft eine Anzahlung, lässt ein Schalter stattdessen den ganzen Betrag fordern. Liegt der Check-in nahe an der Zahlungsschwelle, ist der Schalter schon an.
• Die Buchung erscheint im Kalender als unbestätigtes Angebot, in ihrer eigenen Farbe.

Kurz vor der Frist geht eine Erinnerung an den Gast, am Tag der Frist eine letzte E-Mail, und ab der folgenden Nacht wird die Buchung von selbst storniert, mit Summen auf null und dem Zimmer wieder frei.

Ändert sich danach der Preis — Daten, Verpflegung, ein entferntes Zimmer, die neu berechnete Steuer —, passt sich der bis zur Frist geforderte Betrag von selbst um dieselbe Differenz an. Bei einer Anzahlung bleibt derselbe Prozentsatz des Aufenthalts.

Am Tag vor jeder Frist, um 11 Uhr Ortszeit der Unterkunft, erhalten Hoteldirektor und Assistent eine Benachrichtigung mit dem Namen des Gastes, dem Betrag und dem Grund; ein Tippen darauf öffnet die Buchung. Ist die Zahlung eingegangen oder die Buchung trotzdem bestätigt, tippen Sie auf die Zeile der Frist und wählen «Frist entfernen»: Die Buchung bleibt bestehen, und an die Frist wird nicht mehr erinnert. Die Zahlung wird dort nicht erfasst: Ein Zahlungseingang wird als Anzahlung erfasst.

Der Tab Zimmer

Er zeigt einen Tag auf einmal. Oben bewegen Sie sich mit den Pfeilen, das Datum antippen springt zu einem anderen Tag, und — wenn Sie nicht auf heute stehen — erscheint «Heute», um zurückzukommen.

Unter dem Datum steht eine Reihe von Zählern, die auch Filter sind: «Zu reinigen», «Abreisen», «Ankünfte», «Belegt», «Frei», dazu «Gesperrt», «Wartung» und «Mit Notizen», sobald es mindestens eines gibt. Einen antippen, und die Liste behält nur diese Zimmer; «Alle anzeigen» bringt alles zurück.

Jedes Zimmer trägt ein rundes Symbol, das seine Lage ohne ein Wort sagt. Die Reihenfolge des Vorrangs zählt, weil die ersten zwei über allem anderen stehen:

Symbol	Wann es erscheint
Werkzeug (braun)	Zimmer für Wartung angehalten
Durchfahrt verboten (blaugrau)	Zimmer für den Verkauf geschlossen
Besen (amber)	Es ist zu reinigen: das Zimmer ist «Zu reinigen» oder «In Reinigung». Es steht über jedem Belegungsstand darunter
Doppelpfeil (rot)	Abreise und Anreise am selben Tag
Pfeil hinaus (orange)	Abreise heute
Pfeil hinein (grün)	Anreise heute
Person (blau)	Zimmer belegt
Haken (petrol)	Frei und sauber

Ein Zimmer antippen öffnet seine Karte, mit den Tasten des Reinigungsstands, «Zuweisen an…», «Notiz schreiben», «Notiz aussetzen» und «Bettenanordnung». Den Reinigungsstand ändern von hier Hoteldirektor, Assistent und Benutzer; die Hausdame tut es von ihrer eigenen Übersicht aus.

Reinigungsstand und heutige Reinigungskraft

Jedes Zimmer hat einen von vier Reinigungsständen. Die Zeile unter dem Zimmernamen zeigt ihn, gefolgt vom Namen der Person, die heute für die Reinigung eingeteilt ist, falls es eine gibt:

Stand	Was er bedeutet
Zu reinigen	Das Zimmer muss gereinigt werden. Bis es «Gereinigt» oder «Kontrolliert» ist, trägt es den Besen.
In Reinigung	Jemand reinigt es gerade. Das gilt nur für heute: eine gestern begonnene und nie abgeschlossene Reinigung wird wieder «Zu reinigen».
Gereinigt	Gereinigt und bereit für den nächsten Gast.
Kontrolliert	Gereinigt und nach der letzten Reinigung kontrolliert. Wird es nach der Kontrolle erneut gereinigt, ist es wieder «Gereinigt».

In der Zimmerkarte wählt eine Reihe von vier Tasten den Stand mit einem Tippen. Darunter steht «Zuweisen an…»: damit wählen Sie die heutige Reinigungskraft unter den Benutzern mit der Rolle Hausdame. Die Zuweisung gilt nur für heute — morgen ist das Zimmer wieder zuzuweisen — und «Keine» entfernt sie. Hat kein Benutzer diese Rolle, sagt das Blatt es Ihnen und zeigt, wo Sie einen hinzufügen.

«Bitte nicht stören» und Ankunftszeit

Wenn der Gast nicht gestört werden möchte, öffnen Sie die Karte des Zimmers und tippen auf „Bitte nicht stören" für heute. Auf der Zimmerkarte erscheint das dunkle Abzeichen «Bitte nicht stören», das man auch beim Scrollen der Liste sieht, und die Hausdame findet es auf ihrer eigenen Karte: dieses Zimmer bleibt aus der Reinigungsrunde. Ändert der Gast seine Meinung, wird der Eintrag im selben Blatt zu „Bitte nicht stören" entfernen.

Es gilt nur für heute: morgen kommt das Zimmer von selbst wieder in die Runde, ohne dass jemand es entfernen muss. Am Anreisetag zeigt die Gastzeile außerdem die angegebene Ankunftszeit, neben dem Uhrsymbol: wer reinigt, weiß, welches Zimmer zuerst fertig sein muss.

Die zwei Abteilungsnotizen

Jedes Zimmer hat zwei Notizen: eine schreibt die Hausdame, die andere wer am Empfang ist. Sie sind kein Chat. Eine Birne zum Wechseln oder ein Zusatzbett zum Machen braucht keine Antwort: es muss nur sichtbar bleiben, bis sich jemand darum kümmert. Unter jeder Notiz stehen immer Datum und Uhrzeit, zu denen sie geschrieben wurde.

• Ihre eigene Notiz dürfen Sie schreiben, ändern und löschen, wann Sie wollen. Die Notiz der anderen Abteilung können Sie nur lesen.
• «Erledigt» kann jeder setzen, der die Notiz sieht, auch wer sie geschrieben hat: wenn Sie etwas melden und es dann selbst richten, schließen Sie den Kreis, ohne die Zeile zu löschen, und die Spur dessen, was getan wurde, bleibt. Eine als erledigt markierte Notiz bleibt am Bildschirm, durchgestrichen.
• «Notiz aussetzen» legt die Notiz der Hausdame weg, ohne sie wegzuwerfen: ausgesetzte Notizen werden auf der Zimmerkarte gezählt und können aus ihren Details wieder geöffnet, geändert oder gelöscht werden.

Wer keine eigene Notiz hat — Beobachter und Revenue Manager — kann sie nur lesen.

Der Tab Kunden

Bei leerer Suche zeigt die Liste die letzten Kunden: wer vor Kurzem da war, steht schon da, ohne dass Sie etwas tippen. Für alle anderen nach Nachnamen oder Telefon suchen und abschicken. Das ist kein Vorschlag während des Tippens — der arbeitet im Feld «Name *» des Anlegebildschirms, und das ist ein anderer Bildschirm.

Jede Zeile trägt den Anfangsbuchstaben des Nachnamens, den vollen Namen, das Geburtsdatum, die Staatsangehörigkeit in der Sprache, die Sie lesen, die Telefonnummer und den «Vermerk», den Sie zu diesem Gast geschrieben haben. Antippen öffnet die ganze Kundenkartei, mit ihren Aufenthalten.

Unter dem Namen zählt ein grünes Abzeichen die Aufenthalte bei Ihnen: «1 Aufenthalt» für jemanden, der einmal da war, und ab zwei «Stammgast · 3 Aufenthalte». Vezpa berechnet es selbst aus dem Verlauf: es gibt nichts einzustellen oder von Hand anzuhaken.

Neben dem Abzeichen sehen Sie auch den Stern «VIP» für die als VIP markierten Kunden und ihre farbigen Etiketten.

Kunden filtern

Unter dem Suchfeld liegt eine Reihe von Filtern:

• «VIP» — nur die als VIP markierten Kunden.
• «Stammgast» — nur wer mindestens zwei Aufenthalte hat.
• «Etikett» — ein Menü mit den Gast-Etiketten; «Alle» entfernt den Filter. Es erscheint, sobald es mindestens ein Etikett gibt.
• «Staatsangehörigkeit» — das Land eintippen; «Alle» entfernt den Filter.

Die Filter arbeiten auf den letzten Kunden (bis zu einigen Hundert), nicht auf dem ganzen Archiv: einen Kunden von vor langer Zeit finden Sie, indem Sie nach Nachnamen oder Telefon suchen.

Wie Sie einen Kunden als VIP markieren und ihm Etiketten geben, erklärt der Leitfaden Kundenhistorie.

Wenn der Gast unter „Gesperrte Gäste“ steht

Stehen die eingegebene E-Mail oder Telefonnummer in der Liste „Gesperrte Gäste“ der Unterkunft, erscheint beim Bestätigen oder beim Erstellen eines Angebots der Hinweis „Gesperrter Gast“, mit der gefundenen E-Mail oder Telefonnummer und dem Grund. Sie können ihn schließen und abbrechen oder fortfahren: „Trotzdem fortfahren“ und dann, in einem zweiten Fenster, „Ja, Buchung bestätigen“. Die Buchung wird erst nach der zweiten Bestätigung angelegt.

Zimmer nicht zugeordnet

Statt des Chips mit dem Zimmernamen kann eine Karte einen Hinweis tragen: ein Warnsymbol und die Worte «Zimmer nicht zugeordnet» in Rot. Symbol und Text sagen dasselbe wie die Farbe, also ist es auch ohne Unterscheiden von Rot erkennbar, und es steht da, um die zu richtende Buchung ohne sie zu öffnen zu finden. Zum Richten die Buchung öffnen und «Zimmer zuordnen» benutzen.

Eine ungedeckte Nacht genügt. Der Hinweis geht auch an, wenn einem einzigen Tag des Aufenthalts ein Zimmer fehlt, nicht nur, wenn der ganze Aufenthalt ungedeckt ist.

Sie müssen es nicht selbst merken. Sobald eine Buchung ungedeckt bleibt, geht eine Meldung an Hoteldirektor, Assistent und Benutzer (den Empfang), also an die drei Rollen, die es richten können: eine E-Mail in der Sprache dessen, der sie liest, mit einem direkten Link zur Buchung, und eine Push-Benachrichtigung. Wellness-Mitarbeiter, Revenue Manager, Hausdame und Beobachter bekommen sie nicht.

Es gibt vier Momente, in denen sie ausgeht: beim Anlegen, nach einer Änderung der Daten, nach einer Änderung, die vom OTA-Kanal kommt, und nachdem ein Zimmer hinzugefügt wurde und ungedeckt bleibt. Dieselbe Buchung schickt nicht zwei Meldungen für dieselbe Art von Ereignis; passiert etwas Neues, geht die Meldung wieder raus.

Dieselbe Buchung taucht auch in der letzten Zeile des Kalenders auf, der mit einem Strich statt einem Namen. Die Details stehen in der Anleitung Kalender.

Wer was darf

Dieser Bereich öffnet sich vier Rollen, aber nicht alle dürfen darin schreiben:

Rolle	Sieht	Legt an und ändert
Hoteldirektor	Ja	Ja
Assistent	Ja	Ja
Benutzer	Ja	Ja
Revenue Manager	Ja	Nein — nur lesen

Mit der Rolle Revenue Manager erscheint die Taste zum Anlegen nicht, und die Zimmerkarte zeigt keine schreibenden Handlungen. Das ist eine bewusste Wahl: diese Rolle ist da, um die Nachfrage zu lesen und die Preise zu lenken, nicht um die Planung zu verschieben.

Hausdame und Beobachter kommen hier überhaupt nicht herein: sie haben eine eigene Übersicht.

Portalbuchungen werden nicht von hier storniert

Eine Buchung, die von einem Portal kam, kann geöffnet, gelesen und verlängert werden (Nächte dazu), aber nicht aus der App storniert oder gekürzt: die Storno wird auf dem Portal gemacht und erreicht Vezpa von selbst. Andere Buchungen — Telefon, Agentur, Walk-IN, E-Mail, Direkt / Website, Stammgast, Buchungsseite — werden normal storniert.

Eine von Hand getippte Frist ist kein Angebot

Im Abschnitt «Frist» der Kundendaten können Sie bis zu zwei Daten mit einer eigenen Beschreibung und einem eigenen Betrag setzen. Das sind Erinnerungen: sie starten weder die Erinnerungs-E-Mail noch die automatische Storno, die zu «Angebot erstellen» und zur Buchungsseite gehören. Wollen Sie ein Angebot, das von selbst verfällt, nehmen Sie «Angebot erstellen». Auch ihr Betrag folgt danach den Preisänderungen: eine Erhöhung kommt auf die letzte Frist, eine Senkung wird zuerst von der letzten und dann von der ersten abgezogen.

Der Reinigungsstand wird jede Nacht zurückgesetzt

Nachts gehen die Zimmer, in denen jemand geschlafen hat, zurück auf zu reinigen, und der Haken für sauber hält nur einen Tag: Abreisen und Wechsel am selben Tag kommen am nächsten Tag auch zurück auf zu reinigen. Zimmer, die auf eine Anreise warten, Zimmer eines Nichterscheinens und Buchungen ohne ein physisches Zimmer bleiben, wie Sie sie gelassen haben.

Die Abteilungsnotizen folgen einer anderen Regel: nachts verschwinden nur die schon als erledigt markierten, und erst vom folgenden Tag an, damit eine spät am Abend hinzugefügte Bestätigung sichtbar bleibt. Noch offene Notizen bleiben, wo sie sind, bis sie geschlossen werden, auch wenn sie einen Monat alt sind.

Am Rechner stehen Liste und Karte zusammen

Auf großem Bildschirm bleibt die Liste links und die gewählte Buchung öffnet sich in einem Feld rechts, das «Buchung auswählen» zeigt, bis Sie eine antippen. Die Pfeiltasten auf und ab laufen durch die Liste, Home kehrt zur ersten Zeile zurück und Enter öffnet. Auf Telefon und Tablet öffnet sich die Karte über den ganzen Bildschirm.

• Ich öffne den Bereich und sehe die Buchungen nicht. Er öffnet auf dem Tab Zimmer: gehen Sie auf den mittleren.
• Ich tippe im Suchfeld und nichts passiert. Die Suche läuft, wenn Sie sie senden, nicht während Sie tippen: mit der Absendetaste der Tastatur bestätigen.
• Die Liste zeigt wenige Zeilen und ich verstehe nicht, warum. Sehen Sie auf die Chips unten am Bildschirm: jeder eingeschaltete Filter steht dort, die Suche eingeschlossen, und jeder geht mit seinem eigenen Kreuz weg.
• Ich finde «Sortieren nach» nicht. Es sitzt auf jeder Plattform im Drei-Punkte-Menü der oberen Leiste.
• Die Summe passt nicht zur Summe der Karten. Sie wird über das ganze gefilterte Ergebnis gerechnet, nicht über die Seite: bei mehreren Seiten ist sie höher. Sie enthält auch die Provision der Portale.
• Ich habe «Buchung bestätigen» angetippt und sie ist orange. Das Zimmer ist eingestellt, aber nicht hinzugefügt: «Zimmer hinzufügen» antippen, oder der Frage mit «Hinzufügen und bestätigen» antworten.
• Eine Buchung hat kein Zimmer. Öffnen Sie sie und benutzen Sie «Zimmer zuordnen». Eine einzige ungedeckte Nacht genügt, damit der Hinweis erscheint.
• Ich kann eine Portalbuchung nicht stornieren. Sie wird nicht aus der App storniert: stornieren Sie sie auf dem Portal, und Vezpa zieht von selbst nach.
• Ich sehe die Taste zum Anlegen nicht. Das geht mit der Rolle: mit dem Revenue Manager ist der Bereich nur zum Lesen.
• Im Tab Kunden erscheint niemand. Bei leerer Suche zeigt die Liste die letzten Kunden: bleibt sie leer, gibt es noch keine Kunden, oder die aktiven Filter lassen unter den letzten keinen übrig. Entfernen Sie die Filter oder suchen Sie nach Nachnamen oder Telefon.
• Ein Zimmer ist auf zu reinigen zurückgegangen, und ich habe nichts getan. Das ist das nächtliche Zurücksetzen: der Haken für sauber hält nur einen Tag.
• Eine Abteilungsnotiz ist verschwunden. Nachts verschwinden nur die schon als «Erledigt» markierten Notizen, und erst vom nächsten Tag an. Die offenen bleiben.
• Ich sehe die Altersauswahl für Kinder nicht. Sie ist da, wenn mindestens eines der Zimmer, die die Suche betrachtet, eine Kinderstaffel hat, und dann ist sie für jedes Zimmer der Liste da: fehlt sie, hat keines davon eine — das heißt, sie haben alle «Max. Alter Jugendlicher» auf null.
• Die Altersauswahl bietet ein so hohes Alter nicht an. Sie geht bis zum höchsten «Max. Alter Jugendlicher» unter den Zimmern, die die Suche betrachtet, dieses Alter eingeschlossen: ein Jahr darüber zählt der Gast als Erwachsener und wird unter «Erwachsene» angegeben.
• «Liste exportieren» bittet mich, die Filter einzuschränken. Das Ergebnis liegt über 10.000 Buchungen: wählen Sie einen kürzeren Zeitraum oder einen Kanal und versuchen Sie es erneut.
• Ich suche, wer in einer Woche im Haus ist, aber «Anreisedatum» verliert jemanden. Nehmen Sie «Aufenthalt im Zeitraum»: er behält auch, wer früher angereist ist oder später abreist.
• Ich tippe bei der Auswahl auf «Etikett» und sehe keine Etiketten. Bei mehreren Unterkünften müssen Sie zuerst oben in der Liste eine auswählen: Etiketten gehören zu einer einzigen Unterkunft.
• Im Blatt «Filter» fehlt «Typ». Der Abschnitt erscheint nur, wenn die Unterkunft mindestens zwei Zimmertypen hat; ebenso «Verpflegung», das mindestens zwei verkaufte Verpflegungsarten braucht.