Leitfaden Kundenhistorie

Die Kundenkartei versammelt alles, was Sie über einen Gast wissen: Personenangaben, Dokument, Kontakte, Notizen, Rechnungsdaten und die Liste jedes Aufenthalts. Von hier berichtigen Sie, was zu berichtigen ist, buchen in zwei Tipps neu und löschen, wenn verlangt, die Personendaten.

Wie Sie hierher kommen

Die Registerkarte «Bereiche» in der Navigationsleiste hat drei Reiter: «Zimmer», «Buchungen» und «Kunden». Der dritte ist dieser. Sie kommen auch von einer Buchungskarte hierher, über den Eintrag in ihrem Drei-Punkte-Menü, der den Kunden öffnet.

Es ist eine Suche, kein Verzeichnis

Der Reiter «Kunden» listet nicht alle Ihre Gäste: bei leerer Suche zeigt er die zuletzt bearbeiteten Kunden, alle anderen finden Sie über die Suche. Zwei Kriterien, und die App erkennt von selbst, welches Sie benutzen.

Die Suche läuft, wenn Sie die Eingabetaste drücken, nicht während des Tippens. Nachnamen werden auch ohne Akzente gesucht: findet die genaue Form nichts, versucht Vezpa es erneut und übergeht die diakritischen Zeichen, sodass Cesko Česko findet. Es kommen höchstens zwanzig Ergebnisse zurück, das zuletzt bearbeitete zuerst.

Jede Ergebniskarte trägt den Namen und darunter das Geburtsdatum, die Staatsangehörigkeit, die Telefonnummer und die erste Zeile der Notizen. Tippen Sie sie an, um die ganze Kartei zu öffnen.

Die sechs Abschnitte der Kartei

Von oben nach unten: «Persönliche Daten», «Dokument», «Kontakte und Notizen», «Rechnungsdaten», «Buchungsverlauf» mit der Anzahl in Klammern, und unten die Neubuchung und die Löschung der Daten.

Der Stift: was er wirklich öffnet

Das Stiftzeichen in der Leiste setzt zwei Abschnitte in den Änderungsmodus, nicht einen: «Kontakte und Notizen» und «Rechnungsdaten». Alles andere — Nachname, Vorname, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Wohnsitz, Dokument — bleibt nur zum Lesen: diese Daten werden dort berichtigt, wo sie erhoben werden, im Bildschirm der Gästeerfassung.

Im Änderungsmodus erhalten Sie «Telefon», «E-Mail», «Notizen / Erinnerungen» und zwei Schalter: «Von der Kurtaxe befreit» und «Geburtstag merken». In die Notizen gehören die wiederkehrenden Vorlieben — die hohe Etage, das zusätzliche Kissen, eine Unverträglichkeit — und ihre erste Zeile erscheint schon in den Suchergebnissen. Das Häkchen in der Leiste speichert, das Kreuz bricht ab und setzt die Ausgangswerte zurück.

«Rechnungsdaten»: die Adresse hier ist die der Rechnung

Unter «Rechnungsdaten» finden Sie die Steuerkennzeichen des Kunden und eine Adresse. Jene Adresse ist die Rechnungsadresse — die, die auf dem Dokument landet, das Sie ausstellen — und nicht der Wohnsitz der Person, also die Adresse, die die behördlichen Systeme den Ämtern melden. Es sind zwei verschiedene Angaben, und von diesem Bildschirm wird nur die erste geschrieben.

Die Beschriftungen der Kennzeichen folgen zwei verschiedenen Regeln. Die Umsatzsteuernummer trägt den Namen, den sie im Land Ihrer Unterkunft hat, denn Sie sind es, der die Rechnung ausstellt; der Handelsregistercode folgt dagegen dem Land des Kunden, und wo jenes Land keinen bekannten hat, erscheint das Feld überhaupt nicht. «SDI-Empfängercode (7 Zeichen)» und «Zertifizierte E-Mail» gibt es nur für italienische Unterkünfte: sie sind eine italienische Pflicht, keine allen anderen vorenthaltene Funktion.

Hat der Kunde noch keine Rechnungsdaten, lesen Sie anstelle der Zeilen, dass es keine gibt, mit der Einladung, den Stift zu benutzen.

Der Verlauf der Aufenthalte

Darunter kommt die Liste aller Buchungen der Person, die neueste zuerst. Jede Karte trägt das farbige Kanalschildchen, die Verpflegung, die Daten von An- und Abreise und die Summe in der Währung der Unterkunft; eine abgesagte Buchung trägt zusätzlich das Schildchen «Storniert». Eine Karte anzutippen öffnet jene Buchung, mit Belastungen, Zahlungen und allem Übrigen.

Das grüne Schildchen mit den Aufenthalten

In den Suchergebnissen unter dem Namen und oben in der Kundenkartei zeigt ein grünes Schildchen die Aufenthalte der Person in Ihrer Unterkunft: «1 Aufenthalt» beim ersten Mal, ab zwei «Stammgast · 3 Aufenthalte». Es wird von selbst berechnet, Sie müssen nichts einstellen: Gezählt werden die nicht stornierten und bereits begonnenen Buchungen der Person, die über die Historie erkannt wird, also einschließlich der mit ihr verknüpften früheren Buchungen. Eine künftige Buchung zählt erst, wenn der Gast anreist.

Dieselbe Information erscheint in der Kartei einer Buchung: War der Hauptgast schon bei Ihnen, sehen Sie «Stammgast · 2 frühere Aufenthalte», und dort genügt schon ein einziger früherer Aufenthalt. Beschrieben ist das im Leitfaden zur Buchung.

VIP und Etiketten des Gastes

Unter dem grünen Schildchen mit den Aufenthalten trägt die Kundenkartei die Pille «VIP»: Tippen schaltet sie ein, erneutes Tippen wieder aus. Sie gilt für die gesamte Historie der Person: Auch spätere Buchungen, die für jeden Aufenthalt eine neue Kartei anlegen, sehen sie eingeschaltet. Der Stern erscheint auch in der Kundenliste und in der Kartei einer Buchung dieses Gastes.

Daneben stehen die farbigen Etiketten des Gastes: die Vorlieben, an die Sie sich erinnern wollen, zum Beispiel «hohe Etage» oder «Extrakissen». Das x auf einem Etikett entfernt es; «Etikett» mit dem Pluszeichen öffnet ein Blatt, in dem Sie ein vorhandenes wählen oder mit «Neues Etikett» eines anlegen: ein Name mit bis zu 30 Zeichen, eine Farbe und «Hinzufügen». Auch die Etiketten gelten für die gesamte Historie, und wer eines entfernt, entfernt es aus allen mit der Person verknüpften Karteien.

In der Kundenliste erscheinen bei leerer Suche die zuletzt bearbeiteten Kunden, und über der Liste stehen die Filter «VIP», «Stammgast», «Etikett» und «Staatsangehörigkeit». Die Einzelheiten stehen im Leitfaden zu den Buchungen.

Neu buchen

«Neue Buchung mit diesem Gast» springt nicht gleich zum Buchungsbildschirm: es prüft zuerst die Daten, die das Land Ihrer Unterkunft verlangt, um einen Gast zu erfassen.

• Fehlt nichts, bestätigt es eine grüne Meldung und der Bildschirm öffnet sich.
• Fehlt etwas, listet ein Hinweis auf, welche Daten genau fehlen. Von dort können Sie zurückgehen und sie vervollständigen, oder «Trotzdem buchen» drücken: die Buchung geht trotzdem weiter, und die Daten werden bei der Erfassung vervollständigt.

In beiden Fällen öffnet sich der Bildschirm der neuen Buchung schon gefüllt mit dem, was Sie über die Person wissen: nichts muss neu getippt werden.

Die Personendaten eines Gastes löschen

Unten in der Kartei trägt der Abschnitt «DSGVO-Löschung» die rote Schaltfläche «Persönliche Daten löschen». Sie ist da, um einem Gast zu antworten, der verlangt, gelöscht zu werden.

1. Der erste Hinweis erklärt, dass Sie alle Personendaten dieses Gastes unwiederbringlich löschen werden. Sie gehen mit «Weiter» fort.
2. Der zweite verlangt die letzte Bestätigung. Sie gehen mit «Endgültig löschen» fort.

Es sind zwei Bestätigungen mit Absicht, denn es gibt keinen Weg zurück.

Was geleert wird: Nachname und Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Wohnsitz, Art und Nummer des Dokuments und wer es ausgestellt hat, Telefon, E-Mail, Notizen, Unterschrift, die Steuerkennzeichen und die Rechnungsadresse. Die Geburtstagserinnerung und die Steuerbefreiung werden ebenfalls ausgeschaltet.

Was bleibt: die Buchungszeilen mit ihren Daten und Beträgen — die Buchhaltung der Unterkunft wird nicht umgeschrieben — und die schon an die Ämter gesandten Meldungen, die in den Archiven derer leben, die sie empfangen haben, nicht in Ihren. Im Gästeregister bleibt die Zeile des Aufenthalts sichtbar, mit anonymisierten Daten.

Wenn die Löschung abgelehnt wird

In manchen Ländern verlangt das Gesetz, das Gästeregister für eine Mindestfrist aufzubewahren, und dort schlägt die Aufbewahrungspflicht die Löschanfrage. Ist der Gast — oder auch nur ein einzelner verknüpfter Datensatz — noch innerhalb dieser Frist, lehnt Vezpa ab und schreibt den Grund.

Am Computer ist die Kartei eine Fläche

Auf einem breiten Bildschirm teilt sich «Kunden» in zwei: die Liste links und die Kartei rechts, die wechselt, wenn Sie einen anderen Kunden wählen. In jener Fläche startet der schrittweise Leitfaden nicht von selbst, denn er würde bei jedem gewählten Kunden neu gebaut: Sie öffnen ihn, wann Sie wollen, über das Menü oben rechts, Eintrag «Anleitung am Bildschirm». Das Vergrößerungszeichen in der Leiste öffnet dieselbe Kartei über die ganze Seite.

Wer was darf

Eine Kundenkartei zu öffnen und zu lesen ist allen offen außer dem Beobachter. Die Daten zu berichtigen, neu zu buchen und Personendaten zu löschen folgt dagegen der Berechtigung, auf Buchungen zu schreiben: der Hoteldirektor, der Assistent und die Rolle Benutzer haben sie. Personendaten zu löschen ist also nicht allein dem Hoteldirektor vorbehalten: machen Sie im Team aus, wer es ausführt.

«VIP» ein- oder auszuschalten und Etiketten des Gastes zu setzen oder zu entfernen folgt derselben Berechtigung, auf Buchungen zu schreiben: Wer die Kartei ohne diese Berechtigung öffnet, sieht Stern und Etiketten, kann sie aber nicht ändern.

• Ich tippe den Vornamen und es kommt nichts. Die Suche schaut auf den Nachnamen, und nur vom Wortanfang. Der Vorname ist kein Suchkriterium, und die E-Mail auch nicht.
• Ich habe getippt und nichts ist geschehen. Die Suche läuft auf die Eingabetaste, nicht während des Tippens.
• Ich suche eine Telefonnummer und sie wird nicht gefunden. Es braucht mindestens zwei Ziffern; Leerzeichen zählen nicht. Haben Sie auch Buchstaben getippt, sucht die App einen Nachnamen.
• Der Kunde, den ich will, ist nicht da, aber ich weiß, dass er hier war. Es kommen höchstens zwanzig Ergebnisse zurück: engen Sie es mit einigen Buchstaben mehr ein.
• Ich kann den Wohnsitz von hier nicht berichtigen. Er ist absichtlich nur zum Lesen. Der Wohnsitz ist die den Ämtern gemeldete Adresse und wird im Bildschirm der Gästeerfassung berichtigt; hier wird nur die Rechnungsadresse geschrieben.
• Ich habe die Rechnungsadresse berichtigt und der Wohnsitz blieb, wie er war. Das ist das richtige Verhalten: es sind zwei verschiedene Angaben.
• Ich sehe den SDI-Empfängercode oder die Zertifizierte E-Mail nicht. Sie erscheinen nur für italienische Unterkünfte.
• Ich sehe das Feld für die Steuernummer des Kunden nicht. Außerhalb Italiens erscheint es nur, wenn das Land des Kunden ein Handelsregister hat, das wir benennen können. Die Umsatzsteuernummer dagegen ist immer da.
• Ich habe gespeichert und es sagt, die Umsatzsteuernummer sei ungültig. Die Prüfung des italienischen Formats greift nur, wenn das Land des Kunden Italien ist. Bei einem ausländischen Kunden sind beide Felder frei.
• Eine Buchung in der Liste öffnet sich nicht. Es öffnen sich die mit einem angehängten Zimmer; gibt es keines, erreichen Sie die Buchung über die Buchungsliste.
• Der schrittweise Leitfaden ist nicht gestartet. Am Computer startet er in der neben der Liste gezeigten Kartei nicht von selbst: öffnen Sie ihn über das Menü oben rechts.
• Der Kunde war schon bei mir, aber das Schildchen mit den Aufenthalten fehlt oder die Zahl ist niedriger. Es zählen nur nicht stornierte und bereits begonnene Buchungen dieser Unterkunft: Eine künftige Buchung zählt noch nicht. Ein früherer Aufenthalt, der als andere Person erfasst und nicht mit dieser Kartei verknüpft ist, wird nicht mitgezählt.
• Mit einem Filter finde ich einen Kunden nicht, von dem ich weiß, dass er VIP ist. Bei leerer Suche schauen die Filter unter den zuletzt bearbeiteten Kunden, nicht im ganzen Archiv: Für einen Kunden von vor langer Zeit geben Sie auch den Nachnamen ein.