Online-Check-in für Pensionen und Ferienwohnungen
Ihre Gäste tragen ihre Daten vor der Anreise ein, über einen Link mit PIN. Sie prüfen sie, geben den Check-in frei, und der Code des Schlüsselsafes kommt am Anreisetag von selbst. Die Daten bleiben bei der Buchung: Sie tippen nichts doppelt ab.
Die Demo öffnet sich sofort, ohne Registrierung. Für den kostenlosen Test ist keine Kreditkarte nötig.
So funktioniert es, Schritt für Schritt
- Der Link geht mit der Buchung raus. Unter den fertigen Automationen, die Sie nur einschalten, ist eine Nachricht zwei Tage vor der Anreise mit dem Link zur Online-Registrierung. Oder Sie senden ihn jederzeit mit einer fertigen Erinnerung, per E-Mail oder WhatsApp. Steht im Text der Link, aber nicht die PIN, setzt Vezpa die PIN selbst daneben.
- Der Gast öffnet den Link und gibt die PIN ein. Die PIN hat 6 Zeichen, ohne Buchstaben und Ziffern, die man am Telefon verwechselt. Nach 8 Fehlversuchen ist der Link eine Stunde gesperrt.
- Er trägt die Daten jedes Gastes ein. Wenn Sie es verlangen, auch ein Foto des Ausweises. Bis zum Check-in kann er zurückkommen und korrigieren.
- Sie prüfen und geben frei. In der Buchung bestätigt die Schaltfläche „Check-in freigeben“, dass die Daten stimmen, auch Tage vor der Anreise.
- Der Code des Schlüsselsafes geht von selbst raus. Am Anreisetag, zur Uhrzeit, die Sie gewählt haben.
Der Link schließt sich, wenn Sie in der Buchung auf Check-in tippen, sonst am Tag nach der Abreise.
Ausweisfoto, Unterschrift und Meldeformular
Ausweisfoto
Sie entscheiden: nicht verlangt, freiwillig oder Pflicht. Die Fotos werden verkleinert, von EXIF-Daten befreit und verschlüsselt; der Gast sieht nur eine unscharfe Vorschau. Sie werden 7 Tage nach der Abreise automatisch gelöscht.
Unterschrift des Gastes
Die Meldevorschriften in Deutschland sehen die Unterschrift des Gastes vor, deshalb bietet der Online-Check-in ein Unterschriftsfeld. Es bleibt freiwillig: Der Gast kann auch bei der Anreise unterschreiben.
Aus den Gästedaten erstellt Vezpa das Formular „Meldeschein“ als PDF, fertig zum Ausdrucken und Aufbewahren.
Mehr zum Thema im Artikel Digitaler Meldeschein.
Schlüsselsafe und Zugangscodes
Nutzen Sie einen Schlüsselsafe oder eine Tür mit festem Code, legen Sie jedes Gerät in Vezpa an, mit seinem Code und den Wohnungen, die es öffnet. Der Code bleibt verschlüsselt und wird nicht in die Buchungen kopiert: Er wird beim Versand gelesen, ändern Sie ihn also, geht der neue raus.
- Die Nachricht mit den Codes ist eine fertige Automation zum Einschalten: Standardmäßig geht sie am Anreisetag um 8:00 Uhr raus.
- Sie geht erst raus, wenn Sie den Online-Check-in freigegeben haben. Geben Sie nach dieser Uhrzeit frei, geht sie sofort raus.
- Bei mehreren Geräten bekommt der Gast alle Codes in einer Nachricht, zum Beispiel „Box 6: 1123, Haustür: 9876“.
- Jede Buchung erhält die Codes nur einmal.
Gästedaten und Behörden
Die Daten, die der Gast eingibt, werden zu den Gästen der Buchung, bereit für Ihre Unterlagen und Rechnungen. Eine automatische Übermittlung an Behörden in Deutschland macht Vezpa nicht: Automatische Meldungen funktionieren heute nur für Italien und Tschechien.
Der Online-Check-in ist in jedem Tarif enthalten, ab 39 € im Monat zusammen mit Hotelsoftware, Channel Manager und Booking Engine. Details auf der Seite Preise.
Häufige Fragen
Wie bekommt der Gast den Link zum Online-Check-in?
Per Nachricht: mit der Automation zwei Tage vor der Anreise oder einer fertigen Nachricht per E-Mail oder WhatsApp. Der Link enthält einen versteckten Code, die Seite fragt nach einer PIN mit 6 Zeichen, die immer mit dem Link mitgeschickt wird.
Wozu eine PIN, wenn es schon einen Link gibt?
Sie schützt zusätzlich vor einem weitergeleiteten Link oder einem, der im falschen Chat gelandet ist. Nach 8 falschen PINs ist der Link eine Stunde gesperrt.
Kann der Gast seine Daten nach dem Absenden korrigieren?
Ja. Er kann zum Link zurückkehren, bis Sie ihn mit der Schaltfläche Check-in als angereist markieren. Tippen Sie nie darauf, schließt sich der Link am Tag nach der Abreise.
Ist das Ausweisfoto Pflicht?
Sie entscheiden: nicht verlangt, freiwillig oder Pflicht. Die Fotos sind verschlüsselt, der Gast sieht nur eine unscharfe Vorschau, und sie werden 7 Tage nach der Abreise gelöscht.
Muss der Gast unterschreiben?
Der Online-Check-in bietet ein Unterschriftsfeld an, weil die Meldevorschriften in Deutschland die Unterschrift vorsehen. Es bleibt freiwillig: Der Gast kann auch bei der Anreise unterschreiben.
Wann wird der Code des Schlüsselsafes verschickt?
Am Anreisetag zur Uhrzeit, die Sie wählen (standardmäßig 8:00 Uhr), und erst nachdem Sie den Online-Check-in freigegeben haben. Geben Sie später frei, geht die Nachricht sofort raus.
Erst ansehen, dann entscheiden
Die Browser-Demo ist eine fertig eingerichtete Beispielunterkunft: Kalender, Buchungen und Kanäle, ohne Registrierung zum Ausprobieren. Die Preise aller drei Tarife finden Sie auf der Seite Preise.