Gestionale per piccolo hotel: cosa deve fare nel 2026
Un hotel da 10 a 40 camere ha gli stessi obblighi di un grande albergo e quasi mai le stesse persone per gestirli. Il receptionist fa anche le tariffe, il titolare risponde alle email e la governante organizza le pulizie su un foglio. Il gestionale (o PMS, property management system) serve a togliere lavoro ripetuto, non ad aggiungerne. Questa guida elenca che cosa deve saper fare nel 2026 e quali domande fare a chi te lo propone.
- Il cuore è il planning: tipologie, trattamenti, spostamenti di camera senza rifare la prenotazione.
- Il channel manager deve essere dentro il gestionale, non un secondo programma da allineare.
- Alloggiati Web, ISTAT e tassa di soggiorno devono partire dai dati del check-in, senza ricopiarli.
- Pulizie, bar e fatture fanno parte del lavoro quotidiano: se il gestionale non li vede, restano su carta.
1. Planning, tipologie e trattamenti
In un hotel le camere si vendono per tipologia (doppia, tripla, superior) e si assegnano per numero. Il planning deve mostrare le due cose insieme: quante doppie restano libere stanotte e chi dorme nella 104. Servono poi i trattamenti (solo pernottamento, B&B, mezza pensione, pensione completa) con il loro prezzo, la possibilità di spostare un ospite di camera a soggiorno iniziato e una riga dove finiscono le prenotazioni che non trovano posto, invece di sparire.
2. Channel manager integrato
Booking.com, Expedia e gli altri portali devono ricevere disponibilità e prezzi dallo stesso calendario in cui registri le prenotazioni dirette. Un channel manager separato, collegato al PMS con un'interfaccia, è un punto in più dove le cose si disallineano. Chiedi quanti canali sono raggiungibili, se puoi tenere prezzi diversi per canale e che cosa succede a una data senza prezzo: deve chiudersi, non vendersi a zero. Per i dettagli tecnici del collegamento c'è la guida su come collegare Booking.com al gestionale.
3. Prenotazioni dirette e pagamenti
Ogni prenotazione dal tuo sito è una commissione risparmiata. Il motore di prenotazione (booking engine) deve leggere la stessa disponibilità del planning, incassare un acconto o salvare la carta a garanzia e mandare il link di pagamento per il saldo. Al banco serve un modo per incassare con carta senza un POS a noleggio: oggi uno smartphone può bastare.
4. Check-in e adempimenti
Qui si perde più tempo. Ogni ospite va comunicato alla Questura con Alloggiati Web entro 24 ore, i dati statistici vanno alla regione per l'ISTAT, la tassa di soggiorno va calcolata con le regole del comune e il CIN va esposto. Un buon gestionale raccoglie i dati una volta, con la scansione del documento o con il check-in online compilato dall'ospite, e da lì fa partire tutto il resto.
5. Reparti: pulizie, bar, benessere
- Pulizie: la governante deve vedere partenze, fermate e arrivi del giorno e segnare le camere pronte, senza accedere a prezzi e incassi.
- Bar, colazioni, minibar: consumi addebitati sulla camera e saldati al check-out, con il riepilogo di cassa del giorno.
- SPA e servizi: se hai un centro benessere, le prenotazioni dei trattamenti non dovrebbero vivere su un'agenda a parte.
6. Fatture e scontrini
Un hotel certifica i corrispettivi con il documento commerciale (lo scontrino elettronico) ed emette fattura elettronica quando il cliente la chiede, sempre per le aziende. Il gestionale dovrebbe prepararle dal conto della camera, senza ricopiare importi, e impedirti di certificare due volte lo stesso pernottamento. Ne parlo nella guida sulla fatturazione elettronica per strutture ricettive.
7. Staff, permessi e dati
Chi lavora al ricevimento non deve per forza vedere le tariffe; chi fa le pulizie non deve vedere i dati degli ospiti. Servono ruoli distinti, accessi personali (non una password condivisa) e dati salvati in Europa.
8. Prezzi e revenue
Stagioni, soggiorno minimo, last minute: anche un hotel piccolo ha bisogno di regole di prezzo, meglio se costruite sul proprio storico di vendite. È un tema a sé, trattato nella guida sui prezzi dinamici dal proprio storico.
La checklist da portare alla demo
| Area | Domanda |
|---|---|
| Planning | Posso spostare un ospite di camera a metà soggiorno senza rifare la prenotazione? |
| Canali | Il channel manager è lo stesso programma? Cosa succede a una data senza prezzo? |
| Adempimenti | Alloggiati Web e ISTAT partono da soli? Dove vedo l'esito dell'invio? |
| Tassa di soggiorno | Gestisce esenzioni per età, tetto di notti e tariffe diverse per periodo? |
| Reparti | La governante ha un accesso suo, senza prezzi? Posso addebitare il bar in camera? |
| Fisco | Fatture SDI e scontrini si fanno dal conto della camera? Quanto costano? |
| Costi | Quanto pago al mese, cosa è incluso, c'è un costo di attivazione o di uscita? |
Come lo fa Vezpa
Vezpa nasce in una struttura ricettiva vera ed è pensato per chi la gestisce in prima persona. Per un hotel, in concreto:
- Planning a tipologie con i quattro trattamenti (pernottamento, B&B, mezza pensione, pensione completa), cambio camera e cambio date dalla scheda della prenotazione, riga «Eccezioni» per le prenotazioni senza camera assegnabile.
- Channel manager integrato con oltre 60 canali (Booking.com, Expedia, Airbnb e gli altri), maggiorazione per canale; una data senza prezzo viene chiusa sui portali invece di essere venduta.
- Booking engine con pagamenti Stripe: acconto o carta a garanzia, link per il saldo, incasso con carta al banco anche dallo smartphone.
- Check-in online con codice PIN, scansione del documento al banco, Alloggiati Web e ISTAT automatici, tassa di soggiorno calcolata con le regole del tuo comune.
- Reparti: ruoli per assistente, governante e osservatore, gestione pulizie, cassa con addebito in camera, modulo benessere per la SPA.
- Fatture e scontrini con il modulo fiscale (7,90 € al mese, 100 fatture e 500 scontrini inclusi).
- Chiusura stagionale: se l'hotel chiude da 3 a 6 mesi, puoi dichiararlo; in quelle date non si vende da nessun canale e le mensilità che iniziano dentro la chiusura costano il 30%.
I piani partono da 39 € al mese (fino a 8 camere); Smart+ a 59 € arriva a 15 camere e aggiunge staff e pulizie; Pro a 89 € arriva a 25 camere e aggiunge il revenue management. Oltre le 25 camere si concorda un preventivo.
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Prova la demo nel browser →Domande frequenti
- Quanto costa un gestionale per un piccolo hotel?
- Dipende dal numero di camere e da cosa è incluso. Confronta il canone mensile complessivo: alcuni prezzi non comprendono channel manager, booking engine o invii alla Questura, che poi si pagano a parte. In Vezpa i piani vanno da 39 a 89 euro al mese a seconda delle camere, con channel manager e adempimenti compresi.
- Mi serve un channel manager separato?
- Meglio di no. Un channel manager dentro il gestionale legge lo stesso calendario delle prenotazioni dirette e non va allineato a mano. Due programmi collegati fra loro sono un punto in più in cui disponibilità e prezzi possono divergere.
- Un gestionale in cloud va bene per un hotel?
- Sì, se i dati sono salvati in Europa, ogni persona ha un accesso suo e c'è un'app che funziona anche al banco e in giro per l'hotel. Il vantaggio è non dover gestire un server e poter controllare la struttura anche quando non sei alla reception.
- Quanto tempo serve per passare a un nuovo gestionale?
- La configurazione di camere, tipologie e prezzi richiede di solito qualche ora. La parte delicata è il collegamento dei canali: va fatto quando le prenotazioni future sono già nel nuovo calendario, per non vendere due volte la stessa camera.
Fonti e avvertenze. Gli obblighi citati (Alloggiati Web, rilevazione ISTAT, tassa di soggiorno, CIN, certificazione dei corrispettivi) sono trattati con le relative fonti negli articoli collegati. Prezzi e funzioni di Vezpa sono quelli in vigore a ottobre 2026, IVA inclusa.