Gestionale per affittacamere: camere, ospiti e adempimenti in un'app

Paolo Vezzola

Fondatore · Vezpa PMS · Profilo →

L'affittacamere sta a metà fra il B&B e il piccolo hotel: poche camere, spesso nello stesso appartamento o edificio, a volte con servizi comuni, quasi sempre gestite da una o due persone. Ha gli obblighi di una struttura ricettiva e il tempo di chi fa tutto da sé. Ecco che cosa deve fare un gestionale per un affittacamere e come scegliere senza pagare funzioni da grande albergo.

Che cos'è un affittacamere, in pratica

Le «camere in affitto» o affittacamere sono una delle strutture ricettive extralberghiere previste dalle leggi regionali sul turismo. Ogni regione stabilisce il numero massimo di camere e di posti letto (spesso fino a sei camere, ma non ovunque), i servizi minimi, se la colazione è ammessa e se l'attività può essere svolta anche in forma non imprenditoriale. Prima di aprire si presenta la SCIA al comune; poi arrivano il CIN, l'iscrizione ad Alloggiati Web e al portale ISTAT regionale, e la registrazione per la tassa di soggiorno dove il comune la applica.

Cosa deve fare il gestionale

Un calendario per camera, collegato ai portali

Con quattro o sei camere su Booking.com, Airbnb e magari Expedia, il rischio vero è la doppia prenotazione. Il gestionale deve aggiornare disponibilità e prezzi su tutti i canali dallo stesso calendario, appena entra una prenotazione da uno di loro o dal tuo sito. Se le camere sono uguali, conviene venderle come una tipologia; se sono diverse (una con bagno privato, una con terrazzo), ognuna resta a sé.

Check-in senza file allo sportello

Spesso l'affittacamere non ha una reception aperta tutto il giorno. Il check-in online, compilato dall'ospite prima dell'arrivo, ti evita di copiare documenti alla porta; la scansione del documento al momento dell'arrivo serve per chi non l'ha fatto. In Italia l'identità dell'ospite va comunque verificata: ne parlo nell'articolo sul self check-in con cassetta chiavi.

Adempimenti automatici

• Alloggiati Web: schedina in Questura entro 24 ore dall'arrivo, per ogni ospite.
• ISTAT: movimento degli ospiti sul portale della regione (Ross1000, Turismo5 e gli altri: vedi la guida ai portali regionali ISTAT).
• Tassa di soggiorno: importo per persona e per notte con esenzioni e tetti del comune.

Messaggi agli ospiti

Conferma, indicazioni per arrivare, orari, richiesta del check-in online, saldo: sono sempre gli stessi messaggi. Un gestionale che li manda da solo, nella lingua dell'ospite, vale più di molte funzioni avanzate.

Pulizie e colazione

Se qualcuno ti aiuta con le pulizie, deve vedere partenze e arrivi del giorno senza accedere a prezzi e dati degli ospiti. Se offri la colazione o qualche extra, devono finire sul conto della camera.

Cosa non ti serve

Un affittacamere non ha bisogno di un PMS da catena alberghiera: niente moduli per banchetti, centri congressi o interfacce con centralini. Quelle funzioni si pagano nel canone e complicano l'uso quotidiano. Meglio un'app che usi dal telefono, fra un check-in e una spesa, con assistenza che risponde quando serve.

Come lo fa Vezpa

In Vezpa un affittacamere si configura come «Hotel / B&B con Tipologie»: le camere uguali si raggruppano in una tipologia, quelle diverse restano tipologie a sé, e ogni camera ha il suo numero nel planning. Se hai un'unica unità da affittare c'è il tipo «Struttura con Alloggi Singoli». In tutti i piani trovi:

• channel manager con oltre 60 canali e booking engine per le prenotazioni dirette dal tuo sito;
• check-in online con codice PIN e, se vuoi, foto del documento; scansione del documento dall'app;
• Alloggiati Web e ISTAT inviati in automatico, tassa di soggiorno calcolata con le regole del tuo comune;
• email automatiche nella lingua dell'ospite e messaggi pronti da mandare via email o WhatsApp (ci sono anche dieci modelli da copiare);
• cassa e conto consumi per colazioni ed extra, incasso con carta dallo smartphone.

Il piano Smart, a 39 € al mese, copre fino a 8 camere: per quasi ogni affittacamere è quello giusto. Gestione dello staff e pulizie sono nel piano Smart+ (59 €). Tutti i dettagli sono nella pagina dei prezzi.

Domande frequenti

Quante camere può avere un affittacamere?

Lo decide la legge regionale. In molte regioni il limite è di sei camere, con un tetto di posti letto, ma ci sono eccezioni e regole diverse sui servizi. Controlla la legge sul turismo della tua regione o chiedi all'ufficio turismo del comune.

Un affittacamere deve inviare i dati ad Alloggiati Web?

Sì. L'obbligo di comunicare alla Questura le generalità degli ospiti entro 24 ore dall'arrivo vale per tutte le strutture ricettive, affittacamere compresi, e anche per le locazioni brevi.

Mi serve un gestionale se ho solo tre o quattro camere?

Se vendi su più portali, sì: il calendario sincronizzato evita le doppie prenotazioni, e gli invii automatici a Questura e regione tolgono ogni sera il lavoro di ricopiare documenti. Con poche camere conta che il canone sia proporzionato e che non ci siano costi a parte per i canali.

Che tipo di struttura scelgo in Vezpa per un affittacamere?

«Hotel / B&B con Tipologie»: raggruppi le camere uguali in una tipologia e lasci a sé quelle diverse. Se affitti un'unica unità, il tipo giusto è «Struttura con Alloggi Singoli».

Fonti e avvertenze. Le regole su numero di camere, servizi e forma dell'attività sono stabilite dalle leggi regionali sul turismo e cambiano da regione a regione; le cifre citate sono indicative. Gli obblighi di comunicazione alla Questura derivano dall'art. 109 del TULPS. Prezzi e funzioni di Vezpa sono quelli in vigore a ottobre 2026, IVA inclusa.