Cassetta chiavi e codici di accesso automatici per il self check-in
La cassetta chiavi con il codice è la soluzione più diffusa per chi non può essere in casa a ogni arrivo: l'ospite arriva alle undici di sera, digita quattro cifre e prende le chiavi. Il punto delicato non è la cassetta, è il codice: a chi lo mandi, quando, e dopo aver controllato che cosa. Questa guida mette insieme la regola sull'identificazione degli ospiti e un metodo pratico per mandare i codici senza rischi e senza farlo a mano.
- In Italia il gestore deve verificare che chi alloggia sia la persona del documento: la questione del self check-in «a distanza» è passata da una circolare, un TAR e il Consiglio di Stato.
- Il self check-in che regge è quello verificato: documenti prima dell'arrivo, controllo del gestore, poi il codice.
- Il codice va mandato il giorno dell'arrivo, non con la conferma della prenotazione.
- Alcuni comuni regolano le cassette installate sul suolo pubblico: controlla il regolamento del tuo.
La regola sull'identificazione, in breve
L'art. 109 del TULPS obbliga chi dà alloggio a identificare gli ospiti con un documento e a comunicarne le generalità alla Questura (è Alloggiati Web). Con una circolare del 18 novembre 2024 il Ministero dell'Interno ha chiarito che l'identificazione va fatta verificando di persona la corrispondenza fra l'ospite e il documento, mettendo di fatto in discussione il self check-in «cieco». Il TAR del Lazio, nel 2025, ha annullato la circolare; a fine 2025 il Consiglio di Stato ha riformato quella sentenza. Secondo le ricostruzioni della stampa di settore, la verifica dell'identità resta richiesta, ma può avvenire anche con strumenti a distanza che permettano un confronto visivo in tempo reale fra la persona e il documento.
Il metodo: verificare prima, consegnare dopo
- Check-in online qualche giorno prima: l'ospite inserisce i dati e, se lo chiedi, la foto del documento.
- Controllo del gestore: confronti dati e documenti, e se serve fai una breve videochiamata.
- Approvazione: solo a quel punto l'ospite è «abilitato» a ricevere il codice.
- Invio il giorno dell'arrivo: il codice arriva la mattina del check-in, non settimane prima.
- Cambio periodico del codice, avvisando chi l'ha già ricevuto e non è ancora partito.
Fatto a mano, questo metodo è fragile: basta un messaggio mandato in anticipo, a un ospite sbagliato o con il codice vecchio. È esattamente la parte che conviene automatizzare.
Come lo fa Vezpa
Dal 15 ottobre 2026 Vezpa gestisce i dispositivi di accesso: le cassette chiavi e le serrature a codice degli alloggi. Funziona così:
1. Registri i dispositivi
In Configurazione, nella sezione Alloggi, trovi «Dispositivi di accesso». Per ognuno indichi un nome (per esempio «Box 6»), una descrizione, il codice e gli alloggi collegati: una cassetta può servire più alloggi, e un alloggio può avere più dispositivi (la cassetta e il portone). Il codice è salvato cifrato. Oggi i dispositivi sono di tipo «offline», cioè con codice fisso scritto da te: le serrature collegate in rete non sono ancora integrate.
2. L'ospite fa il check-in online
Il link di check-in è protetto da un PIN che viaggia insieme al link. Puoi chiedere la foto del documento come facoltativa o obbligatoria: le foto sono conservate cifrate e cancellate sette giorni dopo la partenza.
3. Approvi il check-in
Nella scheda della prenotazione il riquadro «Chiavi» ti dice a che punto sei. Quando l'ospite ha completato il check-in online, compare il pulsante «Approva check-in». Non è il check-in d'arrivo: puoi approvare anche giorni prima. Se invece fai il check-in d'arrivo dalla scheda, vale anche come approvazione.
4. Il codice parte da solo
L'automazione «Codici di accesso» manda il messaggio con il campo {codice_accesso}:
- solo per le prenotazioni con il check-in approvato; prima dell'approvazione il campo resta vuoto anche se lo metti in un altro messaggio;
- il giorno d'arrivo all'ora scelta (di serie le 8:00); se approvi più tardi quel giorno, parte subito;
- una volta sola per prenotazione; con più dispositivi l'ospite legge per esempio «Box 6: 1123, Portone: 9876»;
- nella lingua dell'ospite; per chi ha prenotato da un portale con un indirizzo email di inoltro, il messaggio arriva nella chat del portale.
Come le altre automazioni preimpostate, nasce spenta con il testo già scritto: la accendi quando hai registrato i dispositivi.
5. Cambi il codice senza perdere nessuno
Il codice non viene copiato sulle prenotazioni: si legge dal dispositivo al momento dell'invio, quindi chi riceve il messaggio dopo il cambio riceve il codice nuovo. Quando salvi un codice diverso, Vezpa ti dice quanti ospiti con un soggiorno non ancora finito hanno già ricevuto quello vecchio, così sai chi avvisare.
Check-in online e automazioni sono compresi in tutti i piani, dal piano Smart a 39 € al mese. Per gli altri messaggi del soggiorno ci sono i modelli di messaggio per gli ospiti.
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- In Italia il self check-in con cassetta chiavi è consentito?
- La cassetta in sé non è vietata da una norma nazionale. Il gestore però deve verificare l'identità degli ospiti: dopo la circolare del Viminale del 2024 e la sentenza del Consiglio di Stato di fine 2025, secondo la stampa di settore resta necessario un confronto fra persona e documento, anche a distanza purché in tempo reale. Alcuni comuni regolano poi le cassette sul suolo pubblico. Informati presso la Questura e il comune.
- Quando conviene mandare il codice della cassetta?
- Il giorno dell'arrivo, e solo dopo aver controllato i dati dell'ospite. Mandarlo con la conferma della prenotazione significa consegnarlo settimane prima a qualcuno che non hai ancora identificato, e magari prima di un cambio del codice.
- Cosa succede se cambio il codice della cassetta in Vezpa?
- Gli invii successivi usano subito il codice nuovo, perché il codice si legge dal dispositivo al momento dell'invio. Al salvataggio Vezpa ti dice quanti ospiti con un soggiorno ancora in corso o futuro hanno già ricevuto il codice vecchio, così puoi avvisarli.
- Vezpa si collega alle serrature smart?
- Oggi no: i dispositivi di accesso sono di tipo offline, con un codice fisso che scrivi tu, come le cassette meccaniche e le serrature a codice. Il modello prevede già altri tipi di dispositivo, ma le serrature collegate in rete non sono ancora integrate.
Fonti e avvertenze. Art. 109 del R.D. 773/1931 (TULPS); circolare del Ministero dell'Interno del 18 novembre 2024; sentenza del TAR Lazio del 2025 e sentenza del Consiglio di Stato di novembre 2025 nelle ricostruzioni della stampa di settore (per esempio Altroconsumo sulla sentenza del TAR); per il divieto milanese delle cassette su suolo pubblico Euronews. La materia è in evoluzione: verifica con la Questura competente. Funzioni di Vezpa in vigore a ottobre 2026.