Software gestionale per B&B: il PMS che lavora al posto tuo
Se gestisci un bed & breakfast, il tempo che perdi non è sulle camere: è su Booking, Airbnb, la tassa di soggiorno e gli Alloggiati Web. Un gestionale serve a togliere proprio quello.
I 4 problemi veri di chi gestisce un B&B
Chi gestisce poche camere lo sa: il lavoro più faticoso non è rifare i letti, è tenere insieme tutto il resto. Quattro grane tornano sempre.
1. L'overbooking tra i portali. Hai la stessa camera su Booking, su Airbnb e magari sul tuo sito. Arriva una prenotazione su Airbnb alle 23, ma su Booking quella notte risulta ancora libera. Se non chiudi la disponibilità in fretta, qualcuno la prenota e ti ritrovi due ospiti per un letto solo. A quel punto devi spostare qualcuno, scusarti, a volte pagare di tasca tua un'altra sistemazione. Una sola doppia prenotazione ti brucia il guadagno di settimane.
2. La doppia digitazione di prezzi e disponibilità. Vuoi alzare la tariffa del weekend di Pasqua? Devi entrare nell'extranet Booking, poi in quello Airbnb, poi sistemare il tuo sito. Tre volte la stessa cosa, e basta dimenticarne uno per vendere a metà prezzo o restare scoperto.
3. Gli adempimenti di legge. Ogni ospite va comunicato ad Alloggiati Web (la Questura) entro 24 ore dall'arrivo. Poi c'è l'ISTAT da trasmettere alla tua regione, con le scadenze che la regione stabilisce. E poi la tassa di soggiorno da calcolare per notte, per persona, applicando le esenzioni del tuo comune. Fatto a mano, è un'ora persa ogni volta e un rischio di sanzione se sbagli o dimentichi.
4. Il check-in manuale. Aspetti l'ospite alla reception con il documento in mano, lo trascrivi, fotocopi la carta d'identità. Se arriva in ritardo o tutti insieme la domenica sera, il pomeriggio se ne va così.
Cosa fa un gestionale come Vezpa, in concreto
Un buon software gestionale per B&B non è un programma in più da imparare: è quello che fa sparire le quattro grane qui sopra. Ecco cosa significa, voce per voce.
Un calendario unico per tutte le OTA
Tutte le prenotazioni — Booking, Airbnb, il tuo sito, quelle dirette al telefono — finiscono su un solo calendario. Lo apri dal telefono e in tre secondi sai chi arriva oggi, quali camere sono libere, chi parte domani. Niente più fogli, niente più tre schede aperte.
Sincronizzazione automatica con Booking e Airbnb
Quando arriva una prenotazione su un canale, Vezpa chiude subito quella camera su tutti gli altri. E quando cambi un prezzo o una disponibilità lo fai una volta sola: il sistema lo trasmette a Booking, Airbnb, Expedia, Vrbo, Agoda e oltre 60 canali. L'overbooking e la doppia digitazione spariscono insieme.
Check-in online prima dell'arrivo
L'ospite riceve un link, inserisce i suoi dati e fotografa il documento da casa, prima ancora di partire. Quando arriva, è tutto già pronto: tu gli consegni la chiave e basta. La sera della domenica con cinque arrivi insieme diventa gestibile.
Alloggiati Web, ISTAT e tassa di soggiorno in automatico
I dati che l'ospite inserisce al check-in vengono inviati ad Alloggiati Web entro i termini, senza che tu apra il portale della Polizia di Stato. L'ISTAT mensile viene trasmesso alla tua regione (18 regioni supportate). La tassa di soggiorno si calcola da sola, notte per notte, con le tariffe e le esenzioni preimpostate del tuo comune. In Italia c'è anche la fattura elettronica via SDI, integrata nativamente.
Booking engine sul tuo sito e app mobile
Vezpa ti dà un motore di prenotazione da mettere sul tuo sito: l'ospite prenota da te direttamente, con pagamento Stripe. Sulle prenotazioni che arrivano dai portali non c'è nessuna percentuale sulle prenotazioni OTA — lo 0% di commissioni resta tutto tuo. Sul booking engine diretto c'è solo lo 0,5%, un nulla rispetto al 15-18% che chiedono i portali. E tutto si gestisce dall'app mobile nativa (iOS e Android) oltre che da desktop Windows e macOS.
Gli obblighi italiani che il gestionale deve coprire
Un gestionale straniero può avere un ottimo calendario e non sapere nulla di Questura, ISTAT regionale o regolamento comunale della tassa di soggiorno. In Italia sono proprio queste le voci che fanno perdere tempo e che espongono a sanzioni. Prima di guardare la grafica, controlla che il software copra questa tabella, e fai al fornitore la domanda dell'ultima colonna.
| Obbligo | Cosa prevede | Cosa deve fare il gestionale | Domanda da fare al fornitore |
|---|---|---|---|
| Alloggiati Web (Questura) | Dati di ogni ospite, minori compresi, entro 24 ore dall'arrivo, con un termine più breve per i soggiorni sotto le 24 ore. La violazione è punita dall'art. 17 TULPS (arresto fino a 3 mesi o ammenda fino a 206 €). Le ricevute si scaricano solo per 30 giorni e vanno conservate 5 anni. | Trasmettere tramite il web service ufficiale e archiviare la ricevuta di ogni giorno. | "Inviate via web service e conservate le ricevute oltre i 30 giorni del portale?" |
| ISTAT (movimento clienti) | Arrivi e presenze per la statistica sul turismo, trasmessi al portale della tua regione (Ross1000, Turismo5 e altri), con regole e scadenze regionali. | Inviare al portale della tua regione, usando gli stessi dati già raccolti per la Questura. | "Il portale ISTAT della mia regione è supportato, o devo esportare un file?" |
| Tassa di soggiorno | La istituisce il Comune con un suo regolamento (tariffe, esenzioni, scadenze di versamento). Il gestore è responsabile del pagamento e presenta la dichiarazione annuale telematica (art. 4, comma 1-ter, D.Lgs. 23/2011). | Calcolare l'imposta notte per notte e ospite per ospite con le esenzioni del tuo comune, e preparare i riepiloghi per versamenti e dichiarazione. | "Le esenzioni e il tetto di notti del mio comune sono già impostati, o li configuro io?" |
| CIN (codice identificativo nazionale) | Previsto dall'art. 13-ter del D.L. 145/2023 per strutture ricettive e locazioni turistiche: va indicato negli annunci ed esposto all'esterno della struttura. | Conservare il CIN di ogni unità e mostrarlo dove serve (sito, booking engine, comunicazioni). | "Posso avere un CIN diverso per ogni appartamento?" |
| Fattura elettronica e scontrino | Con partita IVA: fattura elettronica via SDI (anche per i forfettari dal 2024) oppure documento commerciale, cioè lo scontrino elettronico, per i clienti privati. Senza partita IVA (B&B non imprenditoriale, dove la regione lo consente): una ricevuta. | Emettere fatture e scontrini dal conto della prenotazione, senza ricopiare importi in un altro programma. | "Fattura e scontrino sono inclusi o sono un costo a parte? Quanto per documento?" |
Gli approfondimenti, uno per obbligo: Alloggiati Web: sanzioni, errori e invio automatico · ISTAT e portali regionali · calcolo della tassa di soggiorno · CIN obbligatorio · fattura elettronica per B&B.
Perché un B&B piccolo non ha bisogno di un PMS da hotel
I grandi PMS internazionali sono pensati per hotel da 50 camere con reception sempre presidiata: pricing su preventivo, onboarding di settimane con un consulente dedicato, moduli che non userai mai. Per un B&B con quattro camere è come comprare un camion per andare a fare la spesa. Vezpa è nato dalla parte opposta: pensato per le piccole strutture, con prezzo pubblico a partire da €39 al mese, attivazione self-service in pochi minuti e nessun commerciale da incontrare. Ti registri, configuri camere e tariffe da solo, colleghi i canali e parti. Se vuoi capire dove si colloca rispetto ai grandi nomi, leggi il confronto tra Cloudbeds, Mews e Vezpa oppure guarda tutti i confronti con gli altri PMS.
Come scegliere il gestionale per il tuo B&B: 8 criteri
Le demo si somigliano tutte. Le differenze escono quando fai domande precise. Ecco quelle che contano per un B&B italiano, in ordine di importanza.
- Copre gli adempimenti della tua zona. Non basta "supporta l'ISTAT": deve supportare il portale della tua regione, e la tassa di soggiorno con le regole del tuo comune. È il criterio che esclude più software.
- Il collegamento con i portali è un channel manager vero. Un collegamento via API aggiorna disponibilità e prezzi su ogni canale appena cambia qualcosa. Un collegamento solo via calendario iCal sincronizza la disponibilità a intervalli e non trasmette i prezzi: nella finestra fra due aggiornamenti può arrivare una doppia prenotazione.
- Il prezzo è pubblico e dice cosa è escluso. Chiedi il costo totale mensile per il tuo numero di camere, con channel manager, Alloggiati, ISTAT e fatturazione. Se uno di questi è un "modulo", chiedi quanto costa.
- Le commissioni sulle prenotazioni. Alcuni gestionali applicano una percentuale sulle prenotazioni, dirette o dai portali. Su un B&B da 60.000 € di fatturato annuo anche l'1% sono 600 €: confrontalo con il canone.
- Funziona dal telefono. In un B&B il gestore è spesso fuori dalla scrivania: arrivi, registrazione degli ospiti e calendario devono essere comodi da smartphone, non solo da computer.
- Le prove degli adempimenti restano a te. Ricevute della Questura, invii ISTAT, riepiloghi della tassa: devi poterli ritrovare durante un controllo, anche a distanza di anni.
- I dati si possono esportare. Prenotazioni e anagrafiche ospiti devono uscire in un formato leggibile (Excel o CSV), sia per il commercialista sia nel caso tu decida di cambiare programma.
- Prova gratuita sui tuoi dati e assistenza in italiano. Prova con le tue camere e una prenotazione vera, non solo con la demo; e scrivi all'assistenza durante la prova per misurare quanto ci mette a rispondere.
Domande frequenti
Quali adempimenti deve gestire un gestionale per B&B in Italia?
Cinque: l'invio degli ospiti ad Alloggiati Web entro 24 ore dall'arrivo, conservando le ricevute per 5 anni; la rilevazione ISTAT sul portale della tua regione; il calcolo della tassa di soggiorno secondo il regolamento del tuo comune; il CIN da indicare negli annunci; e, se hai partita IVA, fattura elettronica via SDI o scontrino elettronico. Senza partita IVA (B&B non imprenditoriale dove la regione lo prevede) si rilascia una ricevuta. Il dettaglio è nella tabella degli obblighi.
Devo già avere un account Booking o Airbnb?
Sì, e li mantieni tutti. Vezpa si collega ai tuoi account esistenti: la riconnessione di Booking.com è istantanea, gli altri canali (Airbnb, Expedia, Vrbo, Agoda) si attivano in autonomia dal pannello. Le prenotazioni future arrivano subito sul calendario unico; non devi cambiare nulla del modo in cui vendi oggi.
Quanto costa?
I prezzi sono pubblici: tre piani a €39, €59 e €89 al mese, scelti in base al numero di camere e appartamenti. Tutto incluso — channel manager, booking engine, Alloggiati Web, ISTAT, tassa di soggiorno, app mobile — senza moduli a pagamento nascosti. Solo la fatturazione elettronica SDI e gli scontrini sono un modulo a parte, il modulo fiscale a 7,90 € al mese. Provi gratis per 14 giorni, senza carta di credito, e disdici quando vuoi.
Funziona anche con pochi appartamenti, non solo camere?
Sì. Vezpa gestisce indifferentemente camere di un B&B, affittacamere e appartamenti. Se hai più unità puoi assegnare un gestore diverso a ciascuna e gestire tutto da un unico pannello, anche se hai solo due o tre appartamenti.
E se ho bisogno di aiuto?
Il supporto risponde entro 12 ore, e il canale preferenziale è WhatsApp: scrivi come a una persona, ti risponde un team italiano che sa cosa sono Alloggiati Web e ISTAT perché li gestisce ogni giorno. Niente call obbligatorie, niente ticket che girano a vuoto.
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