Software gestionale per B&B: il PMS che lavora al posto tuo

Paolo Vezzola

Fondatore · Vezpa PMS · Profilo →

Se gestisci un bed & breakfast, il tempo che perdi non è sulle camere: è su Booking, Airbnb, la tassa di soggiorno e gli Alloggiati Web. Un gestionale serve a togliere proprio quello.

I 4 problemi veri di chi gestisce un B&B

Chi gestisce poche camere lo sa: il lavoro più faticoso non è rifare i letti, è tenere insieme tutto il resto. Quattro grane tornano sempre.

1. L'overbooking tra i portali. Hai la stessa camera su Booking, su Airbnb e magari sul tuo sito. Arriva una prenotazione su Airbnb alle 23, ma su Booking quella notte risulta ancora libera. Se non chiudi la disponibilità in fretta, qualcuno la prenota e ti ritrovi due ospiti per un letto solo. A quel punto devi spostare qualcuno, scusarti, a volte pagare di tasca tua un'altra sistemazione. Una sola doppia prenotazione ti brucia il guadagno di settimane.

2. La doppia digitazione di prezzi e disponibilità. Vuoi alzare la tariffa del weekend di Pasqua? Devi entrare nell'extranet Booking, poi in quello Airbnb, poi sistemare il tuo sito. Tre volte la stessa cosa, e basta dimenticarne uno per vendere a metà prezzo o restare scoperto.

3. Gli adempimenti di legge. Ogni ospite va comunicato ad Alloggiati Web (la Questura) entro 24 ore dall'arrivo. A fine mese c'è l'ISTAT da trasmettere alla tua regione. E poi la tassa di soggiorno da calcolare per notte, per persona, applicando le esenzioni del tuo comune. Fatto a mano, è un'ora persa ogni volta e un rischio di sanzione se sbagli o dimentichi.

4. Il check-in manuale. Aspetti l'ospite alla reception con il documento in mano, lo trascrivi, fotocopi la carta d'identità. Se arriva in ritardo o tutti insieme la domenica sera, il pomeriggio se ne va così.

Cosa fa un gestionale come Vezpa, in concreto

Un buon software gestionale per B&B non è un programma in più da imparare: è quello che fa sparire le quattro grane qui sopra. Ecco cosa significa, voce per voce.

Un calendario unico per tutte le OTA

Tutte le prenotazioni — Booking, Airbnb, il tuo sito, quelle dirette al telefono — finiscono su un solo calendario. Lo apri dal telefono e in tre secondi sai chi arriva oggi, quali camere sono libere, chi parte domani. Niente più fogli, niente più tre schede aperte.

Sincronizzazione automatica con Booking e Airbnb

Quando arriva una prenotazione su un canale, Vezpa chiude subito quella camera su tutti gli altri. E quando cambi un prezzo o una disponibilità lo fai una volta sola: il sistema lo trasmette a Booking, Airbnb, Expedia, Vrbo, Agoda e oltre 60 canali. L'overbooking e la doppia digitazione spariscono insieme.

Check-in online prima dell'arrivo

L'ospite riceve un link, inserisce i suoi dati e fotografa il documento da casa, prima ancora di partire. Quando arriva, è tutto già pronto: tu gli consegni la chiave e basta. La sera della domenica con cinque arrivi insieme diventa gestibile.

Alloggiati Web, ISTAT e tassa di soggiorno in automatico

I dati che l'ospite inserisce al check-in vengono inviati ad Alloggiati Web entro i termini, senza che tu apra il portale della Polizia di Stato. L'ISTAT mensile viene trasmesso alla tua regione (18 regioni supportate). La tassa di soggiorno si calcola da sola, notte per notte, con le tariffe e le esenzioni preimpostate del tuo comune. In Italia c'è anche la fattura elettronica via SDI, integrata nativamente.

Booking engine sul tuo sito e app mobile

Vezpa ti dà un motore di prenotazione da mettere sul tuo sito: l'ospite prenota da te direttamente, con pagamento Stripe. Sulle prenotazioni che arrivano dai portali non c'è nessuna percentuale sulle prenotazioni OTA — lo 0% di commissioni resta tutto tuo. Sul booking engine diretto c'è solo lo 0,2%, un nulla rispetto al 15-18% che chiedono i portali. E tutto si gestisce dall'app mobile nativa (iOS e Android) oltre che da desktop Windows e macOS.

Perché un B&B piccolo non ha bisogno di un PMS da hotel

I grandi PMS internazionali sono pensati per hotel da 50 camere con reception sempre presidiata: pricing su preventivo, onboarding di settimane con un consulente dedicato, moduli che non userai mai. Per un B&B con quattro camere è come comprare un camion per andare a fare la spesa. Vezpa è nato dalla parte opposta: pensato per le piccole strutture, con prezzo pubblico a partire da €39 al mese, attivazione self-service in pochi minuti e nessun commerciale da incontrare. Ti registri, configuri camere e tariffe da solo, colleghi i canali e parti. Se vuoi capire dove si colloca rispetto ai grandi nomi, leggi il confronto tra Cloudbeds, Mews e Vezpa oppure guarda tutti i confronti con gli altri PMS.

Domande frequenti

Devo già avere un account Booking o Airbnb?

Sì, e li mantieni tutti. Vezpa si collega ai tuoi account esistenti: la riconnessione di Booking.com è istantanea, gli altri canali (Airbnb, Expedia, Vrbo, Agoda) si attivano in autonomia dal pannello. Le prenotazioni future arrivano subito sul calendario unico; non devi cambiare nulla del modo in cui vendi oggi.

Quanto costa?

I prezzi sono pubblici: tre piani a €39, €59 e €89 al mese, scelti in base al numero di camere e appartamenti. Tutto incluso — channel manager, booking engine, Alloggiati Web, ISTAT, tassa di soggiorno, app mobile — senza moduli a pagamento nascosti. Provi gratis per 14 giorni, senza carta di credito, e disdici quando vuoi.

Funziona anche con pochi appartamenti, non solo camere?

Sì. Vezpa gestisce indifferentemente camere di un B&B, affittacamere e appartamenti. Se hai più unità puoi assegnare un gestore diverso a ciascuna e gestire tutto da un unico pannello, anche se hai solo due o tre appartamenti.

E se ho bisogno di aiuto?

Il supporto risponde entro 12 ore, e il canale preferenziale è WhatsApp: scrivi come a una persona, ti risponde un team italiano che sa cosa sono Alloggiati Web e ISTAT perché li gestisce ogni giorno. Niente call obbligatorie, niente ticket che girano a vuoto.