Ross1000, Turismo5 e gli altri portali regionali ISTAT: come inviare i dati degli ospiti

Paolo Vezzola

Fondatore · Vezpa PMS · Profilo →

Ogni struttura ricettiva italiana, dall'hotel alla casa vacanza, deve comunicare alla propria regione gli arrivi e le presenze degli ospiti per la statistica ufficiale sul turismo. Il problema non è l'obbligo, che è uguale per tutti, ma il fatto che ogni regione lo raccolga con un portale diverso: Ross1000, Turismo5, Sinfonia, Turismatica, WebTur, SPOT, e altri ancora. Questa guida mette in ordine i nomi, spiega che cosa si comunica e mostra che cosa un gestionale può fare al posto tuo.

Che cosa si comunica e perché

La rilevazione sul movimento dei clienti negli esercizi ricettivi è una statistica ufficiale del Sistema statistico nazionale e riguarda tutte le strutture, alberghiere ed extralberghiere. L'obbligo di rispondere viene dal d.lgs. 322/1989 (art. 7) e dal programma statistico nazionale; i dati servono anche alle statistiche europee sul turismo. In pratica, per ogni giorno si comunicano:

• gli arrivi: per ogni ospite sesso, data di nascita (o età), cittadinanza, comune o stato di residenza, data di arrivo;
• le partenze, cioè il giorno in cui l'ospite lascia la struttura;
• lo stato della struttura: aperta o chiusa, camere occupate, camere e letti disponibili.

Nome, cognome e documento non servono: quelli vanno alla Questura con Alloggiati Web, che è un altro obbligo con altre regole (te ne parlo nella guida su Alloggiati Web automatico). I due invii partono però dagli stessi dati raccolti al check-in, ed è per questo che conviene farli dallo stesso strumento.

Ross1000, Turismo5 e gli altri: chi usa cosa

Ross1000 e Turismo5 sono i nomi di due piattaforme dello stesso fornitore, adottate da molte regioni con nomi propri (Toscana, Marche, Lazio, Sardegna, Molise passano da indirizzi «ross1000», Lombardia e Abruzzo da «Turismo5»). Altre regioni hanno sistemi propri. La tabella riassume come Vezpa raggiunge ciascuna regione, così come è scritto nel nostro codice di invio oggi.

Mancano la Provincia autonoma di Bolzano e le regioni non elencate: se la tua struttura è lì, scrivici prima di contare sull'invio automatico. In Umbria, Friuli Venezia Giulia e Puglia la regione non offre ai gestionali un canale diretto, quindi il file lo prepara Vezpa ma il caricamento resta un gesto tuo.

Scadenze: decide la regione

Non esiste una scadenza nazionale unica. Molte regioni chiedono i dati del mese entro i primi giorni del mese successivo, altre li vogliono giorno per giorno; quasi tutte chiedono di comunicare anche i periodi senza ospiti e quelli di chiusura, perché un mese vuoto non dichiarato non si distingue da un mese dimenticato. Anche le sanzioni per la mancata comunicazione sono regionali o comunali e variano molto. Il consiglio pratico è uno: apri la pagina del tuo portale regionale, annota scadenza e regole per i giorni di chiusura e tienile accanto alle credenziali.

Cosa ti serve per collegare un gestionale

1. Il codice della struttura assegnato dalla regione al momento della registrazione sul portale. Chi gestisce più case vacanza ne ha spesso uno per ogni unità.
2. Le credenziali del portale (utente e password; in Valle d'Aosta anche il numero della struttura).
3. La capacità dichiarata: camere e letti devono coincidere con quanto hai comunicato alla regione, altrimenti i totali di occupazione non tornano.

Come lo fa Vezpa

In Vezpa l'ospite si registra una volta sola: con la scansione del documento al banco oppure con il check-in online che compila lui prima di arrivare. Da quella registrazione partono sia la schedina per la Questura sia il movimento ISTAT. Nelle regioni con web service:

• l'invio è automatico ogni giorno e riguarda la giornata di cinque giorni prima. Il ritardo è voluto: lascia il tempo di correggere una data o spostare un ospite prima che il dato arrivi alla regione. Se l'invio non va a buon fine, viene ritentato nei due giorni successivi;
• ogni giornata porta anche lo stato della struttura: aperta o chiusa, camere occupate, camere e letti disponibili;
• chi gestisce più appartamenti con codici regionali diversi vede rispettato il codice di ciascuno: se un ospite si sposta da un appartamento all'altro durante il soggiorno, parte la partenza dal primo e l'arrivo nel secondo nello stesso giorno;
• gli esiti finiscono nel registro degli invii, e un errore della regione ti viene segnalato invece di restare nascosto.

In Umbria, Friuli Venezia Giulia e Puglia scarichi dall'app il file già pronto nel formato richiesto e lo carichi sul portale. L'invio ISTAT è compreso in tutti i piani di Vezpa, dal piano Smart a 39 € al mese.

Gli errori più comuni

• Residenza al posto della cittadinanza (o viceversa): un cittadino tedesco residente in Italia conta come residente in Italia. Sono due campi distinti.
• Ospiti accompagnatori dimenticati: i bambini sono ospiti come gli altri e vanno comunicati.
• Capacità sbagliata: camere aggiunte o tolte senza aggiornare il portale falsano l'occupazione.
• Mesi di chiusura non dichiarati: per la regione un mese senza dati è un mese mancante.
• Correzioni fatte solo nel gestionale: se un dato è già stato trasmesso e lo cambi dopo, verifica che la correzione arrivi anche al portale.

Domande frequenti

Che differenza c'è fra ISTAT e Alloggiati Web?

Alloggiati Web è la comunicazione dell'identità degli ospiti alla Questura, per finalità di pubblica sicurezza, entro 24 ore dall'arrivo. ISTAT è una statistica: riceve dati anonimi (sesso, età, cittadinanza, residenza, date) tramite il portale della regione, con scadenze regionali. Sono due obblighi distinti che partono dagli stessi dati raccolti al check-in.

Devo comunicare qualcosa anche quando la struttura è chiusa o vuota?

Nella maggior parte delle regioni sì: i giorni senza ospiti e i periodi di chiusura vanno dichiarati, altrimenti il periodo risulta non comunicato. Verifica la regola del tuo portale regionale. Vezpa trasmette per ogni giorno anche lo stato della struttura, aperta o chiusa, con camere occupate e disponibili.

Le case vacanza e gli affitti brevi devono inviare i dati ISTAT?

In molte regioni sì, anche le locazioni turistiche sono tenute a registrarsi sul portale regionale e a comunicare il movimento degli ospiti. Le regole cambiano da regione a regione: controlla sul sito della tua regione se e come sei tenuto a farlo.

Perché Vezpa invia i dati con cinque giorni di ritardo?

Per lasciare il tempo alle modifiche: una data cambiata, un ospite aggiunto, uno spostamento fra due appartamenti. Il dato arriva alla regione quando la prenotazione si è assestata, invece di dover essere corretto dopo. Se l'invio non va a buon fine, viene ritentato nei due giorni successivi.

Vezpa invia anche in Alto Adige?

Oggi no: l'invio automatico copre le regioni elencate nella tabella e la Provincia di Trento, non la Provincia di Bolzano. In Umbria, Friuli Venezia Giulia e Puglia Vezpa prepara il file nel formato richiesto, che poi carichi tu sul portale regionale.

Fonti e avvertenze. Il quadro normativo è riassunto dal d.lgs. 322/1989 (art. 7, obbligo di risposta alle rilevazioni del Sistema statistico nazionale) e dalla documentazione delle rilevazioni turistiche delle regioni (per esempio le informative della Regione Emilia-Romagna e la scheda della Provincia autonoma di Trento sulla dichiarazione Istat). Scadenze, tracciati e sanzioni sono regionali e cambiano nel tempo: fa fede il portale della tua regione. L'elenco delle modalità di invio descrive Vezpa a ottobre 2026.