Prezzi dinamici per piccole strutture: costruire le stagioni dal proprio storico

Paolo Vezzola

Fondatore · Vezpa PMS · Profilo →

Chi gestisce un B&B, qualche appartamento o un piccolo hotel di solito ha due modi di fare i prezzi: una cifra unica tutto l'anno, oppure copiare quello che fanno i vicini su Booking.com. Entrambi ignorano il dato più affidabile che hai: quello che è successo davvero nella tua struttura negli anni passati. Questa guida spiega, passo per passo, come trasformare occupazione e prezzo medio degli anni scorsi in stagioni tariffarie, con limiti, soggiorno minimo e regole last minute.

1. Perché partire dal tuo storico e non dai prezzi dei vicini

I prezzi della concorrenza dicono quanto chiedono gli altri, non quanto vendono, né a chi. Una struttura vicina può avere camere più grandi, un parcheggio, recensioni migliori o semplicemente prezzi sbagliati. Il tuo storico, invece, contiene la risposta del mercato alla tua offerta: in quali settimane ti sei riempito, a che prezzo, e con quanto anticipo gli ospiti hanno prenotato.

Il confronto con la zona resta utile, ma come verifica: serve a capire se sei fuori mercato, non a decidere da solo il prezzo.

2. Passo 1: estrarre i numeri giusti

Per ogni settimana degli ultimi due o tre anni (o almeno dell'ultimo) ti servono pochi dati:

• Notti disponibili e notti vendute, da cui l'occupazione (vendute ÷ disponibili).
• ADR (prezzo medio per notte venduta): incasso camere ÷ notti vendute, al netto della tassa di soggiorno e degli extra.
• RevPAR (ricavo per camera disponibile): ADR × occupazione. È il numero che mette insieme prezzo e riempimento, e quello su cui si confrontano le settimane.
• Anticipo di prenotazione: quanti giorni prima dell'arrivo sono arrivate le prenotazioni. Ti dirà più avanti se il last minute ha senso.

Due accorgimenti. Togli dal calcolo le notti in cui eri chiuso o avevi camere fuori servizio, altrimenti sembrano invendute. E segna a parte gli anni anomali (lavori, un evento eccezionale, un canale appena collegato): vanno letti con cautela, non buttati via.

Lavora per settimana e non per mese: un mese come giugno può contenere una settimana piena per un ponte e due settimane mediocri, e la media le nasconde tutte.

3. Passo 2: raggruppare le settimane in 4-6 stagioni

Ordina le settimane dal RevPAR più basso al più alto e cerca i salti: dove il rendimento cambia di livello, lì passa il confine fra due stagioni. Poi riportale sul calendario e correggi a mano le settimane isolate: una settimana di bassa in mezzo a due di media, quasi sempre, è un caso e non una stagione.

• Meno di 4 stagioni mettono insieme periodi troppo diversi: o lasci soldi in quelli forti, o sei troppo caro in quelli deboli.
• Più di 6 stagioni diventano difficili da mantenere e i confini fra l'una e l'altra finiscono per essere arbitrari.

Una regola utile per leggere ogni stagione: se l'occupazione storica era molto alta (per esempio oltre l'85-90%), in quel periodo la domanda superava le camere e il prezzo era probabilmente basso; se era molto bassa, il problema è la domanda, e abbassare di molto il prezzo raramente la crea.

4. Passo 3: eventi, festività e ponti

Le date che non si ripetono sempre nello stesso giorno sono la trappola principale di chi copia i prezzi dall'anno prima: Pasqua cambia ogni anno, i ponti dipendono da come cadono 25 aprile, 1° maggio, 2 giugno e 8 dicembre, e fiere, concerti o sagre locali hanno calendari propri.

• Ragiona per evento, non per data: «il fine settimana di Pasqua» e non «il 5 aprile».
• Assegna ogni evento a una delle stagioni alte che hai già, invece di creare una stagione in più.
• Tieni un elenco degli eventi della tua zona con le date dell'anno prossimo appena vengono annunciate.

5. Passo 4: soggiorno minimo per stagione

Il soggiorno minimo è una leva di prezzo quanto la tariffa. In alta stagione protegge le settimane migliori dalle prenotazioni di una notte che lasciano buchi impossibili da rivendere; in bassa stagione, un minimo alto fa solo perdere prenotazioni.

• Bassa stagione: di solito 1 notte.
• Stagioni intermedie: 2 notti, soprattutto nei fine settimana.
• Alta stagione, ponti ed eventi: 3 notti o più, in base a quanto si fermavano davvero i tuoi ospiti in quel periodo.

Avvicinandosi all'arrivo il soggiorno minimo va accorciato, non allungato: a tre giorni dalla data una notte rimasta isolata fra due prenotazioni si vende solo da sola.

6. Passo 5: prezzo base, minimo e massimo

Ogni stagione ha bisogno di tre numeri, non di uno:

• Prezzo base: il punto di partenza, ricavato dall'ADR storico della stagione e corretto con l'occupazione (vedi la regola del paragrafo 3).
• Minimo: il pavimento sotto cui non scendi mai. Si calcola dai costi di una notte venduta (pulizie, biancheria, consumi, colazione se inclusa, commissione del canale) più il margine minimo che accetti.
• Massimo: il tetto oltre cui, nel tuo storico, le prenotazioni si fermano. Serve a evitare che una regola automatica o un ritocco frettoloso portino il prezzo fuori dalla realtà.

7. Last minute ed early booking: quando servono davvero

Sono due strumenti opposti e vanno decisi con lo storico dell'anticipo di prenotazione, non a sensazione.

Last minute

Ha senso solo se, nei tuoi dati, negli ultimi giorni prima dell'arrivo arrivano ancora poche prenotazioni rispetto alle camere libere. Se invece la tua zona vive di prenotazioni dell'ultimo momento (città, lavoro, transito), le camere si vendono comunque e lo sconto regala margine. Quando lo usi: finestra corta (pochi giorni), sconto moderato, mai sotto il minimo della stagione.

Early booking

Serve nelle stagioni intermedie, per mettere al sicuro una base di prenotazioni con mesi di anticipo, spesso abbinato a una tariffa non rimborsabile. In alta stagione, se il tuo storico dice che ti riempi comunque, lo sconto anticipato riduce l'incasso senza aggiungere notti.

8. Quando NON abbassare il prezzo

• Date lontane ancora vuote: a due o tre mesi dall'arrivo è normale. Scontare ora insegna agli ospiti ad aspettare.
• Subito dopo una prenotazione: la domanda c'è; semmai è il momento di valutare un rialzo.
• Date che si stanno riempiendo più in fretta degli anni scorsi allo stesso anticipo.
• Eventi e ponti: la domanda arriva tardi ma arriva.
• Sotto il tuo minimo: una notte venduta in perdita resta una perdita, anche se migliora l'occupazione.
• Su un solo canale senza pensarci: uno sconto pubblicato su un portale è visibile a tutti e si somma alle promozioni già attive.

9. Un esempio numerico (illustrativo)

Come si legge: in Alta l'occupazione al 91% dice che la domanda superava le camere, quindi il prezzo base sale sopra l'ADR storico (da 128 a 138 €) e il last minute non serve. In Bassa l'occupazione al 22% dice che manca domanda: il prezzo base resta vicino all'ADR storico, perché tagliarlo di molto non porterebbe abbastanza ospiti in più. Il RevPAR (ADR × occupazione) mostra quanto le stagioni siano diverse: in questo esempio una notte di alta rende circa otto volte una notte di bassa per camera disponibile.

10. Gli errori più comuni

• Copiare le date dell'anno prima senza spostare Pasqua, ponti ed eventi.
• Leggere solo l'occupazione: un'occupazione alta con un ADR basso può rendere meno di un'occupazione media con un buon prezzo. Guarda il RevPAR.
• Troppe stagioni, ritoccate ogni settimana a mano fino a non sapere più perché un prezzo è quello che è.
• Nessun minimo: una regola di sconto senza pavimento prima o poi vende sottocosto.
• Soggiorno minimo uguale tutto l'anno, che in alta lascia buchi e in bassa fa perdere prenotazioni.
• Sconti anticipati sulle date forti, che riducono l'incasso senza aggiungere notti.
• Non rivedere mai le stagioni: lo storico di quest'anno è il punto di partenza del prossimo.

11. Come lo fa Vezpa

In Vezpa il metodo di questa guida è dentro il Revenue Management (RMS), il modulo compreso nel piano Pro (89 € al mese, IVA inclusa). In concreto:

• Stagioni proposte dal tuo storico. Dal calendario RMS, «Proponi stagioni» assegna a ogni giorno una delle cinque stagioni (Bassa, Medio Bassa, Media, Medio Alta, Alta) in base a quanto hai venduto, e a che prezzo, negli stessi giorni degli anni passati. Riempie solo i giorni ancora senza stagione: quelli che hai già assegnato restano come sono. Senza storico non inventa niente: riprende la stagione dell'anno prima oppure lascia il giorno vuoto.
• Prezzo base, minimo, massimo e soggiorno minimo per stagione e per tipologia, come nell'esempio sopra.
• Last minute per stagione: sconto e soggiorno minimo ridotto negli ultimi 3 giorni prima dell'arrivo, con una curva di prenotazione costruita sulle tue date passate per capire se negli ultimi giorni c'è ancora da vendere.
• Un motore automatico facoltativo. Nasce spento. Se lo accendi, parte dal prezzo che c'è già nella cella del calendario per quel giorno, non dal prezzo base della stagione, e si muove solo dentro i limiti che fissi stagione per stagione e mai sotto il minimo o sopra il massimo. Non sconta le date lontane solo perché sono vuote e, dopo una prenotazione, può alzare ma non abbassare.
• Veti revocabili. Ogni decisione automatica finisce nel registro «Azioni RMS» con la sua motivazione. Annullarla ripristina il valore precedente e mette un veto: il motore non torna su quella data finché non revochi il veto.
• Promozioni e differenze per canale. Puoi impostare una maggiorazione percentuale per ogni canale collegato e pubblicare promozioni (last minute, early booking, sconti) canale per canale.

Prezzi e stagioni valgono anche a motore spento: puoi usare l'RMS solo come calendario delle stagioni e decidere tutto a mano.

Domande frequenti

Quante stagioni tariffarie servono a un B&B o a una casa vacanza?

Per una piccola struttura bastano da 4 a 6 stagioni. Meno di 4 non distinguono abbastanza i periodi; più di 6 diventano difficili da mantenere e i confini fra una stagione e l'altra finiscono per essere arbitrari. Eventi e ponti si assegnano a una delle stagioni alte invece di creare stagioni nuove.

Quanti anni di storico servono per costruire le stagioni?

Idealmente due o tre anni, letti settimana per settimana. Un solo anno funziona come punto di partenza, ma va corretto con buon senso: un anno con lavori, chiusure o un evento eccezionale distorce le medie. Senza storico si parte da stagioni ragionate e le si rivede dopo la prima stagione piena.

Conviene fare sempre lo sconto last minute sulle date vuote?

No. Il last minute serve solo se il tuo storico dice che negli ultimi giorni prima dell'arrivo arrivano ancora poche prenotazioni rispetto alle camere libere. Se nei tuoi dati gli ultimi giorni si riempiono comunque, lo sconto regala margine. Una data lontana ancora vuota è normale e non va scontata.

Come si fissano il prezzo minimo e il prezzo massimo di una stagione?

Il minimo parte dai costi di una notte venduta (pulizie, biancheria, consumi, colazione, commissione del canale) più il margine sotto cui preferisci non vendere. Il massimo è il prezzo oltre il quale, nel tuo storico, le prenotazioni si fermano. Entrambi si fissano stagione per stagione.

Che soggiorno minimo impostare per stagione?

Più la stagione è richiesta, più il soggiorno minimo può essere lungo: tipicamente 1 notte in bassa stagione, 2 nelle stagioni intermedie, 3 o più in alta stagione e nei ponti. Avvicinandosi alla data conviene accorciarlo per vendere le notti rimaste isolate fra due prenotazioni.