Software pentru hotel mic în România 2026: de ce ai nevoie cu adevărat

Paolo Vezzola

Fondator · Vezpa PMS · Profil →

Un hotel de 12 sau 25 de camere nu mai este o pensiune, dar nici un lanț hotelier: are recepție, dar nu are revenue manager; are cameriste, dar nu are departament IT. Ghidul de mai jos arată ce trebuie să facă software-ul într-un hotel mic din România, ce obligații nu pot fi ocolite și ce face astăzi Vezpa din toate acestea – și ce nu face.

Ce diferențiază un hotel mic de un apartament

La apartamente, fiecare unitate este un produs separat: fotografii proprii, preț propriu, calendar propriu. Într-un hotel vinzi însă tipuri de camere – „dublă matrimonială”, „twin superior”, „cameră de familie” – iar oaspetele de pe Booking.com sau Expedia nu rezervă camera 104, ci un tip. Camera concretă o aloci tu, ideal astfel încât să nu rămână în calendar nopți izolate, imposibil de vândut.

A doua diferență este echipa. Recepționerul, șefa de etaj și proprietarul se uită în același sistem, dar nu trebuie să vadă aceleași lucruri: camerista nu are nevoie de prețuri, iar recepția nu trebuie să modifice setările canalelor.

Mai sunt extra-serviciile: micul dejun, barul, minibarul, parcarea. Dacă le notezi pe hârtie sau într-o casă separată, la check-out apare mereu aceeași întrebare: a intrat totul pe nota de plată?

Ce trebuie să facă un PMS de hotel

Tipuri de camere și calendar de rezervări

Calendarul trebuie să arate dintr-o privire cine sosește, cine rămâne și cine pleacă, pe tip și pe cameră. În Vezpa tipurile de camere au un preț comun, iar rezervările se mută prin tragere de la o cameră la alta. Dacă de pe un canal vine o rezervare care nu încape într-o singură cameră liberă, ea apare într-un rând separat, „Excepții”, și primești o notificare – nu dispare în tăcere.

Channel manager

Un hotel mic vinde de obicei pe Booking.com, Expedia și tot mai des pe Airbnb. Channel managerul trebuie să scadă imediat disponibilitatea pe toate canalele după o rezervare și să te lase să introduci prețul o singură dată. Vezpa se sincronizează cu peste 60 de canale; detaliile sunt în ghidul nostru despre channel manager.

Motor de rezervări propriu

Fiecare rezervare directă este un comision economisit. Motorul de rezervări Vezpa se pune pe site-ul tău, cu plată cu cardul prin Stripe; la plăți se aplică o taxă de 0,5%, iar la rezervările venite de pe portaluri nu se aplică nimic. Cum construiești canalul direct afli din ghidul despre rezervări directe.

Recepție, extra și casă

Înainte de sosire oaspetele primește un link de check-in online, așa că la recepție rămâne doar verificarea. Barul, micul dejun sau minibarul se pot trece pe cameră, iar la check-out vezi soldul într-un singur loc. Atenție: casa din Vezpa nu este o casă de marcat fiscală și nu transmite facturi în e-Factura ANAF. Bonul fiscal și factura le emiți în continuare cu aparatul fiscal și cu programul de facturare conectat la ANAF.

Echipă și curățenie

Vezpa are roluri: director de hotel, asistent, revenue manager, menajeră și observator. Vizualizarea pentru curățenie este disponibilă de la pachetul Smart+, iar numărul de utilizatori este de 3, 5 sau 10, în funcție de pachet. Cameristele văd pe telefon ce camere se eliberează azi și în care sosesc oaspeți.

Prețuri

Majoritatea hotelurilor mici lucrează cu prețuri pe sezoane și ședere minimă. Dacă vrei să automatizezi, pachetul Pro include un motor de revenue management (RMS) care propune și aplică prețuri în funcție de grad de ocupare și piață; fiecare modificare automată este înregistrată și poate fi anulată.

Obligații în România: evidență, taxe, facturare

Un hotel din România trebuie să aibă certificat de clasificare emis de ministerul de resort, să țină evidența turiștilor pe baza actelor de identitate (fișa de anunțare a sosirii și plecării) și, pentru cetățenii străini, să respecte obligațiile din OUG 194/2002. Detaliile sunt în ghidul nostru despre evidența turiștilor străini.

Taxa hotelieră sau taxa de promovare turistică o stabilește consiliul local; Vezpa o calculează pe noapte și pe persoană după regulile pe care le configurezi, cu scutiri. Cotele pe orașe sunt în ghidul despre taxa hotelieră. TVA la cazare și e-Factura rămân treaba programului tău de facturare și a contabilului.

Cât costă

Prețurile Vezpa sunt publice și depind de numărul de camere: Smart 199 lei pe lună (până la 8 camere), Smart+ 299 lei (până la 15 camere), Pro 449 lei (până la 25 de camere). Peste 25 de camere stabilim un pachet personalizat. Detaliile sunt pe pagina de prețuri.

Pentru hotelurile sezoniere – de pe litoral sau din stațiunile montane – este utilă închiderea sezonieră: marchezi o perioadă de 3–6 luni în care nu se poate rezerva de pe niciun canal, iar pentru lunile de abonament care încep în închidere plătești 30% din preț.

Întrebări frecvente

Ajunge un program făcut pentru apartamente pentru un hotel mic?

Doar dacă gestionează tipuri de camere. Într-un hotel canalele vând un tip, iar camera concretă o alocă recepția. Dacă programul tratează fiecare cameră ca produs separat, pe Booking trebuie să încarci fiecare cameră separat și pierzi flexibilitatea alocării.

Trimite Vezpa datele oaspeților la autorități în România?

Nu încă: funcția este în dezvoltare. Vezpa colectează datele din check-in-ul online, dar înregistrarea oficială o faci tu, pe canalele cerute de autorități.

Emite Vezpa bonuri fiscale sau facturi în e-Factura?

Nu. Casa din Vezpa gestionează consumul trecut pe cameră și soldul, dar nu este casă de marcat fiscală și nu transmite date în e-Factura ANAF. Factura o emiți cu programul tău de facturare.

Ce se întâmplă dacă am mai multe camere decât limita pachetului?

Nu se blochează nimic: poți adăuga camere în continuare, iar tariful se adaptează la reînnoirea următoare. Peste 25 de camere facem o ofertă personalizată.

Surse și precizări. OUG 194/2002 privind regimul străinilor în România; despre fișa de anunțare și proiectele de digitalizare a evidenței, de exemplu Alba24 (proiect, verifică forma adoptată în Monitorul Oficial). Regulile se pot schimba: pentru situația ta întreabă ministerul de resort sau contabilul. Funcțiile Vezpa sunt cele din octombrie 2026.