Cutie pentru chei și coduri de acces: self check-in în apartamente și pensiuni

Paolo Vezzola

Fondator · Vezpa PMS · Profil →

Zbor târziu, trafic pe DN1, un oaspete care nu știe la ce oră ajunge: cine nu poate fi prezent la fiecare sosire montează, mai devreme sau mai târziu, o cutie pentru chei. Cutia e simplă. Codul nu este: cui îl trimiți, când și ce ai verificat înainte. Ghidul de mai jos adună regulile din România și o metodă prin care codul pleacă singur, dar numai către oaspetele potrivit.

Ce spun regulile din România

Nicio lege română nu interzice cutia pentru chei. Limita vine din identificarea turiștilor: cazarea se face pe baza actului de identitate, iar datele se trec în fișa de anunțare a sosirii și plecării, pe care structura o păstrează la dispoziția poliției. Pentru cetățenii străini se aplică și obligațiile din OUG 194/2002 privind regimul străinilor. Practic, cineva trebuie să compare persoana cu actul și să înregistreze datele corect.

De aceea self check-in-ul „orb” – oaspetele ajunge, deschide cutia și nimeni nu i-a verificat actul – este riscant. Se discută de câțiva ani digitalizarea evidenței turiștilor, inclusiv înregistrarea la distanță printr-o aplicație dedicată, dar până la adoptarea și publicarea regulilor finale e prudent să te informezi la autoritățile locale.

Metoda: întâi verifici, apoi trimiți codul

1. Check-in online cu câteva zile înainte: oaspetele completează datele și, dacă ceri, fotografia actului.
2. Verificarea ta: compari datele cu actele și, dacă e nevoie, faci un apel video scurt.
3. Aprobarea: abia acum oaspetele devine „eligibil” pentru cod.
4. Trimiterea în ziua sosirii: codul ajunge dimineața zilei de check-in, nu cu săptămâni înainte.
5. Schimbarea periodică a codului, cu anunț pentru cei care l-au primit deja și n-au plecat încă.

Făcută manual, metoda este fragilă: ajunge un mesaj trimis prea devreme, unui oaspete greșit sau cu codul vechi. Exact partea asta merită automatizată.

Cum o face Vezpa

Din 15 octombrie 2026 Vezpa gestionează dispozitivele de acces: cutiile pentru chei și încuietorile cu cod ale unităților.

1. Înregistrezi dispozitivele

În Configurare, în grupul „Camere”, găsești pagina „Dispozitive de acces” (o vede doar directorul). Pentru fiecare dispozitiv scrii un nume (de exemplu „Cutia 3”), o descriere, codul și unitățile legate: o cutie poate servi mai multe unități, iar o unitate poate avea mai multe dispozitive (cutia și interfonul). Codul se păstrează criptat. Astăzi dispozitivele sunt de tip „offline”, adică cu cod fix scris de tine: încuietorile inteligente conectate la internet nu sunt încă integrate.

2. Oaspetele face check-in online

Linkul de check-in este protejat de un PIN care călătorește împreună cu linkul. Poți cere fotografia actului ca opțională sau obligatorie: fotografiile se păstrează criptat și se șterg la șapte zile după plecare.

3. Aprobi check-in-ul

În fișa rezervării, caseta „Chei” îți arată în ce punct ești. Când oaspetele a terminat check-in-ul online, apare butonul „Aprobă check-in-ul”. Nu este check-in-ul de la sosire: poți aproba și cu zile înainte. Dacă însă faci check-in-ul de sosire din rezervare, acesta valorează și ca aprobare.

4. Codul pleacă singur

Automatizarea „Coduri de acces” trimite mesajul cu câmpul „Cod de acces (după aprobare)”:

• numai pentru rezervările cu check-in aprobat; înainte de aprobare câmpul rămâne gol, chiar dacă îl pui în alt mesaj;
• în ziua sosirii la ora aleasă (implicit 8:00); dacă aprobi mai târziu în acea zi, pleacă imediat;
• o singură dată pe rezervare; cu mai multe dispozitive oaspetele citește, de exemplu, „Cutia 3: 1123, Poarta: 9876”;
• în limba oaspetelui; cine a rezervat pe un portal cu o adresă de e-mail de redirecționare primește mesajul în chatul portalului.

Ca celelalte automatizări predefinite, pornește oprită și cu textul deja scris: o activezi după ce ai înregistrat dispozitivele.

5. Schimbi codul fără să pierzi pe nimeni

Codul nu se copiază în rezervări: se citește din dispozitiv în momentul trimiterii, deci cine primește mesajul după schimbare primește codul nou. Când salvezi un cod diferit, Vezpa îți spune câți oaspeți cu sejur încă neterminat l-au primit pe cel vechi, ca să știi pe cine să anunți.

Check-in-ul online și automatizările sunt incluse în toate pachetele, de la 199 lei pe lună. Dacă vinzi pe mai multe portaluri, citește și ghidul despre găzduirea pe Airbnb.

Întrebări frecvente

Este permis în România self check-in-ul cu cutie pentru chei?

Cutia în sine nu este interzisă de lege. Cazarea se face însă pe baza actului de identitate, iar datele turiștilor trebuie înregistrate; pentru străini se aplică și OUG 194/2002. Organizează self check-in-ul astfel încât verificarea să aibă loc și informează-te la autoritățile locale.

Când e bine să trimit codul cutiei?

În ziua sosirii și numai după ce ai verificat datele oaspetelui. Dacă îl trimiți odată cu confirmarea rezervării, îl dai cu săptămâni înainte cuiva pe care nu l-ai identificat încă, poate chiar înaintea unei schimbări de cod.

Ce se întâmplă dacă schimb codul cutiei în Vezpa?

Trimiterile următoare folosesc imediat codul nou, pentru că acesta se citește din dispozitiv în momentul trimiterii. La salvare Vezpa îți spune câți oaspeți cu sejur încă în curs sau viitor l-au primit pe cel vechi, ca să-i poți anunța.

Se conectează Vezpa la încuietori inteligente?

Nu încă: dispozitivele de acces sunt de tip offline, cu un cod fix pe care îl scrii tu, ca la cutiile mecanice și la încuietorile cu cod. Modelul prevede deja alte tipuri de dispozitive, dar încuietorile conectate la internet nu sunt încă integrate.

Surse și precizări. OUG 194/2002 privind regimul străinilor în România; despre fișa de anunțare și proiectul de digitalizare a evidenței turiștilor, Alba24 (proiect: verifică forma adoptată în Monitorul Oficial). Nu am găsit reguli românești specifice despre cutiile pentru chei; domeniul este în schimbare. Funcțiile Vezpa sunt cele din octombrie 2026.