Software para guest house e alojamento local em quartos
A guest house, o hostel e o alojamento local na modalidade quartos têm algo em comum: vendem quartos e não casas inteiras, muitas vezes com casas de banho ou cozinha partilhadas, e são geridos por uma ou duas pessoas que fazem tudo. Têm as obrigações de qualquer alojamento e o tempo de quem também faz as camas. Este guia explica o que o programa de gestão deve fazer e como escolher sem pagar funções de cadeia hoteleira.
- No alojamento local, «quartos» e «estabelecimento de hospedagem» são modalidades diferentes, com limites próprios.
- Precisas de um calendário por quarto sincronizado com todos os portais.
- Os hóspedes estrangeiros comunicam-se no boletim de alojamento: os dados devem sair do check-in online.
- O que mais tempo poupa são as mensagens automáticas, não as funções avançadas.
As modalidades, na prática
O regime do alojamento local (Decreto-Lei n.º 128/2014, com as alterações seguintes) prevê quatro modalidades: moradia, apartamento, estabelecimento de hospedagem e quartos. Desde a Lei n.º 62/2018, a modalidade quartos corresponde à exploração na residência do titular, que é o seu domicílio fiscal, com um máximo de três quartos. A guest house com mais quartos e o hostel enquadram-se normalmente no estabelecimento de hospedagem (o hostel é uma designação reservada dentro desta modalidade, com requisitos próprios). Todos precisam do registo no RNAL e do número de registo nos anúncios.
O que o programa deve fazer
Um calendário por quarto, ligado aos portais
Com três ou oito quartos no Booking.com, no Airbnb e talvez no Hostelworld, o risco real é a reserva dupla. O programa deve atualizar disponibilidade e preços em todos os canais a partir do mesmo calendário, assim que entra uma reserva de qualquer um deles ou do teu site. Quartos iguais vendem-se como uma tipologia; quartos diferentes (o que tem casa de banho privada, o do terraço) ficam cada um por si.
Check-in sem fila à porta
Numa guest house raramente há receção aberta o dia todo. O check-in online, preenchido pelo hóspede antes de chegar, evita copiar documentos à porta e deixa preparados os dados do boletim. Se as chaves ficam numa caixa, o guia sobre a caixa de chaves e os códigos de acesso explica como o fazer com ordem.
Mensagens aos hóspedes
Confirmação, como chegar, horários, pedido de check-in online, pagamento em falta: são sempre as mesmas mensagens. Um programa que as envia sozinho, na língua do hóspede, vale mais do que muitas funções avançadas.
Pequeno-almoço e extras
Se ofereces pequeno-almoço, transfer ou aluguer de bicicletas, os extras devem ir para a conta do quarto, não para um caderno.
O que não precisas
Uma guest house não precisa de um PMS de cadeia: nada de módulos de banquetes, centros de congressos ou ligações a centrais telefónicas. Essas funções pagam-se na mensalidade e complicam o uso diário. Melhor uma app que uses no telemóvel, entre um check-in e as compras, com apoio que responde quando é preciso.
Como o Vezpa o faz
No Vezpa uma guest house, um hostel ou um alojamento em quartos configura-se como «Hotel / AL com tipologias»: os quartos iguais formam uma tipologia, os diferentes ficam à parte e cada quarto tem o seu número no planning. Se geres várias casas que se arrendam inteiras, o tipo é «Gestor de alojamentos». Em todos os planos tens:
- channel manager com mais de 60 canais, Hostelworld incluído, e motor de reservas para as reservas diretas no teu site;
- check-in online com PIN e, se quiseres, foto do documento; o boletim fica preparado para cada hóspede estrangeiro (o envio automático para o SIBA está em desenvolvimento: hoje és tu que o envias);
- taxa municipal turística calculada com as regras do teu concelho;
- emails automáticos na língua do hóspede e mensagens prontas para enviar por email ou WhatsApp;
- caixa e conta de consumos para pequenos-almoços e extras, com cobrança por cartão pelo telemóvel.
O plano Smart, a 39 € por mês, cobre até 8 quartos: para quase todas as guest houses pequenas é o certo. Equipa e limpezas estão no Smart+ (59 €). Os pormenores estão na página de preços, e para vender mais sem comissões há o guia das reservas diretas.
Os teus quartos num só calendário
Booking, Airbnb e reservas diretas no mesmo calendário, check-in online e mensagens automáticas na língua do hóspede. Abre a demo no navegador.
Experimentar no navegador →Perguntas frequentes
- Quantos quartos posso ter na modalidade quartos?
- Desde a Lei n.º 62/2018, a modalidade quartos é a exploração na residência do titular, com um máximo de três quartos. Com mais quartos, o enquadramento costuma ser o estabelecimento de hospedagem. Confirma as regras atuais no Diário da República ou com o teu município.
- Uma guest house tem de enviar boletins de alojamento?
- Sim, para os hóspedes estrangeiros, incluindo cidadãos da União Europeia: a comunicação faz-se pelo boletim de alojamento no SIBA. Os hóspedes portugueses não precisam de boletim.
- Preciso de um programa se tenho só três quartos?
- Se vendes em mais do que um portal, sim: o calendário sincronizado evita as reservas duplas e o check-in online poupa-te a copiar documentos. Com poucos quartos interessa que a mensalidade seja proporcionada e que os canais não se paguem à parte.
- Que tipo de alojamento escolho no Vezpa para uma guest house?
- «Hotel / AL com tipologias»: agrupas os quartos iguais numa tipologia e deixas à parte os diferentes. Se geres várias casas arrendadas inteiras, o tipo certo é «Gestor de alojamentos».
Fontes e advertências. Decreto-Lei n.º 128/2014 (regime do alojamento local) e Lei n.º 62/2018, que criou o limite de três quartos para a modalidade quartos (Diário da República); Lei n.º 23/2007 para os boletins de alojamento. As regras foram alteradas várias vezes: confirma a versão consolidada. Preços e funções do Vezpa em vigor em outubro de 2026, IVA incluído.