Software voor een klein hotel: wat moet het kunnen in 2026
Een hotel met 10 tot 30 kamers heeft bijna dezelfde verplichtingen als een groot hotel, maar zelden hetzelfde aantal medewerkers. Aan de receptie worden ook de prijzen bijgehouden, de eigenaar beantwoordt de mail en de schoonmaak wordt op een briefje gepland. Hotelsoftware (een PMS, property management system) moet terugkerend werk wegnemen, niet nieuw werk maken. Deze gids zet op een rij wat het in 2026 moet kunnen en welke vragen je stelt voordat je kiest.
- Het hart is de planning: kamertypes, arrangementen en kamerwissels zonder de boeking opnieuw te maken.
- De channel manager hoort in dezelfde software, niet in een tweede programma.
- Nachtregister en toeristenbelasting moeten uit de check-ingegevens komen, zonder overtypen.
- Kassa, schoonmaak en facturen zijn dagelijks werk: wat de software niet ziet, blijft op papier.
1. Planning, kamertypes en arrangementen
Een hotel verkoopt kamertypes (eenpersoons, tweepersoons, superior) en wijst kamernummers toe. De planning moet beide tegelijk laten zien: hoeveel tweepersoonskamers er vannacht nog vrij zijn en wie er in kamer 104 slaapt. Daarbij horen arrangementen met een eigen prijs (logies, logies met ontbijt, halfpension, volpension) en de mogelijkheid een gast tijdens het verblijf naar een andere kamer te verplaatsen zonder de boeking opnieuw te maken.
2. Een channel manager die erbij hoort
In Nederland komt het grootste deel van de online boekingen van kleine hotels via Booking.com, aangevuld met Expedia en, afhankelijk van de plek, Airbnb. Al die kanalen moeten beschikbaarheid en prijzen krijgen uit dezelfde kalender waarin je ook telefonische en directe boekingen zet. Een losse channel manager die via een koppeling met het PMS praat, is een plek extra waar cijfers uit elkaar lopen. Vraag hoeveel kanalen bereikbaar zijn, of je per kanaal een opslag kunt instellen en wat er gebeurt met een dag zonder prijs: die moet dicht, niet voor nul euro verkocht. Meer in de gids over de channel manager.
3. Directe boekingen en betalen
Elke boeking via je eigen website scheelt commissie. De boekingsmodule moet dezelfde beschikbaarheid lezen als de planning, een aanbetaling innen of een creditcard als garantie vastleggen en een betaallink sturen voor het restant. Aan de balie wil je pinnen zonder gehuurde terminal; tegenwoordig kan een smartphone volstaan. Zie ook de gids over directe boekingen.
4. Nachtregister en toeristenbelasting
Op grond van artikel 438 van het Wetboek van Strafrecht moet wie bedrijfsmatig nachtverblijf aanbiedt een nachtregister bijhouden; welke gegevens erin moeten en in welke vorm, bepaalt de gemeente in de APV en het besluit van de burgemeester. Vaak gaat het om naam, woonplaats, aankomst- en vertrekdatum en het soort identiteitsbewijs dat de gast heeft getoond. Sommige gemeenten schrijven inmiddels een digitaal register voor. Het register toon je op verzoek aan de burgemeester of een aangewezen ambtenaar; de politie vraagt het alleen op met een wettelijke grondslag. Meer in het artikel over het nachtregister.
De toeristenbelasting verschilt per gemeente: een vast bedrag per persoon per nacht of een percentage van de kamerprijs, met eigen aangiftetermijnen. Een goed systeem neemt de gastgegevens één keer op, via online check-in of aan de balie, en maakt daar register en belastingoverzicht van. Tarieven per stad staan in de gids over de toeristenbelasting.
5. Kassa, rekeningen en btw
Ontbijt, bar en minibar wil je op de kamer boeken en bij vertrek in één keer afrekenen. Let op het juiste btw-tarief per regel: logies, ontbijt en overige diensten vallen niet altijd onder hetzelfde tarief, zoals uitgelegd in de gids over btw op verhuur. Vraag welk factuurformaat de software maakt; elektronisch factureren tussen bedrijven wordt in de EU de komende jaren stap voor stap verplicht.
6. Schoonmaak, rollen en gegevens
De huishouding moet vertrekken, blijvers en aankomsten van de dag zien en kamers als klaar markeren, zonder prijzen en omzet te zien. Wie aan de receptie staat, hoeft niet per se de tarieven te kunnen wijzigen. Dat betekent: aparte rollen, een eigen login per persoon in plaats van een gedeeld wachtwoord, en gegevens op servers in de EU.
De checklist voor de demo
| Onderdeel | Vraag |
|---|---|
| Planning | Kan ik een gast midden in het verblijf verhuizen zonder de boeking opnieuw te maken? |
| Kanalen | Hoort de channel manager bij dezelfde software? Wat gebeurt er met een dag zonder prijs? |
| Gastgegevens | Komt het nachtregister uit de online check-in? Kan ik het per periode exporteren? |
| Toeristenbelasting | Kan ik het tarief van mijn gemeente instellen, ook als percentage? |
| Kassa | Kan ik bar en ontbijt op de kamer boeken en bij vertrek afrekenen? |
| Team | Heeft de huishouding een eigen login zonder prijzen? |
| Kosten | Wat kost het per maand, wat zit erin, zijn er opstart- of opzegkosten? |
Zo doet Vezpa het
Vezpa is ontstaan in een echte accommodatie en is gemaakt voor ondernemers die hun hotel zelf runnen. Voor een klein hotel betekent dat:
- Planning per kamertype met vier arrangementen (logies, ontbijt, halfpension, volpension), kamer- en datumwijziging vanuit de boeking en een aparte regel voor boekingen zonder vrije kamer.
- Ingebouwde channel manager met meer dan 60 kanalen, waaronder Booking.com, Expedia en Airbnb, met opslag per kanaal; een dag zonder prijs gaat op de portalen dicht.
- Boekingsmodule met Stripe: aanbetaling of creditcard als garantie, betaallink voor het restant, kaartbetaling aan de balie ook via de smartphone.
- Online check-in met pincode en, als je dat wilt, een foto van het identiteitsbewijs. Het gastenregister exporteer je per periode als PDF, CSV of Excel, met een overzicht van de toeristenbelasting, die Vezpa volgens de regels van je gemeente berekent.
- Team en huishouding: rollen voor assistent, huishoudster en waarnemer, schoonmaakplanning, kassa met boeken op de kamer.
De abonnementen beginnen bij € 39 per maand (Smart, tot 8 kamers); Smart+ voor € 59 gaat tot 15 kamers en voegt team en huishouding toe, Pro voor € 89 gaat tot 25 kamers en bevat revenue management. Inclusief btw, zonder commissie op boekingen.
Probeer een kant-en-klaar hotel
Planning met kamertypes en arrangementen, gekoppelde kanalen, online check-in en gastenregister. De demo opent in de browser, zonder registratie.
Probeer in de browser →Veelgestelde vragen
- Wat kost hotelsoftware voor een klein hotel?
- Dat hangt af van het aantal kamers en van wat erin zit. Vergelijk de totale maandkosten: sommige prijzen bevatten geen channel manager, boekingsmodule of gastenregister, die er dan apart bij komen. Bij Vezpa lopen de abonnementen van 39 tot 89 euro per maand, afhankelijk van het aantal kamers, met channel manager en boekingsmodule inbegrepen.
- Heb ik een aparte channel manager nodig?
- Liever niet. Een channel manager binnen de hotelsoftware leest dezelfde kalender als de directe boekingen en hoeft niet met de hand bijgewerkt te worden. Twee gekoppelde programma's zijn een plek extra waar beschikbaarheid en prijzen uit elkaar kunnen lopen.
- Moet ik het nachtregister naar de politie sturen?
- Nee, niet uit jezelf. Je bewaart het register en toont het op verzoek aan de burgemeester of een aangewezen ambtenaar; de politie vraagt het alleen op als daar een wettelijke grondslag voor is. Welke gegevens erin moeten, staat in de regels van je gemeente.
- Hoe lang duurt de overstap naar nieuwe hotelsoftware?
- Kamers, kamertypes en prijzen staan meestal binnen een paar uur. Het lastige deel is het koppelen van de kanalen: doe dat pas als alle toekomstige boekingen in de nieuwe kalender staan, zodat je nooit een kamer twee keer verkoopt.
Bronnen en kanttekeningen. Artikel 438 Wetboek van Strafrecht en gemeentelijke regels over het nachtregister, bijvoorbeeld de besluiten op lokaleregelgeving.overheid.nl; over het opvragen door de politie: bijzonderstrafrecht.nl. In Vlaanderen en Brussel gelden eigen regels voor registratie van logiesverstrekkers en voor de verblijfsbelasting. Dit is geen juridisch advies: kijk naar de regels van je eigen gemeente. Prijzen en functies van Vezpa per oktober 2026.