Nachtregister verplicht: gasten automatisch registreren zonder handwerk
Nachtregister Nederland 2026
Bijgewerkt juli 2026 · officiele bron- Nachtregister verplicht voor buitenlandse gasten op grond van artikel 438 Wetboek van Strafrecht en de Vreemdelingenwet 2000.
- Geldt voor iedereen zonder Nederlandse nationaliteit, ook EU-onderdanen zoals Belgen, Duitsers en Fransen; minderjarige kinderen apart registreren.
- Wettelijke bewaartermijn minimaal 5 jaar, daarna vernietigen om aan de AVG te voldoen.
- Niet-naleving is een overtreding, strafbaar met een geldboete van de tweede categorie.
- Geen centrale transmissie zoals in Italie of Spanje; het register blijft bij de verhuurder en is opvraagbaar bij controle door politie of Koninklijke Marechaussee.
Vezpa registreert buitenlandse gasten automatisch met OCR-scan en archiveert het register veilig. Demo proberen →
Als je in Nederland een hotel, B&B, vakantiewoning, pension of camping beheert en buitenlandse gasten ontvangt, ben je wettelijk verplicht een nachtregister bij te houden. De regel staat in artikel 438 van het Wetboek van Strafrecht en in de Vreemdelingenwet. Toch houdt een groot deel van de kleine verhuurders het register nog op papier bij of helemaal niet, met het risico op boetes per overtreding*. In deze gids leg ik uit wat de verplichting inhoudt, welke gegevens wettelijk vereist zijn en hoe je het proces automatiseert via een PMS.
Wat is het nachtregister
Het nachtregister is een verplicht register dat elke uitbater van een verblijfsaccommodatie (hotel, pension, B&B, vakantiewoning, camping, herberg, groepsaccommodatie) moet bijhouden over alle buitenlandse gasten die bij hem verblijven. De verplichting vloeit voort uit artikel 438 Wetboek van Strafrecht en de Vreemdelingenwet 2000.
Het doel is openbare veiligheid: politie, Koninklijke Marechaussee en inlichtingendiensten moeten in staat zijn de aanwezigheid van buitenlandse personen op Nederlands grondgebied te kunnen traceren in geval van onderzoek of dreiging. Het is de Nederlandse tegenhanger van het Italiaanse "Alloggiati Web", de Franse "fiche de police" en de Spaanse "SES Hospedajes" — maar met enkele belangrijke verschillen in reikwijdte en werking.
Wie is verplicht het register bij te houden
De verplichting geldt in beginsel voor degenen die tegen betaling overnachtingsgelegenheid bieden, professioneel of particulier:
- Hotels, hotel-restaurants, herbergen, motels
- Pensions, B&B's, gastenverblijven
- Vakantiewoningen, vakantiehuizen, appartementen verhuurd via Airbnb, Booking.com, Vrbo
- Campings, kampeerterreinen, stacaravans, chalets
- Groepsaccommodaties, jeugdherbergen, trekkershutten
- Kloosters en gastenverblijven die betaalde overnachting aanbieden
- Boten (hotelboten, woonarken verhuurd als B&B)
De verplichting geldt alleen voor buitenlandse gasten, dat wil zeggen iedereen die niet de Nederlandse nationaliteit bezit. Dit omvat ook Belgen, Duitsers, Fransen en andere EU-onderdanen. Dit is identiek aan het Franse systeem en heel anders dan bijvoorbeeld het Duitse Meldeschein, dat ook voor Duitse gasten geldt.
Welke gegevens moeten worden vastgelegd
Voor elke buitenlandse gast (inclusief minderjarige kinderen die met hun ouders reizen) moet je de volgende gegevens vastleggen:
- Volledige naam en voornamen exact zoals op het identiteitsbewijs
- Geboortedatum en geboorteplaats
- Nationaliteit
- Woonadres (land, stad, straat en huisnummer)
- Aard en nummer van het identiteitsbewijs (paspoort, identiteitskaart)
- Datum van aankomst en verwachte datum van vertrek
Het register moet worden bijgehouden bij aankomst van de gast, vóór de feitelijke overnachting. Het moet worden bewaard gedurende minimaal vijf jaar en op verzoek ter beschikking staan van politie, Koninklijke Marechaussee en gemeente in geval van controle of onderzoek.
Er is in Nederland geen systematische transmissie naar een centrale autoriteit zoals in Italië (Alloggiati Web) of Spanje (SES Hospedajes). Het register blijft bij de verhuurder en wordt alleen bij een concreet verzoek geraadpleegd. Dit maakt veel kleine verhuurders nonchalant, maar controles door de politie of de Marechaussee gebeuren wel degelijk, vooral in grensgebieden en bij grote evenementen.
Sancties bij niet-naleving
Artikel 438 Wetboek van Strafrecht kwalificeert het niet-bijhouden van het nachtregister als een overtreding, strafbaar met een geldboete van de tweede categorie. Sancties voor 2026:
| Overtreding | Sanctie |
|---|---|
| Ontbreken van register voor een buitenlandse gast | indicatief tot ca. 5.500 € per gast* |
| Register onvolledig of onjuist | indicatief tot ca. 2.750 € per gast* |
| Weigering register te tonen bij controle | indicatief tot ca. 5.500 € + bijkomende sancties* |
| Bewaartermijn niet nagekomen | indicatief tot ca. 5.500 € + mogelijk AVG-sanctie* |
Omdat de sancties per gast kunnen worden opgelegd, kan het totaalbedrag bij meerdere overtredingen oplopen. De exacte bedragen hangen af van de concrete situatie en de geldende wetgeving.
Hoe het tegenwoordig gaat (handmatig)
Het handmatige proces dat de meeste kleine Nederlandse verhuurders nog hanteren:
- De gast arriveert, je overhandigt een voorgedrukt formulier of een schrift van het nachtregister, en hij vult het met de hand in en ondertekent.
- Je controleert het formulier (meestal vluchtig, want de gast wil zich installeren) en klasseert het.
- Je bewaart het formulier in een ordner, per maand of per jaar.
- Na vijf jaar kun je het vernietigen (maar veel verhuurders houden de registers voor de zekerheid langer, wat een AVG-risico oplevert).
Per gast betekent dat: het document lezen, de gegevens overnemen en controleren. Met meerdere buitenlandse gasten per dag loopt dat handwerk snel op, en elke overschrijffout maakt een registratie onvolledig of onjuist.
Daar komen nog de kosten van papier, de opslagruimte voor ordners en het AVG-risico bij: deze registers bevatten persoonsgegevens die veilig moeten worden opgeslagen en correct moeten worden vernietigd na de wettelijke termijn.
Hoe de automatisering via een PMS werkt
De automatisering van het nachtregister berust op twee componenten: (a) automatische gegevensverzameling via OCR-scan van het identiteitsbewijs en (b) een digitaal register dat je per periode kunt opvragen en exporteren.
De geautomatiseerde flow ziet er zo uit:
| Stap | Wat doet het PMS | Wat doe jij |
|---|---|---|
| 1. Check-in | Opent camera, scant identiteitsbewijs via OCR | Houd het document voor de tablet of smartphone |
| 2. Gegevensextractie | Herkent naam, geboortedatum, nationaliteit, documentnummer | Controleer op juistheid, bevestig |
| 3. Aanvullen | Vraagt de gegevens die niet op het document staan, zoals woonplaats en vertrekdatum (of haalt ze uit de online check-in van de gast) en biedt een vrijwillige handtekening op het scherm aan | Vul aan waar nodig |
| 4. Generatie van het register | Neemt de gast op in het register; per periode exporteerbaar als PDF, Excel of CSV | Niets |
| 5. Archivering | Bewaart register gedurende wettelijke termijn, toegankelijk bij controle | Raadpleeg de geschiedenis wanneer je wilt |
Met OCR hoef je de gegevens niet meer over te typen, alleen te controleren. Het register wordt direct gegenereerd, gearchiveerd en beschikbaar gesteld in geval van inspectie. Geen ordners meer, geen verlies, geen transcriptiefouten.
De 4 meest voorkomende fouten
1. Minderjarige kinderen vergeten
De klassieke fout: een gezin met twee jonge kinderen, en alleen de ouders worden geregistreerd. Minderjarige kinderen moeten apart worden geregistreerd, ongeacht hun leeftijd. Een gezin waarvan alleen de ouders in het register staan, is bij een controle meteen een onvolledig register.
2. EU-onderdanen als "niet-buitenland" beschouwen
Veel verhuurders denken ten onrechte dat EU-onderdanen geen "buitenlandse gasten" zijn omdat ze Europees zijn. Fout. De verplichting geldt voor iedereen zonder Nederlandse nationaliteit, ook Belgen, Duitsers, Fransen, Italianen, Spanjaarden. Dit is een dure fout bij een inspectie, omdat de grootste groepen buitenlandse gasten in Nederland uit Duitsland, België en het Verenigd Koninkrijk komen (CBS, 2025).
3. Registers langer dan 5 jaar bewaren
De wettelijke bewaartermijn is 5 jaar. Daarna moet het register worden vernietigd om te voldoen aan de AVG (beginsel van dataminimalisatie). Veel verhuurders houden de registers "voor de zekerheid" langer, wat een AVG-inbreuk oplevert. Een goed ontworpen PMS vernietigt de registraties automatisch na de wettelijke termijn.
4. Het register achteraf invullen
Een register dat je pas dagen later invult, uit je geheugen of uit de boekingsbevestiging, bevat makkelijk fouten of gaten. Vul het in bij aankomst, met het identiteitsbewijs erbij. Of de gast moet tekenen, hangt af van je gemeente: sommige gemeenten stellen in hun APV eigen eisen aan het nachtregister, dus controleer die van jouw gemeente.
Hoeveel tijd win je werkelijk
Rekenvoorbeeld voor een B&B in Friesland, 5 kamers, seizoensbezetting 65 %, de helft buitenlandse gasten, met als aanname 4 minuten per handmatige registratie en 35 seconden met OCR (meet je eigen tijden):
- 5 kamers × 0,65 bezetting × 2 gasten × 0,5 buitenlanders = ~3,25 registraties per dag
- Handmatig: 3,25 × 4 minuten = 13 minuten per dag
- Automatisch (met OCR): 3,25 × 35 seconden = ~2 minuten per dag
- Besparing: 11 minuten per dag → 67 uur per jaar → 8 werkdagen
Daarbij komt de waarde van minder blootstelling aan controles en mogelijke boetes, en van een check-in in enkele tientallen seconden in plaats van meerdere minuten — wat je accommodatie professioneler maakt in de ogen van je gasten.
Veelgestelde vragen
Moet ik ook voor Nederlandse gasten een register bijhouden?
Nee. De wettelijke verplichting op grond van artikel 438 Wetboek van Strafrecht en de Vreemdelingenwet geldt alleen voor buitenlandse gasten. Voor Nederlanders mag je een intern gastenboek bijhouden, maar dat is geen wettelijke verplichting en het is beter dat niet te doen om AVG-redenen.
Is een elektronische handtekening op tablet geldig?
Een handtekening van de gast is niet de kern van de verplichting: artikel 438 Wetboek van Strafrecht vraagt dat je een register bijhoudt met de gegevens van je gasten. Sommige gemeenten stellen in hun Algemene Plaatselijke Verordening (APV) eigen eisen aan het nachtregister; controleer daarom de APV van jouw gemeente. Vezpa biedt in de online check-in en in de app een vrijwillige handtekening van de gast aan, op het scherm gezet en als afbeelding bij de gast bewaard; de wet verplicht die niet.
Wat als de gast weigert de gegevens te verstrekken?
De gast heeft niet het recht te weigeren: het is een wettelijke verplichting. Als een klant categorisch weigert, mag je de overnachting weigeren. In de praktijk is het uitleggen van de wettelijke context meestal voldoende om de situatie op te lossen.
Hoe lang moet ik het register bewaren?
De wettelijke bewaartermijn is 5 jaar. Daarna moet je het register vernietigen om te voldoen aan de AVG. Te vroeg vernietigen = strafbaar feit. Te lang bewaren = AVG-inbreuk. Een goed PMS regelt beide verplichtingen automatisch.
Regelen platforms zoals Airbnb of Booking dit voor mij?
Nee. Platforms sturen je enkele gegevens over de gast (naam, e-mail), maar de verantwoordelijkheid voor het invullen van het nachtregister conform artikel 438 Wetboek van Strafrecht blijft bij de uitbater van de accommodatie. Geen enkel platform neemt deze verplichting van je over.
Geldt dit ook voor eendaagse verhuur zonder overnachting?
Nee. Het nachtregister betreft alleen overnachtingen. Verhuur voor vergaderingen, evenementen of dagactiviteiten valt er niet onder, zelfs niet als er buitenlanders aanwezig zijn.
Conclusie
Het nachtregister is een oude Nederlandse verplichting die door veel nieuwe vakantieverhuurders slecht begrepen wordt. Het sanctierisico is reëel. Maar zodra het proces geautomatiseerd is via een PMS, wordt het een verplichting die snel per gast wordt afgehandeld, zonder vergetelheid, zonder overschrijffouten, zonder papieren rompslomp.
Het advies is om een PMS te kiezen dat (a) OCR van identiteitsbewijzen heeft geïntegreerd, (b) het register per periode kan exporteren voor een controle, (c) automatisch archiveert met vernietiging aan het eind van de wettelijke termijn. Deze drie punten zijn essentieel — ontbreekt er een, dan bevind je je in een grijs gebied wat betreft de wet of de AVG.
Disclaimer: deze gids is informatief van aard en vervangt geen juridisch advies. De exacte sanctiebedragen en operationele procedures kunnen in de loop van de tijd veranderen en zijn afhankelijk van de bevoegde autoriteit. Belangrijkste bronnen: artikel 438 Wetboek van Strafrecht; Vreemdelingenwet 2000; wetten.overheid.nl; Koninklijke Marechaussee en politie. Raadpleeg voor jouw specifieke situatie de bevoegde autoriteit of een jurist.