Messages aux voyageurs : 10 modèles prêts à l'emploi avant, pendant et après le séjour

Paolo Vezzola

Fondateur · Vezpa PMS · Profil →

La plupart des appels que vous recevez de vos voyageurs (« À quelle heure peut-on arriver ? », « Où se gare-t-on ? », « C'est quoi, le code ? ») viennent d'un message qui n'est pas arrivé, est arrivé trop tard ou n'était pas clair. Dans ce guide, vous trouverez 10 modèles de messages prêts à copier, un pour chaque étape du séjour, avec les champs à remplacer ({prénom du voyageur}, {date d'arrivée}…) et des conseils pratiques sur le ton, le bon moment, la langue et le choix entre e-mail et WhatsApp.

1. Avant de copier : quatre règles pour un bon message

• Un sujet par message. L'itinéraire n'a pas sa place dans la confirmation, ni le code de la porte dans l'e-mail du règlement intérieur. Un message court est lu ; un message long est archivé.
• Le bon moment. Un code envoyé trois semaines avant se perd dans la conversation ; celui reçu le matin de l'arrivée est tout en haut.
• La langue du voyageur. Un voyageur allemand qui lit horaires et consignes en allemand ne vous appelle pas pour vérifier. Si vous ne parlez pas sa langue, un anglais simple vaut mieux qu'une traduction automatique non relue.
• Un ton humain, pas un règlement. Écrivez comme vous parleriez à l'accueil, avec chaleur, et signez de votre prénom.

Dans les modèles ci-dessous, tout ce qui est entre accolades est un champ : remplacez-le par les informations de la réservation. Les modèles vouvoient le voyageur, comme c'est l'usage dans la plupart des gîtes et chambres d'hôtes.

2. Avant l'arrivée

Objet : Votre réservation à {nom de l'hébergement} est confirmée

Bonjour {prénom du voyageur},
merci d'avoir choisi {nom de l'hébergement} ! Voici le récapitulatif de votre réservation :

- Arrivée : {date d'arrivée}, à partir de {heure d'arrivée}
- Départ : {date de départ}, avant {heure de départ}
- Hébergement : {nom de la chambre ou du logement}
- Voyageurs : {nombre de voyageurs}
- Total : {montant total} (déjà réglé : {montant payé})

Quelques jours avant votre arrivée, je vous enverrai l'itinéraire et les informations pour entrer.
Pour toute question, répondez simplement à cet e-mail ou écrivez-moi au {téléphone ou WhatsApp}.

À bientôt,
{votre prénom}

Bonjour {prénom du voyageur},
plus que quelques jours avant votre arrivée le {date d'arrivée} ! Voici comment nous trouver :

Adresse : {adresse}
Localisation sur la carte : {lien vers la carte}

En voiture : {itinéraire depuis la sortie d'autoroute ou la route principale}
Stationnement : {où se garer, gratuit ou payant}
En transports en commun : {gare ou arrêt le plus proche et comment rejoindre l'hébergement}

L'arrivée est possible à partir de {heure d'arrivée}. Pourriez-vous m'indiquer votre heure d'arrivée approximative ? Je pourrai ainsi tout préparer pour vous.

{votre prénom}

Bonjour {prénom du voyageur},
pour gagner du temps à la remise des clés, vous pouvez effectuer votre check-in en ligne ici :
{lien vers le check-in en ligne}

Nous avons besoin de quelques informations sur chaque voyageur, dont une pièce d'identité valide. Cela ne prend que deux minutes.

Merci et à très bientôt !
{votre prénom}

En France, les voyageurs de nationalité étrangère doivent remplir une fiche individuelle de police (nous l'expliquons dans notre guide sur la fiche de police). Un lien de check-in en ligne vaut mieux qu'une photo de passeport envoyée par messagerie : les informations arrivent complètes, au même endroit, et ne traînent pas dans votre téléphone.

Objet : Rappel de paiement pour votre séjour du {date d'arrivée}

Bonjour {prénom du voyageur},
petit rappel : le règlement de {montant dû} au titre {de l'acompte / du solde} pour votre séjour du {date d'arrivée} au {date de départ} est attendu avant le {date d'échéance}.

Vous pouvez payer en toute sécurité ici : {lien de paiement}
Autre possibilité : {virement avec IBAN et référence, ou paiement à l'arrivée}

Si vous avez déjà réglé, merci de ne pas tenir compte de ce message !
{votre prénom}

Bonjour {prénom du voyageur}, nous vous attendons aujourd'hui !
Voici comment entrer en toute autonomie à partir de {heure d'arrivée} :

1. Porte de l'immeuble : {instructions, par exemple interphone ou digicode}
2. Logement : {étage et numéro de l'appartement}
3. Code de la porte : {code de la porte}
   {fonctionnement de la serrure ou emplacement de la boîte à clés}

Wi-Fi : {nom du réseau} / mot de passe : {mot de passe Wi-Fi}

Si quelque chose ne fonctionne pas, appelez-moi au {téléphone} : je suis joignable jusqu'à {heure}.
Bonne route !
{votre prénom}

3. Pendant le séjour

Bonjour {prénom du voyageur}, bienvenue à {nom de l'hébergement} !
J'espère que le voyage s'est bien passé et que tout est en ordre.

Quelques idées pour ce soir :
- Pour dîner : {restaurant conseillé} ({distance à pied})
- Pour les courses : {supermarché le plus proche et horaires}
- À ne pas manquer : {une balade ou un lieu à proximité}

S'il manque quelque chose ou si vous avez besoin d'aide, écrivez-moi ici.
Excellent séjour !
{votre prénom}

Bonjour {prénom du voyageur},
pour que le séjour soit agréable pour vous comme pour les voisins, voici quelques règles de la maison :

- Calme entre {heure} et {heure}
- Logement non-fumeur (vous pouvez fumer {où})
- Animaux : {acceptés / non acceptés / acceptés à ces conditions}
- Tri des déchets : {où se trouvent les poubelles et que mettre où}
- En sortant : merci de fermer les fenêtres et d'éteindre la climatisation

Vous trouverez toutes les informations dans le livret d'accueil, {où il se trouve}.
Merci beaucoup !
{votre prénom}

4. Après le séjour

Bonjour {prénom du voyageur},
demain, c'est le jour du départ : le logement est à libérer avant {heure de départ}.

Avant de partir :
- laissez les clés {où les déposer}
- fermez portes et fenêtres
- {autres demandes, par exemple lancer le lave-vaisselle ou sortir les poubelles}

Besoin de laisser vos bagages ou de partir un peu plus tard ? Écrivez-moi, je vois ce qui est possible.
Bon retour !
{votre prénom}

Bonjour {prénom du voyageur},
merci encore d'avoir séjourné à {nom de l'hébergement} !

Si vous avez deux minutes, votre avis nous aiderait énormément : nous sommes un petit hébergement et les commentaires des voyageurs font toute la différence.
{lien vers l'avis}

Et si quelque chose ne s'est pas passé comme prévu, dites-le-moi directement : je préfère le savoir pour m'améliorer.
Bien cordialement,
{votre prénom}

Objet : Merci pour votre séjour, {prénom du voyageur}

Bonjour {prénom du voyageur},
ce fut un plaisir de vous accueillir du {date d'arrivée} au {date de départ}. Nous espérons vous revoir bientôt !

Si vous souhaitez revenir, en réservant directement sur notre site vous voyez toujours les disponibilités à jour : {lien vers le site}
{éventuel avantage pour une réservation directe, par exemple petit-déjeuner offert ou départ tardif}

À bientôt,
{votre prénom}
{nom de l'hébergement}

Le modèle 10 est l'occasion d'orienter le voyageur vers la réservation directe, mais avec mesure : c'est un remerciement, pas une newsletter. Pour lui envoyer ensuite des offres promotionnelles, il vous faut son consentement (RGPD et Code des postes et des communications électroniques).

5. E-mail ou WhatsApp ? Avantages et inconvénients

Quelques précautions, sans jouer les juristes :

• N'écrivez sur WhatsApp qu'aux voyageurs qui vous ont donné leur numéro, et pour ce qui concerne leur séjour. Les offres promotionnelles (réductions, propositions pour l'an prochain) demandent un consentement explicite.
• Ne demandez pas plus de données que nécessaire par messagerie. Si un voyageur vous envoie la photo de sa pièce d'identité, utilisez-la pour l'enregistrement puis ne la laissez pas dans la galerie de votre téléphone.
• Respectez les règles des plateformes. Airbnb et Booking.com ont leur propre messagerie et des règles sur ce qui peut sortir de la plateforme : vérifiez-les avant de demander un paiement ou un contact extérieur.
• Utilisez un numéro professionnel (WhatsApp Business convient) si vous partagez le téléphone ou si plusieurs personnes répondent aux voyageurs.

6. Comment fait Vezpa : des messages prêts depuis la réservation

Copier des modèles depuis les notes du téléphone fonctionne tant que les réservations sont peu nombreuses. Quand il y en a des dizaines, on a vite fait d'envoyer le mauvais code ou les dates d'un autre voyageur. Depuis la version 3.8.1, Vezpa propose des messages prêts :

• Vous les écrivez une fois (itinéraire, check-in, code de la porte, avis…), avec un nom et, si vous le souhaitez, en plusieurs langues. Un message suggéré pour relancer le check-in en ligne est déjà prêt dans toutes les langues.
• Vous les envoyez depuis la réservation : choisissez le message, et les champs du prénom du voyageur, des dates d'arrivée et de départ, du nom de l'hébergement, de l'adresse ou du lien de check-in en ligne se remplissent avec les données de ce voyageur. Avant l'envoi, vous pouvez encore retoucher le texte.
• E-mail ou WhatsApp : l'e-mail part de Vezpa ; avec WhatsApp, le message s'ouvre déjà rédigé dans l'application WhatsApp de votre appareil et c'est vous qui appuyez sur Envoyer. Ce n'est pas un envoi automatique.
• Historique des envois : la réservation garde la trace de ce qui a été envoyé, quand, par quel canal et dans quelle langue. « Lui ai-je déjà envoyé le code ? » se vérifie en une seconde.
• La langue du voyageur : chaque réservation a une langue du voyageur (reprise de la plateforme ou déduite du pays). Le message part dans cette langue si vous l'avez rédigé dans celle-ci ; sinon en anglais ou dans la langue disponible.

Pour les messages qui doivent partir tout seuls, il y a les messages automatiques par e-mail : programmés par rapport à l'arrivée, au départ ou à la date de réservation, ou déclenchés par un événement (check-in en ligne terminé, paiement reçu, annulation). La confirmation de réservation et la demande de paiement partent déjà dans la langue du voyageur : e-mails, check-in en ligne et moteur de réservation sont disponibles en 22 langues. Sur WhatsApp, en revanche, l'envoi reste toujours manuel, depuis votre téléphone.

Questions fréquentes

Combien de messages faut-il envoyer à un voyageur ?

Pour un séjour classique, quatre ou cinq suffisent : la confirmation, les informations d'arrivée quelques jours avant, le message de bienvenue, les consignes de départ et le remerciement avec la demande d'avis. Les autres (informations pour l'enregistrement, solde, règlement intérieur) ne s'envoient qu'en cas de besoin.

Puis-je écrire aux voyageurs sur WhatsApp ?

Oui, si le voyageur vous a donné son numéro et s'attend à être contacté ainsi pour son séjour. Réservez WhatsApp aux informations pratiques liées à la réservation, pas à la prospection non sollicitée, et ne demandez ni ne conservez dans la conversation plus de données personnelles que nécessaire.

Dans quelle langue écrire au voyageur ?

Dans la sienne quand c'est possible, sinon dans un anglais simple. Les informations pratiques (horaires, code de la porte, adresse) doivent être comprises à la première lecture : un message dans la langue du voyageur évite appels et malentendus.

Puis-je offrir une réduction en échange d'un avis ?

Mieux vaut éviter. Les principales plateformes interdisent les avis incités et peuvent les supprimer ou pénaliser l'annonce. Demandez un avis sincère, au bon moment et avec le lien direct : cela suffit.