Boîte à clés et codes d'accès automatiques pour l'arrivée autonome
La boîte à clés à code est la solution la plus répandue pour les hôtes qui ne peuvent pas être là à chaque arrivée : le voyageur arrive à 23 h, tape quatre chiffres et récupère les clés. Le point délicat n'est pas la boîte, c'est le code : à qui l'envoyer, quand, et après avoir vérifié quoi. Ce guide réunit les règles à connaître et une méthode pratique pour envoyer les codes sans risque et sans y passer du temps.
- Les clients étrangers doivent remplir et signer une fiche de police, y compris en arrivée autonome.
- L'arrivée autonome qui tient la route est vérifiée : données avant l'arrivée, contrôle par vous, puis le code.
- Le code s'envoie le jour de l'arrivée, pas avec la confirmation de réservation.
- À Paris, les boîtes fixées au mobilier urbain sont interdites depuis janvier 2025.
Ce que la loi demande, même sans accueil physique
Le CESEDA impose de faire remplir et signer une fiche individuelle de police à chaque client de nationalité étrangère, ressortissants européens compris. L'obligation s'applique aux hôtels comme aux meublés de tourisme et aux chambres d'hôtes, et les fiches se présentent en cas de contrôle. L'arrivée autonome ne la supprime pas : il faut recueillir les données et la signature avant ou à l'arrivée, et pouvoir vérifier la pièce d'identité, par exemple grâce à une photo envoyée avant le séjour et comparée avec la réservation. Le détail est dans notre article sur la fiche de police.
Où installer la boîte
Par un arrêté du 24 janvier 2025, la Ville de Paris interdit les boîtes à clés fixées au mobilier urbain (potelets, barrières, arceaux vélo) : le propriétaire reçoit un autocollant et dispose de 15 jours pour la retirer, faute de quoi elle est enlevée. D'autres villes touristiques ont pris ou étudient des mesures comparables. En immeuble, une boîte fixée sur la façade ou dans les parties communes relève en outre du règlement de copropriété et, souvent, d'une autorisation de l'assemblée générale.
La méthode : vérifier d'abord, remettre ensuite
- Check-in en ligne quelques jours avant l'arrivée : le voyageur saisit ses données et, si vous le demandez, envoie la photo de sa pièce d'identité.
- Votre contrôle : vous comparez données, pièce et réservation, et vous appelez en cas de doute.
- Validation : c'est seulement à ce moment que le voyageur peut recevoir le code.
- Envoi le jour de l'arrivée : le code arrive le matin du check-in, pas des semaines avant.
- Changement régulier du code, en prévenant ceux qui ont déjà l'ancien et ne sont pas encore partis.
À la main, cette méthode est fragile : il suffit d'un message envoyé trop tôt, au mauvais voyageur ou avec l'ancien code. C'est précisément la partie à automatiser. Pour les autres messages du séjour, voyez nos modèles de messages aux voyageurs.
Ce que fait Vezpa
Depuis le 15 octobre 2026, Vezpa gère les dispositifs d'accès : les boîtes à clés et serrures à code de vos logements.
1. Vous enregistrez les dispositifs
Dans Configuration, rubrique Chambres, vous trouvez « Dispositifs d'accès ». Pour chacun, vous indiquez un nom (par exemple « Boîte 6 »), une description, le code et les chambres concernées. Une boîte peut servir plusieurs chambres, et une chambre peut avoir plusieurs dispositifs (la boîte et la porte de l'immeuble). Le code est enregistré chiffré. Les dispositifs sont aujourd'hui de type « Hors ligne (code fixe) » : c'est vous qui fixez le code ; les serrures connectées ne sont pas encore intégrées.
2. Le voyageur fait son check-in en ligne
Le lien de check-in est protégé par un code PIN envoyé avec le lien. La photo de la pièce d'identité peut être facultative ou obligatoire ; les photos sont conservées chiffrées et supprimées sept jours après le départ. En France, le check-in en ligne propose aussi la signature du voyageur, et Vezpa en tire la fiche de police en PDF. Rien n'est transmis aux autorités.
3. Vous approuvez le check-in
Dans la réservation, la carte « Clés » indique où vous en êtes. Quand le voyageur a terminé son check-in en ligne, le bouton « Approuver le check-in » apparaît. Ce n'est pas le check-in d'arrivée : vous pouvez approuver plusieurs jours avant. Si vous enregistrez le check-in d'arrivée depuis la réservation, il vaut aussi approbation.
4. Le code part tout seul
L'automatisation « Codes d'accès » envoie le message avec le champ du code d'accès :
- uniquement pour les réservations dont le check-in est approuvé ; avant, le champ reste vide, même dans un autre message ;
- le jour de l'arrivée à l'heure choisie (8 h par défaut) ; si vous approuvez plus tard ce jour-là, il part tout de suite ;
- une seule fois par réservation ; avec plusieurs dispositifs, le voyageur lit par exemple « Boîte 6 : 1123, Porte : 9876 » ;
- dans la langue du voyageur ; pour une réservation venue d'un portail avec une adresse e-mail de relais, le message arrive dans la messagerie du portail.
Comme les autres automatisations prédéfinies, elle est créée désactivée avec un texte déjà rédigé : vous l'activez une fois vos dispositifs enregistrés.
5. Vous changez le code sans oublier personne
Le code n'est pas copié dans les réservations : il est lu sur le dispositif au moment de l'envoi, donc ceux qui reçoivent le message après le changement ont le nouveau code. Quand vous enregistrez un code différent, Vezpa vous indique combien de voyageurs au séjour en cours ou à venir ont déjà reçu l'ancien, pour que vous puissiez les prévenir.
Le check-in en ligne et les automatisations sont inclus dans tous les forfaits, dès Smart à 39 € TTC par mois.
Check-in approuvé, code en route
Dispositifs d'accès par chambre, check-in en ligne avec code PIN, validation depuis la réservation et code envoyé le jour de l'arrivée. Ouvrez la démo dans le navigateur.
Essayer dans le navigateur →Questions fréquentes
- L'arrivée autonome avec boîte à clés est-elle autorisée en France ?
- Aucune loi nationale n'interdit la boîte à clés. En revanche, la fiche de police reste obligatoire pour les clients étrangers, et certaines communes encadrent les boîtes sur l'espace public : à Paris, celles fixées au mobilier urbain sont interdites depuis janvier 2025. En immeuble, consultez aussi le règlement de copropriété.
- Quand faut-il envoyer le code de la boîte à clés ?
- Le jour de l'arrivée, et seulement après avoir vérifié les données du voyageur. L'envoyer avec la confirmation de réservation, c'est le remettre des semaines à l'avance à quelqu'un dont l'identité n'est pas encore vérifiée, parfois avant un changement de code.
- Que se passe-t-il si je change le code dans Vezpa ?
- Les envois suivants utilisent immédiatement le nouveau code, puisqu'il est lu sur le dispositif au moment de l'envoi. À l'enregistrement, Vezpa indique combien de voyageurs au séjour en cours ou à venir ont déjà reçu l'ancien code.
- Vezpa se connecte-t-il aux serrures connectées ?
- Pas aujourd'hui. Les dispositifs d'accès sont de type hors ligne, avec un code fixe que vous saisissez, comme les boîtes à clés mécaniques et les serrures à code. D'autres types sont prévus, mais les serrures connectées ne sont pas encore intégrées.
Sources et avertissements. Ville de Paris, Boîtes à clés interdites sur l'espace public (arrêté du 24 janvier 2025) ; CESEDA, fiche individuelle de police (synthèse par Keobiz). En Belgique, les règles sur l'enregistrement des voyageurs et sur les boîtes à clés relèvent des régions et des communes. Ceci n'est pas un conseil juridique. Fonctions de Vezpa en vigueur en octobre 2026.