Fiche de police (fiche individuelle de police) : obligations, modèle et conservation en 2026
Fiche de police en France 2026
Mis à jour novembre 2026 · Légifrance et service-public- Base légale : articles R814-1 à R814-3 du CESEDA (ancien article R611-42).
- Concerne les hôtels, chambres d'hôtes, meublés de tourisme (Airbnb compris), campings et résidences de tourisme.
- À faire remplir et signer par chaque client de nationalité étrangère, Européens compris, dès son arrivée.
- Conservation : 6 mois, remise à la police ou à la gendarmerie sur leur demande, pas de transmission systématique.
- Modèle officiel : arrêté du 1er octobre 2015 (pas de cerfa).
Vezpa recueille les données au check-in en ligne, lit la pièce d'identité, propose la signature du voyageur et génère la fiche en PDF. Essayer la demo ->
Si vous gérez un hôtel, une chambre d'hôtes, un meublé de tourisme (y compris sur Airbnb) ou un camping en France et que vous accueillez des clients étrangers, chacun d'eux doit remplir et signer une fiche de police — officiellement fiche individuelle de police — dès son arrivée. La règle figure aujourd'hui aux articles R814-1 à R814-3 du CESEDA. Ce guide reprend le texte officiel : qui est concerné, les données à recueillir, le modèle officiel, la conservation de six mois et la remise à la police, puis ce qu'un logiciel peut faire pour vous.
Qu'est-ce que la fiche de police
La fiche individuelle de police est un formulaire que l'hébergeur fait remplir et signer par chaque client de nationalité étrangère à son arrivée. Elle sert, selon le texte, à la prévention des troubles à l'ordre public, aux enquêtes judiciaires et à la recherche dans l'intérêt des personnes. Contrairement à l'Italie ou à l'Espagne, la France ne demande pas d'envoi systématique à une autorité : la fiche reste chez l'hébergeur et n'est remise à la police ou à la gendarmerie que sur demande.
Qui doit faire remplir la fiche de police
L'article R814-1 du CESEDA vise :
- les hôteliers ;
- les exploitants de villages et maisons familiales de vacances, de résidences et villages résidentiels de tourisme ;
- les loueurs de meublés de tourisme et de chambres d'hôtes ;
- les exploitants de terrains de camping, de caravanage et autres terrains aménagés.
Service-public précise que l'obligation vaut pour toute personne qui loue, à titre professionnel ou non, un hébergement touristique à un client de nationalité étrangère. Un particulier qui loue son appartement sur Airbnb, Abritel ou Booking comme meublé de tourisme est donc concerné. Seule exception prévue par le texte : la location de locaux nus (non meublés).
Quels clients ?
Tous les clients de nationalité étrangère, y compris les ressortissants de l'Union européenne (Allemands, Italiens, Belges, Néerlandais…). Les clients de nationalité française ne remplissent pas de fiche de police.
Les données de la fiche (article R814-2)
La fiche comporte notamment :
| Rubrique | Ce qu'il faut indiquer |
|---|---|
| Identité | Nom et prénoms |
| Naissance | Date et lieu de naissance |
| Nationalité | Nationalité du client |
| Domicile | Domicile habituel |
| Contact | Numéro de téléphone mobile et adresse électronique |
| Séjour | Date d'arrivée dans l'établissement et date de départ prévue |
| Enfants de moins de 15 ans | Peuvent figurer sur la fiche de l'adulte qui les accompagne |
| Signature | La fiche est signée par le client étranger, dès son arrivée |
Modèle de fiche de police
Il existe un modèle officiel, fixé par l'arrêté du 1er octobre 2015 et proposé sur entreprendre.service-public.gouv.fr. Ce n'est pas un cerfa : c'est un modèle de document bilingue, en français et en anglais. Il reprend les rubriques ci-dessus (nom, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, domicile habituel, téléphone mobile, e-mail, dates d'arrivée et de départ prévue), un cadre pour les enfants de moins de 15 ans, la date et la signature du client, et une mention sur le droit d'accès et de rectification des données.
Conservation : 6 mois, et remise à la police sur demande
Selon l'article R814-3, les fiches sont conservées pendant six mois et remises, sur leur demande, aux services de police et unités de gendarmerie. Cette transmission peut se faire sous forme dématérialisée. Il n'y a donc rien à envoyer de vous-même : il faut pouvoir retrouver la fiche de chaque client étranger des six derniers mois le jour où elle est demandée.
Et les sanctions ?
Les articles R814-1 à R814-3 ne fixent pas eux-mêmes de montant d'amende, et la fiche de service-public consacrée à la fiche de police n'en indique pas. Méfiez-vous des montants « par fiche » qui circulent en ligne : nous n'en avons trouvé aucun dans les textes officiels. L'obligation reste une obligation : faites remplir la fiche à chaque client étranger et conservez-la six mois.
Comment ça se passe aujourd'hui (en mode manuel)
Le processus manuel que pratiquent encore la majorité des hôtes français avec 1-3 unités :
- Le voyageur arrive, vous lui tendez un formulaire pré-imprimé de fiche de police, il le remplit à la main et signe.
- Vous récoltez la fiche, vous la vérifiez (souvent rapidement, car vous voulez juste qu'il puisse s'installer), puis vous la classez.
- Vous archivez la fiche dans un classeur, par mois ou par année.
- Au bout de 6 mois, vous pouvez la détruire (mais beaucoup d'hôtes les gardent indéfiniment "au cas où").
Temps moyen par voyageur : 3-5 minutes (lecture du document d'identité, remplissage manuel, vérification). Dans une chambre d'hôtes avec 5 chambres et une occupation moyenne avec 60% d'étrangers, on parle de 5-7 fiches par jour. Soit 15-35 minutes par jour de saisie. Sur 6 mois de pleine saison, cela représente entre 45 et 100 heures de travail manuel, sans compter les erreurs de transcription qui rendent les fiches non conformes.
À cela s'ajoute le coût du papier, l'espace de stockage des classeurs, et le risque RGPD : ces fiches contiennent des données personnelles sensibles qui doivent être conservées de manière sécurisée et détruites correctement après le délai légal.
Ce qu'un logiciel peut faire, et ce que fait Vezpa
Un logiciel ne supprime pas l'obligation : il évite de recopier à la main. Voici le déroulement avec Vezpa.
| Étape | Ce que fait Vezpa | Ce que vous faites |
|---|---|---|
| 1. Avant l'arrivée | Envoie au client le lien du check-in en ligne, dans sa langue (message automatique ou envoyé par vous) | Rien |
| 2. Données du voyageur | Le client saisit ses données ; s'il photographie sa pièce d'identité, Vezpa lit la bande MRZ et pré-remplit le formulaire (la photo du document est une option que vous activez) | Vérifier |
| 3. Signature | Propose au client de signer à l'écran (facultatif) | Faire signer à l'arrivée si le client ne l'a pas fait |
| 4. Fiche | Génère une fiche individuelle de police en PDF à partir de la fiche client | L'imprimer ou l'envoyer quand la police la demande |
Les 4 erreurs les plus fréquentes
1. Oublier les enfants
Les enfants de moins de 15 ans n'ont pas besoin d'une fiche à eux, mais leurs données doivent alors figurer sur la fiche de l'adulte qui les accompagne. Un adolescent de 15 ans ou plus remplit sa propre fiche.
2. Considérer les Européens comme des "non-étrangers"
L'obligation vise toute personne de nationalité étrangère, ressortissants de l'Union européenne compris : Italiens, Espagnols, Allemands, Belges, Néerlandais… C'est l'erreur la plus courante.
3. Garder les fiches sans limite
Le texte prévoit une conservation de six mois. Garder indéfiniment des fiches contenant des données personnelles va au-delà de ce que prévoit la réglementation : fixez-vous une routine de destruction.
4. Remplir la fiche à la place du client sans la faire signer
L'article R814-1 prévoit que la fiche est remplie (par vous ou par le client) et signée par le client étranger, dès son arrivée. Une fiche que vous avez remplie seul, sans signature, ne respecte pas le texte.
Combien de temps gagne-t-on vraiment
Calcul réaliste pour une chambre d'hôtes en Bretagne, 5 chambres, occupation saisonnière 70%, 60% de clients étrangers :
- 5 chambres × 0,7 occupation × 2 voyageurs × 0,6 d'étrangers = ~4,2 fiches par jour
- Manuel : 4,2 × 4 minutes = 17 minutes par jour
- Automatique (avec OCR) : 4,2 × 35 secondes = ~2,5 minutes par jour
- Économie : 14,5 minutes par jour, soit environ 88 heures sur une année d'ouverture complète
Ces chiffres sont une estimation : le temps réel dépend de vos clients et de la part qui fait le check-in en ligne avant d'arriver.
Questions fréquentes
La fiche de police est-elle obligatoire pour un Airbnb ?
Oui, si vous louez un meublé de tourisme ou une chambre d'hôtes à un client de nationalité étrangère, que vous soyez professionnel ou particulier. L'article R814-1 du CESEDA vise expressément les loueurs de meublés de tourisme et de chambres d'hôtes, et la plateforme ne remplit pas la fiche à votre place.
Dois-je remplir la fiche pour les clients français ?
Non. Les articles R814-1 à R814-3 du CESEDA ne visent que les clients de nationalité étrangère. En revanche, les ressortissants de l'Union européenne sont concernés : un client allemand, italien ou belge doit remplir et signer la fiche.
Existe-t-il un modèle officiel de fiche de police ?
Oui. Le modèle est fixé par l'arrêté du 1er octobre 2015 et publié sur entreprendre.service-public.gouv.fr. Ce n'est pas un formulaire cerfa : c'est un modèle de document, rédigé en français et traduit en anglais.
Une signature électronique sur tablette est-elle valable ?
Les textes imposent que la fiche soit signée par le client étranger, mais ne précisent pas la forme de la signature. Ils prévoient seulement que la remise aux services de police peut se faire sous forme dématérialisée. En cas de doute, demandez à votre préfecture ou à la police locale quelle forme ils acceptent.
Que faire si le voyageur refuse de remplir la fiche ?
Selon service-public, vous avez le droit de lui refuser la location de l'hébergement. En pratique, expliquer qu'il s'agit d'une obligation légale suffit généralement.
Combien de temps faut-il conserver les fiches ?
Six mois. L'article R814-3 du CESEDA prévoit que les fiches sont conservées pendant six mois et remises, sur leur demande, aux services de police et unités de gendarmerie.
Les plateformes comme Airbnb ou Booking transmettent-elles les données pour moi ?
Non. La fiche individuelle de police doit être remplie et signée par le voyageur étranger dès son arrivée, et conservée par l'hébergeur. Aucune plateforme ne se substitue à cette obligation.
Conclusion
La fiche de police n'a rien de facultatif, même si personne ne vous la réclame chaque jour : tout client de nationalité étrangère, Européen compris, la remplit et la signe à son arrivée, et vous la gardez six mois pour la remettre à la police ou à la gendarmerie si elles la demandent. Hôtel, chambre d'hôtes ou appartement sur Airbnb : la règle est la même.
Si vous passez par un logiciel, vérifiez trois choses : (a) qu'il recueille toutes les rubriques de l'article R814-2, téléphone mobile et e-mail compris, (b) qu'il fasse signer le client, (c) que vous puissiez retrouver la fiche d'un client des six derniers mois en quelques secondes.
Avertissement : ce guide est à caractère informatif et ne remplace pas un conseil juridique. Sources : articles R814-1 à R814-3 du CESEDA (legifrance.gouv.fr) ; arrêté du 1er octobre 2015 fixant le modèle de fiche individuelle de police ; fiche « Fiche individuelle de police » sur entreprendre.service-public.gouv.fr ; CNIL. Vérifié le 3 novembre 2026. Pour votre situation, consultez votre préfecture.