Sähköisen laskutuksen opas

Sähköinen laskutus on järjestelmä, jonka kautta kaikki italialaiset laskut lähetetään XML-muodossa Agenzia delle Entraten (Italian verohallinto) Sistema di Interscambio -järjestelmään (SDI). Vuodesta 2024 alkaen se on pakollinen kaikille italialaisen ALV-numeron haltijoille, myös forfettario-kevytyrittäjille.

Mitä Vezpa tekee

Vezpa luo laskun XML-tiedoston, allekirjoittaa sen sähköisesti ja lähettää sen SDI-järjestelmään OpenAPI.it-palvelun kautta, joka toimii valtuutettuna verotuksellisena välittäjänä. Sinä luot laskun sovelluksessa, loppu tapahtuu automaattisesti.

Kustannukset: Verotusmoduuli

Sähköistä laskua ja kuittia varten tarvitaan «Verotusmoduuli», jonka otat käyttöön kohdasta «Asetukset» → «Vero & lakisääteinen vaatimustenmukaisuus» → osio «Sähköinen laskutus» → «Verotusmoduuli». Ilman aktiivista moduulia sähköisiä laskuja ei lähetetä.

• Maksu on € 7,90 kuukaudessa (sis. ALV), ja se veloitetaan lompakosta käyttöönotossa ja sen jälkeen joka kuukausi samana päivänä. Jos poistat sen käytöstä ja otat sen uudelleen käyttöön ennen kuin maksettu kuukausi on päättynyt, et maksa toista maksua ja uusimispäivä pysyy samana.
• Siihen sisältyy 100 sähköistä laskua ja 500 kuittia jokaista moduulin kuukautta kohden.
• Kiintiön yli jokainen lasku maksaa € 0,19 ja jokainen kuitti € 0,03, ennakkosaldosta.
• Suurilla määrillä ylimääräisten laskujen ja kuittien hinnasta voi neuvotella: kirjoita meille, niin sovitaan hinnasta.
• Kiintiö kuuluu kohteelle: Hyvinvointi-moduulista lähetetyt laskut kuluttavat samoja sataa.
• Myös hyvityslasku ja veloituslasku lasketaan lähetyksiksi: ne maksavat saman kuin lasku.
• SDI:n hylkäämästä laskusta ei makseta: veloitus hyvitetään lompakkoon eikä kiintiötä kuluteta.
• Ei-verollinen kuitti ei kulje SDI:n kautta ja on edelleen maksuton, myös ilman moduulia.

Kuitit lähettää Vezpa puolestasi välittäjänä: emme pyydä sinulta tunnuksia. Riittää, että annat valtuutuksen Vezpalle Agenzia delle Entraten «Fatture e Corrispettivi» -portaalissa, valtuutusten osiossa, päivittäisten myyntitietojen (corrispettivi) hoitamiseen; valtuutettavan verotunnisteen löydät moduulista. Napauta sitten «Ota kuitit käyttöön». Tarvitset myös määritetyn sähköisen laskutuksen ja majoituskohteen täydellisen osoitteen (katu ja numero, postinumero, kunta ja maakunta). Yksityiset elinkeinonharjoittajat eivät voi valtuuttaa välittäjää lähettämään päivittäisiä myyntitietoja: heille moduuli sisältää vain laskut. Kuitit laaditaan kassasta, Hyvinvoinnista ja varauksen laskua suljettaessa: katso Kassan opas ja Varauksen tiedot -opas.

Mitä Vezpa EI tee

Vezpa ei huolehdi lakisääteisestä kymmenvuotisesta säilytyksestä. Se on erillinen lakisääteinen velvoite (art. 39 DPR 633/72), ja Agenzia delle Entrate tarjoaa sen maksutta "Fatture e Corrispettivi" -portaalissa (laskut ja vastikkeet). Sinun on aktivoitava se itse, kerran, heti alussa — kaikki vaiheet löytyvät seuraavasta osiosta.

Käyttöönotto tehdään vain kerran, asetusten ohjatussa toiminnossa. Tarkista kohteen tiedot ennen aloittamista.

Kun palvelu on käytössä, lyhin reitti kulkee näkymästä «Hallintapaneeli»: POS:n vieressä oleva ruutu «Kirjanpito» avaa suoraan osion «Sähköinen laskutus».

Vaihe 1 — Tarkista kohteen tiedot

Siirry kohtaan Asetukset → Sähköinen laskutus ja tarkista, että seuraavat ovat oikein:

• ALV-numero (11 numeroa)
• Verotusmuoto: RF01 (tavallinen), RF19 (forfettario) jne. — oletuksena RF01
• Virallinen osoite: katuosoite, numero, postinumero, kunta, maakunta
• Kohteen PEC-osoite (hyödyllinen SDI-ilmoitusten vastaanottamiseen)

Vaihe 2 — Avaa käyttöönoton ohjattu toiminto

Kohde-välilehti → Sähköinen laskutus → Ota käyttöön. Ohjatussa toiminnossa on 5 vaihetta:

Vaihe 3 — Hyväksy sopimus

Vezpa tarjoaa hallintaohjelmiston, ja OpenAPI.it on verotuksellinen välittäjä, joka allekirjoittaa ja lähettää XML-tiedostot SDI-järjestelmään puolestasi. Sopimuksen hyväksyminen on muodollinen vaihe, joka tarvitaan lähetyksen valtuuttamiseen.

Vaihe 4 — Ota käyttöön maksuton AdE-arkistointi

1. Avaa "Fatture e Corrispettivi" -portaali osoitteessa https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/
2. Kirjaudu sisään SPID- tai CIE-tunnisteella tai Entratel/Fisconline-tunnuksilla (samat kuin verotilillä "cassetto fiscale")
3. Valitse valikosta "Conservazione" → "Aderisci al servizio di conservazione"
4. Täytä lomake kohteen tiedoilla (ALV-numero, osoite, PEC-sähköposti) ja allekirjoita se sähköisesti
5. Lähetä liittymishakemus: käyttöönotto on maksuton ja lähes välitön

Siitä hetkestä alkaen jokainen SDI:hin lähetetty lasku arkistoidaan automaattisesti 10 vuodeksi Agenzia delle Entraten palvelimille, ilman että sinun tarvitsee tehdä mitään muuta.

Vaihe 5 — Lompakon ensimmäinen lataus

Vähintään € 10 ensimmäisten laskujen kattamiseksi. Lataus tehdään luottokortilla Stripen kautta, maksu on turvallinen eikä korttitietoja tallenneta Vezpan puolelle.

Suositellut paketit:

Lasku luodaan suoraan asiakkaan varauksesta. Järjestelmä esitäyttää kaikki tiedot (huoneet, yöt, veloitukset, matkailijamaksu) lukemalla ne varauksesta: sinä tarkistat ja vahvistat.

Vakiokulku

1. Avaa asiakkaan varaus: Varaukset-välilehti → Varauslista → napauta
2. Avaa toimintovalikko (kuvake ⋮ oikeassa yläkulmassa) tai käytä varauskortin painiketta
3. Napauta "Luo sähköinen lasku"
4. Valitse kohde:
   • Koko varaus — jos laskun saaja on sama kuin varauksen haltija
   • Erillinen tili — jos olet jo luonut erilliset tilit eri vieraille (katso osio 4)
5. Tarkista esitäytetyt laskun saajan tiedot (katso taulukko alla)
6. Napauta "Luo ja lähetä SDI:hin"
7. Odota vahvistusikkunaa: "Lasku lähetetty, numerointi VZP-2026-0001"

Laskun saajan tiedot

Vastaanottajakoodi yrityksille

Yritys antaa jommankumman näistä:

• Yksilöllinen 7 merkin koodi (esim. M5UXCR1) → lasku toimitetaan suoraan asiakkaan taloushallinto-ohjelmistoon
• Varmennettu PEC-osoite → lasku toimitetaan varmennettuna sähköpostina

Jos yritys ei anna kumpaakaan, käytä koodia 0000000 (seitsemän nollaa): lasku tallentuu joka tapauksessa asiakkaan cassetto fiscale -verotilille AdE:n portaaliin, josta hän löytää sen yhdessä kirjanpitäjänsä kanssa.

Yksityishenkilö ilman Codice Fiscale -tunnusta

Italialaisille vieraille verotunnus on pakollinen (16 aakkosnumeerista merkkiä). Ulkomaalaisille käytä italialaista verotunnusta, jos heillä sellainen on (esim. Italiassa asuvat); muussa tapauksessa ota yhteyttä Vezpan tukeen ulkomaista asiakasta koskevaa erityismenettelyä varten.

Mitä tapahtuu lähetyksen jälkeen

Verotusmoduulin kanssa 100 laskua kuukaudessa sisältyy; sen yli € 0,19 kappale ennakkosaldosta. Laskun tila näkyy kohdassa Kohde-välilehti → Laskutus → Laskulista ja etenee näiden vaiheiden kautta:

Näkymässä «Laaditut laskut» on «Haku» («Numero, asiakas, Y-tunnus tai vieras»): haku kohdistuu numeroon, asiakkaan nimeen tai yrityksen nimeen, partita IVA -numeroon, codice fiscale -tunnukseen ja varauksen vieraan nimeen. Alla ovat tilan suodattimet — «Kaikki», «Luonnokset», «Lähetetyt», «Arkistoidut», «Hylätyt» —, jotka korvaavat palkin vanhan suodatinvalikon; kun laskuja on useammalta vuodelta, vuosivalikko vaihtoehdolla «Kaikki vuodet» (luonnos lasketaan luontivuoteensa). Palkissa «Järjestä» tarjoaa vaihtoehdot «Uusimmat ensin», «Vanhimmat ensin», «Numero: suurin ensin», «Numero: pienin ensin», «Summa: suurin ensin», «Summa: pienin ensin», «Asiakas (A–Ö)»; oletus on «Uusimmat ensin». Jokainen kortti näyttää asiakkaan nimen. Luettelo lataa 50 laskua kerrallaan: alhaalla «Lataa lisää».

Siirtymä tilasta transmitted tilaan archived tapahtuu, kun SDI vahvistaa toimituksen, yleensä 1-2 minuutissa.

Tyypillinen tilanne: yhdellä varauksella on kaksi tai useampi laskun saaja, jotka haluavat erillisen laskun. Esimerkki: työmatkalla oleva pariskunta, jossa Mario Rossi (yksityishenkilö) maksaa huoneen ja aamiaisen, kun taas Acme Srl (yritys) maksaa työpalaverin ja lisäpalvelut.

Näin luot erilliset tilit

1. Avaa varaus → toimintovalikko → "Erilliset tilit"
2. Napauta FAB-painiketta "Jaa lasku" (+-painike oikeassa alakulmassa)
3. Valitse laskun saaja olemassa olevista tai napauta "+ Uusi laskun saaja" luodaksesi sen heti
4. Syötä summat: Huone, Ateriapalvelu, Matkailijamaksu
5. Merkitse varauksen veloitukset, jotka siirretään tälle tilille (esim. "Illallinen 2 hengelle")
6. Tallenna: erillinen tili ilmestyy listaan
7. Luo muut erilliset tilit muille laskun saajille
8. Napauta jokaisen tilin kohdalla → "Luo lasku" → jatka normaalisti

Milloin erillisiä tilejä EI voi käyttää

Hyvityslasku peruu jo lähetetyn laskun kokonaan tai osittain. SDI:hin lähetettyä laskua ei voi "mitätöidä": ainoa tapa on luoda hyvityslasku samasta (tai osittaisesta) summasta.

Milloin hyvityslasku luodaan

• Varaus peruttiin laskun lähettämisen jälkeen
• Virhe summassa (esim. asiakas maksaa vähemmän palveluhäiriön vuoksi)
• Jälkikäteen myönnetty takautuva alennus
• Osittainen peruutus (esim. yksi huone no-show)

Näin luot hyvityslaskun

1. Kohde-välilehti → Laskutus → Laskulista
2. Napauta alkuperäistä laskua (sen on oltava tilassa archived)
3. Napauta "Luo hyvityslasku (TD04)"
4. Syötä syy ja summa (osittainen tai koko summa)
5. Vahvista: hyvityslasku lähetetään SDI:hin ja liitetään alkuperäiseen laskuun

Vezpa luo kahdenlaisia virallista laskua (SDI:n XML) täydentäviä tulosteita. Molemmat ovat maksuttomia eivätkä veloita lompakkoa.

Proforma — näin tulostat sen

• Varauksesta → toimintovalikko → "Tulosta proforma" (koko varauksen proforma)
• Kohdasta Erilliset tilit (tulostinkuvake jokaisessa kortissa) → kyseisen tilin proforma
• Näytöltä "Luo lasku" (painike "Tulosta proforma" Luo-painikkeen alla) → esikatselu ennen SDI-lähetyksen vahvistamista

Kohteliaisuuskopio — näin tulostat sen

Avaa Laskun tiedot listasta → "Tulosta kopio". Järjestelmän valintaikkuna avautuu, jotta voit valita tulostimen tai tallentaa PDF-tiedostona.

SDI voi hylätä laskun muotovirheiden vuoksi: asiakkaan verotunnus väärin, kohteen tiedot puutteelliset, ALV-koodi yhteensopimaton verotusmuodon kanssa jne. Kun näin käy:

1. Lasku siirtyy tilaan rejected kohdassa Laskun tiedot
2. SDI:n hylkäämät laskut hyvitetään
3. Tiedoissa näkyy hylkäyksen syy punaisella
4. Korjaa tiedot (esim. asiakkaan verotunnus) ja lähetä lasku uudelleen napauttamalla uudestaan "Luo"

Tyypillinen aika lähetyksen ja hylkäyksen välillä: 5-15 minuuttia.

Osio «Sähköinen laskutus» avautuu kohdasta «Hallintapaneeli» ruudulla «Kirjanpito» tai kohdasta «Asetukset» → «Lompakko ja laskut». Siinä on viisi välilehteä tässä järjestyksessä:

• «Toiminta», johon osio avautuu. Ylhäällä kuukausi lukuina: «Lähetetyt laskut» ja «Annetut kuitit» summineen, «Lähetettävät luonnokset» ja «SDI:n hylkäämät». Ruudun napauttaminen avaa valmiiksi suodatetun luettelon. Alla «Viimeisin toiminta»: laskut ja kuitit yhdessä, päivittäin, yksi rivi asiakirjaa kohden viimeisimmällä tilalla. Rivin napauttaminen avaa asiakirjan.
• «Laskut»: koko luettelo hakuineen, tila- ja vuosisuodattimineen ja lajitteluineen.
• «Kuitit»: muut kuin verokuitit asiakkaan nimellä, suodatettavissa vuoden mukaan. Luettelo lataa 50 kuittia kerrallaan: alhaalla «Lataa lisää».
• «Laskutettavat»: asiakkaiden verotietojen osoitekirja.
• «Lompakko», viimeinen. Ylhäällä «Verotusmoduuli» maksuineen, seuraava uusiminen sekä jaksolla käytetyt laskut ja kassakuitit («Hallitse moduulia» avaa sen sivun), sitten saldo, «Pikalataus» ja «Viimeisimmät tapahtumat».

Tietokoneella «Toiminta» asettaa kuukauden ruudut vasemmalle sarakkeeseen ja viimeisimmän toiminnan niiden viereen; myös «Lompakko» asettaa saldon ja latauksen tapahtumien viereen.

Ennakkomaksullinen lompakko toimii näin:

• Se löytyy kohdasta Kohde-välilehti → Laskutus → Lompakko
• Ei vanhene — saldo pysyy aina käytettävissä
• Ainoa toistuva veloitus — maksu moduulista «Verotusmoduuli», jos olet ottanut sen käyttöön
• Saldoa ladataan kortilla Stripen kautta, milloin tahansa
• Näyttää saldon, lataustapahtumat ja kulutustapahtumat

Alhainen saldo

Sadan sisältyvän laskun rajoissa lompakkoa ei tarkisteta. Kiintiön yli laatiminen pysähtyy, jos saldo ei kata laskun € 0,19 hintaa. Jos saldo ei uusinnan hetkellä riitä maksuun, laskut pysähtyvät, kunnes lataat saldoa, mutta kuitit jatkuvat, koska ne ovat pakollisia: niiden hinta vie saldon nollan alle, ja se katetaan seuraavalla latauksella.

Teknisissä ongelmissa tai sovelluksen toimintaa koskevissa kysymyksissä:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• Sähköposti: [email protected]

Lainsäädäntöä koskevissa kysymyksissä (verotusmuoto, ALV-koodit, erityiset verotustilanteet): käänny kirjanpitäjäsi puoleen.