Laskutusopas

Tämä toiminto laatii laskun majoitusvarauksesta tai Hyvinvointi-moduulin myynnistä, majoituskohteille missä tahansa niistä 21 EU-maasta, jotka Vezpa kattaa tämän asiakirjan osalta. Vezpa täyttää rivit omalla kielelläsi, soveltaa maasi alv-sääntöjä, rakentaa PDF:n ja ylläpitää juoksevaa numerointia.

Mitä se tekee kaikkialla, missä se on käytettävissä

• Täyttää laskun varauksesta (majoitus, matkailuvero, lisäveloitukset), rivikuvaukset ja PDF:n otsikot maasi oletuskielellä
• Laatii asiakirjan maasi valuutassa — kruunu, zloty, forintti, leu tai euro sen mukaan, missä olet rekisteröitynyt, ei yhtä kiinteää valuuttaa kaikille
• Lisää tai jättää pois alv:n asemasi mukaan, maasi kannalla
• Tulostaa asiakirjan alalaitaan ilmoittamasi lakisääteisen maininnan: pakollinen, jos et ole alv-rekisterissä, valinnainen, jos olet
• Luo PDF:n ja ylläpitää juoksevaa numerointia vuosittain, ilman aukkoja ja ilman uudelleenkäyttöä

ARES ja QR Platba: kaksi Tšekkiin liittyvää lisää

Vezpassa on lisäksi kaksi Tšekkiin liittyvää lisää, mutta eri tavoin. Haku julkisesta ARES-rekisteristä täyttää yritysasiakkaan tiedot sen IČO-tunnuksen perusteella, ja se näkyy aina, kun laskun asiakas on tšekkiläinen yritys, riippumatta siitä, missä maassa oma majoituskohteesi on: itävaltalainen majoituskohde, joka laskuttaa tšekkiläistä yritystä, näkee sen; tšekkiläinen majoituskohde, joka laskuttaa saksalaista yritystä, ei näe. Laskuun tulostettava QR Platba -maksukoodi sen sijaan on todella varattu Tšekissä rekisteröidyille majoituskohteille. Molemmat selitetään luvuissa 4 ja 6 — ne ovat olemassa, koska ARES ja QR Platba -muoto ovat tšekkiläisiä kansallisia järjestelmiä; Vezpa ei (vielä) rakenna vastaavaa muille 20 maalle.

Hinta

Ei mitään. Vezpa luo laskun paikallisesti: se ei kulje välittäjän kautta, ei kuluta saldoa eikä asiakirjakohtaista maksua ole.

Kuka voi käyttää sitä

Asetukset ja laskujen laatiminen on rajattu johtajan ja avustajan rooleille. Valikkokohta näkyy majoituskohteille missä tahansa niistä 21 katetusta EU-maasta (Alankomaat, Belgia, Bulgaria, Espanja, Irlanti, Itävalta, Kreikka, Kroatia, Luxemburg, Portugali, Puola, Ranska, Romania, Ruotsi, Saksa, Slovakia, Slovenia, Suomi, Tanska, Tšekki ja Unkari) — ei Italialle, joka käyttää sen sijaan SDI-verkkolaskutusta.

Mitä se ei (vielä) tee

• Ilmoitus veroviranomaiselle: ei mitään, ei yhdessäkään 21 maasta. Vezpa tuottaa asiakirjan ja pysähtyy siihen: sinä laadit sen, tulostat sen ja annat sen vieraalle. Kaikki maasi vaatima sähköinen ilmoittaminen tai kirjanpito jää tämän toiminnon ulkopuolelle, ja hoidat sen edelleen kuten tänään
• Hyvityslasku: ei käytettävissä yhdessäkään 21 maasta tässä versiossa. Väärä lasku peruutetaan sen sijaan — katso luku 7
• eTurista (Tšekki): lähetystä portaaliin ei ole integroitu

Avaa Asetukset → Laskutus. Ylhäällä on kaksi erillistä kytkintä, joita seuraavat myyjätietosi.

Kaksi kytkintä

• Ota laskutus käyttöön — kytkee toiminnon päälle. Niin kauan kuin se on pois päältä, varauksesta laskuttaminen varoittaa, ettei laskutus ole käytössä
• Alv-rekisterissä — ilmoittaa, että olet arvonlisäverovelvollinen. Jos et ole, jätä se pois päältä: laskut tulevat ilman alv:tä, ja alalaitaan tulostetaan lakisääteinen vapautusmaininta (katso heti alta)

Maininta asiakirjan alalaidassa: pakollinen ilman alv:tä, valinnainen alv:n kanssa

Laskun alalaitaan tulostettavan lakisääteisen maininnan kenttä on aina olemassa, mutta sen luonne muuttuu Alv-rekisterissä-kytkimen mukaan.

• Jos et ole alv-rekisterissä, kenttä on nimeltään Vapautusmaininta ja se on pakollinen: ilman sitä Vezpa kieltäytyy laatimasta laskua. Tšekissä voit jättää sen tyhjäksi — Vezpa tulostaa silti sen todennetun sanamuodon, jota tšekkiläisillä laskuilla jo käytetään, ja se on ainoa maa, jossa näin tapahtuu. Kaikissa muissa maissa Vezpa ei keksi tätä sanamuotoa puolestasi — väärä lakiteksti oikealla laskulla on pahempi kuin sovellus, joka kysyy ensin — joten kirjoitat sen itse, mieluiten sen, jota kirjanpitäjäsi jo käyttää. Se, minkä kirjoitat, voittaa aina, myös Tšekissä.
• Jos olet alv-rekisterissä, kenttä on nimeltään Valinnainen maininta ja se on todellakin valinnainen: jätä se tyhjäksi, eikä laskun alalaitaan tulosteta yhtään riviä. Se on siellä niitä varten, joiden on esitettävä asiakirjassa lakiviittaus, vaikka olisivat alv-rekisterissä — esimerkiksi maininta käännetystä verovelvollisuudesta. Tekstin kirjoitat itse: Vezpa ei esitäytä sitä missään maassa, Tšekki mukaan lukien.

Kentät

Laskun numero on etuliite + järjestysnumero + vuosi, esimerkiksi FA12/2026. Järjestysnumero alkaa joka vuosi uudelleen ykkösestä.

Yhtenäinen vai erillinen

• Yhtenäinen — majoitus ja kylpylä käyttävät molemmat kenttää Kohteen etuliite, eli yhtä ainoaa sarjaa
• Erillinen (majoitus / kylpylä) — kumpikin käyttää omaa etuliitettään ja niillä on siis oma sarjansa

Sääntöjä on oikeastaan vain yksi: sarja seuraa etuliitettä. Kaksi saman etuliitteen laskua jakavat laskurin; kahdella eri etuliitteellä on erilliset laskurit. Näin kahdella asiakirjalla ei voi koskaan olla samaa numeroa.

Ei aukkoja, ei uudelleenkäyttöä

• Jos laatiminen epäonnistuu kesken kaiken, vaikka vain PDF:ää rakennettaessa, yhtään numeroa ei kuluteta: koko toimenpide perutaan
• Jos kaksi henkilöä laatii laskun samalla hetkellä, molemmat toimenpiteet asetetaan jonoon ja saavat kaksi peräkkäistä numeroa
• Peruutettu lasku säilyttää numeronsa, jota ei koskaan anneta uudelleen

Kaksi muotoa samalle numerolle

Kentässä «Numeromuoto» valitset, miten se tulostetaan. «Etuliite + numero / vuosi (esim. 54/2026)» on oletusmuoto, yllä kuvattu, eikä mikään muutu sille, joka on jo laatinut laskuja. «Etuliite + vuosi + 4-numeroinen numero (esim. 20260054)» on tšekkiläisissä laskutusjärjestelmissä yleinen muoto: ensin vuosi, sitten juokseva numero neljällä numerolla — etuliitteellä FA siis FA20260054. Vain tulostus muuttuu: sarja, etuliite ja juokseva numero pysyvät samoina, eikä jo laadittuja laskuja numeroida uudelleen.

Edellisen järjestelmän numeroinnin jatkaminen

Jos tulet toisesta järjestelmästä, jossa sarja on jo käynnissä — esimerkiksi edellisestä laskutusjärjestelmästäsi, joka pysähtyi laskuun 53 —, valitse ensin käyttämäsi muoto; kosketa sitten ensimmäisessä Vezpasta laaditussa laskussa kynää kohdan «Laskun numero» vieressä ja kirjoita 54 kenttään «Juokseva numero». Siitä eteenpäin Vezpa jatkaa itse: 55, 56…

1. Avaa varaus ja valitse laskutustoiminto: Laadi lasku -näkymä avautuu
2. Valitse asiakastyyppi: Yksityinen tai Yritys
3. Yrityksen kohdalla täytä asiakkaan verotunniste — vaaditaan vain, jos oma majoituskohteesi on Tšekissä, muualla valinnainen. Jos asiakas on tšekkiläinen yritys, kentän viereen ilmestyy painike Lataa ARES-järjestelmästä, riippumatta siitä, missä maassa oma kohteesi on: napauta sitä, ja virallinen nimi, alv-numero ja osoite täyttyvät automaattisesti Tšekin julkisesta yritysrekisteristä. Jos asiakas eikä oma kohteesi ole tšekkiläinen, painiketta ei näytetä — ARES tuntee vain tšekkiläiset yritykset — joten kirjoita asiakkaan tiedot käsin
4. Tarkista rivit ja napauta Laadi
5. PDF avautuu heti: tulosta se tai lähetä se vieraalle

Mitä riveille päätyy

Jokainen rivikuvaus tulostetaan maasi oletuskielellä ja jokainen summa maasi valuutassa. Jos et ole alv-rekisterissä, kaikki rivit tulevat ilman veroa ja vapautusmaininta tulostetaan alalaitaan. Vezpa ei laske hintoja uudelleen: se ottaa summat, jotka varauksella jo ovat.

Numero ennen laatimista

Näkymän «Laadi lasku» yläosassa näkyy «Laskun numero»: numero, jonka tämä lasku saa, eli sarjansa seuraava, jo valitussa muodossa. Yleensä mitään ei tarvitse tehdä. Vieressä oleva kynä, «Vaihda numero», on vain yhtä tapausta varten — aiemmin käyttämäsi järjestelmän numeroinnin jatkamiseen — ja se avaa varoituksen, kentän «Juokseva numero», johon kirjoitat vain juoksevan numeron (esimerkiksi 54), sekä esikatselun numerosta sellaisena kuin se tulostetaan. Vahvistaessasi Vezpa tarkistaa, että se on vapaa; jos ei ole, näkyy «Tämä numero on jo käytössä laaditulla laskulla.»

Asiakkaan sähköposti ja lähettäminen heti perään

Asiakkaan tietojen alla on «Asiakkaan sähköposti», joka on jo täytetty varauksen sähköpostilla: se tulee laskulle ja ratkaisee, minne lasku lähetetään. Korjaa se, jos lasku menee esimerkiksi yrityksen kirjanpitoon. Kohdan «Laadi» jälkeen avautuu PDF:n esikatselu, ja yläpalkissa on painike «Lähetä lasku».

Rivien korjaaminen ja oma teksti

Asiakkaan tietojen alta löydät kohdan «Laskun rivit», jonka varaus on jo täyttänyt: jokaisella rivillä on «Kuvaus», «Määrä» ja «Yksikköhinta», ja voit korjata ne kaikki ennen laatimista. Majoitusrivillä ovat oleskelun päivämäärät, öiden määrä, henkilöiden määrä ja majoitusyksikön nimi. «Lisää rivi» lisää rivin, rivin vieressä oleva roskakori poistaa sen, ja «Yhteensä» päivittyy kirjoittaessasi. Sama koskee Hyvinvointi-riviä. Kenttä «Oma teksti laskussa» on vapaaehtoinen, ja se tulostetaan PDF:ään: esimerkiksi kiitos tai maksuohjeet. PDF on jäsennelty lohkoihin — omat toimittajatietosi ja asiakkaan tiedot, asiakirjan päivämäärät eräpäivineen, rivien taulukko.

Turistivero ja arvonlisävero, jos olet arvonlisäverovelvollinen. Ratkaisevaa on, kuka on lain mukaan veron velallinen. Jos vieras, ja sinä perit veron kunnan tai matkailuorganisaation puolesta, se jää veropohjan ulkopuolelle (direktiivi 2006/112/EY, 79 artiklan c alakohta) ja rivi tulee veron perusteeseen kuulumattomana: PDF:ssä verokantasarakkeessa on «–» nollan sijaan, arvonlisäveroyhteenveto antaa sille oman rivin, «Ei sisälly veron perusteeseen», eikä tulostettu veropohja sisällä sitä; jos majoituspaikka, vero on osa hintaa ja siihen sovelletaan majoituksen arvonlisäveroa. Asian ratkaisee asetus «Matkailijavero ja ALV»: oletuksena on «Automaattinen (maan mukaan)», ja valikon alta näet, mikä pätee nyt maassasi.

• Automaattisesti veropohjassa: Espanja, Belgia ja Bulgaria. Rivi saa majoituksen verokannan eikä siinä ole perustelua. Espanjassa tämä on veroviranomaisen kanta (ennakkoratkaisu DGT V0507-26). Belgiassa, jos valitset «Arvonlisäveron perusteen ulkopuolella (peritään viranomaisen puolesta)», tulostetaan perustelu Belgian lakiviittauksineen.
• Veropohjan ulkopuolella, perustelu tulostettuna: Tšekki, Slovakia, Puola, Unkari, Itävalta, Luxemburg, Portugali, Kroatia, Slovenia ja Alankomaat. Rivin alle tulee pienellä kursiivilla perustelu viittauksineen kansalliseen lakiin; PDF:ssä se tulostetaan rivin kuvauksen alle ja arvonlisäveroyhteenvedon riville «Ei sisälly veron perusteeseen». Alankomaissa vero jää veropohjan ulkopuolelle silloinkin, kun sen velallinen on majoituspaikka, kunhan se lasketaan öittäin ja näytetään omalla rivillään (Hoge Raad, 1985).
• Sinun on valittava: Saksa (Kurtaxe tai City-Tax), Ranska (taxe de séjour au réel tai forfaitaire) ja Romania, joissa asia riippuu kunnasta tai järjestelmästä. Kunnes olet valinnut, veron sisältävän varauksen laskun laatimisessa näkyy kortti «Miten matkailijaveroa käsitellään arvonlisäverossa?» kahdella painikkeella, «Arvonlisäveron perusteen ulkopuolella (peritään viranomaisen puolesta)» ja «Arvonlisäveron perusteessa (majoituksen verokanta)», ja «Laadi» pysyy pois käytöstä; myös palvelin hylkää laatimisen. Valinta tallennetaan asetuksiin ja rivit latautuvat uudelleen: vaihtoehdolla «Arvonlisäveron perusteen ulkopuolella (peritään viranomaisen puolesta)» tulostetaan perustelu maan lakiviittauksineen, vaihtoehdolla «Arvonlisäveron perusteessa (majoituksen verokanta)» rivi saa majoituksen verokannan.
• Muissa maissa rivi jää veron perusteen ulkopuolelle ilman perustelua; jos veron velallinen on majoituspaikka, valitse «Arvonlisäveron perusteessa (majoituksen verokanta)». Kreikassa ilmastokestävyysmaksu ei koskaan ole laskulla: se kuuluu erilliseen erityistositteeseen («ειδικό στοιχείο»), jonka laadit myDATA-palveluntarjoajasi kautta laskun numeroon ja päivämäärään viitaten; Vezpa ei laadi sitä eikä lisää riviä laskulle.

Turistiverorivi näyttää yksiköt × taksan — esimerkiksi 14 × 2,00 — kun kaikilla verotettavilla yksiköillä (yöt henkeä tai huonetta kohden) on sama taksa; eri taksoilla rivi on 1 × yhteensä. Katalonia vaatii laskulle yöt ja taksan, ja Alankomaissa juuri öittäinen laskenta pitää veron veropohjan ulkopuolella. Jos olet epävarma, kysy kirjanpitäjältäsi: valinta koskee siitä lähtien laadittavia laskuja. Jos et ole arvonlisäverovelvollinen, mikään ei muutu: valikkoa ei näy, rivi tulee ilman veroa ja alareunan vapautusmerkintä koskee koko asiakirjaa.

Sama laatimistoiminto on käytettävissä kylpylävarauksesta tai tuotemyynnistä. Lasku tulee yhdellä ainoalla Hyvinvointi-rivillä, jolla on laskun loppusumma.

Loput vaiheet ovat samat: asiakastyyppi, ARES-haku silloin kun se koskee, laatiminen, PDF.

Asetuksissa antamasi IBAN tulostetaan jokaiselle laskulle kaikissa 21 maassa yksinkertaisena maksuviiterivinä, jotta vieras voi maksaa tilisiirtona. Ilman IBANia maksuriviä ei tulosteta lainkaan.

Se, mikä numero toimii variabilní symbol -tunnuksena, riippuu muodosta. Muodolla «Etuliite + numero / vuosi (esim. 54/2026)», tai kirjaimia sisältävällä etuliitteellä, se on erillinen laskuri, kohteellesi yksilöllinen eikä koskaan uudelleenkäytetty, eikä se vastaa laskun numeroa. Muodolla «Etuliite + vuosi + 4-numeroinen numero (esim. 20260054)» ja pelkistä numeroista koostuvalla numerolla (enintään 10) VS on itse laskun numero — lasku 20260054, VS 20260054, myös QR-koodissa — kuten tšekkiläisissä kirjanpitojärjestelmissä: maksaja löytää laskun tiliotteeltaan ilman toista numeroa.

Jos olet Tšekissä, Asetuksissa on myös kenttä Tilinumero (tšekkiläinen muoto): kirjoita se muodossa etuliite-numero/pankkikoodi (esimerkiksi 19-2000145399/0800). Juuri se tulostetaan laskulle, koska sitä muotoa tšekkiläiset yritykset etsivät; IBAN pysyy tulostettuna sen alla niitä varten, jotka maksavat ulkomailta. QR Platba hyväksyy kuitenkin vain IBANin, joten Vezpa johtaa sen kirjoittamastasi numerosta ja näyttää sen kentän alla — näet heti, mille tilille koodi johtaa. Jos täytät molemmat kentät ja ne osoittavat kahdelle eri tilille, Vezpa kieltäytyy tallentamasta ja kertoo siitä.

Laskutus-sivulla ylhäällä oleva kuvake avaa Laaditut laskut -luettelon. Jokaisella rivillä näkyy numero, päivämäärä, summa ja tila: Laadittu, Maksettu, Peruutettu.

Lyhin reitti kulkee näkymästä «Hallintapaneeli»: POS:n vieressä oleva ruutu «Kirjanpito» avaa suoraan näkymän «Laaditut laskut».

Luettelon yläosassa on «Haku» («Numero, asiakas, Y-tunnus tai vieras»): haku kohdistuu numeroon, asiakkaan nimeen, asiakkaan Y-tunnukseen tai ALV-numeroon ja varauksen vieraan nimeen. Alla ovat tilan suodattimet — «Kaikki», «Laadittu», «Maksettu», «Peruutettu» — ja, kun laskuja on useammalta vuodelta, vuosivalikko vaihtoehdolla «Kaikki vuodet». Yläpalkissa «Järjestä» tarjoaa vaihtoehdot «Uusimmat ensin», «Vanhimmat ensin», «Numero: suurin ensin», «Numero: pienin ensin», «Summa: suurin ensin», «Summa: pienin ensin», «Asiakas (A–Ö)»; oletus on «Uusimmat ensin». Luettelo lataa 50 laskua kerrallaan: alhaalla «Lataa lisää» tuo seuraavat.

Maksettu näkyy, kun asiakas maksaa laskulle painetusta linkistä. Vahvistus tulee kuitenkin siinä hetkessä, kun sivu avataan uudelleen: jos asiakas maksaa eikä palaa, lasku pysyy vielä jonkin aikaa Laadittu, vaikka rahat ovat jo Stripe-tililläsi. Epäselvissä tilanteissa totuus on Stripe-paneelissasi.

PDF:n avaaminen uudelleen

Napauta Avaa PDF: asiakirja on tallennettu täsmälleen sellaisena kuin se oli laatimishetkellä, sitä ei luoda uudelleen.

Laskun lähettäminen sähköpostilla

Painike «Lähetä lasku» on PDF:n esikatselun palkissa sekä heti laatimisen jälkeen että kun avaat laskun uudelleen luettelosta, ja valinta on edelleen myös rivin valikossa. Se avaa lähetyslomakkeen, vain sähköpostilla: «Vastaanottajan osoite» on muokattavissa ja alkaa laskulle kirjoitetusta asiakkaan sähköpostista, tai jos sitä ei ole, vieraan sähköpostista. Vezpa tarkistaa, että osoite on kelvollinen, ja lähettää todella sinne, tallennettu PDF liitteenä.

Sähköpostin tekstin kirjoitat kohdassa «Laskun sähköpostiteksti» laskutusasetuksissa: valitse «Tekstin kieli», sitten «Aihe» ja «Teksti». Tyhjässä kentässä näkyy oletusteksti, joka on voimassa, kunnes kirjoitat oman, ja voit käyttää näitä: {ospite_nome}, {struttura_nome}, {numero_fattura}; «Palauta oletusteksti» palauttaa oletuksen. Sähköposti lähtee vieraan kielellä, ja allekirjoitus on vieraan tuntema majoituspaikan nimi, ei yrityksesi virallinen nimi.

Peruutus

1. Avaa lasku luettelosta ja valitse Peruuta lasku
2. Vahvista: lasku siirtyy tilaan Peruutettu
3. Numero pysyy varattuna eikä sitä anneta koskaan uudelleen

Teknisissä ongelmissa tai kysymyksissä sovelluksen toiminnasta:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• Sähköposti: [email protected]

Säännöksiä koskevissa kysymyksissä (alv-asema, kannat, maasi erityiset verotapaukset) käänny kirjanpitäjäsi puoleen.