Software para un pequeño hotel en España: qué debe hacer en 2026
Un hotel de 10 a 40 habitaciones tiene casi las mismas obligaciones que un gran establecimiento y muy pocas personas para cumplirlas. El software de gestión (PMS, property management system) tiene que quitar trabajo repetido, no añadirlo. Esta guía resume qué debe hacer en 2026 un programa para un hotel pequeño en España y qué preguntar antes de contratarlo.
- El centro es el planning: tipologías, regímenes y cambios de habitación sin rehacer la reserva.
- El channel manager debe estar dentro del PMS, no ser un segundo programa que hay que cuadrar.
- El parte de viajeros y la tasa turística deben salir de los datos del check-in, sin copiarlos.
- Limpieza, bar y cobros forman parte del día a día: si el software no los ve, se quedan en papel.
1. Planning, tipologías y regímenes
En un hotel las habitaciones se venden por tipología (doble, triple, superior) y se asignan por número. El planning tiene que enseñar las dos cosas a la vez: cuántas dobles quedan libres esta noche y quién duerme en la 104. Hacen falta también los regímenes (solo alojamiento, alojamiento y desayuno, media pensión, pensión completa) con su precio, la posibilidad de mover a un huésped de habitación con la estancia empezada y un lugar donde quedan las reservas que no encuentran sitio, en vez de perderse.
2. Channel manager integrado
Booking.com, Expedia y los demás portales deben recibir disponibilidad y precios del mismo calendario en el que apuntas las reservas directas. Un channel manager aparte, conectado al PMS por una interfaz, es un punto más donde los datos se desalinean. Pregunta cuántos canales están disponibles, si puedes tener un precio distinto por canal y qué pasa con una fecha sin precio: debe cerrarse, no venderse a cero. Los detalles están en la guía del channel manager para España.
3. Reservas directas y cobros
Cada reserva desde tu web es una comisión que no pagas. El motor de reservas debe leer la misma disponibilidad del planning, cobrar un anticipo o guardar la tarjeta como garantía y enviar el enlace de pago para el resto. En recepción conviene poder cobrar con tarjeta sin alquilar un datáfono: hoy un móvil puede bastar.
4. Check-in, parte de viajeros y tasa turística
Aquí es donde más tiempo se pierde. Desde el 2 de diciembre de 2024 los establecimientos de hospedaje comunican los datos de los viajeros al Ministerio del Interior a través de SES.Hospedajes, en aplicación del Real Decreto 933/2021; según las guías del sector, el plazo general es de 24 horas. En Cataluña y el País Vasco la comunicación va a los cuerpos de policía autonómicos. Además, en las comunidades y municipios que la aplican hay que calcular la tasa turística. Un buen PMS recoge los datos una sola vez, con el check-in online que rellena el huésped o escaneando el documento en recepción, y desde ahí prepara todo lo demás.
5. Departamentos: limpieza, bar y desayunos
- Limpieza: la gobernanta debe ver salidas, estancias y llegadas del día y marcar las habitaciones listas, sin acceder a precios ni cobros.
- Bar, desayunos, minibar: consumos cargados a la habitación y cobrados en el check-out, con el resumen de caja del día. Lo cuento en la guía de la caja para hostal y hotel.
6. Equipo, permisos y datos
Recepción no tiene por qué ver las tarifas, ni limpieza los datos de los huéspedes: hacen falta roles distintos, accesos personales (no una contraseña compartida) y datos guardados en Europa.
7. Facturación: lo que el PMS no sustituye
La factura con IVA (el alojamiento va al tipo reducido, como explica la guía del IVA en el alojamiento) y, cuando sea obligatorio, el sistema Verifactu de la Agencia Tributaria siguen siendo cosa de tu programa de facturación o de tu gestoría: el calendario de Verifactu se ha aplazado varias veces, compruébalo en la web de la AEAT. Vezpa no es un programa de facturación verificado: registra cobros, anticipos y extras de cada reserva, que luego pasas a tu facturación.
Lista de preguntas para la demo
| Área | Pregunta |
|---|---|
| Planning | ¿Puedo cambiar a un huésped de habitación a mitad de estancia sin rehacer la reserva? |
| Canales | ¿El channel manager es el mismo programa? ¿Qué pasa con una fecha sin precio? |
| Viajeros | ¿El parte se prepara solo desde el check-in? ¿Se envía solo o lo envío yo? |
| Departamentos | ¿La gobernanta tiene su propio acceso, sin precios? ¿Puedo cargar el bar a la habitación? |
| Costes | ¿Cuánto pago al mes, qué incluye, hay alta o permanencia? |
Cómo lo hace Vezpa
Vezpa nace en un alojamiento real y está pensado para quien lo gestiona en primera persona. Para un hotel, en concreto:
- Planning por tipologías con los cuatro regímenes, cambio de habitación y de fechas desde la ficha de la reserva y una fila de excepciones para las reservas sin habitación asignable.
- Channel manager integrado con más de 60 canales (Booking.com, Expedia, Airbnb y otros) y diferencia de precio por canal; una fecha sin precio se cierra en los portales en vez de venderse.
- Motor de reservas con pagos Stripe: anticipo o tarjeta en garantía, enlace para el pago pendiente y cobro con tarjeta en recepción también desde el móvil.
- Check-in online con PIN, foto del documento si la pides y firma opcional; escaneo del documento desde la app; tasa turística calculada con las reglas de tu municipio.
- Departamentos: roles de asistente, gobernanta y observador, gestión de la limpieza y caja con cargo a la habitación.
- Cierre de temporada: si el hotel cierra de 3 a 6 meses puedes declararlo; en esas fechas no se vende por ningún canal y cada mensualidad que empieza dentro del cierre cuesta el 30% (con el pago con tarjeta desde la web).
Los planes empiezan en 39 € al mes (hasta 8 habitaciones); Smart+ a 59 € llega a 15 habitaciones y añade equipo y limpieza; Pro a 89 € llega a 25 habitaciones y añade el revenue management. IVA incluido, sin permanencia. Por encima de 25 habitaciones se pide presupuesto.
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Probar en el navegador →Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto cuesta un software para un hotel pequeño?
- Depende del número de habitaciones y de lo que incluye. Compara la cuota mensual total: algunos precios no incluyen el channel manager ni el motor de reservas, que luego se pagan aparte. En Vezpa los planes van de 39 a 89 euros al mes según las habitaciones, con channel manager y motor de reservas incluidos.
- ¿Necesito un channel manager aparte?
- Mejor que no. Un channel manager dentro del PMS lee el mismo calendario que las reservas directas y no hay que cuadrarlo a mano. Dos programas conectados son un punto más donde disponibilidad y precios pueden divergir.
- ¿Vezpa envía el parte de viajeros a SES.Hospedajes?
- Todavía no de forma automática. Vezpa recoge en el check-in online los datos que pide el parte y los deja preparados; el envío directo está en desarrollo y, mientras tanto, lo haces tú desde SES.Hospedajes.
- ¿Cuánto se tarda en cambiar de software?
- Configurar habitaciones, tipologías y precios suele llevar unas horas. La parte delicada es conectar los canales: hazlo cuando las reservas futuras ya estén en el nuevo calendario, para no vender dos veces la misma habitación.
Fuentes y advertencias. Real Decreto 933/2021 (BOE-A-2021-17461) y web oficial de SES.Hospedajes del Ministerio del Interior; plazos según las guías del sector, a contrastar con el BOE. Verifactu: información de la Agencia Tributaria (sede.agenciatributaria.gob.es). La normativa de hoteles y hostales es autonómica. Precios y funciones de Vezpa vigentes en octubre de 2026, IVA incluido.