SES Hospedajes automático: cómo enviar viajeros a la Policía sin trabajo manual

19 de abril de 2026 · Lectura ~8 minutos · Normativa

Paolo Vezzola

Fundador · Vezpa PMS · Perfil →

Aviso: los importes de sanciones, plazos y campos de datos indicados en este artículo son meramente orientativos y pueden estar desactualizados. Para información oficial y actualizada, consulta siempre el Ministerio del Interior (sede.policia.gob.es) y la normativa en vigor (RD 933/2021 y desarrollos posteriores).

Si gestionas un apartamento turístico, una casa rural, un B&B o un hotel en España, estás obligado por ley a enviar los datos de cada huésped al Ministerio del Interior a través del sistema SES Hospedajes, dentro del plazo legalmente previsto desde el check-in. SES Hospedajes ha sustituido al antiguo "parte de viajeros" en papel y a los formularios sectoriales gestionados por Policía Nacional y Guardia Civil. Las sanciones por incumplimiento pueden ser significativas*. En esta guía te explico qué es, qué datos enviar, las sanciones indicativas y cómo funciona la automatización desde un PMS.

Qué es SES Hospedajes (en 60 segundos)

SES Hospedajes es la plataforma digital del Ministerio del Interior que centraliza la comunicación de datos de viajeros por parte de todos los establecimientos de hospedaje en España. Sustituye los antiguos sistemas dispersos por uno único y digital.

La normativa de referencia es el Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, que ha establecido las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas y jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor. La aplicación efectiva ha empezado el 2 de octubre de 2024 (tras varias prórrogas) y desde esa fecha es obligatoria para todos los obligados.

La obligación afecta, con carácter general, a los establecimientos de hospedaje: hoteles, hostales, pensiones, B&B, casas rurales, apartamentos turísticos, viviendas de uso turístico (VUT), albergues, campings. También alcanza a los operadores que arriendan vehículos a motor (regulación distinta), aunque este artículo se centra en el hospedaje.

Qué datos hay que enviar

SES Hospedajes pide muchos más datos que el antiguo parte de viajeros. Para cada huésped (incluidos menores que se alojan con padres) hay que enviar:

Datos del viajero

Nombre y apellidos exactos como en el documento
Sexo
Número de documento de identidad/pasaporte y tipo
Nacionalidad
Fecha de nacimiento
Dirección habitual (calle, ciudad, código postal, país)
Teléfono fijo y móvil
Correo electrónico
Número de viajeros adultos y menores que conforman la reserva
Parentesco entre adultos y menores (si aplica)

Datos de la transacción

Fecha del contrato (reserva)
Fecha de entrada (check-in)
Fecha de salida (check-out)
Tipo de inmueble (habitación, apartamento entero, etc.)
Número de habitaciones contratadas
Existencia o no de internet en el alojamiento
Forma de pago (efectivo, tarjeta, transferencia, etc.)
Importe pagado
Tipo de tarjeta (si aplica)
Número de la tarjeta (parcial, los últimos 4 dígitos)
Caducidad de la tarjeta
Fecha de la transacción
Titular de la tarjeta

Como ves, son muchos más datos que antes. El antiguo parte de viajeros pedía nombre, documento y fecha de entrada. SES Hospedajes pide también todos los datos de contacto y los datos económicos del pago. Estos datos se almacenan en la plataforma del Ministerio durante 3 años y están a disposición de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado para investigaciones.

Plazo: los datos se deben enviar como muy tarde dentro de las 24 horas siguientes al inicio del servicio (es decir, al check-in). Si el huésped llega a las 22:00, tienes hasta las 22:00 del día siguiente. Pero si el huésped se va antes (estancia inferior a 24 horas), tienes que enviar igual.

Sanciones reales por no cumplir

Las sanciones están reguladas por el RD 933/2021 y por la Ley Orgánica 4/2015 (Ley de Protección de la Seguridad Ciudadana). El régimen sancionador es el siguiente:

Tipo de infracción	Sanción
Leve (no enviar datos en plazo, datos incompletos)	orientativamente entre aprox. 100 € y 600 €*
Grave (incumplimiento reiterado, no llevar registro)	orientativamente entre aprox. 601 € y 30.000 €*
Muy grave (negativa total a colaborar, ocultación)	orientativamente entre aprox. 30.001 € y 600.000 €*

El régimen sancionador se aplica con carácter general por establecimiento, no por viajero individual. La calificación de la infracción puede agravarse si la inspección detecta incumplimientos reiterados. Los importes exactos dependen del caso concreto y de la normativa vigente.

Atención: además de la sanción económica, la comunicación de incumplimientos al Ayuntamiento puede llevar a la suspensión de la licencia turística o a la baja en el Registro de Turismo de la comunidad autónoma. Para un anfitrión profesional eso significa potencialmente perder la actividad por toda una temporada.

Cómo lo hace casi todo el mundo hoy (manualmente)

El flujo manual es el que sigue haciendo la mayoría de anfitriones, especialmente los que tienen 1-3 unidades:

El huésped llega, le pides el DNI o pasaporte, se lo devuelves después de mirarlo.
Por la noche (o al día siguiente, si estás cansado) entras en la web de SES Hospedajes con tus credenciales.
Abres la pantalla "Comunicación de datos" y rellenas todos los campos a mano: nombre, apellidos, fecha de nacimiento, nacionalidad, dirección, teléfono, email, datos de pago, etc.
Guardas. Repites para el segundo huésped. Para el tercero. Para el cuarto.
Cuando has acabado todos los huéspedes del día, pulsas "Enviar".

Tiempo medio por huésped: 5-8 minutos (más que el viejo parte de viajeros, porque hay más campos). En un alojamiento con 6 unidades y ocupación media doble, hablamos de 10-12 huéspedes al día. Son 50-90 minutos al día de trabajo que podrías dedicar a otras cosas. En 6 meses de temporada alta son entre 150 y 270 horas, casi un mes laborable completo perdido.

Y luego están los errores típicos: un apellido extranjero mal escrito, una fecha de nacimiento invertida, un número de documento truncado. SES Hospedajes valida los datos contra bases de datos del Ministerio y rechaza las comunicaciones erróneas. Tienes que corregirlas al día siguiente. Y la ansiedad de las 24 horas: si una noche te olvidas porque estás cansado, ya estás en zona de sanción.

Cómo funciona realmente la integración automática

La automatización de SES Hospedajes se basa en los web services oficiales que el Ministerio del Interior pone a disposición de los PMS certificados. La diferencia con respecto al envío manual es que en lugar de rellenar los datos en el formulario web, tu PMS los recoge automáticamente al hacer el check-in (normalmente con OCR del documento) y luego los envía a SES Hospedajes vía API.

El flujo automatizado es así:

Paso	Lo que hace el PMS	Lo que haces tú
1. Check-in	Abre la cámara, escanea el DNI o pasaporte del huésped con OCR	Enfocas el documento
2. Extracción de datos	Reconoce nombre, apellidos, fecha de nacimiento, documento, etc.	Verificas que sean correctos, confirmas
3. Datos faltantes	Pide al huésped (o al gestor) los datos no presentes en el documento (teléfono, email, dirección)	Introduces los datos faltantes una sola vez
4. Envío a SES Hospedajes	Genera el archivo XML con el formato oficial y lo envía via web service	Nada (ocurre en automático)
5. Confirmación	Recibe el código de envío y lo guarda como prueba	Puedes consultar el historial en cualquier momento

Tiempo medio por huésped con OCR: 30-60 segundos, contra los 5-8 minutos manuales. El envío en sí es instantáneo. Los datos llegan al Ministerio mucho antes del plazo de las 24 horas, automáticamente, incluso si esa noche estás cenando fuera con la familia.

Qué se necesita para activar el envío automático

Para conectar un PMS con SES Hospedajes necesitas tres cosas:

Alta como sujeto obligado en SES Hospedajes — te das de alta en sede.policia.gob.es con certificado digital o Cl@ve, indicando los datos del establecimiento.
Credenciales del usuario SES Hospedajes — usuario y contraseña que se generan después del alta. El PMS las usa para autenticarse contra la API.
Certificado digital del titular (DNI electrónico o certificado FNMT) — necesario para la firma electrónica de los envíos. Algunos PMS lo gestionan internamente, otros requieren que lo subas a su sistema.

Una vez configurado, los envíos parten automáticamente. La mayoría de PMS permite elegir entre envío en el momento del check-in o envío en bloque por la noche (típicamente a las 2-3 de la madrugada). Recomiendo el envío en bloque: si por la tarde corriges los datos del huésped, sale la versión correcta.

Importante: el envío automático desde el PMS no exime tu responsabilidad de supervisión. Si el sistema falla o la conexión no funciona, la sanción sigue cayendo sobre ti. Un buen PMS te avisa de inmediato si un envío falla, para que puedas intervenir.

Los 4 errores más comunes con SES Hospedajes

1. Olvidar a los menores

El error clásico: la pareja con dos hijos pequeños, y solo se comunica a los padres. También los menores deben comunicarse, cada uno con su propio registro. No importa si tienen 3 años y duermen en una cuna: son huéspedes que pernoctan en el alojamiento.

2. Datos de pago incompletos

Esta es la novedad más confusa de SES Hospedajes respecto al viejo parte. Hay que indicar el medio de pago, los últimos 4 dígitos de la tarjeta (si aplica), el titular y la fecha de la transacción. Si el huésped paga con una tarjeta distinta a la usada para la reserva, son datos diferentes. Muchos anfitriones llenan estos campos con datos genéricos para "salir del paso", pero la inspección puede pedirte conciliar los datos enviados con tus comprobantes contables. Es mejor llenarlos correctamente.

3. Apellidos extranjeros mal escritos

Sucede cuando el huésped da el nombre por teléfono y lo transcribes como te suena. Luego al llegar ves el documento y está escrito de manera ligeramente distinta. Tienes que escribir exactamente lo que aparece en el documento, incluso si parece raro (mayúsculas/minúsculas, acentos, letras extranjeras). El sistema compara con bases de datos internacionales y marca discrepancias.

4. Olvidar los huéspedes que llegan de noche cuando no estás presente

Si el check-in lo hace un colaborador o se hace con caja fuerte automática, te has olvidado de pedirle el documento al huésped. SES Hospedajes considera el plazo de 24 horas desde el check-in efectivo, no desde cuando vuelves a casa. Conviene que el sistema de check-in (físico o digital) recoja los documentos al momento, automáticamente.

Cuánto tiempo se ahorra realmente

Cálculos realistas para un alojamiento medio, un complejo de 5 apartamentos turísticos en la Costa Brava o Mallorca con ocupación media del 70% y huéspedes medios por unidad de 2,5:

5 unidades × 0,7 ocupación × 2,5 huéspedes = ~9 huéspedes al día
Manual: 9 × 6 minutos = 54 minutos al día
Automático (con OCR): 9 × 45 segundos = ~7 minutos al día
Ahorro: 47 minutos al día → 285 horas al año → 36 jornadas laborables

A esto añade el valor de no tener que pensar en el plazo de 24 horas, de no arriesgar sanciones, y de no tener que recordarte enviar cuando vuelves cansado de un día de check-ins. Para un PMS que cuesta 40-70 € al mes, la rentabilidad de la inversión es inmediata.

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Preguntas frecuentes

¿Tengo que enviar los datos también para huéspedes españoles?

Sí. La obligación afecta a todos los huéspedes, españoles y extranjeros, que pernoctan en tu alojamiento. La única diferencia es que para los extranjeros se piden algunos campos adicionales (lugar de procedencia, dirección de residencia habitual), pero el flujo es idéntico.

¿Y si el huésped no quiere dar los datos de contacto?

El RD 933/2021 obliga al titular del establecimiento a recoger todos los datos requeridos. Si el huésped se niega a darlos, formalmente puedes negarte a prestar el servicio. En la práctica, conviene explicar al huésped que es una obligación legal y no una elección comercial: la mayoría coopera sin problemas cuando entiende el contexto.

¿SES Hospedajes ha sustituido al parte de viajeros del antiguo Reglamento?

Sí. Desde el 2 de octubre de 2024, el viejo "parte de viajeros" en papel y los formularios sectoriales (PolicíaWeb de la Policía Nacional, Hoteles de la Guardia Civil) están derogados. SES Hospedajes es el único canal válido. Si tu PMS sigue enviando al sistema antiguo, es el momento de cambiar o pedir una actualización urgente.

¿Qué pasa si se cae el sistema SES Hospedajes?

Si el sistema del Ministerio está caído, tu obligación de comunicación queda suspendida durante el periodo de indisponibilidad, pero debes poder demostrar que el problema era del sistema y no tuyo. Un buen PMS guarda los logs de los intentos de envío fallidos y los reintenta automáticamente al volver el servicio.

¿También aplica a quien alquila por menos de 30 días en Airbnb?

Sí, sin lugar a dudas. La aplicación afecta a cualquier actividad de hospedaje, sea profesional o particular, hotelera o de vivienda turística. No hay exención para "actividades ocasionales" ni para "particulares". Si afitas tu casa una semana al año en Airbnb, formalmente estás obligado a registrarte en SES Hospedajes y enviar los datos.

¿Las plataformas (Airbnb, Booking) envían los datos por mí?

No. Las plataformas no son sujetos obligados a SES Hospedajes en lugar del anfitrión. Te transmiten los datos que el huésped les ha proporcionado al reservar (a menudo solo nombre y email), pero la responsabilidad de comunicarlos al Ministerio dentro de las 24 horas es exclusivamente del titular del alojamiento. Es un punto que muchos anfitriones nuevos no entienden y que les lleva a estar fuera de la legalidad sin saberlo.

Conclusión

SES Hospedajes es una obligación nueva, mucho más compleja que el viejo parte de viajeros, y no se puede evitar. Lo que sí puedes hacer es dejar de hacerlo manualmente. La automatización vía PMS te ahorra 30-60 minutos al día, elimina el riesgo de olvidos y sanciones, y hace que tu negocio parezca más profesional a los huéspedes (porque haces el check-in en 30 segundos en lugar de 8 minutos). Si gestionas 3 o más unidades, la rentabilidad es inmediata.

El consejo es elegir un PMS que (a) tenga OCR de documento integrado, (b) envíe vía el web service oficial del Ministerio (no scraping de la web), (c) guarde el historial de envíos con código de recibo en caso de inspección. Los tres requisitos son fundamentales — falta uno solo y vuelves a hacer trabajo manual.

Aviso legal: esta guía tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico. Los importes exactos de sanciones y los plazos operativos pueden variar con el tiempo y en función de la autoridad competente. Fuentes principales: Real Decreto 933/2021; Ley Orgánica 4/2015 de Protección de la Seguridad Ciudadana; sede electrónica de la Policía Nacional (sede.policia.gob.es) y SES Hospedajes. Para tu caso concreto consulta al Ministerio del Interior o a un abogado.