Caja de llaves y códigos de acceso automáticos para el self check-in
La caja de llaves con código es la solución más habitual para quien no puede estar en cada llegada: el huésped llega a las once de la noche, marca cuatro cifras y recoge las llaves. Lo delicado no es la caja, es el código: a quién se lo mandas, cuándo y después de comprobar qué. Esta guía junta lo que dice la norma sobre los datos de los viajeros con un método práctico para enviar los códigos sin riesgos y sin hacerlo a mano.
- Aunque no estés en la puerta, sigues obligado a recoger los datos de cada viajero y comunicarlos.
- El self check-in que funciona es el verificado: datos y documento antes de la llegada, revisión tuya y después el código.
- El código se manda el día de llegada, no con la confirmación de la reserva.
- Algunas normas autonómicas y municipales limitan las cajas en la vía pública: revisa la tuya.
Lo que dice la norma, en breve
El Real Decreto 933/2021 obliga a los establecimientos de hospedaje, incluidas las viviendas de uso turístico, a registrar los datos de los viajeros y comunicarlos al Ministerio del Interior a través de SES.Hospedajes (en Cataluña y el País Vasco, a la policía autonómica). Los datos salen del documento de identidad del viajero, así que el self check-in no te libera de pedirlo y comprobarlo: solo cambia el momento en que lo haces. No conozco una norma estatal que prohíba las cajas de llaves; sí hay normas locales. En la Comunitat Valenciana, el Decreto Ley 9/2024 del Consell, según la prensa regional, prohíbe la entrega de llaves con cajetines instalados en la vía pública y exige un servicio de recepción; otros ayuntamientos estudian medidas parecidas.
El método: verificar primero, entregar después
- Check-in online unos días antes: el huésped introduce sus datos y, si lo pides, la foto del documento.
- Revisión tuya: comparas datos y documento y, si hace falta, haces una videollamada corta.
- Aprobación: solo entonces el huésped queda «habilitado» para recibir el código.
- Envío el día de llegada: el código llega la mañana del check-in, no semanas antes.
- Cambio periódico del código, avisando a quien ya lo recibió y aún no se ha ido.
Hecho a mano, este método es frágil: basta un mensaje enviado antes de tiempo, a la persona equivocada o con el código viejo. Es justo la parte que conviene automatizar.
Cómo lo hace Vezpa
Desde el 15 de octubre de 2026 Vezpa gestiona los dispositivos de acceso: las cajas de llaves y las cerraduras con código de tus alojamientos.
1. Registras los dispositivos
En Configuración, junto a los alojamientos, está «Dispositivos de acceso». Para cada uno indicas un nombre (por ejemplo «Caja 6»), una descripción, el código y los alojamientos que abre: una caja puede servir a varios alojamientos y un alojamiento puede tener varios dispositivos (la caja y el portal). El código se guarda cifrado. Hoy los dispositivos son de tipo «offline», con un código fijo que escribes tú: las cerraduras conectadas a internet todavía no están integradas.
2. El huésped hace el check-in online
El enlace del check-in está protegido con un PIN que viaja junto al enlace. Puedes pedir la foto del documento como opcional u obligatoria: las fotos se guardan cifradas y se borran siete días después de la salida. En España el formulario puede pedir también la firma, siempre opcional.
3. Apruebas el check-in
En la ficha de la reserva, el recuadro «Llaves» te dice en qué punto estás. Cuando el huésped ha completado el check-in online aparece el botón «Aprobar check-in». No es el check-in de llegada: puedes aprobar días antes. Si haces el check-in de llegada desde la ficha, cuenta también como aprobación.
4. El código sale solo
La automatización «Códigos de acceso» envía el mensaje con el campo {codice_accesso}:
- solo para las reservas con el check-in aprobado; antes de la aprobación el campo queda vacío aunque lo pongas en otro mensaje;
- el día de llegada a la hora elegida (por defecto las 8:00); si apruebas más tarde ese día, sale en el momento;
- una sola vez por reserva; con varios dispositivos el huésped lee, por ejemplo, «Caja 6: 1123, Portal: 9876»;
- en el idioma del huésped; a quien reservó en un portal con un correo de reenvío le llega en el chat del portal.
Como las demás automatizaciones predefinidas, nace apagada y con el texto ya escrito: la enciendes cuando has registrado los dispositivos.
5. Cambias el código sin perder a nadie
El código no se copia en las reservas: se lee del dispositivo en el momento del envío, así que quien recibe el mensaje después del cambio recibe el código nuevo. Al guardar un código distinto, Vezpa te dice cuántos huéspedes con una estancia sin terminar ya recibieron el viejo, para que sepas a quién avisar.
El check-in online y las automatizaciones están incluidos en todos los planes, desde el Smart a 39 € al mes. Para el resto de mensajes de la estancia tienes las plantillas de mensajes a huéspedes.
Check-in aprobado, código en camino
Dispositivos de acceso por habitación, check-in online con PIN, aprobación desde la ficha y código enviado el día de llegada. Abre la demo en el navegador.
Probar en el navegador →Preguntas frecuentes
- ¿Es legal el self check-in con caja de llaves en España?
- No conozco una norma estatal que lo prohíba, pero los datos de cada viajero hay que recogerlos y comunicarlos igualmente, y algunas normas locales limitan las cajas: en la Comunitat Valenciana, según la prensa regional, están prohibidos los cajetines en la vía pública. Consulta la norma de tu comunidad y la ordenanza municipal.
- ¿Cuándo conviene enviar el código de la caja?
- El día de llegada y solo después de revisar los datos del huésped. Enviarlo con la confirmación de la reserva significa entregarlo semanas antes a alguien a quien aún no has identificado, y quizá antes de un cambio de código.
- ¿Qué pasa si cambio el código en Vezpa?
- Los envíos siguientes usan el código nuevo, porque se lee del dispositivo en el momento del envío. Al guardar, Vezpa te dice cuántos huéspedes con una estancia en curso o futura ya recibieron el código viejo, para que puedas avisarles.
- ¿Vezpa se conecta a cerraduras inteligentes?
- Hoy no: los dispositivos de acceso son de tipo offline, con un código fijo que escribes tú, como las cajas mecánicas y las cerraduras de código. El modelo ya prevé otros tipos, pero las cerraduras conectadas a internet aún no están integradas.
Fuentes y advertencias. Real Decreto 933/2021 (BOE-A-2021-17461); Decreto Ley 9/2024 del Consell sobre viviendas de uso turístico, en la información de Valencia Plaza, a contrastar con el DOGV. La normativa autonómica y municipal cambia a menudo: verifícala antes de instalar una caja. Funciones de Vezpa vigentes en octubre de 2026.