Οδηγός Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης

Η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση είναι το σύστημα μέσω του οποίου όλα τα ιταλικά τιμολόγια διαβιβάζονται σε μορφή XML στο Sistema di Interscambio (SDI) (σύστημα διαλειτουργικής ανταλλαγής) της Agenzia delle Entrate (ιταλική φορολογική αρχή). Από το 2024 είναι υποχρεωτική για όλους τους κατόχους ιταλικού ΑΦΜ, συμπεριλαμβανομένων όσων υπάγονται στο κατ' αποκοπή καθεστώς.

Τι κάνει η Vezpa

Η Vezpa δημιουργεί το XML του τιμολογίου, το υπογράφει ψηφιακά και το διαβιβάζει στο SDI μέσω της OpenAPI.it, εξουσιοδοτημένου φορολογικού διαμεσολαβητή. Εσείς εκδίδετε το τιμολόγιο από την εφαρμογή, τα υπόλοιπα γίνονται αυτόματα.

Κόστος: η Φορολογική ενότητα

Το ηλεκτρονικό τιμολόγιο και η απόδειξη βρίσκονται στη «Φορολογική ενότητα», που ενεργοποιείται από «Διαμόρφωση» → «Φορολογική & νομική συμμόρφωση» → ενότητα «Ηλεκτρονική τιμολόγηση» → «Φορολογική ενότητα». Χωρίς ενεργή την ενότητα δεν αποστέλλονται ηλεκτρονικά τιμολόγια.

• Η χρέωση είναι € 7,90 τον μήνα (με ΦΠΑ), αφαιρείται από το wallet κατά την ενεργοποίηση και μετά κάθε μήνα την ίδια ημερομηνία. Αν την απενεργοποιήσετε και την ενεργοποιήσετε ξανά πριν λήξει ο πληρωμένος μήνας, δεν πληρώνετε δεύτερη χρέωση και η ημερομηνία ανανέωσης παραμένει η ίδια.
• Περιλαμβάνει 100 ηλεκτρονικά τιμολόγια και 500 αποδείξεις για κάθε μήνα της ενότητας.
• Πέραν του ορίου, κάθε τιμολόγιο κοστίζει € 0,19 και κάθε απόδειξη € 0,03, από το προπληρωμένο υπόλοιπο.
• Για μεγάλους όγκους η τιμή των επιπλέον τιμολογίων και αποδείξεων είναι διαπραγματεύσιμη: γράψτε μας και θα τη συμφωνήσουμε.
• Το όριο ανήκει στο κατάλυμα: τα τιμολόγια που αποστέλλει η ενότητα Ευεξία καταναλώνουν τα ίδια εκατό.
• Το πιστωτικό σημείωμα και το χρεωστικό σημείωμα μετρούν κι αυτά ως αποστολή: κοστίζουν όσο ένα τιμολόγιο.
• Ένα τιμολόγιο που απορρίπτεται από το SDI δεν πληρώνεται: η χρέωση επιστρέφεται στο wallet και το όριο δεν καταναλώνεται.
• Η μη φορολογική απόδειξη δεν περνά από το SDI και παραμένει δωρεάν, ακόμη και χωρίς την ενότητα.

Τις αποδείξεις τις διαβιβάζει το Vezpa για λογαριασμό σας, ως διαμεσολαβητής: δεν σας ζητάμε διαπιστευτήρια. Αρκεί να δώσετε εξουσιοδότηση στο Vezpa στην πύλη «Fatture e Corrispettivi» της Agenzia delle Entrate, στην ενότητα των εξουσιοδοτήσεων, για τη διαχείριση των ημερήσιων εισπράξεων (corrispettivi)· τον φορολογικό κωδικό που πρέπει να εξουσιοδοτήσετε τον βρίσκετε στην ενότητα. Μετά πατήστε «Ενεργοποίηση αποδείξεων». Χρειάζονται επίσης ρυθμισμένη ηλεκτρονική τιμολόγηση και η πλήρης διεύθυνση της επιχείρησης (οδός και αριθμός, ΤΚ, δήμος και επαρχία). Οι ατομικές επιχειρήσεις δεν μπορούν να αναθέσουν την αποστολή των ημερήσιων εισπράξεων σε διαμεσολαβητή: για αυτές η ενότητα περιλαμβάνει μόνο τα τιμολόγια. Οι αποδείξεις εκδίδονται από το ταμείο, από την Ευεξία και στο κλείσιμο του λογαριασμού της κράτησης: δείτε τον Οδηγός Ταμείου και τον Οδηγός Λεπτομερειών Κράτησης.

Τι ΔΕΝ κάνει η Vezpa

Η Vezpa δεν αναλαμβάνει τη δεκαετή νόμιμη αρχειοθέτηση. Πρόκειται για ξεχωριστή νομική υποχρέωση (art. 39 DPR 633/72), και η Agenzia delle Entrate την παρέχει δωρεάν στην πύλη "Fatture e Corrispettivi". Πρέπει να την ενεργοποιήσετε εσείς, μία μόνο φορά, στην αρχή — θα βρείτε όλα τα βήματα στην επόμενη ενότητα.

Η ενεργοποίηση γίνεται μία μόνο φορά, μέσα στον οδηγό ρύθμισης. Πριν ξεκινήσετε, ελέγξτε τα στοιχεία του καταλύματος.

Με ενεργή την υπηρεσία, ο συντομότερος δρόμος είναι από τον «Πίνακας ελέγχου»: το πλακίδιο «Λογιστική», δίπλα στο POS, ανοίγει απευθείας την ενότητα «Ηλεκτρονική τιμολόγηση».

Βήμα 1 — Ελέγξτε τα στοιχεία του καταλύματος

Πηγαίνετε στην Διαμόρφωση → Ηλεκτρονική τιμολόγηση και βεβαιωθείτε ότι είναι σωστά:

• ΑΦΜ (11 ψηφία)
• Φορολογικό καθεστώς: RF01 (κανονικό), RF19 (κατ' αποκοπή) κ.λπ. — από προεπιλογή RF01
• Έδρα: οδός, αριθμός, ταχυδρομικός κώδικας, δήμος, νομός
• Διεύθυνση PEC του καταλύματος (χρήσιμη για τη λήψη ειδοποιήσεων του SDI)

Βήμα 2 — Ανοίξτε τον οδηγό ενεργοποίησης

Καρτέλα Διαμόρφωση → Ηλεκτρονική Τιμολόγηση → Ενεργοποίηση. Ο οδηγός έχει 5 βήματα:

Βήμα 3 — Αποδεχθείτε τη σύμβαση

Η Vezpa παρέχει το λογισμικό διαχείρισης, ενώ η OpenAPI.it είναι ο φορολογικός διαμεσολαβητής που υπογράφει και διαβιβάζει τα XML στο SDI για λογαριασμό σας. Η αποδοχή της σύμβασης είναι το τυπικό βήμα που απαιτείται για την εξουσιοδότηση της διαβίβασης.

Βήμα 4 — Ενεργοποιήστε τη δωρεάν αρχειοθέτηση AdE

1. Ανοίξτε την πύλη "Fatture e Corrispettivi" στο https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/
2. Συνδεθείτε με SPID, CIE ή διαπιστευτήρια Entratel/Fisconline (τα ίδια που χρησιμοποιείτε για τον φορολογικό σας φάκελο)
3. Από το μενού επιλέξτε "Conservazione" → "Aderisci al servizio di conservazione" (Αρχειοθέτηση, στη συνέχεια Εγγραφή στην υπηρεσία αρχειοθέτησης)
4. Συμπληρώστε τη φόρμα με τα στοιχεία του καταλύματος (ΑΦΜ, διεύθυνση, email PEC) και υπογράψτε ψηφιακά
5. Υποβάλετε την αίτηση: η ενεργοποίηση είναι δωρεάν και σχεδόν άμεση

Από εκείνη τη στιγμή κάθε τιμολόγιο που αποστέλλεται στο SDI αρχειοθετείται αυτόματα για 10 χρόνια στους διακομιστές της Agenzia delle Entrate, χωρίς καμία άλλη ενέργεια από εσάς.

Βήμα 5 — Πρώτη ανανέωση του wallet

Τουλάχιστον € 10 για να καλυφθούν οι πρώτες εκδόσεις. Η ανανέωση γίνεται με πιστωτική κάρτα μέσω Stripe, η πληρωμή είναι ασφαλής και κανένα στοιχείο της κάρτας δεν αποθηκεύεται από την πλευρά της Vezpa.

Προτεινόμενα πακέτα:

Η έκδοση γίνεται απευθείας από την κράτηση του πελάτη. Το σύστημα προσυμπληρώνει όλα τα στοιχεία (δωμάτια, διανυκτερεύσεις, χρεώσεις, τουριστικός φόρος) διαβάζοντάς τα από την κράτηση: εσείς απλώς ελέγχετε και επιβεβαιώνετε.

Τυπική ροή

1. Ανοίξτε την κράτηση του πελάτη: Καρτέλα Κρατήσεις → Λίστα κρατήσεων → πατήστε
2. Ανοίξτε το μενού ενεργειών (εικονίδιο ⋮ επάνω δεξιά) ή χρησιμοποιήστε το κουμπί στην κάρτα της κράτησης
3. Πατήστε "Έκδοση Ηλεκτρονικού Τιμολογίου"
4. Επιλέξτε τον στόχο:
   • Ολόκληρη η κράτηση — αν ο δικαιούχος του τιμολογίου συμπίπτει με τον επικεφαλής της κράτησης
   • Χωριστός λογαριασμός — αν έχετε ήδη δημιουργήσει ξεχωριστούς λογαριασμούς για διαφορετικούς πελάτες (βλ. ενότητα 4)
5. Ελέγξτε τα προσυμπληρωμένα στοιχεία του λήπτη (βλ. πίνακα παρακάτω)
6. Πατήστε "Έκδοση και διαβίβαση στο SDI"
7. Περιμένετε το παράθυρο επιβεβαίωσης: "Το τιμολόγιο διαβιβάστηκε, αρίθμηση VZP-2026-0001"

Στοιχεία λήπτη

Κωδικός Παραλήπτη για επιχειρήσεις

Η επιχείρηση δίνει ένα από τα δύο:

• Μοναδικό κωδικό 7 χαρακτήρων (π.χ. M5UXCR1) → το τιμολόγιο παραδίδεται απευθείας στο λογιστικό λογισμικό του πελάτη
• Πιστοποιημένη διεύθυνση PEC → το τιμολόγιο παραδίδεται με πιστοποιημένο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

Αν η επιχείρηση δεν δώσει τίποτα, χρησιμοποιήστε το 0000000 (επτά μηδενικά): το τιμολόγιο θα κατατεθεί ούτως ή άλλως στον φορολογικό φάκελο του πελάτη στην πύλη AdE, όπου θα το βρει μαζί με τον λογιστή του.

Ιδιώτης χωρίς Codice Fiscale

Για Ιταλούς πελάτες ο φορολογικός κωδικός είναι υποχρεωτικός (16 αλφαριθμητικοί χαρακτήρες). Για αλλοδαπούς χρησιμοποιήστε τον ιταλικό φορολογικό κωδικό αν διαθέτουν (π.χ. κάτοικοι Ιταλίας), διαφορετικά επικοινωνήστε με την υποστήριξη Vezpa για την ειδική διαδικασία για πελάτες εξωτερικού.

Τι συμβαίνει μετά την αποστολή

Με τη «Φορολογική ενότητα» περιλαμβάνονται 100 τιμολόγια το μήνα· πέραν αυτού, € 0,19 το καθένα από το προπληρωμένο υπόλοιπο. Η κατάσταση του τιμολογίου φαίνεται στην Καρτέλα Διαμόρφωση → Τιμολόγηση → Λίστα τιμολογίων και ακολουθεί αυτά τα στάδια:

Στα «Εκδοθέντα τιμολόγια» υπάρχει η «Αναζήτηση» («Αριθμός, πελάτης, ΑΦΜ ή επισκέπτης»): ψάχνει στον αριθμό, στο όνομα ή την επωνυμία του πελάτη, στην partita IVA, στον codice fiscale και στο όνομα του επισκέπτη της κράτησης. Από κάτω τα φίλτρα κατάστασης — «Όλα», «Πρόχειρα», «Διαβιβασμένα», «Αρχειοθετημένα», «Απορριφθέντα» —, που αντικαθιστούν το παλιό μενού φίλτρων της γραμμής· όταν τα τιμολόγια καλύπτουν περισσότερα από ένα έτη, το μενού του έτους με «Όλα τα έτη» (ένα προσχέδιο μετρά στο έτος δημιουργίας του). Στη γραμμή, η «Ταξινόμηση κατά» προσφέρει «Νεότερα πρώτα», «Παλαιότερα πρώτα», «Αριθμός: από τον μεγαλύτερο», «Αριθμός: από τον μικρότερο», «Ποσό: από το μεγαλύτερο», «Ποσό: από το μικρότερο», «Πελάτης (Α–Ω)»· προεπιλογή είναι «Νεότερα πρώτα». Κάθε κάρτα δείχνει το όνομα του πελάτη. Η λίστα φορτώνει 50 τιμολόγια τη φορά: στο κάτω μέρος, το «Φόρτωση περισσότερων».

Η μετάβαση από transmitted σε archived γίνεται όταν το SDI επιβεβαιώσει την παράδοση, συνήθως μέσα σε 1-2 λεπτά.

Τυπική περίπτωση: μια κράτηση έχει δύο ή περισσότερους δικαιούχους που θέλουν ξεχωριστό τιμολόγιο. Παράδειγμα: ένα ζευγάρι σε επαγγελματικό ταξίδι, όπου ο Mario Rossi (ιδιώτης) πληρώνει δωμάτιο και πρωινό, ενώ η Acme Srl (επιχείρηση) πληρώνει την επαγγελματική συνάντηση και τα έξτρα.

Πώς να δημιουργήσετε χωριστούς λογαριασμούς

1. Ανοίξτε την κράτηση → μενού ενεργειών → "Χωριστοί λογαριασμοί"
2. Πατήστε το FAB "Διαχωρισμός λογαριασμού" (κουμπί + κάτω δεξιά)
3. Επιλέξτε τον δικαιούχο ανάμεσα στους υπάρχοντες ή πατήστε "+ Νέος δικαιούχος" για να τον δημιουργήσετε επιτόπου
4. Εισαγάγετε τα ποσά: Δωμάτιο, Διατροφή, Τουριστικός φόρος
5. Επιλέξτε τις χρεώσεις της κράτησης που θα μεταφερθούν σε αυτόν τον λογαριασμό (π.χ. "Δείπνο για 2 άτομα")
6. Αποθηκεύστε: ο χωριστός λογαριασμός εμφανίζεται στη λίστα
7. Δημιουργήστε και άλλους χωριστούς λογαριασμούς για τους υπόλοιπους δικαιούχους
8. Για κάθε λογαριασμό, πατήστε → "Έκδοση Τιμολογίου" → συνεχίστε κανονικά

Πότε ΔΕΝ μπορείτε να χρησιμοποιήσετε χωριστούς λογαριασμούς

Ένα πιστωτικό σημείωμα ακυρώνει ένα τιμολόγιο που έχει ήδη εκδοθεί, ολικά ή μερικά. Δεν είναι δυνατή η "ακύρωση" ενός τιμολογίου που έχει σταλεί στο SDI: ο μόνος τρόπος είναι η έκδοση πιστωτικού σημειώματος ίσου (ή μερικού) ποσού.

Πότε το εκδίδετε

• Κράτηση που ακυρώθηκε μετά την έκδοση του τιμολογίου
• Λάθος ποσό (π.χ. ο πελάτης πληρώνει λιγότερα λόγω κακής εξυπηρέτησης)
• Αναδρομική έκπτωση που εφαρμόστηκε εκ των υστέρων
• Μερική ακύρωση (π.χ. ένα δωμάτιο no-show)

Πώς το εκδίδετε

1. Καρτέλα Διαμόρφωση → Τιμολόγηση → Λίστα τιμολογίων
2. Πατήστε το αρχικό τιμολόγιο (πρέπει να βρίσκεται σε κατάσταση archived)
3. Πατήστε "Έκδοση Πιστωτικού Σημειώματος (TD04)"
4. Εισαγάγετε τον λόγο και το ποσό (μερικό ή ολικό)
5. Επιβεβαιώστε: το πιστωτικό σημείωμα διαβιβάζεται στο SDI και συνδέεται με το αρχικό τιμολόγιο

Η Vezpa δημιουργεί δύο τύπους εκτυπώσεων που συνοδεύουν το επίσημο τιμολόγιο (XML SDI). Και οι δύο είναι δωρεάν και δεν χρεώνουν το wallet.

Proforma — πώς εκτυπώνεται

• Από την κράτηση → μενού ενεργειών → "Εκτύπωση proforma" (proforma για το σύνολο)
• Από τους Χωριστούς λογαριασμούς (εικονίδιο εκτυπωτή σε κάθε κάρτα) → proforma για τον συγκεκριμένο λογαριασμό
• Από την οθόνη "Έκδοση Τιμολογίου" (κουμπί "Εκτύπωση proforma" κάτω από την Έκδοση) → προεπισκόπηση πριν επιβεβαιώσετε την αποστολή στο SDI

Αντίγραφο ευγενείας — πώς εκτυπώνεται

Ανοίξτε τις Λεπτομέρειες τιμολογίου από τη λίστα → "Εκτύπωση αντιγράφου". Ανοίγει το παράθυρο του συστήματος για να επιλέξετε εκτυπωτή ή να αποθηκεύσετε σε PDF.

Το SDI μπορεί να απορρίψει ένα τιμολόγιο λόγω τυπικών σφαλμάτων: λανθασμένος φορολογικός κωδικός πελάτη, ελλιπή στοιχεία καταλύματος, κωδικός ΦΠΑ ασύμβατος με το καθεστώς κ.λπ. Όταν συμβεί αυτό:

1. Το τιμολόγιο περνά σε κατάσταση rejected στις Λεπτομέρειες τιμολογίου
2. Τα τιμολόγια που απορρίπτει το SDI επιστρέφονται
3. Στις λεπτομέρειες εμφανίζεται ο λόγος της απόρριψης με κόκκινο χρώμα
4. Διορθώστε τα στοιχεία (π.χ. τον φορολογικό κωδικό του πελάτη) και επανεκδώστε το τιμολόγιο πατώντας ξανά "Έκδοση"

Τυπικός χρόνος ανάμεσα στην αποστολή και την απόρριψη: 5-15 λεπτά.

Η ενότητα «Ηλεκτρονική τιμολόγηση» ανοίγει από «Πίνακας ελέγχου» με το πλακίδιο «Λογιστική» ή από «Διαμόρφωση» → «Πορτοφόλι και τιμολόγια». Έχει πέντε καρτέλες, με αυτή τη σειρά:

• «Δραστηριότητα», η καρτέλα στην οποία ανοίγει. Επάνω ο μήνας σε αριθμούς: «Τιμολόγια που στάλθηκαν» και «Αποδείξεις που εκδόθηκαν» με το ποσό, «Πρόχειρα προς αποστολή» και «Απορρίφθηκαν από το SDI». Αγγίζοντας ένα πλακίδιο ανοίγει η λίστα ήδη φιλτραρισμένη. Από κάτω «Πρόσφατη δραστηριότητα»: τιμολόγια και αποδείξεις μαζί, ανά ημέρα, μία γραμμή ανά έγγραφο με την τελευταία του κατάσταση. Αγγίζοντας μια γραμμή ανοίγει το έγγραφο.
• «Τιμολόγια»: η πλήρης λίστα, με αναζήτηση, φίλτρα κατάστασης και έτους και ταξινόμηση.
• «Αποδείξεις»: οι μη φορολογικές αποδείξεις με το όνομα του πελάτη, με φίλτρο ανά έτος. Η λίστα φορτώνει 50 αποδείξεις τη φορά: στο κάτω μέρος «Φόρτωση περισσότερων».
• «Στοιχεία χρέωσης»: ο κατάλογος με τα φορολογικά στοιχεία των πελατών.
• «Πορτοφόλι», η τελευταία. Επάνω η «Φορολογική ενότητα» με τη συνδρομή, την επόμενη ανανέωση και τα τιμολόγια και τις αποδείξεις ταμείου της περιόδου («Διαχείριση ενότητας» ανοίγει τη σελίδα της), μετά το υπόλοιπο, «Γρήγορη ανανέωση» και «Πρόσφατες συναλλαγές».

Σε υπολογιστή η «Δραστηριότητα» βάζει τα πλακίδια του μήνα σε στήλη αριστερά και την πρόσφατη δραστηριότητα δίπλα· και το «Πορτοφόλι» βάζει υπόλοιπο και αναπλήρωση δίπλα στις κινήσεις.

Το προπληρωμένο wallet λειτουργεί ως εξής:

• Βρίσκεται στην Καρτέλα Διαμόρφωση → Τιμολόγηση → Wallet
• Δεν λήγει — η πίστωση παραμένει πάντα διαθέσιμη
• Μοναδική επαναλαμβανόμενη χρέωση — η χρέωση της «Φορολογική ενότητα», αν την έχετε ενεργοποιήσει
• Ανανεώνεται με κάρτα μέσω Stripe, οποιαδήποτε στιγμή
• Εμφανίζει υπόλοιπο, συναλλαγές ανανέωσης και συναλλαγές δαπανών

Χαμηλό υπόλοιπο

Εντός των εκατό τιμολογίων που περιλαμβάνονται, το wallet δεν ελέγχεται. Πέραν του ορίου η έκδοση σταματά αν το υπόλοιπο δεν καλύπτει τα € 0,19 του τιμολογίου. Αν κατά την ανανέωση το υπόλοιπο δεν φτάνει για τη χρέωση, τα τιμολόγια σταματούν μέχρι να ανανεώσετε, ενώ οι αποδείξεις συνεχίζουν, επειδή είναι υποχρεωτικές: το κόστος τους φέρνει το υπόλοιπο κάτω από το μηδέν και καλύπτεται με την επόμενη ανανέωση.

Για τεχνικά προβλήματα ή ερωτήσεις σχετικά με τη λειτουργία της εφαρμογής:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• Email: [email protected]

Για κανονιστικές απορίες (φορολογικό καθεστώς, κωδικοί ΦΠΑ, ιδιαίτερες φορολογικές περιπτώσεις): συμβουλευτείτε τον λογιστή σας.