Οδηγός τιμολόγησης

Αυτή η λειτουργία εκδίδει ένα τιμολόγιο από μια κράτηση καταλύματος ή από μια πώληση στη μονάδα Ευεξίας, για καταλύματα σε οποιαδήποτε από τις 21 χώρες της ΕΕ που καλύπτει το Vezpa για αυτό το έγγραφο. Το Vezpa συμπληρώνει τις γραμμές στη γλώσσα σας, εφαρμόζει τους κανόνες ΦΠΑ της χώρας σας, δημιουργεί το PDF και τηρεί τη συνεχόμενη αρίθμηση.

Τι κάνει, παντού όπου είναι διαθέσιμη

• Συμπληρώνει το τιμολόγιο από την κράτηση (διαμονή, τουριστικός φόρος, πρόσθετες χρεώσεις), με τις περιγραφές των γραμμών και τις ετικέτες του PDF τυπωμένες στην προεπιλεγμένη γλώσσα της χώρας σας
• Εκδίδει το έγγραφο στο νόμισμα της χώρας σας — κορόνα, ζλότι, φιορίνι, λέι ή ευρώ ανάλογα με το πού είστε καταχωρισμένοι, όχι ένα σταθερό νόμισμα για όλους
• Εφαρμόζει ή εξαιρεί τον ΦΠΑ ανάλογα με το καθεστώς σας, με τον συντελεστή της χώρας σας
• Τυπώνει στο κάτω μέρος του εγγράφου τη νομική σημείωση που δηλώσατε: υποχρεωτική αν δεν είστε υπόχρεοι ΦΠΑ, προαιρετική αν είστε
• Δημιουργεί το PDF και τηρεί τη συνεχόμενη αρίθμηση ανά έτος, χωρίς κενά και χωρίς επαναχρησιμοποίηση

ARES και QR Platba: δύο πρόσθετα συνδεδεμένα με την Τσεχία

Το Vezpa διαθέτει επίσης δύο πρόσθετα συνδεδεμένα με την Τσεχία, αλλά όχι με τον ίδιο τρόπο. Η αναζήτηση στο δημόσιο μητρώο ARES συμπληρώνει έναν εταιρικό πελάτη από το IČO του και εμφανίζεται κάθε φορά που ο πελάτης στο τιμολόγιο είναι τσεχική εταιρεία, ανεξάρτητα από τη χώρα στην οποία βρίσκεται το δικό σας κατάλυμα: ένα αυστριακό κατάλυμα που τιμολογεί τσεχική εταιρεία τη βλέπει, ένα τσεχικό κατάλυμα που τιμολογεί γερμανική εταιρεία όχι. Αντίθετα, ο κωδικός πληρωμής QR Platba που τυπώνεται στο τιμολόγιο πράγματι προορίζεται μόνο για καταλύματα καταχωρισμένα στην Τσεχία. Και τα δύο εξηγούνται στις ενότητες 4 και 6 — υπάρχουν επειδή το ARES και η μορφή QR Platba είναι τσεχικά εθνικά συστήματα· το Vezpa δεν κατασκευάζει (ακόμη) το αντίστοιχο για τις άλλες 20 χώρες.

Κόστος

Κανένα. Το τιμολόγιο δημιουργείται τοπικά από το Vezpa: δεν περνάει από μεσάζοντα, δεν καταναλώνει υπόλοιπο και δεν υπάρχει χρέωση ανά έγγραφο.

Ποιος μπορεί να το χρησιμοποιήσει

Οι ρυθμίσεις και η έκδοση περιορίζονται στους ρόλους Διευθυντής και Βοηθός. Η επιλογή μενού εμφανίζεται για καταλύματα σε οποιαδήποτε από τις 21 καλυπτόμενες χώρες της ΕΕ (Αυστρία, Βέλγιο, Βουλγαρία, Γαλλία, Γερμανία, Δανία, Ελλάδα, Ιρλανδία, Ισπανία, Κάτω Χώρες, Κροατία, Λουξεμβούργο, Ουγγαρία, Πολωνία, Πορτογαλία, Ρουμανία, Σλοβακία, Σλοβενία, Σουηδία, Τσεχία και Φινλανδία) — όχι για την Ιταλία, που χρησιμοποιεί αντ’ αυτού ηλεκτρονική τιμολόγηση προς το SDI.

Τι δεν κάνει (ακόμη)

• Υποβολή στη φορολογική αρχή: καμία, σε καμία από τις 21 χώρες. Το Vezpa παράγει το έγγραφο και σταματά εκεί: εσείς το εκδίδετε, το εκτυπώνετε και το παραδίδετε στον επισκέπτη. Κάθε ηλεκτρονική υποβολή ή λογιστική που απαιτεί η χώρα σας παραμένει εκτός αυτής της λειτουργίας και συνεχίζετε να την κάνετε όπως σήμερα
• Πιστωτικό τιμολόγιο: μη διαθέσιμο σε καμία από τις 21 χώρες σε αυτή την έκδοση. Ένα λανθασμένο τιμολόγιο ακυρώνεται αντ’ αυτού — δείτε την ενότητα 7
• eTurista (Τσεχία): η υποβολή στην πύλη δεν είναι ενσωματωμένη

Ανοίξτε Διαμόρφωση → Τιμολόγηση. Στην κορυφή υπάρχουν δύο ξεχωριστοί διακόπτες, και από κάτω τα στοιχεία σας ως εκδότη.

Οι δύο διακόπτες

• Ενεργοποίηση τιμολόγησης — ενεργοποιεί τη λειτουργία. Όσο είναι απενεργοποιημένος, η έκδοση από κράτηση σας προειδοποιεί ότι η τιμολόγηση δεν είναι ενεργή
• Υπόχρεος ΦΠΑ — δηλώνει ότι υπόκεισθε σε ΦΠΑ. Αν δεν υπόκεισθε, αφήστε τον απενεργοποιημένο: τα τιμολόγια βγαίνουν χωρίς ΦΠΑ και στο κάτω μέρος τυπώνεται νομική σημείωση απαλλαγής (δείτε αμέσως παρακάτω)

Η σημείωση στο κάτω μέρος του εγγράφου: υποχρεωτική χωρίς ΦΠΑ, προαιρετική με ΦΠΑ

Το πεδίο για τη νομική σημείωση που τυπώνεται στο κάτω μέρος του τιμολογίου υπάρχει πάντα, αλλά αλλάζει χαρακτήρα ανάλογα με τον διακόπτη Υπόχρεος ΦΠΑ.

• Αν δεν είστε υπόχρεοι ΦΠΑ, το πεδίο ονομάζεται Σημείωση απαλλαγής και είναι υποχρεωτικό: χωρίς αυτό, το Vezpa αρνείται να εκδώσει. Στην Τσεχία μπορείτε να το αφήσετε κενό — το Vezpa τυπώνει ούτως ή άλλως την επαληθευμένη διατύπωση που χρησιμοποιείται ήδη στα τσεχικά τιμολόγια, και είναι η μόνη χώρα όπου το κάνει. Σε κάθε άλλη χώρα το Vezpa δεν επινοεί αυτή τη διατύπωση για εσάς — μια λανθασμένη νομική φράση σε ένα πραγματικό τιμολόγιο είναι χειρότερη από μια εφαρμογή που ρωτάει πρώτα — οπότε τη γράφετε εσείς, κατά προτίμηση αυτή που χρησιμοποιεί ήδη ο λογιστής σας. Ό,τι γράφετε υπερισχύει πάντα, και στην Τσεχία.
• Αν είστε υπόχρεοι ΦΠΑ, το πεδίο ονομάζεται Προαιρετική σημείωση και είναι όντως προαιρετικό: αφήστε το κενό και δεν τυπώνεται καμία γραμμή στο κάτω μέρος του τιμολογίου. Υπάρχει για όποιον πρέπει να εμφανίσει νομική αναφορά στο έγγραφο παρότι είναι υπόχρεος ΦΠΑ — για παράδειγμα σημείωση αντιστροφής της υποχρέωσης. Το κείμενο το γράφετε εσείς: το Vezpa δεν το προσυμπληρώνει σε καμία χώρα, ούτε στην Τσεχία.

Τα πεδία

Ο αριθμός τιμολογίου είναι πρόθεμα + αύξων αριθμός + έτος, για παράδειγμα FA12/2026. Ο αύξων αριθμός ξεκινά ξανά από το 1 κάθε χρόνο.

Ενιαία ή ξεχωριστή

• Ενιαία — η διαμονή και το spa χρησιμοποιούν και τα δύο το πεδίο Πρόθεμα του καταλύματος, άρα μία μόνο σειρά
• Ξεχωριστή (διαμονή / spa) — το καθένα χρησιμοποιεί το δικό του πρόθεμα και έχει έτσι τη δική του σειρά

Στην πραγματικότητα υπάρχει ένας μόνο κανόνας: η σειρά ακολουθεί το πρόθεμα. Δύο τιμολόγια με το ίδιο πρόθεμα μοιράζονται τον μετρητή· δύο διαφορετικά προθέματα έχουν ανεξάρτητους μετρητές. Έτσι δύο έγγραφα δεν μπορούν ποτέ να φέρουν τον ίδιο αριθμό.

Χωρίς κενά, χωρίς επαναχρησιμοποίηση

• Αν η έκδοση αποτύχει στη μέση, έστω και μόνο κατά τη δημιουργία του PDF, δεν καταναλώνεται κανένας αριθμός: όλη η ενέργεια αναιρείται
• Αν δύο άτομα εκδώσουν την ίδια στιγμή, οι δύο ενέργειες μπαίνουν σε ουρά και παίρνουν δύο διαδοχικούς αριθμούς
• Ένα ακυρωμένο τιμολόγιο διατηρεί τον αριθμό του, ο οποίος δεν επαναχορηγείται ποτέ

Δύο μορφές για τον ίδιο αριθμό

Στο «Μορφή αριθμού» επιλέγετε πώς τυπώνεται. Η «Πρόθεμα + αριθμός / έτος (π.χ. 54/2026)» είναι η προεπιλεγμένη μορφή, αυτή που περιγράφεται παραπάνω, και για όποιον εξέδιδε ήδη δεν αλλάζει τίποτα. Η «Πρόθεμα + έτος + τετραψήφιος αριθμός (π.χ. 20260054)» είναι μορφή διαδεδομένη στα τσεχικά συστήματα τιμολόγησης: πρώτα το έτος, μετά ο αύξων αριθμός με τέσσερα ψηφία — με το πρόθεμα FA, FA20260054. Αλλάζει μόνο η εκτύπωση: σειρά, πρόθεμα και αύξων αριθμός μένουν ίδια, και τα ήδη εκδοθέντα τιμολόγια δεν επαναριθμούνται.

Συνέχιση της αρίθμησης του προηγούμενου συστήματος

Αν έρχεστε από άλλο σύστημα με σειρά που ήδη τρέχει — για παράδειγμα από το προηγούμενο σύστημα τιμολόγησής σας, σταματημένο στο τιμολόγιο 53 —, επιλέξτε πρώτα τη μορφή που χρησιμοποιούσατε· έπειτα, στο πρώτο τιμολόγιο που εκδίδετε από το Vezpa, πατήστε το μολύβι δίπλα στο «Αριθμός τιμολογίου» και γράψτε 54 στο «Αύξων αριθμός». Από εκεί και πέρα το Vezpa συνεχίζει μόνο του: 55, 56…

1. Ανοίξτε την κράτηση και επιλέξτε την ενέργεια τιμολόγησης: ανοίγει η οθόνη Έκδοση τιμολογίου
2. Επιλέξτε τον τύπο πελάτη: Ιδιώτης ή Εταιρεία
3. Για εταιρεία, συμπληρώστε το Φορολογικό αναγνωριστικό του πελάτη — απαιτείται μόνο αν το δικό σας κατάλυμα βρίσκεται στην Τσεχία, προαιρετικό παντού αλλού. Αν ο πελάτης είναι τσεχική εταιρεία, δίπλα στο πεδίο εμφανίζεται το κουμπί Φόρτωση από ARES, ανεξάρτητα από τη χώρα του δικού σας καταλύματος: πατήστε το και η νομική επωνυμία, ο αριθμός ΦΠΑ και η διεύθυνση συμπληρώνονται αυτόματα από το τσεχικό δημόσιο μητρώο επιχειρήσεων. Αν ούτε ο πελάτης ούτε το δικό σας κατάλυμα είναι τσεχικό, το κουμπί δεν εμφανίζεται — το ARES γνωρίζει μόνο τσεχικές εταιρείες — οπότε πληκτρολογήστε τα στοιχεία του πελάτη με το χέρι
4. Ελέγξτε τις γραμμές και πατήστε Έκδοση
5. Το PDF ανοίγει αμέσως: εκτυπώστε το ή στείλτε το στον επισκέπτη

Τι καταλήγει στις γραμμές

Κάθε περιγραφή γραμμής τυπώνεται στην προεπιλεγμένη γλώσσα της χώρας σας και κάθε ποσό στο νόμισμα της χώρας σας. Αν δεν είστε υπόχρεοι ΦΠΑ, όλες οι γραμμές βγαίνουν χωρίς φόρο και στο κάτω μέρος τυπώνεται η σημείωση απαλλαγής. Το Vezpa δεν επανυπολογίζει τιμές: παίρνει τα ποσά που υπάρχουν ήδη στην κράτηση.

Ο αριθμός, πριν από την έκδοση

Στην κορυφή της οθόνης «Έκδοση τιμολογίου» εμφανίζεται ο «Αριθμός τιμολογίου»: ο αριθμός που θα πάρει αυτό το τιμολόγιο, δηλαδή ο επόμενος της σειράς του, ήδη στη μορφή που επιλέξατε. Συνήθως δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα. Το μολύβι δίπλα, «Αλλαγή αριθμού», εξυπηρετεί μία μόνο περίπτωση — τη συνέχιση της αρίθμησης του συστήματος που χρησιμοποιούσατε πριν — και ανοίγει μια προειδοποίηση, το πεδίο «Αύξων αριθμός», όπου γράφετε μόνο τον αύξοντα αριθμό (για παράδειγμα 54), και μια προεπισκόπηση του αριθμού όπως θα τυπωθεί. Με την επιβεβαίωση, το Vezpa ελέγχει αν είναι ελεύθερος· αν δεν είναι, εμφανίζεται «Αυτός ο αριθμός χρησιμοποιείται ήδη από εκδοθέν τιμολόγιο.»

Το email του πελάτη, και η αποστολή αμέσως μετά

Κάτω από τα στοιχεία του πελάτη υπάρχει το πεδίο «E-mail πελάτη», ήδη συμπληρωμένο με το email της κράτησης: μπαίνει στο τιμολόγιο και καθορίζει πού θα σταλεί. Διορθώστε το αν το τιμολόγιο πηγαίνει, για παράδειγμα, στο λογιστήριο μιας επιχείρησης. Μετά την «Έκδοση» ανοίγει η προεπισκόπηση του PDF, και στη γραμμή επάνω υπάρχει το κουμπί «Αποστολή τιμολογίου».

Διόρθωση των γραμμών, και το δικό σας κείμενο

Κάτω από τα στοιχεία του πελάτη θα βρείτε τις «Γραμμές τιμολογίου», ήδη συμπληρωμένες από την κράτηση: κάθε γραμμή έχει «Περιγραφή», «Ποσότητα» και «Τιμή μονάδας», και μπορείτε να τις διορθώσετε όλες πριν από την έκδοση. Η γραμμή διαμονής περιέχει τις ημερομηνίες της διαμονής, τον αριθμό διανυκτερεύσεων, τον αριθμό ατόμων και το όνομα του καταλύματος. Η «Προσθήκη γραμμής» προσθέτει μία, ο κάδος δίπλα σε μια γραμμή την αφαιρεί, και το «Σύνολο» ενημερώνεται καθώς γράφετε. Το ίδιο ισχύει για τη γραμμή Ευεξία. Το πεδίο «Δικό σας κείμενο στο τιμολόγιο» είναι προαιρετικό και τυπώνεται στο PDF: για παράδειγμα ένα ευχαριστώ ή οδηγίες πληρωμής. Το PDF είναι οργανωμένο σε ενότητες — τα δικά σας στοιχεία προμηθευτή και του πελάτη, οι ημερομηνίες του εγγράφου με τη λήξη, ο πίνακας των γραμμών.

Τουριστικός φόρος και ΦΠΑ, αν είστε υπόχρεος ΦΠΑ. Μετράει ποιος οφείλει τον φόρο κατά τον νόμο. Αν τον οφείλει ο επισκέπτης και εσείς τον εισπράττετε για λογαριασμό του δήμου, του κράτους ή του τουριστικού φορέα, μένει εκτός της φορολογητέας βάσης (Οδηγία 2006/112/ΕΚ, άρθρο 79 στοιχείο γ) και η γραμμή βγαίνει ως εκτός φορολογητέας αξίας ΦΠΑ: στο PDF η στήλη του συντελεστή δείχνει «–» αντί για 0, η ανακεφαλαίωση ΦΠΑ τής δίνει δική της γραμμή, «Εκτός φορολογητέας αξίας ΦΠΑ», και η τυπωμένη φορολογητέα βάση δεν την περιλαμβάνει· αν τον οφείλει το κατάλυμα, είναι μέρος της τιμής και επιβαρύνεται με τον ΦΠΑ της διαμονής. Αυτό το αποφασίζει η ρύθμιση «Τουριστικός φόρος και ΦΠΑ»: ξεκινά από «Αυτόματα (ανά χώρα)», και κάτω από το μενού διαβάζετε τι ισχύει τώρα για τη χώρα σας.

• Αυτόματα στη φορολογητέα βάση: Ισπανία, Βέλγιο και Βουλγαρία. Η γραμμή παίρνει τον συντελεστή της διαμονής και δεν φέρει αιτιολογία. Στην Ισπανία αυτή είναι η θέση της φορολογικής διοίκησης (γνωμοδότηση DGT V0507-26). Στο Βέλγιο, αν επιλέξετε «Εκτός βάσης ΦΠΑ (εισπράττεται για λογαριασμό του φορέα)», τυπώνεται η αιτιολογία με παραπομπή στον βελγικό νόμο.
• Εκτός της φορολογητέας βάσης, με τυπωμένη αιτιολογία: Τσεχία, Σλοβακία, Πολωνία, Ουγγαρία, Αυστρία, Λουξεμβούργο, Πορτογαλία, Κροατία, Σλοβενία και Κάτω Χώρες. Κάτω από τη γραμμή εμφανίζεται, με μικρά πλάγια γράμματα, η αιτιολογία με παραπομπή στον εθνικό νόμο· στο PDF τυπώνεται κάτω από την περιγραφή της γραμμής και στη γραμμή «Εκτός φορολογητέας αξίας ΦΠΑ» της ανακεφαλαίωσης ΦΠΑ. Στις Κάτω Χώρες ο φόρος μένει εκτός βάσης ακόμη κι όταν τον οφείλει το κατάλυμα, αρκεί να υπολογίζεται ανά διανυκτέρευση και να εμφανίζεται σε ξεχωριστή γραμμή (Hoge Raad, 1985).
• Πρέπει να επιλέξετε: Γερμανία (Kurtaxe ή City-Tax), Γαλλία (taxe de séjour au réel ή forfaitaire) και Ρουμανία, όπου εξαρτάται από τον δήμο ή το καθεστώς. Μέχρι να επιλέξετε, κατά την έκδοση τιμολογίου για κράτηση με τον φόρο εμφανίζεται η κάρτα «Πώς αντιμετωπίζεται ο τουριστικός φόρος για τον ΦΠΑ;» με δύο κουμπιά, «Εκτός βάσης ΦΠΑ (εισπράττεται για λογαριασμό του φορέα)» και «Εντός βάσης ΦΠΑ (συντελεστής διαμονής)», και η «Έκδοση» μένει ανενεργή· απορρίπτει και ο διακομιστής. Η επιλογή αποθηκεύεται στις ρυθμίσεις και οι γραμμές ξαναφορτώνονται: με «Εκτός βάσης ΦΠΑ (εισπράττεται για λογαριασμό του φορέα)» τυπώνεται η αιτιολογία με τη νομική παραπομπή της χώρας, με «Εντός βάσης ΦΠΑ (συντελεστής διαμονής)» η γραμμή παίρνει τον συντελεστή της διαμονής.
• Στις άλλες χώρες η γραμμή μένει εκτός φορολογητέας αξίας, χωρίς αιτιολογία· αν τον φόρο τον οφείλει το κατάλυμα, επιλέξτε «Εντός βάσης ΦΠΑ (συντελεστής διαμονής)». Στην Ελλάδα το τέλος ανθεκτικότητας στην κλιματική κρίση δεν μπαίνει ποτέ στο τιμολόγιο: εκδίδεται χωριστά το «ειδικό στοιχείο – απόδειξη είσπραξης τέλους ανθεκτικότητας στην κλιματική κρίση» μέσω του παρόχου σας για το myDATA, με τον αριθμό και την ημερομηνία του τιμολογίου· το Vezpa δεν το εκδίδει και δεν βάζει τη γραμμή στο τιμολόγιο.

Η γραμμή του τουριστικού φόρου δείχνει μονάδες × συντελεστή — για παράδειγμα 14 × 2,00 — όταν όλες οι φορολογούμενες μονάδες (διανυκτερεύσεις ανά άτομο ή ανά δωμάτιο) έχουν τον ίδιο συντελεστή· με διαφορετικούς συντελεστές μένει 1 × σύνολο. Η Καταλονία απαιτεί διανυκτερεύσεις και συντελεστή στο τιμολόγιο, και στις Κάτω Χώρες ο υπολογισμός ανά διανυκτέρευση κρατά τον φόρο εκτός βάσης. Σε περίπτωση αμφιβολίας, ρωτήστε τον λογιστή σας: η επιλογή ισχύει για τα τιμολόγια που εκδίδετε από εκεί και πέρα. Αν δεν είστε υπόχρεος ΦΠΑ, δεν αλλάζει τίποτα: το μενού δεν εμφανίζεται, η γραμμή βγαίνει χωρίς φόρο και για όλο το έγγραφο ισχύει η σημείωση απαλλαγής στο κάτω μέρος.

Η ίδια ενέργεια έκδοσης είναι διαθέσιμη από κράτηση στο spa ή από πώληση προϊόντος. Το τιμολόγιο βγαίνει με μία μόνο γραμμή Ευεξία που φέρει το σύνολο του λογαριασμού.

Η υπόλοιπη ροή είναι ίδια: τύπος πελάτη, αναζήτηση ARES όπου ισχύει, έκδοση, PDF.

Το IBAN που ορίζετε στις Ρυθμίσεις τυπώνεται σε κάθε τιμολόγιο, και στις 21 χώρες, ως απλή γραμμή στοιχείου πληρωμής ώστε ο επισκέπτης να μπορεί να πληρώσει με τραπεζικό έμβασμα. Χωρίς IBAN δεν τυπώνεται καμία γραμμή πληρωμής.

Ποιος αριθμός χρησιμεύει ως variabilní symbol εξαρτάται από τη μορφή. Με «Πρόθεμα + αριθμός / έτος (π.χ. 54/2026)», ή με πρόθεμα που περιέχει γράμματα, είναι ξεχωριστός μετρητής, μοναδικός για το κατάλυμα και ποτέ επαναχρησιμοποιούμενος, που δεν συμπίπτει με τον αριθμό του τιμολογίου. Με «Πρόθεμα + έτος + τετραψήφιος αριθμός (π.χ. 20260054)» και αριθμό μόνο από ψηφία (το πολύ 10), το VS είναι ο ίδιος ο αριθμός του τιμολογίου — τιμολόγιο 20260054, VS 20260054, και στον κωδικό QR — όπως στα τσεχικά λογιστικά συστήματα: όποιος πληρώνει βρίσκει το τιμολόγιο στην κίνηση λογαριασμού χωρίς δεύτερο αριθμό.

Αν βρίσκεστε στην Τσεχία, οι Ρυθμίσεις έχουν και πεδίο Αριθμός λογαριασμού (τσεχική μορφή): γράψτε τον ως πρόθεμα-αριθμός/κωδικός τράπεζας (για παράδειγμα 19-2000145399/0800). Αυτό τυπώνεται στο τιμολόγιο, επειδή αυτή τη μορφή αναζητούν οι τσεχικές εταιρείες· το IBAN παραμένει τυπωμένο από κάτω, για όσους πληρώνουν από το εξωτερικό. Το QR Platba όμως δέχεται μόνο IBAN, οπότε το Vezpa το παράγει από τον αριθμό που πληκτρολογήσατε και το δείχνει κάτω από το πεδίο — βλέπετε αμέσως σε ποιον λογαριασμό θα οδηγήσει ο κωδικός. Αν συμπληρώσετε και τα δύο πεδία και δείχνουν σε δύο διαφορετικούς λογαριασμούς, το Vezpa αρνείται να αποθηκεύσει και σας το λέει.

Στη σελίδα Τιμολόγηση, το εικονίδιο στην κορυφή ανοίγει τη λίστα Εκδοθέντα τιμολόγια. Κάθε γραμμή δείχνει αριθμό, ημερομηνία, ποσό και κατάσταση: Εκδόθηκε, Εξοφλημένο, Ακυρώθηκε.

Ο συντομότερος δρόμος είναι από τον «Πίνακας ελέγχου»: το πλακίδιο «Λογιστική», δίπλα στο POS, ανοίγει απευθείας τα «Εκδοθέντα τιμολόγια».

Στην κορυφή της λίστας υπάρχει η «Αναζήτηση» («Αριθμός, πελάτης, ΑΦΜ ή επισκέπτης»): ψάχνει στον αριθμό, στο όνομα του πελάτη, στον ΑΦΜ ή στον αριθμό ΦΠΑ του και στο όνομα του επισκέπτη της κράτησης. Από κάτω τα φίλτρα κατάστασης — «Όλες», «Εκδόθηκε», «Εξοφλημένο», «Ακυρώθηκε» — και, όταν τα τιμολόγια καλύπτουν περισσότερα από ένα έτη, το μενού του έτους με «Όλα τα έτη». Στη γραμμή επάνω, η «Ταξινόμηση κατά» προσφέρει «Νεότερα πρώτα», «Παλαιότερα πρώτα», «Αριθμός: από τον μεγαλύτερο», «Αριθμός: από τον μικρότερο», «Ποσό: από το μεγαλύτερο», «Ποσό: από το μικρότερο», «Πελάτης (Α–Ω)»· προεπιλογή είναι «Νεότερα πρώτα». Η λίστα φορτώνει 50 τιμολόγια τη φορά: στο κάτω μέρος, το «Φόρτωση περισσότερων» φέρνει τα επόμενα.

Το Εξοφλημένο εμφανίζεται όταν ο πελάτης πληρώσει από τον σύνδεσμο που είναι τυπωμένος στο τιμολόγιο. Η επιβεβαίωση όμως φτάνει τη στιγμή που η σελίδα ανοίγει ξανά: αν ο πελάτης πληρώσει και δεν επιστρέψει, το τιμολόγιο παραμένει Εκδόθηκε για λίγο ακόμα, ακόμα κι αν τα χρήματα είναι ήδη στον λογαριασμό σας Stripe. Σε περίπτωση αμφιβολίας, η αλήθεια είναι στον πίνακα Stripe.

Άνοιγμα του PDF ξανά

Πατήστε Άνοιγμα PDF: το έγγραφο είναι αποθηκευμένο ακριβώς όπως ήταν τη στιγμή της έκδοσης, δεν δημιουργείται ξανά.

Αποστολή του τιμολογίου με email

Το κουμπί «Αποστολή τιμολογίου» βρίσκεται στη γραμμή της προεπισκόπησης του PDF, αμέσως μετά την έκδοση και όταν ξανανοίγετε ένα τιμολόγιο από τη λίστα, και η επιλογή μένει και στο μενού της γραμμής. Ανοίγει το φύλλο αποστολής, μόνο με email: η «Διεύθυνση παραλήπτη» μπορεί να αλλάξει και ξεκινά από το email του πελάτη στο τιμολόγιο, ή αν λείπει, από του επισκέπτη. Το Vezpa ελέγχει ότι η διεύθυνση είναι έγκυρη και στέλνει πράγματι εκεί, με το αποθηκευμένο PDF συνημμένο.

Το κείμενο του email το γράφετε στο «Κείμενο e-mail με το τιμολόγιο», στις ρυθμίσεις τιμολόγησης: επιλέξτε «Γλώσσα κειμένου», έπειτα «Θέμα» και «Κείμενο». Στο κενό πεδίο βλέπετε το προεπιλεγμένο κείμενο, που ισχύει μέχρι να γράψετε δικό σας, και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε {ospite_nome}, {struttura_nome}, {numero_fattura}· το «Επαναφορά προεπιλεγμένου κειμένου» επαναφέρει το προεπιλεγμένο. Το email φεύγει στη γλώσσα του επισκέπτη, και η υπογραφή είναι το όνομα του καταλύματος που ξέρει ο επισκέπτης, όχι η επωνυμία σας.

Ακύρωση

1. Ανοίξτε το τιμολόγιο από τη λίστα και επιλέξτε Ακύρωση τιμολογίου
2. Επιβεβαιώστε: το τιμολόγιο περνά στην κατάσταση Ακυρωμένο
3. Ο αριθμός παραμένει δεσμευμένος και δεν επαναχορηγείται ποτέ

Για τεχνικά προβλήματα ή ερωτήσεις σχετικά με τη λειτουργία της εφαρμογής:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• Email: [email protected]

Για κανονιστικά ερωτήματα (καθεστώς ΦΠΑ, συντελεστές, ειδικές φορολογικές περιπτώσεις της χώρας σας) απευθυνθείτε στον λογιστή σας.