Software til et lille hotel i Danmark: det skal den kunne i 2026
På et hotel med ti til tredive værelser er det de samme mennesker, der står i receptionen, sætter priserne, svarer på mails og laver rengøringslisten. Hotelsoftwaren (PMS, property management system) skal fjerne gentaget arbejde, ikke tilføje mere. Hvis systemet kræver endnu et værktøj, der skal opdateres i hånden, har det ikke gjort sit job. Denne guide gennemgår, hvad softwaren til et lille hotel i Danmark bør kunne i 2026, og hvad du skal spørge om, før du skriver under.
- Kernen er værelseskalenderen: værelsestyper, værelsesnumre og flytning af gæster midt i opholdet.
- Channel manageren bør være en del af samme system, ikke en separat tjeneste, der synkroniseres.
- Gæsteregistreringen bliver enklere, når gæsten udfylder oplysningerne online før ankomst.
- Rengøring, tillægsydelser og brugerroller hører til hverdagen: hvis systemet ikke ser dem, ender de på papir.
1. Værelseskalender, værelsestyper og måltider
Et hotel sælger værelser efter type (dobbeltværelse, familieværelse, suite), men placerer gæsterne på et bestemt værelse. Kalenderen skal vise begge dele på samme tid: hvor mange dobbeltværelser der er ledige i nat, og hvem der sover på 104. Derudover skal der være måltidspakker (kun overnatning, morgenmad, halvpension, helpension) med egne priser, mulighed for at flytte en gæst til et andet værelse midt i opholdet og et sted, hvor bookinger uden ledigt værelse havner i stedet for at forsvinde.
2. Channel manager i samme system
Booking.com, Expedia og Airbnb skal have tilgængelighed og priser fra den samme kalender, hvor du registrerer de direkte bookinger. En separat channel manager, der er koblet til PMS'et via en grænseflade, er endnu et sted, hvor tallene kan glide fra hinanden. Spørg leverandøren, hvor mange kanaler der er adgang til, om du kan lægge et procenttillæg pr. kanal, og hvad der sker med en dato uden pris. Det rigtige svar er, at datoen lukkes på kanalerne og ikke sælges for nul kroner. Mere om det i guiden om channel manager til Airbnb og Booking.com.
3. Direkte bookinger og betaling
Hver booking fra din egen hjemmeside sparer kanalens kommission, typisk 15–18 %. Bookingmotoren skal læse samme tilgængelighed som kalenderen, tage et depositum eller gemme kortet som garanti og sende et betalingslink til restbeløbet. Baggrunden står i artiklen om direkte booking.
4. Check-in og gæsteregister
Efter udlændingebekendtgørelsen skal den, der driver hotel, pensionat, herberg eller lejrplads, føre fortegnelse over ankomne udenlandske gæster og kunne fremvise den for politiet. Danmark har ikke et dagligt elektronisk indberetningssystem som Italien eller Kroatien, men oplysningerne skal indsamles korrekt og opbevares. Den nemmeste vej er online check-in: gæsten udfylder oplysningerne før ankomst, og ingen behøver at kopiere pas i receptionen. Detaljerne står i guiden om gæsteregister.
5. Rengøring, tillægsydelser og medarbejdere
- Rengøring: rengøringspersonalet skal se dagens afrejser, gæster der bliver og ankomster og markere værelser som klar, uden adgang til priser.
- Tillægsydelser: morgenmad, parkering, cykelleje eller sen udtjekning føres på værelsesregningen og betales ved afrejse. Sælger du over disken, så husk kravene i bogføringsloven til kasseapparater: et hotelsystem erstatter ikke et godkendt kassesystem.
- Roller: den, der arbejder i receptionen, behøver ikke se omsætningsrapporter, og rengøringen behøver ikke se gæsternes personoplysninger. Alle har eget login, ikke en fælles adgangskode.
6. Priser og sæsoner
Fra sommerhøjsæsonen i Skagen og på Bornholm til koncerter og kongresser i København og Aarhus: danske hoteller lever med store udsving. Selv et lille hotel har brug for sæsonpriser, minimumsophold og regler for sidste øjeblik, helst bygget på egen salgshistorik. Læs mere i guiden om priser, ADR og sæson for danske destinationer.
7. Sky, app og det, du ikke har brug for
Et lille hotel behøver ikke egen server eller en receptions-pc med installeret program. En skytjeneste virker lige så godt i receptionen, på mobilen på gangen og hjemme om aftenen, når du vil tjekke morgendagens ankomster. Spørg alligevel, hvor dataene opbevares, og om appen virker på telefonen og ikke kun i browseren. Lige så vigtigt er det at vide, hvad du ikke har brug for: konferencesalg, bordbestilling til restauranten og omstillingsintegrationer fra kædehotellerne hæver månedsprisen og gør hverdagen tungere.
Tjekliste til demoen
| Område | Spørgsmål |
|---|---|
| Kalender | Kan jeg flytte en gæst til et andet værelse midt i opholdet uden at lave en ny booking? |
| Kanaler | Er channel manageren en del af samme program? Hvad sker der med en dato uden pris? |
| Gæster | Kan gæsten udfylde oplysningerne online før ankomst? Hvor opbevares de? |
| Medarbejdere | Får rengøringen eget login uden adgang til priser? |
| Omkostninger | Hvad betaler jeg om måneden, hvad er inkluderet, er der oprettelses- eller opsigelsesgebyr? |
Sådan gør Vezpa
Vezpa er født på et rigtigt overnatningssted og lavet til dem, der selv driver stedet. For et hotel betyder det i praksis:
- Værelseskalender med værelsestyper og fire måltidsvalg, skift af værelse og datoer direkte fra bookingkortet og en særlig undtagelsesrække til bookinger uden ledigt værelse.
- Integreret channel manager med over 60 kanaler (Booking.com, Expedia, Airbnb med flere) og tillæg pr. kanal. En dato uden pris lukkes på kanalerne i stedet for at blive solgt.
- Egen bookingmotor uden kommission pr. booking. Onlinebetalinger går via Stripe: Vezpas andel er 0,5 %, og Stripes egne kortgebyrer kommer oveni. Depositum eller kort som garanti, og betalingslink til resten.
- Online check-in med PIN-kode og gæsteoplysninger i gæsteregistret. Vezpa sender ikke oplysninger til myndighederne i Danmark, fordi der ikke findes et system til det.
- Fakturaer med momslinje, der sendes til gæsten pr. mail.
- Automatiske mails på gæstens sprog: bekræftelse, information før ankomst og tak efter afrejse.
- Roller til assistent, rengøringsansvarlig og observatør samt rengøringsstyring fra Smart+; revenue management (RMS) i Pro.
Planerne starter ved 289 kr. om måneden (Smart: op til 8 værelser og 3 lejligheder). Smart+ koster 439 kr. for 15 værelser og Pro 659 kr. for 25 værelser. Det hele står på prissiden.
Prøv et færdigt hotel i browseren
Værelsestyper, kanaler, online check-in og rengøringsliste. Uden tilmelding.
Prøv i browseren →Ofte stillede spørgsmål
- Hvad koster hotelsoftware til et lille hotel?
- Det afhænger af antallet af værelser og af, hvad der er inkluderet. Sammenlign den samlede månedspris: nogle priser omfatter hverken channel manager eller bookingmotor, som så faktureres for sig. I Vezpa koster planerne 289 til 659 kr. om måneden efter antal værelser, med channel manager i dem alle.
- Har jeg brug for en separat channel manager?
- Helst ikke. En channel manager, der er en del af hotelsystemet, læser samme kalender som de direkte bookinger og skal ikke afstemmes i hånden. To systemer koblet sammen er endnu et sted, hvor tilgængelighed og priser kan blive forskellige.
- Skal gæsteregistret sendes elektronisk til politiet?
- Danmark har ikke et dagligt elektronisk indberetningssystem. Fortegnelsen over udenlandske gæster føres efter udlændingebekendtgørelsen og fremvises, når politiet beder om det. Tjek de gældende regler hos politiet eller Horesta.
- Hvor lang tid tager det at skifte system?
- Opsætning af værelser, værelsestyper og priser tager som regel nogle timer. Det kritiske trin er at koble kanalerne: det bør ske, når fremtidige bookinger allerede ligger i den nye kalender, så samme værelse ikke sælges to gange.
Kilder og forbehold. Udlændingebekendtgørelsen om fortegnelse over udenlandske gæster, som beskrevet af Horesta; den gældende tekst findes på Retsinformation. Kanalkommissioner er vejledende. Vezpas priser og funktioner pr. oktober 2026, inklusive moms.