Gæsteregister og anmeldelse til politiet 2026: komplet guide for hoteller

19. april 2026 · Læsetid ~7 minutter · Lovgivning

Paolo Vezzola

Stifter · Vezpa PMS · Profil →

Bemærk: bødestørrelser og frister i denne artikel er kun vejledende og kan være forældede. For officielle og opdaterede oplysninger henvises til udlændingeloven, udlændingebekendtgørelsen, GDPR og Datatilsynet (datatilsynet.dk).

Danmarks nuværende regelsæt om gæsteregister er fragmenteret: hovedreglen for anmeldelse af udenlandske gæster er udlændingebekendtgørelsen § 45, kombineret med GDPR-regler for opbevaring og kasseapparat-krav fra 2024 for bogføringsdokumentation. For danske gæster er der ingen lovpligtig central registrering, men hotellet skal have tilstrækkelig bogføring af hensyn til regnskabet og eventuelle politiforespørgsler. I denne guide forklarer jeg reglerne, giver eksempler på anmeldelsesprocessen og viser, hvordan et PMS kan automatisere store dele af processen.

Det juridiske grundlag

Gæsteregister- og anmeldelseskravene i Danmark er reguleret af flere love og bekendtgørelser, der tilsammen udgør en kompleks ramme:

Udlændingeloven (LBK nr. 1079 af 10/08/2023), § 42 a og § 43 — giver hjemmel til at kræve registrering og anmeldelse af udlændinge
Udlændingebekendtgørelsen (BEK nr. 730 af 11/06/2024), § 45 — specificerer den praktiske anmeldelsespligt for hoteller
Databeskyttelsesforordningen (GDPR) og databeskyttelsesloven (LBK nr. 502 af 23/05/2018) — rammer for behandling og opbevaring af personoplysninger
Bogføringsloven (LOV nr. 700 af 24/05/2022) — kræver bilagsdokumentation i 5 år, inklusive oplysninger om gæster til fakturering
Bekendtgørelse om skærpede krav til kasseapparater (BEK nr. 1434 af 12/12/2023) — nye krav fra 2024 til digitale kasseregistre

Modsat i Sverige (lagen 1966:742) og Finland (laki 308/2006), er der i Danmark ingen specifik lov om gæsteregister for danske statsborgere. Pligten til at kende og registrere gæster kommer indirekte fra bogføringsloven (du skal vide, hvem du har faktureret) og fra kasseapparat-kravene (betalinger skal kunne knyttes til en identificerbar transaktion). For udlændinge er pligten derimod eksplicit og specifik i udlændingebekendtgørelsen.

Hvem er omfattet af anmeldelsespligten

Anmeldelsespligten efter udlændingebekendtgørelsen § 45 gælder generelt for overnatningsvirksomheder i Danmark. Konkret dækker det blandt andet:

Hoteller — alle størrelser og kategorier
Moteller, pensionater, kroer og feriebopæle
Bed & breakfast (B&B)
Feriebopæle udlejet på kortsigtet basis (Airbnb, Booking.com, Vrbo)
Sommerhuse og feriehuse, når de udlejes kommercielt
Vandrerhjem og hostels
Campingpladser med hytter eller teltpladser
Konferencecentre og kursusejendomme med overnatning

Pligten gælder uanset, om du har en virksomhedsregistrering i CVR eller driver uformelt — hvis du modtager betaling for overnatning, er du underlagt reglerne. Den eneste undtagelse er ikke-kommerciel gæstfrihed (venner, familie uden betaling).

Vigtigt for Airbnb-udlejere: Hvis du udlejer din lejlighed via Airbnb, er du omfattet af anmeldelsespligten for udlændinge. Dette gælder selv for den første gæst og første udlejning. Der er ingen "amateurs undtagelse" — i modsætning til nogle EU-lande, som har fritagelser for mindre aktører. Københavns Kommune har derudover en 30-dages regel for helhelsudlejning af boliger og 70-dages regel for sommerhuse, men det er en særskilt regulering af udlejning og påvirker ikke anmeldelsespligten til politiet.

Hvad der skal registreres for udlændinge

Udlændingebekendtgørelsen § 45 specificerer hvilke oplysninger der skal indsamles fra udlændinge, der overnatter i Danmark mere end 24 timer:

Oplysning	Beskrivelse
Fulde navn	Præcis som på legitimationsdokumentet
Fødselsdato	DD.MM.ÅÅÅÅ-format
Nationalitet	ISO 3166-1 landekode
Bopælsadresse i hjemlandet	Gade, postnummer, by, land
Pas- eller ID-kortnummer	Fuldstændigt alfanumerisk nummer
Dokumenttype	Pas, nationalt ID-kort (for EU-borgere), opholdstilladelse
Dato og tidspunkt for indtjekning	Check-in registreret nøjagtigt
Forventet dato for udtjekning	Planlagt eller faktisk check-out
Værelsesnummer	Hvor gæsten bor på hotellet
Formålet med besøget	Turisme, forretning, familie osv. (valgfrit, men anbefalet)

For gæster fra EU/EØS og Schweiz, der har ret til fri bevægelighed, kan ID-kort være tilstrækkeligt i stedet for pas. For gæster fra tredjelande kræves normalt gyldigt pas og i mange tilfælde også opholdstilladelse eller visum, som også skal dokumenteres i registret.

Anmeldelsesprocessen til politiet

Anmeldelsen af udlændinges ophold til politiet kan ske på tre måder, afhængigt af den lokale politikreds' praksis:

1. Elektronisk via politiets online-system

De fleste politikredse i Danmark accepterer elektronisk anmeldelse via e-mail eller via særlige portaler. København, Aarhus, Odense og Aalborg har de mest moderne systemer, hvor hotellet kan uploade en daglig eller ugentlig XML/CSV-fil med alle nyankomne udlændinge. Dette er den foretrukne metode for mellemstore og store hoteller.

2. Personligt fremmøde på politistationen

Traditionel metode: hotellet udfylder et papirformular og afleverer det personligt på den lokale politistation. Dette er stadig almindeligt i mindre byer og for B&B i landdistrikterne, men det er tidskrævende og upraktisk for virksomheder med mange gæster.

3. Telefaks eller brev

Forældet metode, men stadig accepteret i nogle politikredse. Bruges sjældent i praksis.

Tidsfristen for anmeldelse er så hurtigt som muligt efter indtjekning — typisk den første arbejdsdag eller inden for 24-48 timer. Ved grænseoverskridende sikkerhedssituationer (terrortrusler, eftersøgte personer) kan politiet kræve øjeblikkelig anmeldelse, også uden for normal kontortid.

Opbevaringstid og sletning efter GDPR

GDPR Article 5(1)(e) kræver, at personoplysninger kun opbevares så længe, det er nødvendigt for formålet. For gæsteregistret er formålene:

Anmeldelse til politiet: formålet er opfyldt efter afrejse + rimelig tid til efterkontrol — praksis er 12-18 måneder
Bogføringsdokumentation: efter bogføringsloven skal bilag opbevares i 5 år, men kun de oplysninger, der er nødvendige for fakturering (navn og adresse, ikke pasnummer)
Markedsføring/CRM: kun med eksplicit samtykke fra gæsten, der kan trækkes tilbage når som helst

Datatilsynet har i flere afgørelser klargjort, at hoteller ikke må opbevare fuldstændige gæsteregisterdata (inkl. pasnummer, adresse, nationalitet) i mere end 12-24 måneder uden særlig hjemmel. Efter denne periode skal oplysningerne slettes automatisk, og kun anonymiserede bogføringsdata kan opbevares i de 5 år, som bogføringsloven kræver.

Risiko ved for lang opbevaring: Datatilsynet har udstedt bøder til flere danske hoteller siden 2020 for at opbevare gæstedata for længe eller for at dele dem uden hjemmel. Sanktionerne efter GDPR kan nå op til 4 % af den årlige omsætning eller 20 millioner euro. Derfor er det kritisk at konfigurere PMS'et, så gæstedata slettes automatisk efter 12 måneder.

Kasseapparat-krav fra 2024

Pr. 1. januar 2024 indførte Skattestyrelsen nye kasseapparat-krav for brancher med høj kontantomsætning, herunder hoteller og restauranter. Reglerne findes i bekendtgørelse nr. 1434 af 12. december 2023 og har flere implikationer for gæsteregistret:

Alle kontante og kortbetalinger skal registreres gennem et godkendt kasseapparat
Unik transaktions-ID på hver kvittering, der knytter betalingen til gæsten
Sikkerhedsmodul i kasseapparatet, der forhindrer ændringer
Direkte adgang til Skattestyrelsen ved kontrol
Bøder 10 000-40 000 kr for manglende overholdelse

For hoteller betyder det, at gæsteregistret og kasseapparatet skal være synkroniserede: hver betaling fra en gæst skal kunne knyttes til den specifikke gæst i registret, med både betalings-ID og gæsteoplysninger tilgængelige ved Skattestyrelsens kontrol. Internationale PMS-systemer, der ikke er integreret med godkendte danske kasseapparater, kan ikke opfylde dette krav uden et separat kasseapparat-system.

Sanktioner og bøder

Sanktionerne for overtrædelse af gæsteregister- og anmeldelsespligten er spredt over flere love:

Overtrædelse	Sanktion
Manglende anmeldelse af udlændinges ophold	vejledende ca. 5 000 – 25 000 kr pr. ikke-anmeldt gæst*
Ufuldstændige eller forkerte oplysninger i anmeldelsen	vejledende ca. 2 000 – 10 000 kr*
Afvisning af at udlevere oplysninger til politiet	vejledende ca. 10 000 – 50 000 kr* + mulig strafforfølgning
GDPR-overtrædelse (for lang opbevaring, uautoriseret adgang)	Datatilsynets bøder efter GDPR artikel 83
Manglende godkendt kasseapparat (fra 2024)	vejledende ca. 10 000 – 40 000 kr* + mulige yderligere konsekvenser ved gentagelse
Bogføringslovens overtrædelser	vejledende ca. 5 000 – 25 000 kr*
Gentagne overtrædelser	sanktioner kan skærpes

Obs: Kombinationen af flere regelsæt (udlændingelov, GDPR, bogføringslov, kasseapparat-regler) betyder, at ét brud ofte udløser flere sanktioner samtidigt. For eksempel kan undladelse af at anmelde en udlænding ikke blot give bøde efter udlændingelov, men også potentielt et GDPR-brud, hvis oplysningerne ikke er korrekt registreret, og en bogføringsovertrædelse, hvis betalingen ikke er korrekt dokumenteret. Samlede bøder kan let nå 50 000-100 000 kr ved selv enkeltstående hændelser.

Automatisering med PMS

Manuel håndtering af gæsteregister, udlændingeanmeldelse og kasseapparat-integration er ekstrem tidkrævende i Danmark pga. de mange regelsæt, der skal overholdes samtidigt. Et velkonfigureret PMS automatiserer:

OCR på legitimation: ved indtjekning tager du billede af gæstens pas eller ID-kort, og PMS'et udfylder automatisk alle nødvendige felter (navn, fødselsdato, nationalitet, pasnummer, dokumentets gyldighed)
Automatisk udlændingeanmeldelse: systemet genkender udlændinge (baseret på nationalitet) og genererer den nødvendige anmeldelse til politiet enten som XML-eksport eller via API, hvis den lokale politikreds understøtter det
Integration med godkendt kasseapparat: hver betaling registreres automatisk i kasseapparatet efter 2024-kravene med unikt transaktions-ID
Automatisk 12-måneders sletning: gæstedata markeres til automatisk sletning efter den lovpligtige periode i overensstemmelse med GDPR
Digital signatur på tablet: gæsten underskriver GDPR-samtykke direkte ved indtjekning, uden papirformular
GDPR-kompatibel opbevaring: krypteret database, tofaktorgodkendelse, adgangsaudit-log
Hurtig politiforespørgsel-håndtering: når politiet beder om oplysninger, genererer PMS'et en rapport på få sekunder

Gæsteregister og politianmeldelse automatisk med Vezpa

Vezpa fører gæsteregistret, genererer udlændingeanmeldelser og integrerer med godkendte danske kasseapparater. OCR på legitimation, digital signatur, GDPR-kompatibel sletning. Slut på manuelt arbejde og risikoen for bøder.

Prøv gratis

Ofte stillede spørgsmål

Skal jeg registrere også danske gæster?

Formelt set ikke efter udlændingebekendtgørelsen, der kun gælder for udlændinge. Men i praksis skal du registrere alle gæster (også danske) af hensyn til bogføringsloven (hvem har du faktureret?) og til eventuelle politiforespørgsler i kriminalsager, der kan komme også vedrørende danske statsborgere. De fleste hoteller bruger den samme proces for alle gæster, uafhængigt af nationalitet, for at undgå forvirring.

Skal jeg anmelde gæster, der ankommer sent om natten?

Anmeldelse til politiet skal ske så hurtigt som muligt, men normalt er der tolerance i 24-48 timer efter indtjekning. Sent ankomne gæster kan anmeldes den følgende arbejdsmorgen, medmindre der er særlige omstændigheder (f.eks. mistænkelig adfærd, ansøgning om politibistand). I praksis bruger hoteller automatiske systemer, der anmelder alle nye udlændinge én gang dagligt, typisk om morgenen eller i løbet af dagen.

Hvad med børn og mindreårige?

Børn under 18 år, der rejser med deres forældre, skal også anmeldes til politiet, hvis de er udlændinge. I praksis kan du bruge forældrenes pas som reference, men barnets navn og fødselsdato skal registreres separat. Spædbørn uden eget pas kan føres under forældrenes pas med angivelsen "mindreårig, ikke-særskilt pas".

Hvad sker der, hvis gæsten bliver længere end planlagt?

Hvis en udlænding forlænger sit ophold, behøver du ikke nødvendigvis at anmelde det som en ny indtjekning, men du skal opdatere oplysningerne i registret. Ved meget lange ophold (over 3 måneder for ikke-EU-borgere) skal du være opmærksom på, at gæsten muligvis skal have en opholdstilladelse, og politiet kan kontrollere dette. Et moderne PMS kan automatisk markere sådanne situationer og advare dig.

Konklusion

Gæsteregister og udlændingeanmeldelse i Danmark er et fragmenteret lovområde, der er spredt over flere love: udlændingelov, GDPR, bogføringslov og kasseapparat-krav. Denne fragmentering gør det ekstra vigtigt at have et PMS-system, der understøtter alle disse regelsæt samlet, så du ikke skal holde styr på dem separat.

Den gode nyhed er, at selvom reglerne er komplekse, kan opgaven med at overholde dem i høj grad håndteres med den rigtige software. Et korrekt konfigureret PMS understøtter OCR-legitimation, automatisk politianmeldelse, kasseapparat-integration og GDPR-kompatibel sletning, hvilket reducerer manuelt arbejde og risiko for fejl.

Ansvarsfraskrivelse: denne guide har alene informativ karakter og erstatter ikke juridisk rådgivning. Nøjagtige bødestørrelser og praksis kan ændre sig over tid og afhænge af den kompetente myndighed. Hovedkilder: udlændingeloven; udlændingebekendtgørelsen § 45; GDPR og databeskyttelsesloven; bogføringsloven; retsinformation.dk; Datatilsynet (datatilsynet.dk). For din konkrete situation bør du kontakte politiet eller en advokat.