ЕСТИ 2026: вход, регистрация и вписване на данните за туристите

Paolo Vezzola

Основател · Vezpa PMS · Профил →

Ако управляваш хотел, къща за гости, апартамент под наем или друго място за настаняване в България, имаш няколко основни задължения към държавата: регистрация на обекта в ЕСТИ (Единната система за туристическа информация) към Министерството на туризма преди започване на дейността, вписване на данните за настанените туристи и регистрация на чужденци пред МВР в срока, предвиден от закона. Това се урежда от Закона за туризма, Правилника за прилагането му и Закона за чужденците. Неспазването може да доведе до глоби, чийто размер е значителен*, а в тежки случаи — и до отнемане на удостоверението за категоризация на обекта. В това ръководство обяснявам как работи ЕСТИ и как да автоматизираш процеса чрез PMS.

Данните за настанените туристи се подават по три начина: ръчно през браузъра в модула „Система регистър на настаняванията“ (СРН), с файл в утвърден формат или автоматично от хотелския софтуер (PMS) чрез връзка „система-система“.

Какво е ЕСТИ

ЕСТИ (Единна система за туристическа информация) е държавна информационна система, разработена и поддържана от Министерството на туризма на Република България. От 1 октомври 2019 г. всички хотелиери, включително физическите лица със стаи, къщи и апартаменти за гости, подават данни към нея по чл. 116, ал. 5 от Закона за туризма. Системата е достъпна на официалния портал esti.tourism.government.bg.

ЕСТИ има три основни функции:

1. Национален регистър на местата за настаняване: съдържа всички категоризирани (със звезди) и некатегоризирани обекти в страната — хотели, семейни хотели, къщи за гости, апартаменти за гости, стаи за гости, вили, хостели, къмпинги, почивни станции, бунгала
2. Регистър на настанените туристи: данните за гостите, вписвани от всяко място за настаняване; съдържанието им е определено със заповед на министъра на туризма
3. Свързване с други държавни системи: интеграция с Националния статистически институт (НСИ), Националната агенция за приходите (НАП), Министерството на вътрешните работи (МВР) и общинските администрации за туристическия данък

Системата е една от най-напредналите в региона и позволява на държавата да има пълна и актуална картина на туристическия сектор. Същевременно за собствениците на малки обекти въвеждането на данните в ЕСТИ всеки месец е значително административно натоварване, особено ако не разполагат с PMS с автоматична интеграция.

Кой трябва да се регистрира в ЕСТИ

Задължението за регистрация в ЕСТИ обхваща по принцип местата за настаняване в България, независимо от тяхната големина, форма на собственост или категория. Конкретно това означава:

• Хотели — категоризирани (1 до 5 звезди) и некатегоризирани
• Семейни хотели и къщи за гости (категории от 1 до 3 звезди)
• Апартаменти за гости и студиа за гости в краткосрочен наем
• Стаи за гости (подобно на B&B)
• Вили, бунгала, селски къщи с настаняване
• Хостели и младежки хижи
• Планинки хижи и туристически хижи
• Къмпинги и бунгала в къмпинг
• Балнеологични центрове и спа хотели

Изключени са само дълготрайните наеми (30+ дни) по Закона за задълженията и договорите, които се уреждат в Търговския регистър, и настаняването в жилище, което не е оборудвано за туристически цели (случайно гостуване при роднини). Всяка друга форма на платено настаняване с цел туризъм попада в обхвата на Закона за туризма и задължението за регистрация в ЕСТИ.

Как да заявиш профил в ЕСТИ стъпка по стъпка

Профилът в ЕСТИ е безплатен и се заявява онлайн, от началната страница на системата. Редът е уреден в чл. 9–12 от Наредбата за Националния туристически регистър.

1. Категоризация или регистрация на обекта. Обектът трябва да е категоризиран или регистриран за хотелиерство — от Министерството на туризма или от общината, според вида и категорията му. Това е отделна процедура (виж регистрация на туристически обект).
2. Заявление за профил. На esti.tourism.government.bg избери „Заявление за регистрация на ЛИДО за физическо лице“ или „… за юридическо лице/едноличен търговец“ и попълни електронната форма.
3. Супер потребител. Посочва се поне един супер потребител — физическото лице, което управлява достъпа на останалите потребители: ЕГН (или личен номер, или данни от документ за самоличност), имена на кирилица, длъжност, имейл и телефон. За юридическо лице или ЕТ се добавят ЕИК/БУЛСТАТ, наименование, имейл, телефон и адрес.
4. Одобрение. Заявката се одобрява от администратор на ЕСТИ: служител на Министерството на туризма за обектите, категоризирани от министъра, или на общинската администрация за обектите, категоризирани от кмета. За регистрацията и за промените в статуса получаваш известие по имейл.
5. Вход и места за настаняване. След одобрението влизаш с имейл и парола или с КЕП; супер потребителят управлява потребителите и местата за настаняване в модула ЛИДО.

Ако обектът е сезонен, органът, който го е категоризирал, се уведомява по имейл 14 дни преди началото на сезона (чл. 11, ал. 2 от Наредбата).

Кога се вписват данните за гостите

В ЕСТИ се вписват данните от регистъра на настанените туристи, който всеки хотелиер е длъжен да води (чл. 116 от Закона за туризма). Срокът зависи от това как се води регистърът:

Какво точно се вписва за всеки гост определя заповедта на министъра на туризма за съдържанието на регистъра (отваря се в нов раздел). За българските граждани и за гражданите на ЕС, ЕИП и Швейцария се вписват броят на настанените, датата на регистрация и датата на отпътуване; за останалите чужденци данните са повече. Въведените в ЕСТИ данни се пазят 10 години.

Регистрация на чужденци пред МВР

Освен ЕСТИ, Законът за чужденците в Република България налага отделно задължение: всеки чужденец, настанен в място за настаняване, трябва да бъде регистриран пред Министерството на вътрешните работи (МВР) в срок от 24 часа от пристигането му.

Задължението важи за всички чужденци, включително граждани на ЕС, Швейцария и Великобритания. Данните, които се регистрират, включват: име, фамилия, дата на раждане, националност, номер и вид на документа за самоличност, дата на пристигане и планирана дата на заминаване, адрес в България. Регистрацията може да се направи:

• Онлайн чрез електронната услуга на МВР за хотелиери (изисква регистрация и електронен подпис)
• Лично в Районното управление на полицията в съответния град
• По факс или телефон (остаряла практика, все още приета в малки селища)

Записът се съхранява в регистрите на МВР за 5 години. Неспазването на това задължение е самостоятелно нарушение, санкционирано отделно от глобите за ЕСТИ.

Срокове и глоби

Сроковете са стриктно определени в Закона за туризма и Закона за чужденците:

• Регистрация в ЕСТИ: преди започване на дейността
• Данни за гостите в ЕСТИ: автоматично при електронен регистър, ежедневно при хартиен; до 7 дни след края на месеца само в труднодостъпни райони
• Регистрация на чужденец пред МВР: в 24 часа от настаняването
• Плащане на туристически данък на общината: до 15-то число на следващия месец (стандартно)

Глобите за неспазване на тези задължения са сериозни:

* Ориентировъчните суми в евро са равностойност по фиксирания курс 1,95583 лв. = 1 € на санкциите, определени в лева в закона.

Автоматизация на процеса чрез PMS

Ръчното въвеждане на данни в ЕСТИ за всеки месец е изключително времеемко при обекти с голяма посещаемост. Един семеен хотел с 10 стаи и 60% заетост през лятото означава около 1 000 нощувки на месец, което при ръчно въвеждане отнема 8-10 часа работа. Добре настроен PMS автоматизира всичко:

• Автоматично следене на нощувките: всяка резервация, настаняване и напускане се записват автоматично в базата данни и са готови за отчитане
• Файл за импорт в ЕСТИ: данните за гостите в утвърдения формат
• API интеграция с ЕСТИ: за сертифицирани PMS доставчици, отчетите се изпращат директно чрез API (режим „система-система“, за който хотелиерът подава заявление до министерството) — за Vezpa тази интеграция е в разработка: работим по това
• Подготовка на МВР регистрация на чужденци: в момента на настаняване PMS форматира данните на чужденеца за подаване в МВР интерфейса (директното подаване — работим по това)
• OCR на лични карти и паспорти: при настаняване снимаш документа на госта, PMS автоматично попълва всички необходими полета (име, фамилия, дата на раждане, националност, номер на документа)
• GDPR-съответно съхранение: копия на лични карти и паспорти се съхраняват в криптиран формат за законния период и се изтриват автоматично

Често задавани въпроси

Как се влиза в ЕСТИ?

На esti.tourism.government.bg: с имейла и паролата на профила или с бутона „Вход с КЕП“ (квалифициран електронен подпис). Ако нямаш профил, от същата страница подаваш „Заявление за регистрация на ЛИДО“ — за физическо лице или за юридическо лице/едноличен търговец.

Какво трябва да направя, ако обектът работи само през сезона?

Уведомяваш по имейл органа, който е категоризирал обекта (Министерството на туризма или общината), 14 дни преди началото на сезона. Така е уредено в чл. 11, ал. 2 от Наредбата за Националния туристически регистър.

Мога ли да делегирам работата в ЕСТИ на счетоводителя си?

Да. Всеки профил има поне един супер потребител, който управлява достъпа на останалите потребители (чл. 10 от Наредбата за Националния туристически регистър). Така супер потребителят може да даде достъп на счетоводител или служител.

Може ли хотелският софтуер да подава данните автоматично?

Да. ЕСТИ приема данни в режим „система-система“ през централния компонент за свързаност; за тази връзка хотелиерът подава заявление до Министерството на туризма по образец (Приложение № 4). Другите два начина са ръчно въвеждане в СРН през браузъра и файл в утвърден формат.

Заключение

ЕСТИ е една от най-важните системи, които българският хотелиер трябва да познава и да използва редовно. Задълженията за регистрация, вписване на данните за гостите и регистрация на чужденци пред МВР са строги, а глобите — значителни. Но същевременно, ЕСТИ е и модерна платформа, която ако е правилно интегрирана с PMS, може да превърне административната тежест в няколко секунди работа на месец.

Ако тъкмо започваш в бранша, започни с правилната категоризация на обекта, регистрирай го в ЕСТИ преди първата нощувка и след това избери PMS, който поддържа автоматично отчитане. Така административната работа ще остане минимална и ще можеш да се фокусираш върху това, което има значение: твоите гости.

Отказ от отговорност: това ръководство е с информативен характер и не замества юридическа консултация. Точните глоби и оперативни процедури могат да се променят с времето и зависят от компетентния орган. Основни източници: Закон за туризма; Наредба за Националния туристически регистър; Закон за чужденците в Република България; портал ЕСТИ (esti.tourism.government.bg); Министерство на туризма и МВР. За конкретната ти ситуация се консултирай с Министерството на туризма или с юрист.

Прочетете също: Кутия за ключове и кодове за достъп: self check-in