Guia de Registo de Hóspedes

O registo começa com os dados pessoais do hóspede. Cada campo foi concebido para reduzir ao mínimo a escrita: o preenchimento automático inteligente, as sugestões a partir do histórico de clientes e o pré-preenchimento automático tornam o processo rápido mesmo com hóspedes estrangeiros.

Preenchimento passo a passo

1. Apelido — comece a escrever e o sistema propõe hóspedes já registados anteriormente graças ao preenchimento automático a partir do histórico de clientes. Se selecionar uma sugestão, todos os campos dos dados pessoais são preenchidos automaticamente (nome, data de nascimento, nacionalidade, documento, etc.). É a forma mais rápida de registar um hóspede recorrente.
2. Nome — o nome próprio do hóspede. Se selecionou uma sugestão no passo anterior, o nome já está preenchido.
3. Sexo — o campo aparece apenas onde é mesmo preciso: onde a legislação do país do alojamento o exige ou onde o livro de registo o imprime. Se não o vir, nada foi esquecido: ali nenhuma autoridade o pede e não tem de o preencher. Onde aparece também pode ser obrigatório: se for, a aplicação di-lo ao gravar e leva-o ao campo a completar.
4. Data de nascimento — selecione-a no calendário integrado. A data é também utilizada para o cálculo automático das isenções da taxa turística (por exemplo, menores de 14 anos) e para detetar os aniversários dos hóspedes alojados, apresentados no banner da Direção.
5. Local de nascimento — campo com preenchimento automático e uma bandeira do país junto a cada sugestão do menu e junto ao valor já guardado. Nos alojamentos em Itália propõe os municípios italianos com a respetiva província (por exemplo, "ROMA - RM", "FIRENZE - FI") e os países estrangeiros (por exemplo, "Alemanha"); nos alojamentos noutros países propõe as principais cidades do mundo, cada uma com o seu país (por exemplo, "Berlin (Alemanha)"). O valor deve ser escolhido na lista que aparece enquanto escreve: um texto escrito e nunca confirmado é retirado quando sai do campo, porque só uma entrada escolhida traz a referência que identifica o local sem ambiguidade. Onde a regulamentação do país não o exige, o campo é facultativo.
6. Nacionalidade — preenchimento automático dos países disponíveis, cada um apresentado no idioma atual da aplicação (italiano, inglês ou alemão). Ao selecionar um país, o indicativo telefónico internacional é definido automaticamente (por exemplo, +39 para a Itália, +49 para a Alemanha, +33 para a França). A bandeira do país aparece junto a cada sugestão do menu e junto ao campo, tal como no local de nascimento e na residência.
7. Residência — município ou cidade de residência, com o mesmo preenchimento automático, a mesma bandeira e o mesmo formato do local de nascimento.

Dados para fatura

Na secção opcional Dados para fatura (por baixo dos contactos, visível apenas para o responsável pela reserva) os campos voltam a mudar consoante o país. Nos alojamentos italianos o bloco mantém-se como sempre: Codice Fiscale, Partita IVA, Codice Destinatario SDI e PEC. Em todos os outros alojamentos o bloco não pede nem SDI nem PEC — conceitos que só existem em Itália — e mostra em vez disso um interruptor Particular / Empresa: em "Particular" não aparece nenhum campo fiscal; em "Empresa" aparecem a firma, o número de IVA e, quando o país do cliente tiver um, o número de registo comercial.

Os rótulos destes campos trazem o nome real que o identificador tem no país correto: o campo do IVA recebe o nome do país do alojamento (um alojamento checo chama-lhe DIČ, seja qual for o país do cliente); o campo do registo comercial, por sua vez, recebe o nome do país do cliente e só aparece se esse país tiver um — uma empresa alemã não tem IČO, por isso não vê esse campo. Se o cliente for uma empresa checa, aparece também um botão que preenche a firma, o número de IVA e a morada completa (rua, número de porta, código postal, localidade e região) a partir do registo público ARES, seja qual for o país do alojamento. Por fim, o país de faturação já não parte sempre de "Itália": parte da nacionalidade do hóspede se já for conhecida, caso contrário do país do alojamento, e tem de ser sempre escolhido na lista que aparece enquanto escreve — sem uma seleção válida, o registo fica bloqueado.

O Vezpa integra um sistema de reconhecimento ótico de carateres (OCR) que lê os dados diretamente do documento de identificação do hóspede. Em vez de escrever manualmente o nome, o apelido, a data de nascimento e o número do documento, basta enquadrar o documento com a câmara e o sistema preenche tudo automaticamente.

Como funciona

1. Toque em "Digitalizar documento" no ecrã de registo. Abre-se a câmara do dispositivo.
2. Enquadre o documento — o sistema deteta automaticamente os limites do cartão de cidadão ou do passaporte e tira a fotografia quando o documento está bem posicionado.
3. O OCR analisa a imagem e extrai: nome, apelido, data de nascimento, local de nascimento, sexo, número do documento e data de validade. Os dados são inseridos nos campos correspondentes dos dados pessoais.
4. Verifique e corrija — confira os campos pré-preenchidos. O OCR tem uma excelente precisão, mas nomes com carateres especiais ou documentos gastos podem exigir pequenas correções manuais.

Leitura NFC

Onde o telemóvel o suporta, junto a "Digitalizar documento" aparece também "Ler com NFC": aproximando o documento do dispositivo, o chip eletrónico transmite os mesmos dados com maior precisão do que a fotografia sozinha.

Como aproximar o documento: faça-o deslizar devagar sobre o telemóvel até o chip ser detetado. No iPhone o sensor NFC fica na parte de cima: passe o documento ao longo da margem superior. No Android fica na parte de trás, ao centro ou perto das câmaras: passe o documento pela parte de trás do telemóvel. Assim que ouvir um som ou sentir uma vibração, pare e não mexa em nada até a leitura terminar: se o documento se mexer, a leitura é interrompida e tem de ser repetida.

Cartão de identidade alemão. O seu chip só pode ser lido pelas autoridades: quando a câmara reconhece um cartão de identidade alemão, a aplicação nem tenta lê-lo e diz-lho logo. Fotografe o verso do cartão, onde estão as linhas com os caracteres <<<, ou introduza os dados à mão. O passaporte alemão, pelo contrário, lê-se normalmente.

Os tipos de documento aceites dependem do país em que se encontra o alojamento e da legislação local em vigor. O Vezpa mostra automaticamente apenas os documentos pertinentes, evitando confusões e garantindo a conformidade perante as autoridades competentes.

Documentos por país

Campos do documento

De cada documento pedem-se pelo menos o tipo e o número; os restantes campos dependem do país do alojamento:

• Tipo de documento — selecionado na lista específica do país
• Número do documento — o código alfanumérico impresso no documento
• Emitido por — aparece onde o país do alojamento o prevê, e não pede a mesma coisa em toda a parte: em Itália é o local ou a autoridade que emitiu o documento (necessário para o envio Alloggiati Web), noutros países é o Estado que o emitiu. Se não o vir, no seu país não é pedido.
• Data de validade — o sistema verifica automaticamente se o documento continua válido e assinala os que estão caducados

As fotos do documento

Se em «Configuração» › «Conformidade fiscal e legal» › «Check-in online» ativou a «Foto do documento de identificação», o hóspede que faz o check-in online fotografa a frente e o verso do documento, e aqui aparece o quadro «Foto do documento de identificação» com as miniaturas «Frente» e «Verso». Toque numa miniatura para a ampliar e no caixote do lixo para a apagar. O quadro só existe se o hóspede carregou pelo menos uma foto, e só o veem as funções que gerem as reservas.

O lugar onde aparecem depende do ecrã. Num computador ou num tablet largo, as fotos ficam num painel à direita do formulário: a foto tocada amplia-se dentro do painel e os campos ficam livres ao lado, para copiar os dados olhando para o documento. No telemóvel, as miniaturas são o primeiro bloco da página: a foto tocada abre-se num quadro em cima e o formulário desliza por baixo; «Ecrã inteiro» mostra-a no ecrã todo, e um toque leva-o de volta ao quadro. Nos dois casos, «Frente» e «Verso» passam de um lado ao outro, os dedos ou a roda do rato ampliam, e o X fecha a foto e devolve a página inteira ao formulário.

As fotos são guardadas cifradas e apagam-se sozinhas 7 dias depois da partida. Como se ativa, e porque só deve ser ativada quando é mesmo necessária, está explicado no guia do Alojamento.

Por baixo do documento, em alguns países aparecem mais duas caixas: o número do visto e o motivo da estadia. Hoje pede-os a República Checa, onde a polícia de estrangeiros os prevê na notificação de alojamento. Tal como no endereço, não tens nada a configurar: aparecem sozinhas onde são precisas.

Nenhum dos dois é obrigatório, e é intencional: muitos estrangeiros não têm visto, e um motivo de estadia não indicado a autoridade regista-o como «outro». Preenche-os quando o hóspede te der a resposta e deixa-os em branco quando não houver: uma caixa vazia é um dado em falta, uma preenchida ao acaso é um dado falso.

O bloco da morada de residência não é igual para todos: o que a aplicação lhe mostra é decidido pelo país do alojamento. Numa parte dos países o bloco não aparece de todo e a residência indica-se apenas com a cidade nos dados pessoais; noutros aparece com várias caixas, e não são as mesmas em toda a parte.

Há apenas uma regra a reter: preencha os campos que vê. Os obrigatórios dizem-no — se deixar um vazio, a gravação pára e a aplicação indica qual; os restantes pode deixar em branco. Não existe uma lista de campos válida em toda a parte, e uma caixa que não vê não está escondida por engano: no seu país não é pedida.

A secção da assinatura aparece só onde a lei exige a assinatura do hóspede no impresso de registo: na Alemanha, na Áustria, em França e em Espanha. A assinatura é facultativa. Nos outros países que têm um impresso de registo, o botão que o gera continua lá, e o PDF imprime-se com uma linha para assinar em papel. Não há nada a configurar.

A assinatura serve ao alojamento como prova, não à autoridade: nenhum dos sistemas governamentais ligados a recebe. Por isso, onde o impresso existe, recolhê-la e conservá-la junto com o PDF é o que o protege em caso de fiscalização.

Como recolher a assinatura

1. Toque no botão "Assinatura do hóspede" no ecrã de registo. Abre-se uma tela branca em ecrã inteiro.
2. O hóspede assina no ecrã com o dedo ou com uma caneta digital. A tela suporta traços fluidos e permite apagar e recomeçar.
3. Toque em "Confirmar" para guardar a assinatura. A assinatura é guardada como imagem vetorial de alta resolução.
4. A assinatura é incluída automaticamente no PDF do impresso de registo previsto pelo seu país, pronto a imprimir ou a arquivar digitalmente.

Durante o registo pode indicar se o hóspede tem direito a isenções ou reduções da taxa turística (ou city tax / Kurtaxe). Esta secção aparece apenas se o alojamento tiver configurado pelo menos uma taxa nas definições.

Isenção automática por idade

Se tiver configurado escalões etários nas definições da taxa (por exemplo, menores de 14 anos isentos, maiores de 65 anos com redução), o sistema calcula automaticamente a isenção a partir da data de nascimento do hóspede introduzida nos dados pessoais. Não é necessária qualquer intervenção manual: o Vezpa compara a idade do hóspede com os escalões configurados e aplica a isenção ou a redução correta.

Isenção manual

Para as isenções que não podem ser calculadas automaticamente a partir da idade, pode selecionar manualmente o motivo na lista. Alguns exemplos comuns:

• Residentes no município — muitos municípios isentam os residentes da taxa turística
• Forças de segurança em serviço — militares e polícias em missão operacional
• Doentes em tratamento — hóspedes internados ou em hospital de dia em unidades de saúde próximas
• Motoristas de grupos turísticos — acompanhantes e condutores de autocarros
• Pessoas com deficiência e acompanhantes — previsto em muitos regulamentos municipais

Redução

Se o município previr tarifas reduzidas para determinadas categorias de hóspedes, pode aplicar a redução percentual ou por montante fixo configurada nas definições da taxa. A redução é calculada automaticamente sobre o valor diário para o número de noites da estadia.

Na lista pendente «Quarto», onde escolhe a que quarto pertence o hóspede que está a registar, a entrada de uma reserva sem alojamento atribuído está escrita a vermelho e a negrito e leva «Quarto não atribuído» depois do número da reserva, em vez do nome do alojamento. O texto diz o que a cor diz, por isso entende-se sem distinguir o vermelho.

Pode registar o hóspede na mesma: o registo não depende da atribuição do alojamento, nem o envio às autoridades. O vermelho apenas lembra que naquela reserva falta atribuir um alojamento; atribui-o na ficha da reserva, com o botão «Atribuir quarto».

Quando a ficha está preenchida, o hóspede é registado com um botão laranja — e os botões são dois. Um está no fim da página e tem o texto por extenso «Registar hóspede» (ou «Registar hóspede principal» quando está a registar o responsável da reserva), juntamente com o número de noites da estadia. O outro está em cima, mesmo ao lado da seta de voltar, e tem apenas a palavra «REGISTAR».

São o mesmo gesto, não duas funções diferentes: premir um ou premir o outro faz exatamente a mesma coisa. Há dois porque a ficha de registo é longa: quem está a preencher os primeiros campos já não tem de percorrer a página até ao fim para guardar, porque o botão de cima permanece visível enquanto percorre. Enquanto o registo decorre, os dois desligam-se em conjunto e mostram o indicador de espera, para que o hóspede não seja registado duas vezes.

Ao guardar, o Vezpa executa as verificações descritas neste guia: os campos obrigatórios exigidos pelo país do alojamento, o documento de identificação onde é exigido e a assinatura onde a legislação a prevê. Se faltar alguma coisa ou se um valor não tiver sido escolhido da lista, a ficha permanece aberta e é indicado o que corrigir; quando está tudo em ordem, o hóspede é adicionado à reserva e a ficha fecha-se.