Software para casa de huéspedes, posada y hostal en México
La casa de huéspedes, la posada y el hostal tienen algo en común: pocos cuartos, una o dos personas que hacen de todo y las mismas obligaciones que un hotel. En temporada alta el teléfono y el WhatsApp no paran, y en temporada baja cada reservación cuenta. Esta guía explica qué debe hacer el software de administración y cómo elegirlo sin pagar funciones de cadena hotelera.
- Las reglas de operación (licencia de funcionamiento, uso de suelo, Protección Civil) dependen de tu estado y municipio.
- Necesitas un calendario por cuarto sincronizado con todas las plataformas.
- El impuesto sobre hospedaje se calcula con el porcentaje de tu estado: mejor que lo haga el sistema.
- Lo que más tiempo ahorra son los mensajes automáticos, no las funciones avanzadas.
Qué pide cada uno, en la práctica
«Casa de huéspedes», «posada», «hostal» o «bed and breakfast» son nombres comerciales más que categorías federales: lo que cuenta son los trámites de tu municipio y de tu estado. Normalmente incluyen la licencia o aviso de funcionamiento, el uso de suelo compatible y las medidas de Protección Civil, además del alta en el SAT y la inscripción en el Registro Nacional de Turismo. Si rentas en la Ciudad de México por estancias cortas, hay además un padrón local.
Lo que debe hacer el software
Un calendario por cuarto, conectado a las plataformas
Con cinco u ocho cuartos en Booking.com, Airbnb, Expedia y quizá Hostelworld o Despegar, el riesgo real es la doble reservación. El sistema debe actualizar disponibilidad y precios en todos los canales desde el mismo calendario, en cuanto entra una reservación de cualquiera de ellos o de tu sitio web. Los cuartos iguales se venden como un tipo; los distintos (el que tiene baño propio, el de la terraza) van aparte. Los detalles están en la guía del channel manager para México.
Reservaciones por teléfono y WhatsApp
En una posada muchas reservaciones llegan por teléfono, WhatsApp o de huéspedes que regresan cada año. Tienen que entrar al mismo calendario en segundos, con su anticipo y la fecha de pago, para que ninguna plataforma venda ese cuarto una hora después.
Check-in sin fila en la puerta
En una casa de huéspedes pocas veces hay recepción abierta todo el día. El check-in en línea, llenado por el huésped antes de llegar, evita copiar identificaciones en la puerta. Si dejas las llaves en una caja, la guía sobre la caja de llaves y los códigos de acceso explica cómo hacerlo con orden.
Mensajes a los huéspedes
Confirmación, cómo llegar, horarios, check-in en línea, pago pendiente: siempre son los mismos mensajes. Un sistema que los manda solo, en el idioma del huésped, vale más que muchas funciones avanzadas.
Desayunos y extras
Si ofreces desayuno, traslado al aeropuerto o tours, los extras deben ir a la cuenta del cuarto, no a una libreta.
Lo que no necesitas
Una posada no necesita un PMS de cadena: nada de módulos de banquetes, centros de convenciones o conmutadores. Esas funciones se pagan en la mensualidad y complican el uso diario. Mejor una app que uses desde el celular, entre una llegada y las compras, con soporte que conteste cuando hace falta.
Cómo lo hace Vezpa
En Vezpa una casa de huéspedes, una posada o un hostal se configura como «Hotel / B&B con tipologías»: los cuartos iguales forman un tipo, los distintos quedan aparte y cada cuarto tiene su número en el calendario. Si administras varias casas o departamentos que se rentan completos, el tipo es «Gestor de casas vacacionales». En todos los planes tienes:
- channel manager con más de 60 canales, Despegar y Hostelworld incluidos, y motor de reservaciones para las reservaciones directas desde tu sitio;
- check-in en línea con PIN y, si quieres, foto de la identificación; Vezpa guarda los datos, pero no los envía a ninguna autoridad;
- impuesto sobre hospedaje calculado con el porcentaje de tu estado;
- correos automáticos en el idioma del huésped y mensajes listos para enviar por correo o WhatsApp;
- caja y cuenta de consumos para desayunos y extras, con cobro con tarjeta desde el celular.
Vezpa no emite CFDI: las facturas las haces con tu proveedor de facturación. El plan Smart, a $699 MXN al mes, cubre hasta 8 cuartos o 3 casas; equipo y limpieza están en el Smart+ ($999 MXN). Todos los detalles están en la página de precios.
Tus cuartos en un solo calendario
Booking, Airbnb, Despegar y reservaciones directas en el mismo calendario, check-in en línea y mensajes automáticos en el idioma del huésped. Abre la demo en el navegador.
Probar en el navegador →Preguntas frecuentes
- ¿Una casa de huéspedes tiene que inscribirse en el Registro Nacional de Turismo?
- La Ley General de Turismo establece que la inscripción en el RNT es obligatoria para los prestadores de servicios turísticos, y el hospedaje lo es. Además están los trámites de tu municipio y de tu estado. Confirma los requisitos actuales con la Secretaría de Turismo y tu municipio.
- ¿Tengo que cobrar el impuesto sobre hospedaje en una posada?
- En los estados que lo aplican, sí: es un porcentaje sobre el precio del hospedaje que fija cada estado. Revisa la tasa de tu estado en la guía del ISH y configúrala en el sistema para que se calcule en cada reservación.
- ¿Necesito un sistema si tengo solo cuatro cuartos?
- Si vendes en más de una plataforma, sí: el calendario sincronizado evita las dobles reservaciones y el check-in en línea te ahorra copiar identificaciones. Con pocos cuartos importa que la mensualidad sea proporcionada y que los canales no se cobren aparte.
- ¿Qué tipo de alojamiento elijo en Vezpa para una posada?
- «Hotel / B&B con tipologías»: agrupas los cuartos iguales en un tipo y dejas aparte los distintos. Si administras casas o departamentos que se rentan completos, el tipo adecuado es «Gestor de casas vacacionales».
Fuentes y advertencias. Ley General de Turismo (artículos 46 a 48 sobre el Registro Nacional de Turismo), consultada en compilaciones como mley.mx; los trámites de funcionamiento son estatales y municipales. Impuesto sobre hospedaje: leyes de hacienda estatales. Precios y funciones de Vezpa vigentes en octubre de 2026.