Caja de llaves y códigos de acceso automáticos para el self check-in
La caja de llaves con código es la solución más común para quien no puede estar en cada llegada: el huésped llega a las once de la noche, marca cuatro dígitos y toma las llaves. Lo delicado no es la caja, es el código: a quién se lo mandas, cuándo y después de revisar qué. Esta guía junta lo que conviene saber sobre la identificación de los huéspedes en México con un método práctico para enviar los códigos sin riesgos y sin hacerlo a mano.
- Aunque no estés en la puerta, necesitas saber quién se hospeda: nombre, identificación y datos de contacto.
- El self check-in que funciona es el verificado: datos e identificación antes de la llegada, revisión tuya y después el código.
- El código se manda el día de llegada, no con la confirmación de la reservación.
- En condominios, el reglamento interno puede limitar dónde instalar la caja o pedir que registres a los visitantes.
Lo que conviene saber en México
México no tiene un sistema federal en línea al que el hospedaje reporte a cada huésped, como sí existe en varios países europeos. Eso no significa que no haya reglas: muchos reglamentos estatales y municipales de turismo piden llevar un registro de huéspedes, y en la Ciudad de México los anfitriones de estancias de corta duración deben inscribirse en el padrón de la ciudad desde mayo de 2026 (lo explico en la guía sobre el Registro Nacional de Turismo y los padrones locales). En la práctica, pedir una identificación oficial (INE o pasaporte) antes de entregar el acceso es la mejor protección para ti, para el edificio y para tus vecinos.
El método: verificar primero, entregar después
- Check-in en línea unos días antes: el huésped captura sus datos y, si lo pides, la foto de su identificación.
- Revisión tuya: comparas datos e identificación y, si hace falta, haces una videollamada corta.
- Aprobación: solo entonces el huésped queda «habilitado» para recibir el código.
- Envío el día de llegada: el código llega la mañana del check-in, no semanas antes.
- Cambio periódico del código, avisando a quien ya lo recibió y todavía no se va.
Hecho a mano, este método es frágil: basta un mensaje enviado antes de tiempo, a la persona equivocada o con el código viejo. Es justo la parte que conviene automatizar.
Qué caja elegir
Para un departamento suele bastar una caja mecánica con combinación, que cambias en segundos. Elige una metálica, con tapa para el teclado y fija a la pared, no colgada de la manija. Si administras varias unidades en el mismo edificio, una caja más grande con llaves numeradas puede ser más práctica que varias pequeñas. Agrega a las instrucciones de llegada una foto del lugar donde está: el huésped que la busca a oscuras es la llamada más común de medianoche.
Cómo lo hace Vezpa
Desde el 15 de octubre de 2026 Vezpa gestiona los dispositivos de acceso: las cajas de llaves y las cerraduras con código de tus unidades.
1. Registras los dispositivos
En Configuración, junto a las unidades, está «Dispositivos de acceso». Para cada uno indicas un nombre (por ejemplo «Caja 6»), una descripción, el código y las unidades que abre: una caja puede servir a varias unidades y una unidad puede tener varios dispositivos (la caja y la puerta del edificio). El código se guarda cifrado. Hoy los dispositivos son de tipo «offline», con un código fijo que escribes tú: las cerraduras conectadas a internet todavía no están integradas.
2. El huésped hace el check-in en línea
El enlace del check-in está protegido con un PIN que viaja junto al enlace. Puedes pedir la foto de la identificación como opcional u obligatoria: las fotos se guardan cifradas y se borran siete días después de la salida.
3. Apruebas el check-in
En la ficha de la reservación, el recuadro «Llaves» te dice en qué punto estás. Cuando el huésped completó el check-in en línea aparece el botón «Aprobar check-in». No es el check-in de llegada: puedes aprobar días antes. Si haces el check-in de llegada desde la ficha, también cuenta como aprobación.
4. El código sale solo
La automatización «Códigos de acceso» envía el mensaje con el campo {codice_accesso}:
- solo para las reservaciones con el check-in aprobado; antes de la aprobación el campo queda vacío aunque lo pongas en otro mensaje;
- el día de llegada a la hora elegida (de inicio, las 8:00); si apruebas más tarde ese día, sale en ese momento;
- una sola vez por reservación; con varios dispositivos el huésped lee, por ejemplo, «Caja 6: 1123, Puerta: 9876»;
- en el idioma del huésped; a quien reservó en una plataforma con un correo de reenvío le llega en el chat de la plataforma.
Como las demás automatizaciones predefinidas, nace apagada y con el texto ya escrito: la enciendes cuando registraste los dispositivos.
5. Cambias el código sin perder a nadie
El código no se copia en las reservaciones: se lee del dispositivo en el momento del envío, así que quien recibe el mensaje después del cambio recibe el código nuevo. Al guardar un código distinto, Vezpa te dice cuántos huéspedes con una estancia sin terminar ya recibieron el anterior, para que sepas a quién avisar.
El check-in en línea y las automatizaciones están incluidos en todos los planes, desde el Smart a $699 MXN al mes. Si rentas por plataformas, revisa también la guía de impuestos de Airbnb y renta de corto plazo.
Check-in aprobado, código en camino
Dispositivos de acceso por unidad, check-in en línea con PIN, aprobación desde la ficha y código enviado el día de llegada. Abre la demo en el navegador.
Probar en el navegador →Preguntas frecuentes
- ¿Es legal el self check-in con caja de llaves en México?
- No conozco una norma federal que lo prohíba. Sí pueden limitarlo el reglamento del condominio o la normativa municipal, y en algunos lugares hay que llevar un registro de huéspedes. Revisa las reglas de tu edificio y de tu municipio.
- ¿Cuándo conviene enviar el código de la caja?
- El día de llegada y solo después de revisar los datos del huésped. Enviarlo con la confirmación de la reservación significa entregarlo semanas antes a alguien que todavía no identificaste, y quizá antes de un cambio de código.
- ¿Qué pasa si cambio el código en Vezpa?
- Los envíos siguientes usan el código nuevo, porque se lee del dispositivo en el momento del envío. Al guardar, Vezpa te dice cuántos huéspedes con una estancia en curso o futura ya recibieron el código anterior, para que les avises.
- ¿Vezpa se conecta con cerraduras inteligentes?
- Hoy no: los dispositivos de acceso son de tipo offline, con un código fijo que escribes tú, como las cajas mecánicas y las cerraduras de combinación. El modelo ya prevé otros tipos, pero las cerraduras conectadas a internet todavía no están integradas.
Fuentes y advertencias. Padrón de estancias de corta duración de la Ciudad de México según la información de Excélsior; los reglamentos de turismo y de condominio varían por estado y municipio: confírmalos antes de instalar una caja. Funciones de Vezpa vigentes en octubre de 2026.