Check-in online para hostales y rentas vacacionales
Tus huéspedes rellenan sus datos antes de llegar, desde un enlace protegido con PIN. Tú los revisas, apruebas el check-in, y el código de la caja de llaves les llega solo el día de llegada. Los datos se quedan en la reserva: no vuelves a copiarlos.
La demo se abre al momento, sin registro. La prueba gratuita no pide tarjeta.
Cómo funciona, paso a paso
- El enlace sale con la reserva. Entre las automatizaciones listas para activar hay un mensaje dos días antes de la llegada con el enlace al registro online. O lo envías cuando quieras con un recordatorio listo, por email o WhatsApp. Si un texto lleva el enlace pero no el PIN, Vezpa añade el PIN junto al enlace.
- El huésped abre el enlace e introduce el PIN. El PIN tiene 6 caracteres, sin letras ni números que se confundan en el móvil. Tras 8 intentos fallidos el enlace se bloquea una hora.
- Rellena los datos de cada huésped. Si lo pides, añade la foto del documento. Hasta el check-in puede volver y corregir.
- Tú revisas y apruebas. En la reserva, el botón «Aprobar check-in» confirma que los datos están en orden, incluso días antes de la llegada.
- El código de la caja de llaves sale solo. El día de llegada, a la hora que hayas elegido.
El enlace se cierra cuando pulsas Check-in en la reserva, o el día siguiente a la salida si no lo pulsas nunca.
Foto del documento, firma y parte de entrada
Foto del documento
Decides tú: no se pide, opcional u obligatoria. Las fotos se reducen, se limpian de datos EXIF y se cifran; el huésped solo ve una miniatura borrosa. Se borran solas 7 días después de la salida.
Firma del huésped
Vezpa no la pide en México. El campo de firma solo aparece en Alemania, Austria, Francia y España, y también allí es opcional.
Caja de llaves y códigos de acceso
Si usas una caja de llaves o una puerta con código fijo, registras cada dispositivo en Vezpa con su código y los alojamientos que abre. El código queda cifrado y no se copia en las reservas: se lee en el momento del envío, así que si lo cambias sale el nuevo.
- El mensaje con los códigos es una automatización lista para activar: por defecto sale a las 8:00 del día de llegada.
- Solo sale después de que hayas aprobado el check-in online. Si apruebas más tarde de esa hora, sale al momento.
- Con varios dispositivos, el huésped recibe todos los códigos en un solo mensaje, por ejemplo «Caja 6: 1123, Portal: 9876».
- Cada reserva recibe sus códigos una sola vez.
Datos de los huéspedes y autoridades
Los datos que introduce el huésped pasan a ser los huéspedes de la reserva, listos para tus registros y facturas. Vezpa no envía los datos de los huéspedes a ninguna autoridad en México: hoy los envíos automáticos funcionan solo para Italia y la República Checa.
El check-in online está incluido en todos los planes, desde $699 MXN al mes junto con el PMS, el channel manager y el motor de reservas. El detalle está en la página Precios.
Preguntas frecuentes
¿Cómo recibe el huésped el enlace del check-in online?
Por mensaje: la automatización dos días antes de la llegada, o un mensaje listo por email o WhatsApp. El enlace lleva un código oculto y la página pide un PIN de 6 caracteres, que viaja siempre con el enlace.
¿Para qué sirve el PIN si ya hay un enlace?
Es una protección más contra un enlace reenviado o publicado en el chat equivocado. Tras 8 PIN erróneos el enlace se bloquea una hora.
¿Puede el huésped corregir sus datos después de enviarlos?
Sí. Puede volver al enlace y corregirlos hasta que lo marques como llegado con el botón Check-in de la reserva. Si no lo pulsas, el enlace se cierra el día siguiente a la salida.
¿Es obligatoria la foto del documento?
Lo decides tú: no se pide, opcional u obligatoria. Las fotos están cifradas, el huésped solo ve una vista previa borrosa y se borran 7 días después de la salida.
¿Tiene que firmar el huésped?
No en el check-in online de Vezpa en México. Vezpa solo ofrece la firma en Alemania, Austria, Francia y España, y también allí es opcional.
¿Cuándo se envía el código de la caja de llaves?
El día de llegada, a la hora que elijas (las 8:00 por defecto), y solo después de que hayas aprobado el check-in online. Si apruebas más tarde, el mensaje sale al momento.
Míralo funcionar antes de decidir
La demo en el navegador es un alojamiento de ejemplo ya configurado: calendario, reservas y canales, para explorar sin crear una cuenta. Los precios de los tres planes están en la página Precios.