Ügyféltörténet útmutató

Az ügyfélkarton mindent összegyűjt, amit egy vendégről tud: személyes adatok, okmány, kapcsolatok, megjegyzések, számlázási adatok és minden tartózkodásának listája. Innen javítja, ami javítható, két koppintással újra foglal, és ha kérik, törli a személyes adatait.

Hogyan jut ide

A navigációs sáv «Részlegek» fülének három lapja van: «Szobák», «Foglalások» és «Ügyfelek». A harmadik ez. Ide egy foglalási kártyáról is eljut, a hárompontos menüjének abból a pontjából, amely megnyitja az ügyfelet.

Ez keresés, nem névjegyzék

Az «Ügyfelek» lap nem listázza az összes vendéget: üres keresésnél a legutóbbi ügyfeleket mutatja, a többieket keresni kell. Két szempont, és az alkalmazás magától kitalálja, melyiket használja.

A keresés az enter megnyomásakor fut le, nem írás közben. A vezetékneveket ékezetek nélkül is keresi: ha a pontos alak semmit nem talál, a Vezpa újra próbálja a mellékjeleket átlépve, így a Cesko megtalálja a Česko nevet. Legfeljebb húsz találat jön vissza, a legutóbb módosított elöl.

Minden találati kártya viseli a nevet, alatta a születési dátumot, az állampolgárságot, a telefonszámot és a megjegyzések első sorát. Koppintson rá a teljes karton megnyitásához.

A karton hat szakasza

Felülről lefelé: «Személyes adatok», «Okmány», «Kapcsolat és megjegyzések», «Számlázási adatok», «Foglalási előzmények» a számmal zárójelben, és a végén az újrafoglalás meg az adatok törlése.

A toll: mit nyit meg valójában

A sávban lévő tollikon két szakaszt tesz szerkesztő módba, nem egyet: a «Kapcsolat és megjegyzések» és a «Számlázási adatok» szakaszt. Minden más — családi név, utónév, születési dátum és hely, állampolgárság, lakóhely, okmány — csak olvasható marad: azokat az adatokat ott javítják, ahol felvették őket, a vendégregisztráció képernyőjén.

Szerkesztő módban megkapja a «Telefon», az «E-mail», a «Megjegyzések / Emlékeztető» mezőt és két kapcsolót: «Idegenforgalmi adó alól mentesített» és «Születésnap megjegyzése». A megjegyzésekbe tartoznak a visszatérő kívánságok — a magas emelet, a pluszpárna, egy intolerancia — és az első soruk már a találatok között megjelenik. A sávban a pipa ment, a kereszt megszakít és visszaállítja a kezdeti értékeket.

«Számlázási adatok»: az itteni cím a számla címe

A «Számlázási adatok» alatt az ügyfél adóazonosítói és egy cím található. Az a cím a számlázási cím — amely a kiállított dokumentumra kerül — és nem a személy lakóhelye, vagyis az a cím, amelyet a hatósági rendszerek bejelentenek a hatóságoknak. Ez két különböző adat, és erről a képernyőről csak az első íródik.

Az azonosítók feliratai két különböző szabályt követnek. Az áfaszám azt a nevet viseli, amelyet az Ön szálláshelyének országában kap, mert Ön az, aki a számlát kiállítja; a cégnyilvántartási kód viszont az ügyfél országát követi, és ahol annak az országnak nincs ismert nyilvántartása, a mező egyáltalán nem jelenik meg. Az «SDI címzetti kód (7 karakter)» és a «Hitelesített e-mail» csak olasz szálláshelyeknél létezik: olasz kötelezettség, nem pedig a többiektől elvont funkció.

Ha az ügyfélnek még nincsenek számlázási adatai, a sorok helyén azt olvassa, hogy nincs egy sem, azzal a felhívással, hogy használja a tollat.

A tartózkodások előzményei

Alatta jön a személy összes foglalásának listája, a legfrissebb elöl. Minden kártya viseli a csatorna színes címkéjét, az ellátást, az érkezés és a távozás dátumát és a végösszeget a szálláshely pénznemében; a visszavont foglalás viseli a «Lemondva» címkét is. Egy kártyára koppintva megnyílik az a foglalás, a terhelésekkel, a fizetésekkel és minden egyébbel.

A tartózkodások zöld címkéje

A keresés találataiban a név alatt, valamint az ügyfél kartonjának tetején egy zöld címke mutatja, hányszor szállt meg a személy az Ön szálláshelyén: első alkalommal «1 tartózkodás», kettőtől felfelé «Visszatérő vendég · 3 tartózkodás». Magától számolódik, semmit nem kell beállítani: a személy nem lemondott és már megkezdődött foglalásai számítanak, akit a rendszer az előzmények alapján ismer fel, vagyis a hozzá kapcsolt korábbi foglalásokkal együtt. Egy jövőbeli foglalás addig nem számít, amíg a vendég meg nem érkezik.

Ugyanez az információ megjelenik egy foglalás kartonján is: ha a fővendég már járt Önnél, ezt látja: «Visszatérő vendég · 2 korábbi tartózkodás», és ott már egyetlen korábbi tartózkodás is elég. Leírását a foglalás útmutatója tartalmazza.

A vendég VIP jelölése és címkéi

A tartózkodások zöld címkéje alatt az ügyfél kartonján ott a «VIP» gomb: koppintásra bekapcsol, újabb koppintásra kikapcsol. A személy teljes előzményére érvényes: a későbbi foglalások is, amelyek minden tartózkodáshoz új kartont hoznak létre, bekapcsolva látják. A csillag az ügyfelek listájában és a vendég egy foglalásának kartonján is megjelenik.

Mellette vannak a vendég színes címkéi: a preferenciák, amelyekre emlékezni szeretne, például «magas emelet» vagy «extra párna». A címkén lévő x eltávolítja; a «Címke» a + jellel megnyit egy lapot, ahol egy meglévőt választ, vagy az «Új címke» segítségével újat hoz létre: legfeljebb 30 karakteres név, egy szín, majd «Hozzáadás». A címkék is a teljes előzményre érvényesek, és ha egyet eltávolít, a személyhez kapcsolt összes kartonról eltávolítja.

Az ügyfelek listájában üres keresésnél a legutóbbi ügyfelek jelennek meg, a lista felett pedig ott vannak a «VIP», «Visszatérő vendég», «Címke» és «Állampolgárság» szúrők. A részleteket a foglalások útmutatója tartalmazza.

Újrafoglalás

Az «Új foglalás ezzel a vendéggel» nem ugrik egyenesen a foglalási képernyőre: először ellenőrzi azokat az adatokat, amelyeket az Ön szálláshelyének országa megkövetel egy vendég bejelentéséhez.

• Ha semmi nem hiányzik, egy zöld üzenet megerősíti, és a képernyő megnyílik.
• Ha valami hiányzik, egy figyelmeztetés felsorolja, pontosan melyik adat hiányzik. Onnan visszamehet és kiegészítheti, vagy megnyomhatja a «Foglalás mindenképpen» gombot: a foglalás mindenképpen továbbmegy, és az adatok a bejelentés idején kerülnek kiegészítésre.

Mindkét esetben az új foglalás képernyője már kitöltve nyílik meg azzal, amit a személyről tud: semmit nem kell újra beírni.

Egy vendég személyes adatainak törlése

A karton alján a «GDPR törlés» szakasz viseli a vörös «Személyes adatok törlése» gombot. Azért van ott, hogy válaszolni lehessen annak a vendégnek, aki a törlését kéri.

1. Az első figyelmeztetés elmondja, hogy ennek a vendégnek minden személyes adatát visszavonhatatlanul törölni fogja. A «Tovább» gombbal lép tovább.
2. A második az utolsó megerősítést kéri. A «Végleges törlés» gombbal lép tovább.

Két megerősítés van, szándékosan, mert nincs visszaút.

Mi ürül ki: családi név és utónév, nem, születési dátum és hely, állampolgárság, lakóhely, az okmány típusa és száma meg a kiállítója, telefon, e-mail, megjegyzések, aláírás, az adóazonosítók és a számlázási cím. A születésnapi emlékeztető és az adómentesség is kikapcsolódik.

Mi marad: a foglalások sorai a dátumaikkal és összegeikkel — a szálláshely könyvelését nem írjuk át — és a hatóságokhoz már elküldött bejelentések, amelyek azok archívumában élnek, akik megkapták őket, nem az Önében. A vendégnyilvántartásban a tartózkodás sora láthatóan marad, anonimizált adatokkal.

Amikor a törlést elutasítja

Néhány országban a törvény előírja a vendégnyilvántartás minimális ideig való megőrzését, és ott a megőrzési kötelezettség legyőzi a törlési kérést. Ha a vendég — vagy akár egyetlen kapcsolódó rekord — még azon az időablakon belül van, a Vezpa elutasít, és kiírja az okot.

Számítógépen a karton egy panel

Széles képernyőn az «Ügyfelek» kettéválik: a lista balra, a karton jobbra, amely változik, amikor másik ügyfelet választ. Abban a panelben a lépésenkénti útmutató magától nem indul el, mert minden kiválasztott ügyfélnél újraépülne: bármikor újra megnyitja a jobb felső menüből, az «Útmutató a képernyőn» ponttal. A sávban a kinagyító ikon ugyanazt a kartont nyitja meg teljes oldalon.

Ki mit tehet

Egy ügyfélkartont megnyitni és elolvasni mindenki előtt nyitott, a megfigyelőt kivéve. Az adatok javítása, az újrafoglalás és a személyes adatok törlése viszont a foglalásokra való írás jogosultságát követi: az igazgató, az asszisztens és a Felhasználó szerep rendelkezik vele. A személyes adatok törlése tehát nem az igazgató kizárólagos joga: egyezzenek meg a csapaton belül, ki végzi.

A «VIP» be- és kikapcsolása, valamint a vendégcímkék felrakása és levétele ugyanazt a foglalásokra való írási jogosultságot követi: aki e jogosultság nélkül nyitja meg a kartont, látja a csillagot és a címkéket, de nem módosíthatja őket.

• Beírom az utónevet, és nem jön semmi. A keresés a vezetéknévre néz, és csak a szó elejétől. Az utónév nem keresési szempont, és az e-mail sem.
• Beírtam, és nem történt semmi. A keresés az enterre fut le, nem írás közben.
• Telefonszámot keresek, és nem találja. Legalább két számjegy kell; a szóközök nem számítanak. Ha betűket is beírt, az alkalmazás vezetéknevet keres.
• A keresett ügyfél nincs ott, pedig tudom, hogy megszállt. Legfeljebb húsz találat jön vissza: szűkítse néhány további betűvel.
• Nem tudom innen javítani a lakóhelyet. Szándékosan csak olvasható. A lakóhely a hatóságoknak bejelentett cím, és a vendégregisztráció képernyőjén javítják; itt csak a számlázási cím íródik.
• Javítottam a számlázási címet, és a lakóhely úgy maradt, ahogy volt. Ez a helyes működés: két különböző adat.
• Nem látom az SDI címzetti kódot és a Hitelesített e-mailt. Csak olasz szálláshelyeknél jelennek meg.
• Nem látom az ügyfél adószámának mezőjét. Olaszországon kívül csak akkor jelenik meg, ha az ügyfél országának van olyan cégnyilvántartása, amelyet meg tudunk nevezni. Az áfaszám viszont mindig ott van.
• Mentettem, és azt mondja, az áfaszám érvénytelen. Az olasz formátum ellenőrzése csak akkor lép be, ha az ügyfél országa Olaszország. Külföldi ügyfélnél mindkét mező szabad.
• A listában egy foglalás nem nyílik meg. Azok nyílnak meg, amelyekhez szoba tartozik; ha nincs, a foglalási listából érje el a foglalást.
• A lépésenkénti útmutató nem indult el. Számítógépen, a lista mellett mutatott kartonban magától nem indul: nyissa meg a jobb felső menüből.
• Az ügyfél már járt nálam, de a tartózkodások címkéje hiányzik, vagy kisebb a szám. Csak ennek a szálláshelynek a nem lemondott és már megkezdődött foglalásai számítanak: egy jövőbeli foglalás még nem számít. Egy másik személyként rögzített és ehhez a kartonhoz nem kapcsolt korábbi tartózkodás nem számít bele.
• Bekapcsolt szúrővel nem találok egy ügyfelet, akiről tudom, hogy VIP. Üres keresésnél a szúrők a legutóbb módosított ügyfelek között néznek, nem a teljes archívumban: egy régi ügyfélnél írja be a vezetéknevet is.