Vodič za elektroničko fakturiranje

Elektroničko fakturiranje je sustav kojim talijanski računi putuju kao XML prema Sistema di Interscambio, platformi za izmjenu talijanske porezne uprave. Vezpa stvara XML, daje ga poreznom posredniku OpenAPI.it na potpis i slanje, i vraća vam ishod.

To je funkcija samo za Italiju: odjeljak se pojavljuje u Konfiguraciji kad je zemlja vašega objekta Italija. Objekti u drugim zemljama EU koriste opće fakturiranje, opisano u vodiču za Fakturiranje.

Tko ga može koristiti

Samo «Upravitelj» i «Asistent». Domaćica, promatrač, revenue, wellness i obični korisnik ne vide odjeljak i ne mogu izdavati: poslužitelj odbija zahtjev.

Što košta: Porezni modul

Elektronički račun i potvrda nalaze se u modulu «Porezni modul», koji se uključuje putem «Konfiguracija» → grupa «Porezna & pravna usklađenost» → odjeljak «Elektroničko fakturiranje» → «Porezni modul». Bez aktivnog modula elektronički računi se ne šalju.

• Naknada iznosi 7,90 € mjesečno (s PDV-om), skida se iz novčanika pri uključivanju i zatim svaki mjesec na isti datum. Ako ga isključite i ponovno uključite prije nego što plaćeni mjesec istekne, ne plaćate drugu naknadu i datum obnove ostaje isti.
• Uključuje 100 elektroničkih računa i 500 potvrda za svaki mjesec modula.
• Iznad kvote svaki račun košta 0,19 €, a svaka potvrda 0,03 €, s unaprijed uplaćenoga stanja.
• Za velike količine cijena dodatnih računa i potvrda je dogovorna: pišite nam i dogovorit ćemo je.
• Kvota pripada objektu: računi koje šalje Wellness modul troše tih istih sto.
• Odobrenje i terećenje također se računaju kao slanja: koštaju kao račun.
• Račun koji je SDI odbio ne plaća se: terećenje se vraća u novčanik i kvota se ne troši.
• Nefiskalni račun ne prolazi kroz SDI i ostaje besplatan, i bez modula.

Potvrde u vaše ime šalje Vezpa, kao posrednik: ne tražimo od vas vjerodajnice. Dovoljno je dodijeliti ovlast Vezpi na portalu «Fatture e Corrispettivi» Agenzia delle Entrate, u odjeljku ovlasti, za upravljanje dnevnim utrškom (corrispettivi); porezni broj koji trebate ovlastiti naći ćete u modulu. Zatim dodirnite «Uključi potvrde». Potrebni su i postavljeni e-računi te potpuna adresa objekta (ulica i broj, poštanski broj, općina i pokrajina). Obrti ne mogu slanje dnevnog utrška povjeriti posredniku: za njih modul obuhvaća samo račune. Potvrde se izdaju iz blagajne, iz Wellnessa i pri zaključenju računa rezervacije: pogledajte Vodič Blagajna i Vodič kroz detalje rezervacije.

Put je «Konfiguracija» → grupa «Porezna & pravna usklađenost» → odjeljak «Elektroničko fakturiranje» → «Aktiviraj elektroničko izdavanje računa». Kad je usluga uključena, ista stavka postaje «Postavke elektroničkog izdavanja računa» i ponovno otvara postupak da ispravite podatke.

Kad je usluga aktivna, najkraći put je s «Nadzorna ploča»: pločica «Računovodstvo», pokraj POS-a, izravno otvara odjeljak «Elektroničko fakturiranje».

Pet koraka

Čuvanje, na portalu porezne uprave

1. Otvorite portal «Fatture e Corrispettivi» na ivaservizi.agenziaentrate.gov.it (otvara se u novoj kartici)
2. Prijavite se sa SPID, CIE ili pristupnim podacima Entratel/Fisconline
3. Iz menija odaberite Conservazione, a zatim Aderisci al servizio di conservazione
4. Ispunite obrazac podacima svojega objekta i potpišite ga digitalno
5. Pošaljite: besplatno je, i od tada se računi poslani SDI-ju čuvaju deset godina na poslužiteljima uprave

Odjeljak «Elektroničko fakturiranje» otvara se iz «Nadzorna ploča» pločicom «Računovodstvo» ili iz «Konfiguracija» → «Novčanik i računi». Ima pet kartica, ovim redom:

• «Aktivnost», kartica na kojoj se otvara. Gore mjesec u brojkama: «Poslani računi» i «Izdane potvrde» s iznosom, «Skice za slanje» i «Odbijeni u SDI-ju». Dodirom pločice otvara se već filtrirani popis. Ispod, «Nedavna aktivnost»: računi i potvrde zajedno, po danima, jedan red po dokumentu s njegovim zadnjim stanjem. Dodirom reda otvara se dokument.
• «Računi»: cijeli popis, s pretraživanjem, filtrima po stanju i godini i redoslijedom.
• «Potvrde»: nefiskalne potvrde s imenom kupca, s filtrom po godini. Popis učitava 50 potvrda odjednom: na dnu, «Učitaj više».
• «Primatelji»: imenik poreznih podataka vaših kupaca.
• «Novčanik», zadnja. Gore «Porezni modul» s naknadom, sljedećom obnovom te računima i blagajničkim računima iskorištenima u razdoblju («Upravljaj modulom» otvara njegovu stranicu), zatim stanje, «Brza nadoplata» i «Nedavne transakcije».

Na računalu «Aktivnost» stavlja pločice mjeseca u stupac lijevo, a nedavnu aktivnost pokraj njih; i «Novčanik» stavlja stanje i nadoplatu pokraj promjena.

Novčanik je zadnja kartica odjeljka «Elektroničko fakturiranje»: kako do njega doći i što je u drugim karticama piše u Kartice odjeljka.

Stanje nikada ne istječe: nadoplaćujete ga karticom preko Stripea kad vam treba. Jedina ponavljajuća naknada je naknada za «Porezni modul», ako ste ga uključili. Kartica pokazuje stanje, nadoplate i trošenja.

Paketi nadoplate

Iznosi se ne upisuju slobodno: uzimate jedan od paketa ponuđenih pod «Brza nadoplata», a dva najveća priznaju vam više nego što platite.

Vrijedi lista koju vidite u aplikaciji: paketi se mogu mijenjati, a iznos koji ne odgovara nijednom aktivnom paketu odbija se.

1. Otvorite rezervaciju, dodirnite meni s tri točke i odaberite «Fakturiranje»: otvaraju se «Računi rezervacije»
2. Na kartici «Glavni račun» dodirnite «Račun». «Izdaj elektronički račun» otvara se s podacima već prepisanima iz rezervacije
3. Provjerite polje «Vrsta naručitelja» i podatke naručitelja
4. Dodirnite «Izdaj i pošalji na SDI»

Podaci naručitelja

Za talijansko poduzeće jedno od dvoga — šifra ili ovjerena e-pošta — obvezno je: bez toga izdavanje ne počinje. Ako vam naručitelj ne da nijedno, uobičajena vrijednost je 0000000 (sedam nula), i račun ipak stigne u njegov porezni pretinac na portalu uprave.

To vam treba kad istu rezervaciju treba fakturirati različitim osobama: privatni gost plaća sobu i doručak, poduzeće plaća dodatke. Stranica «Računi rezervacije» gore pokazuje «Glavni račun», a ispod odvojene račune koje ste stvorili. Zbroj rezervacije se ne mijenja: ono što prebacite na odvojeni račun skida se s glavnoga.

1. Na kartici «Glavni račun» dodirnite «Podijeli». Prvi put, umjesto prazne liste tu je panel koji objašnjava funkciju, s gumbom «Stvori odvojeni račun»
2. Odaberite primatelja, ili stvorite jednoga gumbom «Novi primatelj» pokraj izbornika
3. Upišite iznose koji se prebacuju: «Soba», «Pansion», «Turistička pristojba»
4. Pod «Troškovi za uključiti» označite troškove koji prelaze na ovaj račun, pa i dio količine
5. Spremite. Račun se pojavljuje u listi sa svojim gumbom «Račun», i odatle izdajete isto kao s glavnoga računa

Stanje je napisano na svakoj kartici računa na kartici «Računi». Nakon slanja mijenja se samo: potvrda se vraća od OpenAPI.it-a, a ako se ta potvrda izgubi, automatska provjera iznova čita stanje svakih četvrt sata.

U «Izdani računi» je «Pretraži» («Broj, kupac, OIB ili gost»): pretražuje broj, ime ili naziv tvrtke kupca, partita IVA, codice fiscale i ime gosta rezervacije. Ispod su filtri po stanju — «Sve», «Nacrti», «Poslani», «Arhivirani», «Odbijeni» — koji zamjenjuju stari izbornik filtara na traci; kad računi obuhvaćaju više od jedne godine, izbornik godine s «Sve godine» (nacrt se računa u godini u kojoj je stvoren). Na traci «Sortiraj po» nudi «Najnovije prvo», «Najstarije prvo», «Broj: od najvećeg», «Broj: od najmanjeg», «Iznos: od najvećeg», «Iznos: od najmanjeg», «Kupac (A–Ž)»; zadano je «Najnovije prvo». Svaka kartica prikazuje ime kupca. Popis učitava 50 računa odjednom: na dnu «Učitaj više».

Ako ga SDI odbije

Odbijanje dolazi od formalnih pogrešaka: pogrešan porezni broj, nepotpuni podaci izdavatelja, oznaka PDV-a koja ne odgovara vašemu režimu. Kad se to dogodi:

• račun prelazi u stanje «Odbijen» i razlog koji je SDI javio pojavljuje se u detaljima;
• moguće terećenje vraća se u novčanik, i to slanje ne troši kvotu mjeseca;
• ispravite pogrešan podatak i izdajte ponovno. Čak i ako izdate više puta, plaćate samo slanja koja su prihvaćena.

Kad je račun kod SDI-ja, više se ne može poništiti: vraća se, cijeli ili djelomično, odobrenjem. Treba vam kad se rezervacija otkaže nakon izdavanja, kad je iznos bio pogrešan, zbog poslije dogovorenoga popusta, ili zbog sobe s nepojavljivanjem.

1. Otvorite detalje računa koji treba vratiti
2. Dodirnite «Izdaj odobrenje (TD04)»
3. Prilagodite količinu i cijenu redova koji se vraćaju: iznosi sami postaju negativni
4. Potvrdite: odobrenje se šalje SDI-ju i ostaje vezano uz račun iz kojega je došlo

Pokraj računa prema SDI-ju stoji «Nefiskalni račun», namijenjen negospodarskom najmu i onima bez PDV broja. Ne prolazi kroz SDI: ne šalje se, ne troši mjesečnu kvotu i ne dira novčanik. Izdajete ga s istoga računa gumbom «Izdaj nefiskalnu potvrdu», ima svoje numeriranje i poništava se s razlogom; izdane potvrde stoje na kartici «Potvrde».

Koji se od dvoga nudi prvi

To odlučujete u «Konfiguracija», u odjeljku «Porezi», postavkom «Zadana vrsta dokumenta»: «Elektronički račun SDI» ili «Nefiskalni račun». Odabir odlučuje koji je gumb na računu glavni; drugi ostaje dostupan kao druga radnja.

Biljegovna pristojba

Isti odjeljak «Porezi» sadrži postavku «Biljegovna pristojba». Ugašena, ne događa se ništa; uključena, izjavljujete prag i iznos, i pristojba se primjenjuje na dokumente iznad praga. Predložene vrijednosti su one za poslove izvan područja PDV-a, ali ostaju promjenjive: ako niste sigurni, pitajte knjigovođu.

Nijedan od njih nije fiskalni dokument i nijedan ne dira novčanik: pravi račun ostaje XML poslan SDI-ju.

• U Konfiguraciji nema odjeljka «Elektroničko fakturiranje». Zemlja vašega objekta nije Italija, ili vaša uloga nije ni «Upravitelj» ni «Asistent».
• Iz rezervacije aplikacija kaže da elektroničko fakturiranje nije aktivno. Postupak aktivacije nikada nije dovršen: ponovno ga otvorite iz «Aktiviraj elektroničko izdavanje računa».
• Izdavanje se odbija: Porezni modul nije aktivan. Uključite ga putem «Konfiguracija» → grupa «Porezna & pravna usklađenost» → odjeljak «Elektroničko fakturiranje» → «Porezni modul»; ako pri obnovi stanje nije bilo dovoljno, nadoplatite s kartice «Novčanik» i računi ponovno kreću.
• Izdavanje se odbija zbog nedovoljnoga stanja. Potrošili ste sto računa mjeseca i stanje ne pokriva 0,19 €. Nadoplatite s kartice «Novčanik».
• Ne mogu izdati račun: već postoji potvrda. Boravak je već na potvrdi: najprije je poništite u «Komercijalni dokumenti», zatim izdajte račun.
• Ne mogu izdati: manjkaju podaci naručitelja. Aplikacija kaže koji i gdje se ispunjavaju: na kartici glavnoga gosta rezervacije, ili u primatelju odvojenoga računa.
• Račun nikada ne dolazi do naručitelja. Sa šifrom primatelja 0000000 nalazi ga u svojem poreznom pretincu na portalu uprave. S određenom šifrom zamolite ga da provjeri je li još živa.
• Račun je pogrešan a već sam ga poslao. Ne može se poništiti: vraća se odobrenjem, i to samo kad je SDI potvrdio dostavu.
• Odvojeni račun ne daje se mijenjati. Već je fakturiran. Jedini ispravak je odobrenje na račun koji je iz njega izašao.
• Stanje je stalo na engleskoj šifri. To je stanje provjere: ishod slanja nije siguran. Čekajte automatsku provjeru umjesto da ponovno šaljete, inače riskirate dva računa kod SDI-ja.