Online check-in za apartmane i privatni smještaj
Gosti upisuju svoje podatke prije dolaska, preko poveznice zaštićene PIN-om. Vi ih pregledate, odobrite check-in, a kod sefa za ključeve stiže im sam na dan dolaska. Podaci ostaju uz rezervaciju: ništa ne prepisujete dvaput.
Demo se otvara odmah, bez registracije. Za besplatnu probu nije potrebna kartica.
Kako radi, korak po korak
- Poveznica odlazi s rezervacijom. Među gotovim automatizacijama koje samo uključite je poruka dva dana prije dolaska s poveznicom na online prijavu. Ili je pošaljite kad želite gotovim podsjetnikom, e-poštom ili WhatsAppom. Ako tekst ima poveznicu, a nema PIN, Vezpa sama dodaje PIN uz poveznicu.
- Gost otvori poveznicu i upiše PIN. PIN ima 6 znakova, bez slova i brojki koje se lako zamijene na mobitelu. Nakon 8 pogrešnih pokušaja poveznica se zaključava na sat vremena.
- Upisuje podatke svakog gosta. Ako to zatražite, dodaje i fotografiju dokumenta. Do check-ina se može vratiti i ispraviti.
- Vi pregledate i odobrite. U rezervaciji gumb „Odobri check-in” potvrđuje da su podaci u redu, i nekoliko dana prije dolaska.
- Kod sefa za ključeve odlazi sam. Na dan dolaska, u satu koji ste odabrali.
Poveznica se zatvara kad u rezervaciji pritisnete Check-in, a inače dan nakon odlaska.
Fotografija dokumenta, potpis i prijavni obrazac
Fotografija dokumenta
Vi odlučujete: ne traži se, neobavezno ili obavezno. Fotografije se smanjuju, čiste od EXIF podataka i šifriraju; gost vidi samo zamućenu sličicu. Brišu se same 7 dana nakon odlaska.
Potpis gosta
Vezpa ga u Hrvatskoj ne traži. Polje za potpis pojavljuje se samo u Njemačkoj, Austriji, Francuskoj i Španjolskoj, i ondje je dobrovoljno.
Iz podataka gostiju Vezpa izrađuje „Prijavni obrazac za gosta” u PDF-u, spreman za ispis i čuvanje.
Sef za ključeve i pristupni kodovi
Ako koristite sef za ključeve ili vrata s fiksnim kodom, svaki uređaj upišete u Vezpu s njegovim kodom i jedinicama koje otvara. Kod ostaje šifriran i ne kopira se u rezervacije: čita se u trenutku slanja, pa ako ga promijenite, odlazi novi.
- Poruka s kodovima je gotova automatizacija koju uključite: zadano odlazi u 8:00 na dan dolaska.
- Odlazi tek nakon što odobrite online check-in. Ako odobrite nakon tog sata, odlazi odmah.
- S više uređaja gost dobiva sve kodove u jednoj poruci, na primjer „Sef 6: 1123, Ulaz: 9876”.
- Svaka rezervacija kodove dobiva samo jednom.
Podaci gostiju i nadležna tijela
Podaci koje gost upiše postaju gosti rezervacije, spremni za vašu evidenciju i račune. Vezpa u Hrvatskoj ne šalje podatke gostiju nijednom tijelu: automatske prijave danas rade samo za Italiju i Češku.
Online check-in uključen je u svaki paket, od 39 € mjesečno uz PMS, channel manager i sustav za rezervacije. Detalji su na stranici Cijene.
Česta pitanja
Kako gost dobiva poveznicu za online check-in?
Porukom: automatizacijom dva dana prije dolaska ili gotovom porukom e-poštom ili WhatsAppom. Poveznica nosi skriveni kod, a stranica traži PIN od 6 znakova, koji uvijek putuje s poveznicom.
Čemu PIN ako već postoji poveznica?
To je dodatna zaštita od proslijeđene poveznice ili one u pogrešnom razgovoru. Nakon 8 pogrešnih PIN-ova poveznica se zaključava na sat vremena.
Može li gost ispraviti podatke nakon slanja?
Da. Može se vratiti na poveznicu i ispravljati dok ga gumbom Check-in u rezervaciji ne označite kao pristiglog. Ako ga ne pritisnete, poveznica se zatvara dan nakon odlaska.
Je li fotografija dokumenta obavezna?
Vi odlučujete: ne traži se, neobavezno ili obavezno. Fotografije su šifrirane, gost vidi samo zamućen pregled, a brišu se 7 dana nakon odlaska.
Kada odlazi kod sefa za ključeve?
Na dan dolaska u satu koji odaberete (zadano u 8:00), i tek nakon odobrenja online check-ina. Ako odobrite kasnije, poruka odlazi odmah.
Pogledajte kako radi prije nego što odlučite
Demo u pregledniku je već postavljen primjer smještaja: kalendar, rezervacije i kanali, za istraživanje bez otvaranja računa. Cijene triju paketa nalaze se na stranici Cijene.