Vodič za fakturiranje

Ova funkcija izdaje račun iz rezervacije sobe ili iz prodaje u modulu Wellness. Vezpa ispunjava stavke, primjenjuje stopu koju ste postavili, vodi numeriranje i stvara PDF. Ne ide ni preko kakvog posrednika: nema naknade po dokumentu i nema stanja za dopunu.

Vrijedi za objekte prijavljene u jednoj od ovih 21 zemlje: Austrija, Belgija, Bugarska, Češka, Danska, Finska, Francuska, Grčka, Hrvatska, Irska, Luksemburg, Mađarska, Nizozemska, Njemačka, Poljska, Portugal, Rumunija, Slovačka, Slovenija, Španjolska i Švedska.

Valuta i jezik dokumenta

Opisi stavki i oznake u PDF-u izlaze na zadanom jeziku zemlje odabrane u postavkama, a iznosi u valuti te zemlje: kuna, złoty, forinta, lej ili euro, ovisno o tome gdje ste. Zemlja se pri prvom otvaranju stranice preuzima iz one vašeg objekta i ostaje promjenjiva.

Tko je smije koristiti

Postavke i izdavanje pridržani su «Upravitelju» i «Asistentu»: za svaku drugu ulogu poslužitelj odbija zahtjev, i tamo gdje neki put u aplikaciji pusti zaslon da se otvori.

Što ova funkcija ne radi

• Ništa ne prijavljuje poreznoj upravi, ni u jednoj od 21 zemlje. Vezpa proizvodi dokument, numerira ga i čuva; prijave i knjigovodstvo ostaju izvan toga i vodite ih kao i danas, sa svojim knjigovođom.
• Nema odobrenja. Pogrešan račun se otkazuje, a otkazivanje ne proizvodi drugi dokument.
• Ne preračunava cijene: uzima iznose koji su već na rezervaciji ili na wellness računu.

Put je Konfiguracija → Fakturiranje, unutar grupe «Porezna & pravna usklađenost». S ove stranice ne izlazi nijedan dokument: jednom upisujete ono što će se ispisati na svakom računu.

Dva prekidača na vrhu

• «Omogući fakturiranje» uključuje funkciju. Dok je isključen, svatko tko pokuša izdati iz rezervacije dobiva obavijest da fakturiranje nije aktivno i ne ide dalje.
• «Obveznik PDV-a» izjavljuje da ste obveznik PDV-a. Ako niste, ostavite ga isključenim: računi izlaze bez poreza na svakoj stavci.

Napomena na dnu dokumenta mijenja naziv s prekidačem

To je uvijek isto polje, a naziv koji nosi kaže vam u kojem od dva režima pišete.

• S prekidačem isključenim zove se Napomena o oslobođenju i obvezna je: bez nje Vezpa odbija izdati. Jedina je iznimka Češka, gdje prazno polje ispisuje tekst već provjeren za tu zemlju; u ostalih dvadeset Vezpa ne izmišlja pravni navod umjesto vas.
• S prekidačem uključenim zove se Neobavezna napomena: ostavite je praznu i na dnu računa nema nikakve stavke. Tu je za svakoga tko mora pokazati pravni navod, a pritom je obveznik PDV-a, na primjer pri prijenosu porezne obveze.

Ono što sami napišete uvijek pobjeđuje, u oba režima i u Češkoj također.

Polja

Broj je prefiks + brojač + godina, na primjer FA12/2026. Brojač se svake nove godine vraća na 1.

Postoji samo jedno pravo pravilo: niz slijedi prefiks. Dva računa s istim prefiksom dijele brojač, dva različita prefiksa imaju neovisne brojače. Zato dva dokumenta nikad ne mogu nositi isti broj.

Bez praznina, bez ponovne uporabe

• Ako izdavanje zapne na pola puta, pa i samo pri stvaranju PDF-a, nijedan broj nije potrošen: cijeli se postupak vraća natrag.
• Ako dvije osobe izdaju u istom trenutku, dva izdavanja stanu u red i dobivaju dva uzastopna broja.
• Otkazani račun zadržava svoj broj, i on se nikada ne dodjeljuje ponovno.

Dva oblika istog broja

U «Format broja» birate kako se ispisuje. «Prefiks + broj / godina (npr. 54/2026)» je zadani oblik, onaj opisan gore, i za one koji su već izdavali ništa se ne mijenja. «Prefiks + godina + četveroznamenkasti broj (npr. 20260054)» je oblik uobičajen u češkim sustavima za fakturiranje: najprije godina, zatim redni broj na četiri znamenke — s prefiksom FA, FA20260054. Mijenja se samo ispis: serija, prefiks i redni broj ostaju isti, a već izdani računi ne prenumeriraju se.

Nastavak numeracije iz prethodnog sustava

Ako dolazite iz drugog sustava s već pokrenutom serijom — na primjer iz vašeg prethodnog sustava za fakturiranje, zaustavljenog na računu 53 —, najprije odaberite format koji ste koristili; zatim na prvom računu koji izdate iz Vezpe dodirnite olovku pokraj «Broj računa» i upišite 54 u «Redni broj». Odatle Vezpa nastavlja sama: 55, 56…

1. Otvorite rezervaciju, dodirnite izbornik s tri točke i odaberite «Fakturiranje»: otvara se stranica «Izdaj račun»
2. Odaberite «Vrsta klijenta»: «Privatna osoba» ili «Tvrtka»
3. Za tvrtku ispunite Porezni identifikacijski broj kupca, potreban samo ako je vaš vlastiti objekt u Češkoj, a neobavezan svugdje drugdje. Ako je kupac češka tvrtka, pored polja se pojavljuje «Učitaj iz ARES-a»: dodirnite ga, i naziv tvrtke, PDV broj i adresa ispunjavaju se sami iz češkog javnog registra poslovnih subjekata
4. Provjerite stavke i dodirnite «Izdaj»
5. PDF se otvara odmah: odatle ga ispišite ili spremite

Što završi u stavkama

Ako niste obveznik PDV-a, svaka stavka izlazi bez poreza, a tekst oslobođenja pojavljuje se na dnu dokumenta.

Broj, prije izdavanja

Na vrhu «Izdaj račun» prikazuje se «Broj računa»: broj koji će ovaj račun dobiti, tj. sljedeći u njegovoj seriji, već u odabranom formatu. Obično ne treba ništa raditi. Olovka pokraj, «Promijeni broj», služi samo jednom slučaju — nastavku numeracije sustava koji ste prije koristili — i otvara upozorenje, polje «Redni broj», u koje upisujete samo redni broj (na primjer 54), i pregled broja kako će biti ispisan. Pri potvrdi Vezpa provjerava je li slobodan; ako nije, pojavljuje se «Ovaj broj već koristi izdani račun.»

E-pošta kupca, i slanje odmah nakon izdavanja

Ispod podataka kupca nalazi se «E-pošta kupca», već popunjena e-poštom rezervacije: ulazi u račun i određuje kamo se šalje. Ispravite je ako račun ide, na primjer, računovodstvu neke tvrtke. Nakon «Izdaj» otvara se pregled PDF-a, a na traci gore je gumb «Pošalji račun».

Ispravak stavki, i vaš vlastiti tekst

Ispod podataka kupca nalazite «Stavke računa», već popunjene iz rezervacije: svaka stavka ima «Opis», «Količina» i «Jed. cijena», i sve ih možete ispraviti prije izdavanja. Stavka smještaja nosi datume boravka, broj noćenja, broj osoba i naziv smještajne jedinice. «Dodaj stavku» dodaje jednu, koš pokraj stavke je uklanja, a «Ukupno» se osvježava dok pišete. Isto vrijedi i za stavku Wellnessa. Polje «Vlastiti tekst na računu» nije obvezno i ispisuje se na PDF-u: na primjer zahvala ili upute za plaćanje. PDF je složen u blokove — vaši podaci dobavljača i podaci kupca, datumi dokumenta s dospijećem, tablica stavki.

Turistička pristojba i PDV, ako ste obveznik PDV-a. Važno je tko po zakonu duguje pristojbu. Ako je duguje gost, a vi je naplaćujete za općinu ili turističku zajednicu, ostaje izvan osnovice PDV-a (Direktiva 2006/112/EZ, čl. 79. točka (c)) i stavka izlazi kao stavka koja ne ulazi u osnovicu PDV-a: u PDF-u stupac stope pokazuje «–» umjesto 0, rekapitulacija PDV-a daje joj vlastiti redak, «Ne ulazi u osnovicu PDV-a», a ispisana osnovica je ne uključuje; ako je duguje objekt, dio je cijene i plaća PDV smještaja. To određuje «Turistička pristojba i PDV» u postavkama: polazi od «Automatski (prema državi)», a ispod izbornika čitate što sada vrijedi za vašu zemlju.

• Automatski u osnovici PDV-a: Španjolska, Belgija i Bugarska. Stavka dobiva stopu smještaja i ne nosi razlog. U Španjolskoj je to stav porezne uprave (mišljenje DGT V0507-26). U Belgiji se, ako odaberete «Izvan osnovice PDV-a (naplaćena za račun tijela)», ispisuje razlog s pozivom na belgijski zakon.
• Izvan osnovice PDV-a, s ispisanim razlogom: Češka, Slovačka, Poljska, Mađarska, Austrija, Luksemburg, Portugal, Hrvatska, Slovenija i Nizozemska. Ispod stavke pojavljuje se, sitno i u kurzivu, razlog s pozivom na nacionalni zakon — na primjer Prolazna stavka, naplaćena u ime i za račun turističke zajednice; ne ulazi u osnovicu PDV-a (čl. 33. st. 3. Zakona o PDV-u).; u PDF-u se ispisuje ispod opisa stavke i u retku «Ne ulazi u osnovicu PDV-a» u rekapitulaciji PDV-a. U Nizozemskoj pristojba ostaje izvan osnovice čak i kad je duguje objekt, pod uvjetom da je obračunata po noćenju i iskazana u zasebnoj stavci (Hoge Raad, 1985).
• Morate odabrati: Njemačka (Kurtaxe ili City-Tax), Francuska (taxe de séjour au réel ili forfaitaire) i Rumunjska, gdje to ovisi o općini ili režimu. Dok ne odaberete, pri izdavanju računa za rezervaciju s pristojbom pojavljuje se kartica «Kako se turistička pristojba tretira za PDV?» s dva gumba, «Izvan osnovice PDV-a (naplaćena za račun tijela)» i «U osnovici PDV-a (stopa za smještaj)», a «Izdaj» ostaje isključen; i poslužitelj odbija izdavanje. Izbor se sprema u postavkama i stavke se ponovno učitavaju: uz «Izvan osnovice PDV-a (naplaćena za račun tijela)» ispisuje se razlog s pravnim pozivom te zemlje, uz «U osnovici PDV-a (stopa za smještaj)» stavka dobiva stopu smještaja.
• U ostalim zemljama stavka ostaje izvan osnovice PDV-a, bez razloga; ako pristojbu duguje objekt, odaberite «U osnovici PDV-a (stopa za smještaj)». U Grčkoj naknada za klimatsku otpornost nikad nije na računu: ide na zasebnu posebnu potvrdu («ειδικό στοιχείο»), koju izdajete preko svog myDATA pružatelja uz broj i datum računa; Vezpa je ne izdaje i ne stavlja stavku na račun.

Stavka turističke pristojbe prikazuje jedinice × iznos — na primjer 14 × 2,00 — kad sve oporezive jedinice (noćenja po osobi ili po sobi) imaju isti iznos; s različitim iznosima ostaje 1 × ukupno. Katalonija traži noćenja i iznos na računu, a u Nizozemskoj obračun po noćenju drži pristojbu izvan osnovice. U nedoumici pitajte knjigovođu: izbor vrijedi za račune koje izdate od tog trenutka. Ako niste obveznik PDV-a, ništa se ne mijenja: izbornik se ne pojavljuje, stavka izlazi bez poreza i za cijeli dokument vrijedi napomena o oslobođenju na dnu.

Ista radnja izdavanja stoji i na wellness rezervaciji. Put je istovjetan — vrsta klijenta, podaci, «Izdaj», PDF — ali račun izlazi s jednom jedinom stavkom, naslovljenom Wellness, koja nosi ukupan iznos računa: pojedini artikli ne razlažu se posebno.

Blok za plaćanje ispisuje se samo ako ste ispunili barem jedno od IBAN-a i češkog broja računa. Ako su oba prazna, račun izlazi bez ikakvih bankovnih podataka.

Koji broj služi kao variabilní symbol ovisi o formatu. Uz «Prefiks + broj / godina (npr. 54/2026)», ili uz prefiks koji sadrži slova, to je zaseban brojač, jedinstven za objekt i nikad ponovno korišten, koji se ne podudara s brojem računa. Uz «Prefiks + godina + četveroznamenkasti broj (npr. 20260054)» i broj samo od znamenki (najviše 10), VS je sam broj računa — račun 20260054, VS 20260054, i u QR kodu — kao u češkim knjigovodstvenim sustavima: tko plaća, nalazi račun na izvatku bez drugog broja.

Stavka «Plati online»

Ako kartična plaćanja primate preko Stripea, PDF nosi i stavku s adresom: kupac je otvori i plati karticom, bez doznake. Ne zamjenjuje ni IBAN ni QR kod, i ispisuje se i kad uopće nemate bankovnih podataka — onaj koji prima samo kartice ne ostaje bez puta.

Adresa je kratka — javna domena objekta, zatim /f/ i kod od 16 znakova, ispisana bez https:// — i cijela je stavka poveznica. U pregledu PDF-a unutar aplikacije poveznice se ne mogu dodirnuti; u PDF-u koji šaljete kupcu, otvorenom u bilo kojem čitaču PDF-a, stavka je klikabilna.

Na stranici «Fakturiranje» ikona na vrhu otvara popis «Izdani računi», koji drži smještaj i Wellness zajedno. Svaki red nosi broj, datum, iznos i stanje.

Najkraći put je s «Nadzorna ploča»: pločica «Računovodstvo», pokraj POS-a, izravno otvara «Izdani računi».

Na vrhu popisa je «Pretraži» («Broj, kupac, OIB ili gost»): pretražuje broj, ime kupca, njegov porezni ili PDV broj i ime gosta rezervacije. Ispod su filtri po stanju — «Sve», «Izdan», «Plaćen», «Otkazan» — i, kad računi obuhvaćaju više od jedne godine, izbornik godine s «Sve godine». Na traci gore «Sortiraj po» nudi «Najnovije prvo», «Najstarije prvo», «Broj: od najvećeg», «Broj: od najmanjeg», «Iznos: od najvećeg», «Iznos: od najmanjeg», «Kupac (A–Ž)»; zadano je «Najnovije prvo». Popis učitava 50 računa odjednom: na dnu «Učitaj više» donosi sljedeće.

Ispod imena klijenta, «Poslano …» pokazuje kada je račun posljednji put poslan e-poštom. Ako tog retka nema, račun još nije poslan.

Ponovno otvaranje PDF-a

Dodirnite «Otvori PDF»: sačuvani dokument prikazuje se opet točno onakav kakav je bio u trenutku izdavanja, ne stvara se iznova. Iznimka je nekoliko veoma starih računa, izdanih prije nego se PDF uopće čuvao: oni se grade iznova s današnjim ispisnim izgledom.

Slanje računa e-poštom

Gumb «Pošalji račun» nalazi se na traci pregleda PDF-a, i odmah nakon izdavanja i kad račun ponovno otvorite s popisa, a stavka ostaje i u izborniku retka. Otvara list za slanje, samo e-poštom: «Adresa primatelja» se može mijenjati i polazi od e-pošte kupca upisane na računu, a ako je nema, od gostove. Vezpa provjerava je li adresa valjana i stvarno šalje onamo, s pohranjenim PDF-om u privitku.

Tekst e-pošte pišete u «Tekst e-pošte s računom», u postavkama fakturiranja: odaberite «Jezik teksta», zatim «Predmet» i «Tekst». U praznom polju vidite zadani tekst, koji vrijedi dok ne napišete svoj, a možete koristiti {ospite_nome}, {struttura_nome}, {numero_fattura}; «Vrati zadani tekst» vraća zadani. E-pošta odlazi na jeziku gosta, a potpis je naziv objekta koji gost poznaje, ne vaš naziv tvrtke.

Slanje kupcu

Iz izbornika reda «Pošalji račun» šalje ga e-poštom, sa sačuvanim PDF-om u prilogu, a ne sa svježom kopijom. E-pošta je jedini kanal: dokument ne staje u WhatsApp poruku. Na otkazanom računu stavka se ni ne nudi.

Otkazivanje

1. Otvorite račun s popisa i odaberite «Otkaži račun»
2. Potvrdite: račun prelazi u stanje «Otkazan»
3. Broj ostaje pridržan i ne dodjeljuje se ponovno

• U Konfiguraciji nema stavke «Fakturiranje». Ili vaša uloga nije ni «Upravitelj» ni «Asistent», ili zemlja vašeg objekta nije jedna od 21 pokrivene. Ako je Italija, prava je funkcija elektronički račun.
• Iz rezervacije aplikacija kaže da fakturiranje nije aktivno. Prekidač «Omogući fakturiranje» je isključen: uključite ga u postavkama. Sama obavijest pokazuje put: «Konfiguracija» → «Fakturiranje».
• Izdavanje je odbijeno i govori o podacima koji manjkaju. Manjka naziv tvrtke ili adresa, ili porezni identifikacijski broj ako ste u Češkoj, ili PDV broj ako ste uključili «Obveznik PDV-a». Poruka navodi koji: nijedan broj nije potrošen.
• Izdavanje je odbijeno i govori o tekstu. Niste obveznik PDV-a, a polje Napomena o oslobođenju je prazno. Ispunite ga: izvan Češke Vezpa tu rečenicu ne piše umjesto vas.
• Tipka «Učitaj iz ARES-a» se ne pojavljuje. Ni kupac ni vaš objekt nisu češki, ili vrsta klijenta još stoji na «Privatna osoba». Upišite podatke rukom: izdavanje radi točno isto.
• Račun izlazi bez bankovnih podataka. IBAN i broj računa oba su prazni. Dovoljno je ispuniti jedan.
• Na mom računu nema QR koda. QR Platba postoji samo za objekte prijavljene u Češkoj. Drugdje je stavka s bankovnim podacima sve što dokument nosi.
• Ispravio sam svoje podatke, a stari je račun nepromijenjen. To je namjerno: podaci izdavatelja zamrzavaju se na izdani dokument. Ispravak vrijedi za račune koji slijede.
• «Izdaj» ostaje isključen. Ukupni iznos stavki je nula: upišite iznos u stavku. Rezervacije iz iCal kalendara stižu bez cijene.
• Dodir na «Izdaj» otvara «Dopunite podatke dobavljača». Nedostaju vaši podaci, onoga tko izdaje račun, a ne podaci kupca koje ste upravo upisali. Dodirnite «Otvori postavke fakturiranja», dopunite ih i ponovno izdajte: nijedan broj nije potrošen.
• U Češkoj se postavke ne spremaju zbog IČO-a ili DIČ-a. IČO ima 8 znamenki bez CZ, s kontrolnom znamenkom; DIČ je CZ i 8–10 znamenki, i ako niste obveznik PDV-a. Provjerite da ih niste zamijenili.