Kutija za ključeve i pristupni kodovi: self check-in u apartmanima i sobama

Paolo Vezzola

Osnivač · Vezpa PMS · Profil →

Kasni let u Split, gužva na trajektu, gost koji ne zna kad stiže: tko ne može biti prisutan pri svakom dolasku, prije ili kasnije postavi kutiju za ključeve. Kutija je jednostavna. Kod nije: kome ga šaljete, kada i što ste prije toga provjerili. Ovaj vodič sažima pravila u Hrvatskoj i metodu kojom kod odlazi sam, ali samo pravom gostu.

Što kažu hrvatska pravila

Kutija za ključeve nije zabranjena nijednim hrvatskim propisom. Obveza koja određuje kako organizirati self check-in jest prijava gostiju: pružatelj smještaja, uključujući vlasnika kuće ili apartmana za odmor, mora sve osobe kojima pruža noćenje prijaviti u sustav eVisitor u roku od 24 sata od dolaska i odjaviti ih u roku od 24 sata od odlaska. Podaci se upisuju iz isprave gosta, a popis turista čuva se 10 godina.

To znači da self check-in mora i dalje omogućiti da do vas stignu točni podaci iz isprave, na vrijeme. Propisi koje smo pregledali ne određuju izričito mora li se isprava provjeriti uživo; za konkretne zahtjeve obratite se lokalnoj turističkoj zajednici.

Metoda: prvo provjera, zatim kod

1. Online prijava nekoliko dana prije dolaska: gost upisuje podatke i, ako to tražite, fotografiju isprave.
2. Vaša provjera: usporedite podatke s ispravama i, ako treba, obavite kratak videopoziv.
3. Odobrenje: tek tada gost postaje „ovlašten“ za kod.
4. Slanje na dan dolaska: kod stiže ujutro na dan prijave, ne tjednima ranije.
5. Povremena promjena koda, uz obavijest onima koji su stari kod već primili, a još nisu otputovali.

Ručno je ta metoda krhka: dovoljna je jedna poruka poslana prerano, krivom gostu ili sa starim kodom. Upravo taj dio vrijedi automatizirati.

Kako to radi Vezpa

Od 15. listopada 2026. Vezpa upravlja uređajima za pristup: kutijama za ključeve i bravama na kod.

1. Upisujete uređaje

U Konfiguraciji, u grupi „Soba“, nalazi se stranica „Uređaji za pristup“ (vidi je samo upravitelj). Za svaki uređaj upisujete naziv (na primjer „Kutija 3“), opis, kod i povezane jedinice: jedna kutija može služiti više jedinica, a jedna jedinica može imati više uređaja (kutiju i ulazna vrata). Kod se čuva šifriran. Danas su uređaji „offline“, s fiksnim kodom koji upisujete vi: pametne brave spojene na internet još nisu integrirane.

2. Gost se prijavljuje online

Poveznica za prijavu zaštićena je PIN-om koji putuje zajedno s poveznicom. Fotografiju isprave možete tražiti kao neobaveznu ili obaveznu: fotografije se čuvaju šifrirane i brišu se sedam dana nakon odlaska.

3. Odobravate prijavu

U kartici rezervacije okvir „Ključevi“ pokazuje gdje ste. Kad gost dovrši online prijavu, pojavljuje se gumb „Odobri prijavu“. To nije prijava pri dolasku: možete odobriti i danima ranije. Ako pak prijavu pri dolasku napravite iz rezervacije, ona vrijedi i kao odobrenje.

4. Kod odlazi sam

Automatizacija „Pristupni kodovi“ šalje poruku s poljem „Pristupni kod (nakon odobrenja)“:

• samo za rezervacije s odobrenom prijavom; prije odobrenja polje ostaje prazno, čak i ako ga stavite u drugu poruku;
• na dan dolaska u odabrano vrijeme (zadano u 8:00); ako odobrite kasnije tog dana, odlazi odmah;
• jednom po rezervaciji; s više uređaja gost čita, na primjer, „Kutija 3: 1123, Ulaz: 9876“;
• na jeziku gosta; gost koji je rezervirao preko portala s adresom za prosljeđivanje poruku dobiva u chatu portala.

Kao i ostale unaprijed postavljene automatizacije, kreće isključena i s već napisanim tekstom: uključite je kad upišete uređaje.

5. Mijenjate kod, a da nitko ne ostane bez njega

Kod se ne kopira na rezervacije: čita se s uređaja u trenutku slanja, pa tko poruku dobije nakon promjene, dobiva novi kod. Kad spremite drukčiji kod, Vezpa vam kaže koliko je gostiju s još nezavršenim boravkom primilo stari, pa znate koga obavijestiti.

Online prijava i automatizacije uključene su u sve pakete, od 39 € mjesečno. Ako upravljate s više jedinica, pročitajte i članak o upravljanju kratkoročnim najmom.

Česta pitanja

Smijem li u Hrvatskoj goste dočekati kutijom za ključeve?

Kutija nije zabranjena, ali goste morate prijaviti u eVisitor u roku od 24 sata od dolaska, s točnim podacima iz isprave. Self check-in organizirajte tako da te podatke dobijete na vrijeme, a za konkretne zahtjeve pitajte turističku zajednicu.

Kada je najbolje poslati kod kutije?

Na dan dolaska i tek nakon što ste provjerili podatke gosta. Ako ga pošaljete uz potvrdu rezervacije, dajete ga tjednima ranije nekome koga još niste identificirali, možda i prije promjene koda.

Što se događa ako u Vezpi promijenim kod kutije?

Sljedeća slanja odmah koriste novi kod, jer se kod čita s uređaja u trenutku slanja. Pri spremanju Vezpa vam kaže koliko je gostiju s boravkom u tijeku ili budućim boravkom primilo stari kod, pa ih možete obavijestiti.

Povezuje li se Vezpa s pametnim bravama?

Još ne: uređaji za pristup su offline, s fiksnim kodom koji upisujete vi, kao kod mehaničkih kutija i brava na kod. Model već predviđa druge vrste uređaja, ali brave spojene na internet još nisu integrirane.

Izvori i napomene. gov.hr – Prijava i odjava turista; Pravilnik o sustavu eVisitor (NN 43/2020). Nismo pronašli hrvatski propis koji izričito uređuje kutije za ključeve; pravila se mogu mijenjati. Funkcije Vezpe prema stanju iz listopada 2026.